Beschikking van de Commissie van 5 maart 2008 tot vaststelling van regels voor de uitvoering van Beschikking 2007/435/EG van de Raad tot oprichting van het Europees Fonds voor de integratie van onderdanen van derde landen voor de periode 2007-2013 als onderdeel van het algemeen programma Solidariteit en beheer van de migratiestromen wat betreft de beheers- en controlesystemen van de lidstaten, de regels voor administratief en financieel beheer en de subsidiabiliteit van de uitgaven voor door het Fonds medegefinancierde projecten (Kennisgeving geschied onder nummer C(2008) 795) (Slechts de teksten in de Bulgaarse, de Duitse, de Engelse, de Estse, de Finse, de Franse, de Griekse, de Hongaarse, de Italiaanse, de Letse, de Litouwse, de Maltese, de Nederlandse, de Poolse, de Portugese, de Roemeense, de Sloveense, de Slowaakse, de Spaanse, de Tsjechische en de Zweedse taal zijn authentiek) (2008/457/EG)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Beschikking 2007/435/EG van de Raad van 25 juni 2007 tot oprichting van het Europees Fonds voor de integratie van onderdanen van derde landen voor de periode 2007-2013 als onderdeel van het algemeen programma „Solidariteit en beheer van de migratiestromen”⁽¹⁾, met name op artikel 21, artikel 29, lid 5, artikel 31, lid 6 en artikel 33, lid 4,

Overwegende hetgeen volgt:

1. Het is nodig om de voorwaarden vast te stellen waaronder lidstaten acties in het kader van het Fonds moeten uitvoeren, en met name om te bepalen in welke omstandigheden de verantwoordelijke instantie projecten rechtstreeks kan uitvoeren. Ook over instanties waaraan taken zijn gedelegeerd, moeten nadere bepalingen worden vastgesteld.

2. Het is nodig een lijst van procedures en/of van praktische regelingen op te stellen die de verschillende aangewezen instanties moeten vaststellen en volgen voor de uitvoering van het Fonds.

3. Het is nodig vast te stellen welke verplichtingen de verantwoordelijke instanties hebben ten aanzien van de eindbegunstigden in de fase die leidt tot de selectie en goedkeuring van de te financieren projecten en welke aspecten moeten worden gecontroleerd bij de verificaties van de door de eindbegunstigde en/of de partners bij het project gedeclareerde uitgaven, zoals de administratieve verificaties van de terugbetalingsverzoeken en de controles ter plaatse van afzonderlijke projecten.

4. Om ervoor te zorgen dat uitgaven in het kader van jaarprogramma’s naar behoren kunnen worden gecontroleerd, moeten de criteria worden vastgesteld waaraan auditsporen moeten voldoen om als toereikend te worden beschouwd.

5. De projectaudits en systeemaudits worden uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de auditinstantie. Om ervoor te zorgen dat de omvang en doeltreffendheid van de audits toereikend zijn en dat zij in alle lidstaten volgens dezelfde normen worden verricht, moeten de voorwaarden worden vastgesteld waaraan de audits moeten voldoen, met inbegrip van de grondslag voor steekproeftrekking.

6. De lidstaten moeten de Commissie, samen met hun meerjarenprogramma, een beschrijving geven van hun beheers- en controlesystemen. Aangezien dit document een van de belangrijkste elementen is waarop de Commissie zich in het kader van het gedeelde beheer van de begroting van de Gemeenschap baseert om zich ervan te vergewissen dat de betrokken financiële bijstand door de lidstaten wordt gebruikt overeenkomstig de geldende regels en beginselen ter bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, moet in detail worden vastgesteld welke informatie dit document moet bevatten.

7. Om de normen voor programmering, follow-up van de uitvoering van het Fonds, controle en certificering van uitgaven te harmoniseren, is het nodig de inhoud van het meerjarenprogramma, het jaarprogramma, het voortgangsverslag, het eindverslag, de betalingsverzoeken alsook de auditstrategie, het jaarlijkse auditverslag, de verklaring over de geldigheid en de certificering van uitgaven duidelijk te omschrijven.

8. Aangezien de lidstaten toezicht moeten houden op en verslag moeten uitbrengen over onregelmatigheden, en in het kader van de financiering uit het Fonds ten onrechte betaalde bedragen moeten terugvorderen, is het nodig de vereisten inzake de aan de Commissie te zenden gegevens te omschrijven.

9. De ervaring heeft uitgewezen dat de burgers van de Europese Unie onvoldoende op de hoogte zijn van de rol die de Gemeenschap speelt in de financiering van programma's. Daarom is het aangewezen de voorlichtings- en publiciteitsmaatregelen die nodig zijn om deze communicatie- en informatiekloof te overbruggen, uitvoerig te omschrijven.

10. Om ervoor te zorgen dat de informatie over beschikbare financieringsmogelijkheden op grote schaal onder alle belanghebbenden wordt verspreid, en omwille van de transparantie moeten de minimale maatregelen worden vastgesteld om potentiële begunstigden te informeren over de door de Gemeenschap en de lidstaten gezamenlijk via het Fonds geboden financieringsmogelijkheden. Voor een grotere transparantie rond het gebruik van het Fonds moeten de lijst van eindbegunstigden, de namen van de projecten en het daarvoor uitgetrokken bedrag aan overheidsgelden worden gepubliceerd.

11. In het licht van Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens⁽²⁾ en Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens⁽³⁾, moet met betrekking tot de voorlichtings- en publiciteitsmaatregelen en auditwerkzaamheden uit hoofde van deze beschikking worden gepreciseerd dat de Commissie en de lidstaten de ongeoorloofde bekendmaking van of toegang tot persoonsgegevens moeten voorkomen, en moet worden gespecificeerd voor welk doel de Commissie en de lidstaten dergelijke gegevens mogen verwerken.

12. Het gebruik van elektronische middelen voor de uitwisseling van informatie en financiële gegevens tussen de lidstaten en de Commissie leidt tot vereenvoudiging, meer efficiëntie en transparantie, en tijdsbesparing. Om deze voordelen ten volle te benutten en tegelijk een veilige gegevensuitwisseling te garanderen, kan een gemeenschappelijk computersysteem worden opgezet door de Commissie.

13. Teneinde ervoor te zorgen dat het Fonds doeltreffender en volgens de beginselen van goed financieel beheer wordt uitgevoerd in de lidstaten, dient een reeks gemeenschappelijke regels te worden vastgesteld over de subsidiabiliteit van uitgaven uit het Fonds. Om de administratieve lasten voor de eindbegunstigden en aangewezen instanties te beperken, moeten vaste bedragen voor indirecte kosten onder bepaalde voorwaarden voor subsidie in aanmerking komen.

14. Overeenkomstig artikel 3 van het Protocol betreffende de positie van het Verenigd Koninkrijk en Ierland, dat aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is gehecht, is de basisbeschikking en derhalve ook deze beschikking bindend voor het Verenigd Koninkrijk.

15. Overeenkomstig artikel 3 van het Protocol betreffende de positie van het Verenigd Koninkrijk en Ierland, dat aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is gehecht, is de basisbeschikking en derhalve ook deze beschikking bindend voor Ierland.

16. Overeenkomstig artikel 2 van het Protocol betreffende de positie van Denemarken, dat aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is gehecht, is deze beschikking niet bindend voor, noch van toepassing in Denemarken.

17. De in deze beschikking vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité van beheer van het Fonds,

HEEFT DE VOLGENDE BESCHIKKING GEGEVEN: