Uitvoeringsverordening (EU) 2018/764 van de Commissie van 2 mei 2018 inzake de aan het Spoorwegbureau van de Europese Unie te betalen vergoedingen en kosten en de betalingsvoorwaarden (Voor de EER relevante tekst)Voor de EER relevante tekst

Deze verordening strekt tot vaststelling van de aan het Spoorwegbureau van de Europese Unie (hierna „het Bureau” genoemd) te betalen vergoedingen en kosten voor de behandeling van aanvragen overeenkomstig de artikelen 14, 20, 21 en 22 van Verordening (EU) 2016/796, met inbegrip van het gebruik door aanvragers van het in artikel 12 van die verordening bedoelde éénloketsysteem voor het indienen van aanvragen bij het Bureau, alsmede voor het verrichten van andere diensten in overeenstemming met de doelstellingen waarmee het Bureau is opgericht. Daarnaast worden de methode voor het berekenen van de vergoedingen en kosten, alsmede de betalingsvoorwaarden vastgesteld.

Bij deze verordening worden ook procedures vastgesteld ter waarborging van transparantie, non-discriminatie en andere fundamentele beginselen van het Europees recht ten aanzien van de kosten van de nationale veiligheidsinstanties (hierna „NVI's” genoemd) voor de behandeling van het nationale gedeelte van de aanvragen waarvoor het Bureau overeenkomstig de artikelen 14, 20 en 21 van Verordening (EU) 2016/796 verantwoordelijk is.

Deze verordening is niet van toepassing op vergoedingen en kosten die in verband met de volgende activiteiten van de NVI's in rekening worden gebracht:

1. het behandelen van aanvragen voor unieke veiligheidscertificaten overeenkomstig artikel 10, lid 8, van Richtlijn (EU) 2016/798 van het Europees Parlement en de Raad⁽¹⁾ en het daarmee verband houdende vooroverleg als bedoeld in Uitvoeringsverordening (EU) 2018/763 van de Commissie⁽²⁾;

2. het behandelen van aanvragen voor vergunningen voor het in de handel brengen van voertuigen of voor voertuigtypegoedkeuringen overeenkomstig artikel 21, lid 8, en artikel 24, lid 1, van Richtlijn (EU) 2016/797 van het Europees Parlement en de Raad⁽³⁾ en het daarmee verband houdende vooroverleg als bedoeld in Uitvoeringsverordening (EU) 2018/545 van de Commissie⁽⁴⁾;

3. het uitbrengen van een advies over een verzoek om goedkeuring met betrekking tot ERTMS-baanuitrusting overeenkomstig artikel 19, lid 3, laatste alinea, van Richtlijn (EU) 2016/797;

4. het afgeven van tijdelijke vergunningen in het geval van tests op locatie overeenkomstig artikel 21, leden 3 en 5, van Richtlijn (EU) 2016/797.

Het Bureau brengt vergoedingen in rekening:

1. voor het indienen van aanvragen bij het Bureau via het éénloketsysteem, als die vergoedingen niet zijn opgenomen in de vaste vergoedingen voor de behandeling van aanvragen;

2. voor de behandeling van bij het Bureau ingediende aanvragen, inclusief voor het verstrekken van ramingen als bedoeld in artikel 4, of wanneer een aanvraag vervolgens door de aanvrager wordt ingetrokken;

3. wanneer het Bureau een overeenkomstig Richtlijn (EU) 2016/798 of Richtlijn (EU) 2016/797 genomen beslissing verlengt, beperkt, wijzigt of herziet.

Het Bureau kan ook vergoedingen in rekening brengen als het een vergunning voor het in de handel brengen intrekt wegens een later vastgestelde niet-naleving van de essentiële eisen voor een voertuig dat in gebruik is of een type voertuig overeenkomstig artikel 26 van Richtlijn (EU) 2016/797, of omdat een houder van een uniek veiligheidscertificaat niet langer aan de certificeringsvoorwaarden voldoet overeenkomstig artikel 17, leden 5 en 6, van Richtlijn 2016/798.

De in lid 1, eerste alinea, punten a) en b), bedoelde aanvragen hebben betrekking op:

1. vergunningen voor het in de handel brengen van voertuigen en typen voertuigen overeenkomstig de artikelen 20 en 21 van Verordening (EU) 2016/796, met uitzondering van de in punt b) van dit lid genoemde vergunningen;

2. vergunningen voor het in de handel brengen van een voertuig dat of een reeks voertuigen die conform is of zijn met een goedgekeurd type voertuig overeenkomstig artikel 25, lid 1, van Richtlijn (EU) 2016/797;

3. unieke veiligheidscertificaten overeenkomstig artikel 14 van Verordening (EU) 2016/796;

4. goedkeuringsbeslissingen met betrekking tot de overeenstemming, op het vlak van interoperabiliteit, van een oplossing voor ERTMS-baanuitrusting met de desbetreffende TSI overeenkomstig artikel 22 van Verordening (EU) 2016/796;

5. aanvragen tot vooroverleg overeenkomstig artikel 22 van Uitvoeringsverordening (EU) 2018/545 van de Commissie en artikel 2, lid 3, en artikel 4, lid 5, van Uitvoeringsverordening (EU) 2018/763 van de Commissie;

6. de in artikel 58 van Verordening (EU) 2016/796 bedoelde beroepen overeenkomstig artikel 7 van de onderhavige verordening.

Het Bureau brengt kosten in rekening voor het verlenen van andere dan de in lid 1 bedoelde diensten waarom door een aanvrager of enige andere persoon is gevraagd.

Het Bureau publiceert een lijst van diensten op zijn website.

De vergoedingen voor het gebruik van het éénloketsysteem voor de indiening van aanvragen als bedoeld in artikel 2, lid 2, punten a), c), d) en e), vormen een vast bedrag als vermeld in tabel A van punt 2 van de bijlage. Die vaste vergoeding is verschuldigd op het moment dat de aanvraag wordt ingediend.

De vergoeding voor de behandeling van aanvragen als bedoeld in artikel 2, lid 2, punt a), c), d) en e), inclusief voor het verrichten van de in artikel 2, lid 1, eerste alinea, punt c), en tweede alinea bedoelde activiteiten, is het totaal van de volgende bedragen:

1. het aantal werkuren van het personeel van het Bureau en externe deskundigen voor het behandelen van de aanvraag, vermenigvuldigd met het in punt 1 van de bijlage vastgestelde uurtarief van het Bureau;

2. het bedrag van de door het Bureau in rekening gebrachte vergoeding wordt vermeerderd met het bedrag dat door de nationale veiligheidsinstanties (NVI’s) is ingediend als gevolg van de kosten voor de behandeling van het nationale deel van de aanvraag.

De vergoeding voor de indiening en behandeling van de aanvragen en voor de afgifte van vergunningen als bedoeld in artikel 2, lid 2, punt b), is een vast bedrag als vermeld in tabel B van punt 3 van de bijlage en omvat de vergoeding voor het gebruik van het in lid 1 bedoelde éénloketsysteem. Die vaste vergoeding is verschuldigd op het moment dat de aanvraag wordt ingediend.

De vergoeding voor de in artikel 2, lid 3, bedoelde diensten is gelijk aan het aantal werkuren van het personeel van het Bureau en externe deskundigen, vermenigvuldigd met het in punt 1 van de bijlage vermelde uurtarief van het Agentschap.

Op verzoek van de aanvrager wordt het bedrag dat door het Bureau voor een aanvraag in rekening wordt gebracht, voor kleine, middelgrote en micro-ondernemingen met 20 % verlaagd. Een dergelijk verzoek wordt bij de aanvraag ingediend als vaste vergoedingen van toepassing zijn en in alle andere gevallen uiterlijk voordat het Bureau een factuur uitgeeft.

Voor de toepassing van deze verordening wordt onder kleine, middelgrote en micro-ondernemingen verstaan: een autonome spoorwegonderneming, infrastructuurbeheerder of fabrikant, die gevestigd is of zijn hoofdvestiging heeft in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte en die voldoet aan de voorwaarden van Aanbeveling 2003/361/EG van de Commissie⁽⁵⁾.

De aanvrager verstrekt via het éénloketsysteem bewijsmateriaal waaruit blijkt dat hij als een kleine, middelgrote of micro-onderneming kan worden beschouwd. Het Bureau beoordeelt het verstrekte bewijsmateriaal; het besluit het verzoek om toekenning van de status van kleine, middelgrote of micro-onderneming af te wijzen in geval van twijfel of gebrek aan motivering.

Als de aanvrager daarom verzoekt, verstrekt het Bureau een niet-bindende raming van de in verband met de aanvraag of het verzoek om dienstverlening te betalen vergoedingen en kosten, en geeft het informatie over wanneer er zal worden gefactureerd.

De NVI's die betrokken zijn bij de behandeling van een aanvraag verstrekken het Bureau een niet-bindende raming van hun kosten als bedoeld in artikel 3, lid 1, onder b), met het oog op de opname ervan in de door het Bureau verstrekte raming.

Gedurende de behandeling van een aanvraag monitoren het Bureau en de NVI's hun kosten. Op verzoek van de aanvrager brengen zij hem ervan op de hoogte wanneer de kosten meer dan 15 % hoger dreigen uit te vallen dan geraamd.

Als de behandeling van een aanvraag of de verlening van een dienst langer dan een jaar duurt, kan de aanvrager om een nieuwe raming verzoeken.

Wanneer wordt verzocht om een raming of om een herziening daarvan, kunnen de termijnen die zijn vastgesteld in artikel 19, lid 4, en artikel 21, lid 6, van Richtlijn (EU) 2016/797 en in artikel 10, lid 6, van Richtlijn (EU) 2016/798, voor een periode van ten hoogste tien werkdagen worden opgeschort.

Het Bureau factureert de verschuldigde vergoedingen en kosten binnen dertig kalenderdagen vanaf de datum waarop:

1. het een beslissing heeft genomen, behalve in het geval van beslissingen die onder de regeling voor vaste vergoedingen of onder artikel 6, lid 3, vallen;

2. de kamer van beroep een uitspraak heeft gedaan;

3. de verleende dienst wordt beëindigd;

4. een aanvraag wordt ingetrokken;

5. zich enige andere gebeurtenis voordoet die tot beëindiging van de behandeling van een aanvraag leidt.

   Met betrekking tot vaste vergoedingen die verschuldigd worden op het tijdstip van de indiening van de aanvraag als bedoeld in artikel 3, leden 1 en 3, vóór de behandeling van de aanvraag door het Bureau, kan het Bureau met afzonderlijke aanvragers een andere vervaldag overeenkomen en een bijzondere factureringsregeling treffen.

Indien van toepassing, bevat de factuur de volgende gegevens:

1. het onderscheid tussen vergoedingen en kosten;

2. de bedragen van de vaste vergoedingen;

3. als er geen vaste vergoedingen gelden, het aantal uren dat onder de verantwoordelijkheid van het Bureau is gepresteerd en het toegepaste uurtarief;

4. indien van toepassing, de te vergoeden kosten van elke bevoegde NVI. Die kosten worden gespecificeerd in verhouding tot de taken en de bestede tijd of in de vorm van een vast tarief dat door de NVI wordt toegepast op de behandeling van het nationale gedeelte van de aanvraag.

Uiterlijk wanneer het Bureau daarom verzoekt, verstrekken de NVI's het Bureau een opgave van de voor hun bijdrage te vergoeden kosten die in de factuur van het Bureau moeten worden opgenomen. In de opgave van de kosten wordt nauwkeurig beschreven hoe die kosten zijn berekend.

De vergoedingen en kosten worden uitgedrukt en betaald in euro.

Als artikel 6, lid 3, van toepassing is op aanvragers, heeft het Bureau het recht om betalingsverzoeken voor de gedeeltelijke betaling van de reeds behandelde delen van de aanvraag te versturen. Als de gevraagde betaling niet binnen een door het Bureau vastgestelde termijn, die niet minder dan 10 kalenderdagen bedraagt, wordt verricht, kan het Bureau de behandeling van de aanvraag opschorten en de aanvrager daarvan in kennis stellen. Als de gevraagde betaling binnen 20 kalenderdagen na de kennisgeving van de schorsing wordt verricht, hervat het Bureau de behandeling van de aanvraag. Als de betaling niet binnen 20 kalenderdagen na de kennisgeving van de opschorting wordt verricht, heeft het Bureau het recht de aanvraag af te wijzen.

Het Bureau maakt voor de kennisgeving van beslissingen aan aanvragers en voor de facturering gebruik van het eenloketsysteem als bedoeld in artikel 12 van Verordening (EU) 2016/796.

Het Bureau mag om de zes maanden tussentijdse bedragen factureren.

De vergoedingen en kosten worden betaald door het verschuldigde bedrag over te schrijven naar de daartoe door het Bureau opgegeven bankrekening.

De aanvragers zorgen ervoor dat het Bureau het verschuldigde bedrag, met inbegrip van eventuele bankkosten voor die betaling, ontvangt binnen zestig kalenderdagen vanaf de datum van kennisgeving van de factuur.

Als de aanvrager een kleine, middelgrote of micro-onderneming is, houdt het Bureau rekening met verzoeken om een redelijke verlenging van de betalingstermijn en stemt het ermee in dat in termijnen wordt betaald.

De kosten van de NVI's voor de behandeling van het nationale gedeelte van de aanvragen worden vergoed binnen de in de leden 8 en 9 bedoelde termijnen.