Besluit nr. 4/2014 van het Handelscomité EU-Colombia-Peru van 16 mei 2014 tot vaststelling van het reglement van orde voor de Groep van deskundigen inzake handel en duurzame ontwikkeling als bedoeld in artikel 284, lid 6, van de handelsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en Colombia en Peru, anderzijds [2015/1048]

In titel IX (Handel en duurzame ontwikkeling) van de overeenkomst en in dit reglement wordt verstaan onder:

a)„de overeenkomst”:

de handelsovereenkomst tussen Colombia en Peru, enerzijds, en de Europese Unie en haar lidstaten, anderzijds, ondertekend op 26 juni 2012;

b)„dag”:

een kalenderdag;

c)„deskundige”:

een persoon met ervaring op het onder titel IX (Handel en duurzame ontwikkeling) vallende gebied, die geschikt is om overeenkomstig artikel 284 van de overeenkomst te worden aangewezen als lid van een groep van deskundigen;

d)„groep van deskundigen”:

een groep die wordt bijeengeroepen overeenkomstig de procedures van artikel 284 van de overeenkomst;

e)„partij bij een procedure”:

een overleggende partij die deelneemt aan een procedure bij een groep van deskundigen;

f)„verzoekende partij”:

een overleggende partij die verzoekt dat een groep van deskundigen wordt bijeengeroepen overeenkomstig artikel 284, lid 1, van de overeenkomst.

Tenzij anders wordt overeengekomen, is de verzoekende partij belast met de logistieke organisatie van de procedure. De partijen bij een procedure dragen gelijkelijk de kosten die voortvloeien uit de organisatie van een procedure van de groep van deskundigen, met inbegrip van de kosten van de deskundigen. De partijen bij een procedure kunnen evenwel besluiten dat deze kosten, met uitzondering van de kosten van de deskundigen, anders worden verdeeld, rekening houdend met de bijzonderheden van de zaak en andere omstandigheden die relevant worden bevonden.

De partijen doen alle verzoeken om een groep van deskundigen bijeen te roepen, mededelingen, schriftelijk ingediende stukken of andere documenten toekomen door afgifte met ontvangstbewijs, als ingeschreven postzending, per koerier, fax, telex, telegram of door enige andere vorm van telecommunicatie waarbij de zending wordt geregistreerd.

Elke partij bij een procedure verstrekt de andere partij en elk lid van de groep van deskundigen een kopie van elk van haar schriftelijke stukken. Er wordt eveneens een kopie van het document in elektronische vorm verstrekt.

Kleine verschrijvingen in verzoeken, mededelingen, schriftelijke stukken of andere documenten in verband met de groep van deskundigen kunnen worden verbeterd door indiening van een nieuw document, waarin de wijzigingen duidelijk zijn aangegeven.

Voor de berekening van een termijn overeenkomstig de artikelen 284 en 285 van de overeenkomst en dit reglement van orde vangt een termijn aan op de dag volgend op de dag waarop een mededeling, schriftelijk stuk of ander document wordt ontvangen. Wanneer de laatste dag van de termijn voor een van de partijen bij een procedure een wettelijke feestdag is of een andere dag waarop niet wordt gewerkt, wordt de termijn verlengd tot de eerste daarop volgende werkdag. Officiële feestdagen of andere dagen waarop tijdens die termijn niet wordt gewerkt, worden bij de berekening van de termijn daarin opgenomen.

Wanneer de partijen bij een procedure een document niet op dezelfde datum ontvangen, worden termijnen die ingaan vanaf de datum van ontvangst van dat document, vanaf de laatste datum van ontvangst berekend.

Indien de voorzitter op grond van artikel 284 van de overeenkomst via loting wordt gekozen uit de lijst van personen die geen onderdaan zijn van een partij bij de overeenkomst, worden vertegenwoordigers van beide partijen bij een procedure tijdig genoeg uitgenodigd om bij de loting aanwezig te kunnen zijn.

De partijen bij een procedure delen de deskundigen mee dat zij zijn aangewezen.

Een deskundige die is aangewezen volgens de procedure van artikel 284 van de overeenkomst deelt het subcomité Handel en duurzame ontwikkeling binnen vijf dagen na de datum waarop hij/zij van zijn/haar aanwijzing in kennis is gesteld, mee dat hij/zij die aanwijzing aanvaardt.

Tenzij de partijen bij een procedure anders overeenkomen, komen deze partijen binnen 14 dagen na de instelling van de groep van deskundigen met die groep bijeen om te beslissen over aangelegenheden die de partijen of de groep van deskundigen passend achten.

1. Tenzij de partijen bij een procedure binnen zeven dagen na de datum van instelling van de groep van deskundigen anders overeenkomen, luidt het mandaat van de groep van deskundigen als volgt:

   „in het licht van de desbetreffende bepalingen van de titel Handel en duurzame ontwikkeling de in het verzoek om instelling van de groep van deskundigen beschreven aangelegenheid onderzoeken, en een verslag publiceren overeenkomstig artikel 285 van titel IX (Handel en duurzame ontwikkeling) van de overeenkomst, met aanbevelingen om de kwestie op bevredigende wijze aan te pakken.”.

2. De partijen bij een procedure stellen de groep van deskundigen binnen twee dagen in kennis van het overeengekomen mandaat.

De partijen bij een procedure kunnen in elke fase van de procedure memories indienen bij de groep van deskundigen. De groep van deskundigen kan verzoeken om schriftelijke memories of andere informatie en deze ontvangen van organisaties, instellingen en personen met relevante informatie of gespecialiseerde kennis, inclusief schriftelijke memories of informatie van de relevante internationale organisaties en organen, inzake aangelegenheden betreffende de in de artikelen 269 en 270 van de overeenkomst genoemde internationale verdragen en overeenkomsten.

Zodra de groep van deskundigen een besluit heeft genomen over de lijst van instellingen, organisaties en personen die zij om informatie zal verzoeken, deelt zij deze lijst ter informatie mee aan de partijen bij een procedure. De groep van deskundigen deelt de partijen bij een procedure mee welke instellingen, organisaties of personen zij vervolgens benadert en welke op hun eigen initiatief memories hebben ingediend bij de groep van deskundigen.

De voorzitter van de groep van deskundigen zit alle bijeenkomsten van de groep voor. De groep van deskundigen kan de bevoegdheid tot het nemen van administratieve besluiten inzake de procedure aan de voorzitter overdragen.

De voorzitter deelt administratieve besluiten mee aan de partijen bij een procedure; die administratieve besluiten zijn van toepassing tenzij de partijen bij een procedure anders overeenkomen.

Tenzij in de overeenkomst of dit reglement van orde anders is bepaald, kan de groep van deskundigen bij haar werkzaamheden alle mogelijke middelen gebruiken, waaronder telefoon-, fax- en computerverbindingen.

Alleen de leden van de groep van deskundigen mogen deelnemen aan de beraadslagingen van de groep van deskundigen.

Het opstellen van verslagen van de groep van deskundigen is een exclusieve bevoegdheid van de groep van deskundigen, die niet mag worden overgedragen.

Onverminderd de bepalingen van de overeenkomst en dit reglement van orde kan de groep van deskundigen, wanneer een procedurele vraag rijst die daarin niet wordt geregeld, zijn eigen procedures vaststellen om die vraag te beantwoorden. Wanneer een procedurele vraag rijst die niet door de bepalingen van de overeenkomst of dit reglement van orde wordt bestreken, kan de groep van deskundigen een passende, met die bepalingen verenigbare procedure vaststellen.

Wanneer de groep van deskundigen van oordeel is dat een procedurele termijn moet worden gewijzigd of een andere procedurele of administratieve aanpassing nodig is, stelt zij de partijen bij een procedure schriftelijk in kennis van de redenen voor de wijziging of aanpassing onder vermelding van de vereiste termijn of aanpassing. Die aanpassing is van toepassing tenzij de partijen bij de procedure anders overeenkomen.

Overeenkomstig de artikelen 284 en 285 van de overeenkomst en dit reglement van orde leidt de groep van deskundigen alle procedures op de wijze die zij passend acht, mits de partijen bij een procedure gelijk worden behandeld en dat, behoudens artikel 284, lid 5, van de overeenkomst, elke partij bij een procedure de gelegenheid krijgt om haar zaak te bepleiten.

Overeenkomstig artikelen 284 en 285 van de overeenkomst en dit reglement van orde kunnen de partijen bij een procedure verzoeken om met de groep van deskundigen bijeen te komen nadat het conceptverslag is voorgelegd en vóór het eindverslag wordt voorgelegd.

Elke partij bij een procedure behandelt informatie die door de andere partij aan de groep van deskundigen is verstrekt en als vertrouwelijk is aangemerkt, vertrouwelijk.

Wanneer een partij bij een procedure de groep van deskundigen een vertrouwelijke versie van haar schriftelijke memories verstrekt, dient zij op verzoek van de andere partij uiterlijk 15 dagen na de datum van het verzoek of, indien dit later is, na de datum van indiening van de vertrouwelijke versie, tevens een niet-vertrouwelijke samenvatting van de informatie in de memorie in.

Bij de groep van deskundigen ingediende schriftelijke memories worden vertrouwelijk behandeld, maar worden ter beschikking gesteld van de partijen bij een procedure. De partijen bij een procedure kunnen gezamenlijke verklaringen over hun standpunten afleggen, voor zover deze geen vertrouwelijke commerciële informatie bevatten.

De groep van deskundigen komt in besloten zitting bijeen wanneer de memories en pleidooien van een partij bij een procedure vertrouwelijke zakelijke informatie bevatten.

De partijen bij een procedure hebben het recht om schriftelijke opmerkingen in te dienen en te ontvangen in de taal van hun keuze.

Elke partij bij een procedure zorgt zo snel mogelijk voor en draagt de kosten van de vertaling van haar schriftelijke memories in het Engels en het Spaans. De kosten die tijdens de beraadslagingen van de groep van deskundigen zijn gemaakt voor vertaling en vertolking in of uit het Engels en het Spaans worden door de partijen bij een procedure gedeeld. Kosten voor vertaling en vertolking in of uit andere talen komen ten laste van de verzoekende partij.

Verslagen van de groep van deskundigen worden voorgelegd in het Engels en het Spaans.

De gedragscode voor de lijst van scheidsrechters als bedoeld in de handelsovereenkomst geldt ook voor de groep van deskundigen.