2004/717/EG: Besluit van het Europees Parlement van 21 april 2004 over het verlenen van kwijting aan de directeur van het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat voor de uitvoering van de begroting van het Centrum voor het begrotingsjaar 2002

21.4.2004   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

L 330/67

A.

Overwegende dat de Europese Rekenkamer in haar bovengenoemde verslag verklaart dat zij redelijke zekerheid heeft verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2002 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn;

B.

Overwegende dat het Europees Parlement op 6 november 2003 kwijting heeft verleend (5) aan de directeur van het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat voor de uitvoering van de begroting van het Centrum voor het begrotingsjaar 2001, waarbij het Parlement in zijn resolutie onder andere:

1.

Neemt kennis van de volgende cijfers in de rekeningen van het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat voor de begrotingsjaren 2002 en 2001:

Winst-en-verliesrekening over de begrotingsjaren 2002 en 2001

2.

Neemt kennis van de aanbeveling van de Rekenkamer dat het Centrum zijn inspanningen om de overdrachten te verminderen dient voort te zetten; neemt tevens kennis van het standpunt van het Centrum dat de aanzienlijke overdrachten bij kredieten voor beleidsactiviteiten voornamelijk het gevolg zijn van de cyclus van de contractuitvoering door het Raxen-netwerk; verwacht dat het Centrum zijn planning op dit gebied verbetert;

3.

Verzoekt het Centrum nadere uitleg te verschaffen bij zijn analyse van de opties die in het nieuwe Financieel Reglement worden geboden, met name met betrekking tot de contracten in verband met het Raxen-netwerk, met het oog op beperking van de overdrachten en een betere naleving van het beginsel van jaarperiodiciteit;

4.

Merkt op dat het Centrum erkent dat er ten onrechte voorlopige verplichtingen zijn overgedragen en dat het de verzekering heeft gegeven dat artikel 6 van zijn financieel reglement voortaan op de juiste wijze zal worden toegepast;

5.

Verwacht dat het Centrum uitvoering geeft aan de opmerkingen van de Rekenkamer over het tijdig opstellen van inningsopdrachten, teneinde een doeltreffend toezicht op de te innen ontvangsten mogelijk te maken;

6.

Deelt de zorg van de Rekenkamer over het probleem van het saldo over het begrotingsjaar 2002 (een tekort van 1,6 miljoen EUR); wijst op de negatieve effecten die het lage niveau van de betalingskredieten kan hebben voor de uitvoering van het werkprogramma van het Centrum; is van mening dat het verschil tussen vastleggings- en betalingskredieten niet zodanig mag zijn dat een goede uitvoering van het werkprogramma hierdoor gevaar loopt;

7.

Merkt op dat de communautaire bijdragen aan het Centrum in vier termijnen worden betaald; neemt kennis van de opmerking van het Centrum in zijn antwoorden op de vragenlijst dat dezelfde situatie, waarbij sprake was van een laag betalingsniveau en vertragingen bij de uitbetaling van de communautaire subsidie, zich behalve in 2002 ook in 2003 heeft voorgedaan; merkt op dat dit heeft geleid tot kasstroomproblemen;

8.

Verzoekt de Commissie en het Centrum hun onderlinge coördinatie te verbeteren, teneinde dergelijke problemen in de toekomst te voorkomen; verzoekt de Commissie de bevoegde commissie van het Parlement op de hoogte te stellen van het probleem en van de maatregelen die zijn genomen om de situatie te verbeteren;

9.

Geeft uiting aan zijn diepe bezorgdheid over het feit dat, ondanks herhaalde opmerkingen van de Rekenkamer over aanhoudende problemen bij de interne controle, de gewenste verbeteringen nog steeds niet tot stand zijn gebracht; is van mening dat de tenuitvoerlegging van het nieuwe financieel reglement van het Centrum ertoe zal bijdragen deze verbeteringen tot stand te brengen; roept het Centrum ertoe op zijn inspanningen op dit gebied te verhogen;

10.

Benadrukt de noodzaak van een goede evaluatie van resultaten voordat de contracten met de nationale thematische centra van het Raxen-netwerk worden verlengd, met name daar problemen met het netwerk in voorgaande jaren reeds als „systematisch” werden aangemerkt; is ingenomen met het plan van het Centrum om de werkzaamheden van de thematische centra voortdurend te evalueren; benadrukt het belang van een goede evaluatie voordat er nieuwe financiële verplichtingen worden aangegaan;

11.

Roept het Centrum ertoe op follow-up te geven aan de aanbevelingen van de Rekenkamer, met name op het gebied van het beheer van de contracten; beklemtoont de noodzaak van doelmatigheid bij satellietorganen, daar de administratieve uitgaven in vergelijking met de operationele uitgaven hoog zijn;

12.

Herhaalt zijn standpunt, zoals vastgelegd in zijn resoluties (7) bij de kwijting aan de agentschappen voor de begroting voor 2001, ten aanzien van de tenuitvoerlegging van het nieuwe Financieel Reglement; verzoekt de Commissie en de agentschappen hun samenwerking voort te zetten, met name op het gebied van boekhouding, interne audit en beheers- en controleprocedures, teneinde ervoor te zorgen dat er een coherent, geharmoniseerd kader voor het functioneren van de agentschappen tot stand komt;

13.

Herinnert aan de bezorgdheid die het Parlement in zijn kwijtingsresolutie voor 2001 heeft uitgesproken over het ontbreken van controle op de agentschappen door de dienst Interne audit (IAS) van de Commissie; is ernstig bezorgd dat dergelijke controles dit jaar niet plaatsgevonden lijken te hebben; verzoekt de Commissie en de IAS uitleg te verschaffen over de redenen voor het ontbreken van deze controles en gegevens te verstrekken over het aantal medewerkers waarover de interne auditor kan beschikken om controles uit te voeren bij de agentschappen; verwacht van de Commissie dat zij aangeeft hoe zij kan waarborgen dat er voldoende en correcte controles worden uitgevoerd bij de gedecentraliseerde organen, met name door de IAS;

14.

Beklemtoont dat het van essentieel belang is dat van de agentschappen wordt geëist dat zij zich op dezelfde voorwaarden als de instellingen (8) onderwerpen aan de onderzoeksbevoegdheden van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF); verzoekt de Rekenkamer om, tijdig vóór de goedkeuring van de kwijtingsresolutie, informatie te verstrekken met betrekking tot de vraag of de organen van de Gemeenschap die zijn toegetreden tot het Interinstitutioneel Akkoord van 25 mei 1999 (9) betreffende interne onderzoeken door het OLAF, dit hebben gedaan op de voorwaarden zoals vastgelegd in de bijlage bij dit akkoord;

15.

Merkt op dat in enkele antwoorden van de agentschappen op in de vragenlijst gestelde vragen over de wijze waarop het terugkerende probleem van aanzienlijke overdrachten zou kunnen worden aangepakt, gewag wordt gemaakt van de mogelijkheden die in het nieuwe Financieel Reglement worden geboden tot het gebruik van „gedifferentieerde kredieten”; verzoekt de agentschappen hun analyse nader toe te lichten en met name duidelijk te maken welke van hun activiteiten een meerjarig karakter hebben en gefinancierd zouden kunnen worden met dergelijke kredieten;

16.

Verzoekt de Commissie om haar mening over deze oplossing; verzoekt haar voorts om, ingeval zij van mening is dat deze oplossing niet haalbaar is, te komen met alternatieven waarmee een aanzienlijke vermindering van de overdrachten kan worden bewerkstelligd;

17.

Benadrukt dat de Commissie, voorafgaand aan enig besluit tot oprichting van een agentschap, in het licht van de beginselen van subsidiariteit, goed financieel beheer en vereenvoudiging van procedures een diepgaande analyse dient te maken van de behoefte aan en de toegevoegde waarde van de taken die het agentschap zal gaan uitvoeren;

18.

Verzoekt de Commissie een omvattende studie te verrichten naar activiteiten die momenteel door de diverse organen van de Gemeenschap worden uitgevoerd en wellicht overlappingen vertonen of eenzelfde doel dienen, zulks met het oog op het voorleggen van voorstellen voor passende oplossingen, met inbegrip van mogelijke samenvoegingen van agentschappen;

19.

Is bezorgd over het feit dat er bij veel agentschappen sprake is van onevenwichtigheden tussen de administratieve en de operationele uitgaven, waarbij de administratieve uitgaven hoger zijn dan de operationele uitgaven; roept de Commissie en de agentschappen er derhalve toe op doelen en tijdschema's vast te stellen om het niveau van de administratieve uitgaven in verhouding tot de totale uitgaven te verlagen; merkt op dat veel agentschappen hiertoe mogelijkheden zien, zoals blijkt uit de vragenlijst;

20.

Moedigt de agentschappen er onder verwijzing naar de antwoorden op de vragenlijst over interinstitutionele samenwerking toe aan de onderlinge samenwerking te verbeteren, teneinde te kunnen voldoen aan hun behoeften op specifieke terreinen (bijvoorbeeld het ontwikkelen van software) en hun kosten te verlagen in plaats van oplossingen over te nemen die in eerste instantie waren ontwikkeld voor de Commissie, maar vaak te log en te gecompliceerd zijn voor de specifieke behoeften van agentschappen;

21.

Moedigt de agentschappen ertoe aan een nauwe samenwerkingsrelatie met de bevoegde commissies van het Parlement te organiseren en te ontwikkelen; roept zijn bevoegde commissies voor elk van de agentschappen ertoe op hun werkzaamheden te coördineren met de Begrotingscommissie en de Commissie begrotingscontrole, teneinde te zorgen voor een doelmatig toezicht op de activiteiten van de agentschappen;

22.

Is ingenomen met de antwoorden en ideeën die uit de vragenlijst naar voren komen met betrekking tot mogelijke andere financieringsbronnen; stelt vast dat veel van de huidige bronnen en voorstellen te maken hebben met het verhuren van gebouwen en de verkoop van publicaties en informatie; is zich ervan bewust dat, onder andere om redenen van onafhankelijkheid, niet alle agentschappen aanvullende financieringsbronnen kunnen aanvaarden; wijst met nadruk op de schaalvoordelen en de financiële voordelen van deelname van niet-EU-landen aan activiteiten van bepaalde agentschappen; verzoekt de Commissie te komen met constructieve voorstellen voor de verdere ontwikkeling van nieuwe bronnen van aanvullende financiering waarmee het niveau van zelffinanciering kan worden verhoogd;

23.

Verwelkomt de financiële bijdragen van sommige lidstaten en regio's aan de agentschappen die op hun grondgebied zijn gevestigd; acht het van belang dat de Raad en de Commissie om dergelijke bijdragen verzoeken, in het bijzonder bij de oprichting van nieuwe agentschappen;

24.

Herhaalt zijn standpunt (10) dat het grote aantal verschillende structuren bij de bestaande agentschappen „niet erg transparant en begrijpelijk is en ook gezien de verschillende taken niet te rechtvaardigen is”; verzoekt de Commissie over te gaan tot een herziening van alle bestaande agentschappen, met het oog op het voorleggen van voorstellen voor wijzigingen van hun basisbesluiten (11), teneinde deze aan te passen aan de modellen die het toekomstige regelgevende kader dient te omvatten; draagt zijn bevoegde commissies op nauwlettend toe te zien op deze omvattende herzieningsoperatie, die zo spoedig mogelijk dient plaats te vinden en waarbij rekening dient te worden gehouden met de in deze kwijtingsresolutie genoemde horizontale kwesties;

25.

Verzoekt de Commissie om, voorafgaand aan of ten minste parallel aan de presentatie van de wetgevingsvoorstellen voor de nieuwe agentschappen, passende voorstellen voor te leggen met het oog op het tot stand brengen van een dergelijk geharmoniseerd kader voor de agentschappen; houdt staande dat een interinstitutioneel akkoord waarin duidelijke gemeenschappelijke richtsnoeren worden vastgelegd een noodzakelijke voorwaarde is voor de totstandkoming van het geharmoniseerde kader;

26.

Merkt op dat als gevolg van het nieuwe Financieel Reglement de organigrammen van de agentschappen worden vastgesteld door de begrotingsautoriteit; benadrukt het belang van deze verandering voor de kwijtingsprocedure voor de agentschappen in de komende jaren voor wat betreft het toezicht op de toepassing van het statuut van de ambtenaren bij aanwervingen, het bevorderingsbeleid, de stand van de vacatures en het aanwervingsbeleid;

27.

Merkt op dat uit de antwoorden op een vragenlijst die in de loop van de begrotingsprocedure voor 2004 is verspreid, is gebleken dat het gemiddelde aantal dienstjaren om in aanmerking te komen voor bevordering bij diverse agentschappen aanzienlijk lager was dan in het beleid bij de Commissie gebruikelijk is, dat het aantal vacatures aanzienlijk hoger was dan bij andere instellingen en dat diverse aangevraagde nieuwe posten niet werden aangeboden op het niveau van de laagste rang; is van mening dat het personeelsbeleid een belangrijke component dient te zijn van de herziening van de bestaande agentschappen;

28.

Is van opvatting dat in het personeelsbeleid van de agentschappen het Financieel Reglement geëerbiedigd moet worden en dat gebruikgemaakt dient te worden van de beste praktijken die de instellingen in het algemeen volgen; wijst erop dat de Commissie is verzocht vóór de begrotingsprocedure 2005 informatie te verschaffen over de richtsnoeren voor het personeelsbeleid, met name ten aanzien van het aantal vacante posten, het aantal bevorderingen, het aanwervingspeil en een standaardcarrièreprofiel;

29.

Herinnert aan het principe dat de agentschappen zoveel mogelijk personeel dienen aan te werven op tijdelijke contracten, teneinde flexibiliteit en efficiëntie te handhaven;

30.

Maakt zich zorgen over de tekortkomingen die zijn vastgesteld bij de selectieprocedures van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving, zoals onnauwkeurige kennisgeving, onvolledige notulen van de selectiecomités en het ontbreken van vooraf gedefinieerde criteria voor de beoordeling van kandidaten (12); is ernstig bezorgd dat dit wellicht geen op zichzelf staand geval is, maar dat de agentschappen in het algemeen er moeite mee hebben deze vrij gecompliceerde procedures op een billijke en transparante wijze uit te voeren;

31.

Is van mening dat door agentschappen georganiseerde selectieprocedures dienen te voldoen aan dezelfde normen als de selectieprocedures van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) en dat zij niet mogen worden gezien als een achterdeur om op eenvoudige wijze in dienst te komen bij de Europese Gemeenschappen;

32.

Verzoekt de Commissie met voorstellen te komen om ervoor te zorgen dat de agentschappen kunnen profiteren van passende ondersteuning van het EPSO bij het organiseren van selectieprocedures en dat er een mechanisme komt om de resultaten van deze procedures extern te valideren voordat er aanwervingen plaatsvinden.