Verordening (EG, Euratom) nr. 652/2008 van de Commissie van 9 juli 2008 tot wijziging van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen

Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 wordt als volgt gewijzigd:

1. Artikel 3 komt als volgt te luiden:

   Onder de in deze verordening bepaalde voorwaarden worden bij de opstelling en de uitvoering van de begroting van het communautair orgaan (hierna „de begroting” genoemd) de beginselen van eenheid, begrotingswaarachtigheid, jaarperiodiciteit, evenwicht, rekeneenheid, universaliteit en specialiteit, goed financieel beheer, dat een effectieve en efficiënte interne controle vergt, en transparantie in acht genomen.”;

2. Artikel 8, lid 1, komt als volgt te luiden:

   „1.

   De begroting bevat niet-gesplitste kredieten en, indien naar behoren gemotiveerd door operationele behoeften, gesplitste kredieten. Deze laatste bestaan uit vastleggings- en betalingskredieten.”;

3. Artikel 10 wordt als volgt gewijzigd:

   1. in de tweede alinea van lid 1 worden de woorden „leden 2 tot 8” vervangen door „leden 2 tot 7”;

   2. lid 3 komt als volgt te luiden:

      „3.

      Bij vastleggingskredieten en bij niet-gesplitste kredieten die bij de afsluiting van het begrotingsjaar nog niet zijn vastgelegd, kunnen de bedragen die overeenstemmen met de vastleggingskredieten waarvoor de meeste, in de uitvoeringsvoorschriften van het financieel reglement van de afzonderlijke communautaire organen te bepalen voorbereidende stadia van het vastleggingsbesluit op 31 december zijn beëindigd, worden overgedragen; deze bedragen kunnen tot 31 maart van het volgende jaar worden vastgelegd.”

   3. in lid 4 komt de eerste zin als volgt te luiden:

      „Bij de betalingskredieten kan de overdracht betrekking hebben op de bedragen die nodig zijn ter dekking van vastleggingen van voorafgaande begrotingsjaren of die betrekking hebben op overgedragen vastleggingskredieten, wanneer de kredieten van de betrokken begrotingsonderdelen in de begroting van het volgende begrotingsjaar ontoereikend zijn.”;

   4. in lid 7 wordt de volgende alinea toegevoegd:

      „Uiterlijk op 1 juni van het volgende jaar stelt het communautair orgaan de Commissie op de hoogte van het gebruik van de overgedragen bestemmingsontvangsten.”;

4. Artikel 13 komt als volgt te luiden:

   1.

   Voor de uitgaven van dagelijks beheer mogen vanaf 15 november van elk jaar vervroegde vastleggingen worden verricht ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar. Deze vastleggingen mogen evenwel niet meer bedragen dan een vierde van de door het directiecomité goedgekeurde kredieten van het betrokken begrotingsonderdeel voor het lopende begrotingsjaar. Zij mogen geen betrekking hebben op nieuwe uitgaven die nog niet in beginsel zijn aanvaard in de laatste op regelmatige wijze vastgestelde begroting.

   2.

   De uitgaven die vervroegd worden verricht, zoals huur, mogen vanaf 1 december worden betaald ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar. In dat geval is het in lid 1 bedoelde maximum niet van toepassing.”;

5. Artikel 15 wordt als volgt gewijzigd:

   1. lid 4 komt als volgt te luiden:

      „4.

      De aan het communautair orgaan betaalde communautaire middelen vormen in de begroting van dit orgaan een evenwichtssubsidie, die een voorfinanciering is in de zin van artikel 81, lid 1, onder b), i), van het algemeen Financieel Reglement.”

   2. het volgende lid 5 wordt toegevoegd:

      „5.

      Het communautair orgaan beheert de liquide middelen zorgvuldig, waarbij het rekening houdt met bestemmingsontvangsten, om ervoor te zorgen dat zijn beschikbare middelen beperkt blijven tot naar behoren gemotiveerde behoeften. In de betalingsverzoeken zal het communautair orgaan gedetailleerde en bijgewerkte prognoses opnemen van de reële kapitaalbehoeften van het orgaan over het gehele jaar, inclusief gegevens over bestemmingsontvangsten.”;

6. Aan artikel 16, lid 1, wordt de volgende alinea toegevoegd:

   „Uiterlijk op 31 maart van het jaar n verstrekken de communautaire organen een raming van het exploitatieoverschot over het jaar n–1, dat later in het jaar n teruggestort moet worden in de communautaire begroting, zulks ter aanvulling van de gegevens die reeds beschikbaar zijn over het exploitatieoverschot over het jaar n–2. De Commissie zal met deze gegevens naar behoren rekening houden bij de beoordeling van de financiële behoeften van de communautaire organen voor het jaar n+1”;

7. Artikel 19 komt als volgt te luiden:

   1.

   De volgende ontvangsten zijn bestemd voor de financiering van bepaalde specifieke uitgaven:

   1. de ontvangsten die voor een bepaald doel ter beschikking zijn gesteld, zoals inkomsten van stichtingsvermogens, subsidies, giften en legaten;

   2. bijdragen van lidstaten, derde landen of diverse instellingen voor acties van het communautair orgaan, voor zover dit is bepaald in de overeenkomst die is gesloten tussen het communautair orgaan en de betrokken lidstaten, derde landen of instellingen;

   3. ontvangsten afkomstig van derden wegens op hun verzoek verrichte leveringen, diensten en werken, met uitzondering van de in artikel 5, onder a), vermelde heffingen en belastingen;

   4. de opbrengst van leveringen, diensten en werken ten behoeve van communautaire instellingen of andere communautaire organen;

   5. terugbetalingen van onverschuldigd betaalde bedragen;

   6. de opbrengst van de verkoop bij vervanging of het buiten dienst stellen van voertuigen, uitrusting, installaties, materiaal en wetenschappelijke en technische apparaten na volledige afschrijving van de boekwaarde;

   7. ontvangen verzekeringsuitkeringen;

   8. ontvangsten uit huurvergoedingen;

   9. opbrengsten van de verkoop van publicaties en films, inclusief die op elektronische drager.

   1 bis.

   Het basisbesluit kan eveneens voorzien in de bestemming van de verwachte ontvangsten voor specifieke uitgaven.

   2.

   Alle ontvangsten in de zin van lid 1, onder a) tot d), moeten alle rechtstreekse of onrechtstreekse uitgaven in verband met de betrokken actie of bestemming dekken.

   3.

   De begroting voorziet in een structuur voor de opname van de in leden 1 en 1 bis vermelde categorieën bestemmingsontvangsten, alsmede, voor zover mogelijk, in een raming.”;

8. Artikel 21, lid 1, komt als volgt te luiden:

   „1.

   De volgende bedragen mogen in mindering worden gebracht op het bedrag van de betalingsverzoeken, facturen of betaalstaten, die dan als een betalingsopdracht voor het nettobedrag worden beschouwd:

   1. boeten, opgelegd aan partijen bij aanbestedingsovereenkomsten of begunstigden van een subsidie;

   2. op facturen en betalingsverzoeken in mindering gebrachte kortingen, terugbetalingen en rabatten;

   3. rente op betaalde voorfinanciering.”;

9. Artikel 23 komt als volgt te luiden:

   1.

   De directeur kan onbeperkt overschrijvingen uitvoeren van het ene hoofdstuk naar het andere, en van het ene artikel naar het andere, en van een titel naar een andere voor ten hoogste 10 % van de kredieten van het begrotingsjaar dat staat vermeld op het begrotingsonderdeel waarvan kredieten worden overgeschreven.

   2.

   Bij overschrijding van het in het eerste lid bedoelde maximum kan de directeur aan de raad van bestuur overschrijvingen voorstellen van een titel naar een andere. De raad van bestuur heeft drie weken tijd om zich te verzetten tegen deze overschrijvingen. Na deze termijn worden zij aanvaard geacht.

   3.

   Voorstellen voor kredietoverschrijvingen en overeenkomstig leden 1 en 2 uitgevoerde overschrijvingen gaan vergezeld van passende en gedetailleerde motiveringen waaruit de besteding van de kredieten en de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar blijken, zowel voor de begrotingsonderdelen die worden verhoogd als die welke worden verlaagd.

   4.

   De directeur stelt de raad van bestuur zo snel mogelijk in kennis van alle verrichte overschrijvingen. De directeur stelt de begrotingsautoriteit in kennis van alle krachtens lid 2 verrichte overschrijvingen.”;

10. In titel II, hoofdstuk 7, wordt het volgende artikel 25 bis ingevoegd:

    1.

    De begroting wordt uitgevoerd met een effectieve en efficiënte interne controle.

    2.

    Voor de uitvoering van de begroting wordt interne controle gedefinieerd als een proces dat op alle niveaus van het beheer van toepassing is en redelijke zekerheid moet verschaffen over de verwezenlijking van de volgende doelstellingen:

    1. doeltreffendheid, efficiëntie en zuinigheid van de verrichtingen;

    2. betrouwbaarheid van de verslaglegging;

    3. bescherming van activa en informatie;

    4. preventie en opsporing van fraude en onregelmatigheden;

    5. adequate beheersing van de risico's in verband met de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, rekening houdend met het meerjarige karakter van de programma's en met de aard van de betrokken betalingen.”;

11. Artikel 26 wordt als volgt gewijzigd:

    1. lid 2 komt als volgt te luiden:

       „2.

       Een samenvatting van de definitief vastgestelde begrotingen en gewijzigde begrotingen wordt binnen drie maanden na hun vaststelling bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.

       In de samenvatting dienen de vijf voornaamste ontvangstenrubrieken en de vijf voornaamste uitgavenrubrieken voor de huishoudelijke en operationele begroting, de personeelsformatie en een raming van het aantal arbeidscontractanten, uitgedrukt in voltijdequivalenten, waarvoor in de begroting kredieten zijn opgenomen, en gedetacheerde nationale deskundigen te worden opgenomen. In de samenvatting worden ook de cijfers van het vorige jaar vermeld.”

    2. de volgende leden 3 en 4 worden toegevoegd:

       „3.

       De begroting met inbegrip van de personeelsformatie en de definitief vastgestelde gewijzigde begrotingen, alsook een raming van het aantal arbeidscontractanten, uitgedrukt in voltijdequivalenten, waarvoor in de begroting kredieten zijn opgenomen, en gedetacheerde nationale deskundigen worden ter kennisgeving doorgestuurd naar de begrotingsautoriteit, de Rekenkamer en de Commissie en worden binnen een termijn van vier weken na hun vaststelling op de website van het desbetreffende communautair orgaan bekendgemaakt.

       4.

       Het communautair orgaan stelt op zijn internetpagina informatie over de begunstigden van begrotingsmiddelen ter beschikking, met inbegrip van deskundigen, die zijn aangeworven overeenkomstig artikel 74 ter. De bekendgemaakte gegevens moeten gemakkelijk te vinden, overzichtelijk en uitvoerig zijn. De informatie wordt ter beschikking gesteld met inachtneming van de vereisten inzake vertrouwelijkheid en veiligheid, met name de bescherming van persoonsgegevens als vastgesteld in Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad^(*).

       Wanneer gegevens anoniem worden bekendgemaakt, zal het communautair orgaan, op verzoek en op passende wijze aan het Europees Parlement gegevens verstrekken over de betrokken begunstigden.

12. Artikel 27 komt als volgt te luiden:

    1.

    De begroting wordt opgesteld overeenkomstig het bepaalde in het oprichtingsbesluit van het communautair orgaan.

    2.

    Het communautair orgaan verstrekt aan de Commissie uiterlijk op 10 februari van elk jaar een voorlopige ontwerp-raming van zijn inkomsten en uitgaven, alsmede een algemene motivering hiervan en de definitieve ontwerp-raming binnen de termijn die in het oprichtingsbesluit is vastgesteld.

    3.

    De raming van de uitgaven en ontvangsten van het communautair orgaan omvat:

    1. een personeelsformatie waarin het aantal vaste en tijdelijke ambten per rang en categorie wordt vermeld waarvoor de uitgaven zijn toegestaan binnen de grenzen van de begrotingskredieten;

    2. bij verandering van de personeelsbezetting, een overzicht met een motivering van de gevraagde nieuwe posten;

    3. een raming van de driemaandelijkse betalingen en ontvangsten;

    4. informatie over de verwezenlijking van alle eerder vastgestelde doelstellingen voor de verschillende activiteiten alsmede de nieuwe doelstellingen, afgemeten aan indicatoren.

    De resultaten van deze evaluaties worden geraadpleegd en gebruikt om aan te tonen welke voordelen een verhoging of verlaging van de voorgestelde begroting van het communautair orgaan kan bieden in vergelijking met de begroting voor het jaar n.

    4.

    Het communautair orgaan doet uiterlijk op 31 maart van elk jaar de Commissie en de begrotingsautoriteit volgende documenten toekomen:

    1. zijn ontwerp-werkprogramma;

    2. een bijgewerkte meerjarige personeelsplanning, die volgens de richtsnoeren van de Commissie opgesteld moet zijn;

    3. informatie omtrent het aantal ambtenaren, tijdelijke medewerkers, arbeidscontractanten, zoals omschreven in het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen, (hierna „Statuut” genoemd) voor de jaren n–1 en n, alsook een raming voor het jaar n+1;

    4. informatie omtrent de bijdragen in natura die de gastlidstaat aan het communautair orgaan verstrekt;

    5. een raming van het saldo van de resultatenrekening in de zin van artikel 81 voor het jaar n–1.

    5.

    In het kader van de procedure tot goedkeuring van de algemene begroting zendt de Commissie deze raming van het communautair orgaan de begrotingsautoriteit toe en stelt zij het bedrag van de subsidie voor het communautair orgaan voor, alsmede het personeelsbestand dat zij noodzakelijk acht voor dit orgaan. De Commissie stelt de ontwerp-personeelsformatie van de communautaire organen op en een raming van het aantal arbeidscontractanten, uitgedrukt in voltijdequivalenten, waarvoor kredieten worden voorgesteld.

    6.

    De begrotingsautoriteit stelt de personeelsformatie van het communautair orgaan en iedere latere wijziging hiervan vast in overeenstemming met het bepaalde in artikel 32, lid 1. De personeelsformatie wordt gepubliceerd in een bijlage bij Afdeling III — Commissie — van de algemene begroting.

    7.

    De begroting en de personeelsformatie worden vastgesteld door de raad van bestuur. Zij worden definitief na de definitieve vaststelling van de algemene begroting, waarin het bedrag van de subsidie en het personeelsbestand zijn vastgesteld, en worden eventueel hieraan aangepast.”;

13. Artikel 32 wordt als volgt gewijzigd:

    1. in de derde alinea van het eerste lid worden de woorden „A1 en A2 en A3” vervangen door „AD 16, AD 15, AD 14 en AD 13”;

    2. aan lid 2 wordt de volgende zin toegevoegd:

       „Wanneer een personeelslid verzoekt om de intrekking van de toekenning voor het einde van de toegekende periode, neemt het communautair orgaan de passende maatregelen om zo snel mogelijk het in lid 1, onder b), vermelde maximum in acht te nemen.”;

14. Aan artikel 33 wordt de volgende alinea toegevoegd:

    „Zonder afbreuk te doen aan de verantwoordelijkheden van de ordonnateur met betrekking tot preventie en opsporing van fraude en onregelmatigheden, neemt het communautair orgaan deel aan de fraudepreventieactiviteiten van het Europees Bureau voor fraudebestrijding.”;

15. In artikel 34, lid 1 worden de woorden „de verordeningen en regelingen van toepassing op de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen (hierna „het Statuut” genoemd)” vervangen door „het Statuut”;

16. In artikel 35 komen de leden 1 en 2 als volgt te luiden:

    „1.

    Het is alle financiële actoren in de zin van hoofdstuk 2 van deze titel en elke andere persoon die bij de uitvoering, het beheer, de audit of de controle van de begroting betrokken is, verboden enige handeling te verrichten waarbij hun eigen belangen in conflict kunnen komen met die van het communautair orgaan. Indien een dergelijk geval zich voordoet, dient de betrokken persoon van deze handeling af te zien en zich tot de bevoegde autoriteit te wenden.

    2.

    Er is sprake van een belangenconflict indien de onpartijdige en objectieve uitoefening van de functie van een in lid 1 bedoeld persoon in het gedrang komt als gevolg van familiebanden, vriendschap, politieke of nationale verwantschap, economische belangen of enige andere belangengemeenschap met de begunstigde.”;

17. In artikel 38, lid 6, worden de volgende zinnen toegevoegd:

    „De persoonsgegevens in de bewijsstukken worden, voor zover mogelijk, geschrapt wanneer zij niet noodzakelijk zijn voor de kwijting, controle en audit van de begroting. In ieder geval is, wat de bewaring van verkeersgegevens betreft, artikel 37, lid 2, van Verordening (EG) nr. 45/2001 van toepassing.”;

18. De volgende alinea's wordt toegevoegd aan artikel 39, lid 3:

    „Ten behoeve van verificatie vooraf mag een serie soortgelijke afzonderlijke verrichtingen in verband met lopende uitgaven voor salarissen, pensioenen, vergoeding van kosten van dienstreizen en ziektekosten door de bevoegde ordonnateur als één verrichting worden beschouwd.

    In het in de tweede alinea bedoelde geval verricht de bevoegde ordonnateur, afhankelijk van zijn risicoanalyse, een passende verificatie achteraf, overeenkomstig lid 4.”;

19. Artikel 40, lid 1, komt als volgt te luiden:

    „1.

    De ordonnateur legt verantwoording over de uitoefening van zijn taken af aan de raad van bestuur door middel van een jaarlijks activiteitenverslag, dat vergezeld gaat van gegevens over de financiën en het beheer, zulks ter bevestiging dat de in dit verslag opgenomen gegevens een getrouw beeld geven, tenzij anders staat vermeld in voorbehouden betreffende bepaalde gebieden van ontvangsten en uitgaven.

    Het jaarlijks activiteitenverslag vermeldt de resultaten van zijn verrichtingen in het licht van de hem gestelde doelstellingen, de met deze verrichtingen verbonden risico's, het gebruik van de hem ter beschikking gestelde middelen en de efficiëntie en de effectiviteit van het interne controlesysteem. De interne controleur, in de zin van artikel 71 van deze verordening, neemt kennis van het jaarlijks activiteitenverslag en van de andere genoemde informatie.”;

20. Artikel 43 komt als volgt te luiden:

    1.

    De raad van bestuur stelt een onder het statuut vallende rekenplichtige aan, die functioneel onafhankelijk is bij de uitvoering van zijn taken. De rekenplichtige is in het communautair orgaan belast met:

    1. de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van de vastgestelde schuldvorderingen;

    2. het opstellen en inrichten van de rekeningen overeenkomstig titel VII;

    3. het voeren van de boekhouding overeenkomstig titel VII;

    4. het overeenkomstig titel VII ten uitvoer leggen van de boekhoudregels en -methoden en het rekeningstelsel in overeenstemming met de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde bepalingen;

    5. het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen, alsmede, waar van toepassing, het valideren van de door de ordonnateur vastgestelde systemen die tot doel hebben boekhoudkundige gegevens te verstrekken of te motiveren; de rekenplichtige is bevoegd om na te gaan of de valideringscriteria zijn nageleefd;

    6. het beheer van de kasmiddelen.

    2.

    De rekenplichtige ontvangt van de ordonnateur, die de betrouwbaarheid ervan garandeert, alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van rekeningen die een getrouw beeld geven van het vermogen van het communautair orgaan en de uitvoering van de begroting.

    2 bis.

    Voordat de rekeningen door de directeur worden goedgekeurd, tekent de rekenplichtige ze af, waarmee hij verklaart dat hij een redelijke zekerheid heeft dat de rekeningen een getrouw beeld van de financiële situatie van het communautair orgaan geven.

    Daartoe vergewist de rekenplichtige zich ervan dat de rekeningen zijn opgesteld in overeenstemming met de boekhoudregels, -methoden en -systemen en dat alle ontvangsten en uitgaven in de rekeningen zijn geboekt.

    De ordonnateur verstrekt alle informatie die de rekenplichtige voor de uitoefening van zijn functie nodig heeft.

    De ordonnateur blijft volledig verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de door hem beheerde middelen en de wettigheid en de regelmatigheid van de door hem beheerde uitgaven.

    2 ter.

    De rekenplichtige is bevoegd de ontvangen informatie te controleren en alle verdere controles uit te voeren die hij noodzakelijk acht om de rekeningen te kunnen aftekenen.

    Zo nodig maakt de rekenplichtige voorbehoud, waarbij hij de aard en de draagwijdte van het voorbehoud precies omschrijft.

    2 quater.

    De rekenplichtige van het communautair orgaan tekent de jaarrekeningen af en zendt deze toe aan de rekenplichtige van de Commissie.

    3.

    Behoudens lid 4 van dit artikel en artikel 44, is de rekenplichtige als enige bevoegd het beheer te voeren over de geldmiddelen en kasequivalenten. Hij is aansprakelijk voor de bewaring ervan.

    4.

    Indien dat onvermijdelijk blijkt voor de uitvoering van zijn functie, kan de rekenplichtige bij de uitvoering van zijn functie een aantal van zijn taken delegeren aan onder zijn hiërarchische verantwoordelijkheid geplaatste personeelsleden die zijn onderworpen aan het statuut.

    5.

    In het delegatiebesluit worden de aan de delegatieverkrijgers overgedragen taken, rechten en plichten omschreven.”;

21. Aan artikel 44 wordt het volgende lid toegevoegd:

    „De betalingen in het kader van het beheer van gelden ter goede rekening kunnen geschieden door overschrijving, met inbegrip van het in artikel 66, lid 1, onder a), genoemde systeem van automatische incasso’s, door een cheque of op andere wijze, overeenkomstig de instructies van rekenplichtige.”;

22. In titel IV, hoofdstuk 3, wordt de titel van afdeling 2 vervangen door:

23. Artikel 47 komt als volgt te luiden:

    1.

    De ordonnateur is geldelijk aansprakelijk onder de in het statuut bepaalde voorwaarden.

    1 bis.

    De verplichting tot schadevergoeding bestaat in het bijzonder wanneer:

    1. de ordonnateur opzettelijk of met grove nalatigheid de in te vorderen rechten vaststelt of inningsopdrachten afgeeft, een betalingsverplichting aangaat of een betalingsopdracht ondertekent in afwijking van de in deze verordening en de uitvoeringsvoorschriften ervan vastgestelde bepalingen;

    2. de ordonnateur opzettelijk of door grove nalatigheid verzuimt een document op te stellen waarbij een schuldvordering wordt vastgesteld, verzuimt een inningsopdracht af te geven of deze te laat afgeeft, of een betalingsopdracht te laat afgeeft, waardoor het communautair orgaan civiel aansprakelijk wordt jegens derden.

    2.

    Wanneer een gedelegeerd of gesubdelegeerd ordonnateur oordeelt dat een door hem te nemen besluit, onregelmatig is of tegen de beginselen van goed financieel beheer indruist, deelt hij dat schriftelijk mede aan het delegatieverlenend gezag. Indien het delegatieverlenend gezag vervolgens schriftelijk de met redenen omklede opdracht geeft aan de gedelegeerd of gesubdelegeerd ordonnateur het genoemde besluit ten uitvoer te leggen, moet deze laatste dit besluit ten uitvoer leggen en is hij van zijn aansprakelijkheid ontslagen.

    3.

    In geval van delegatie blijft de ordonnateur verantwoordelijk voor de efficiëntie en de effectiviteit van het ingestelde systeem voor beheer en interne controle en de keuze van de gedelegeerd ordonnateur.

    4.

    De door de Commissie overeenkomstig artikel 66, lid 4, van het algemeen Financieel Reglement opgerichte gespecialiseerde instantie voor financiële onregelmatigheden kan ten aanzien van het communautair orgaan dezelfde bevoegdheden uitoefenen als die welke zijn toegekend ten aanzien van de diensten van de Commissie, tenzij de raad van bestuur besluit om een functioneel onafhankelijke instantie op te richten of deel te nemen aan een gezamenlijke instantie die door verscheidene communautaire organen is opgericht. Voor zaken die door communautaire organen worden ingediend, maakt een personeelslid van het communautair orgaan deel uit van de door de Commissie ingestelde gespecialiseerde instantie voor financiële onregelmatigheden.

    Op grond van het advies van deze instantie neemt de directeur een beslissing omtrent het instellen van een procedure wegens tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid of geldelijke aansprakelijkheid. Indien de instantie systeemgebonden problemen ontdekt, zendt zij de ordonnateur en de interne controleur van de Commissie een verslag met aanbevelingen toe. Indien de directeur door dit verslag in het gedrang wordt gebracht, zendt de vermelde instantie het toe aan de raad van bestuur en aan de interne controleur van de Commissie. In zijn jaarlijks activiteitenverslag verwijst de directeur anoniem naar het advies van de instantie en geeft hij aan welke follow-up maatregelen zijn genomen.

    5.

    Elke ambtenaar kan worden verplicht de schade die het communautair orgaan door grove schuld zijnerzijds in de uitoefening van zijn functie of ter gelegenheid daarvan heeft geleden, geheel of gedeeltelijk te vergoeden.

    Het met redenen omklede besluit wordt genomen door het tot aanstelling bevoegde gezag na vervulling van de door het statuut voorgeschreven tuchtrechtelijke formaliteiten.”;

24. Artikel 50 komt als volgt te luiden:

    Overeenkomstig artikel 15, lid 5, dient het communautair orgaan verzoeken om betaling van een gehele of gedeeltelijke subsidie van de Gemeenschap in bij de Commissie binnen de door Commissie vastgestelde voorwaarden en overeenkomstig een met de Commissie overeengekomen periodiciteit.”;

25. Artikel 53, lid 3, komt als volgt te luiden:

    „3.

    In de contracten en subsidieovereenkomsten die door het communautair orgaan worden afgesloten, wordt bepaald dat elke schuldvordering die op de in de debetnota vermelde vervaldag niet is voldaan, rentedragend is overeenkomstig de bepalingen van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie^(*). De voorwaarde waaronder achterstandsrente aan het communautair agentschap is verschuldigd, inclusief het percentage van moratoire rente, wordt uitdrukkelijk in de contracten en subsidieovereenkomsten vermeld.

26. In artikel 55, lid 3, komen de eerste en de tweede alinea als volgt te luiden:

    „Wanneer de bevoegde ordonnateur overweegt geheel of gedeeltelijk van het invorderen van een vastgestelde schuldvordering af te zien, verifieert hij of dit regelmatig is en strookt met het beginsel van goed financieel beheer en het evenredigheidsbeginsel.

    Het afzien van de invordering van een vastgestelde schuldvordering geschiedt door middel van een naar behoren gemotiveerd besluit van de ordonnateur. De ordonnateur kan dit besluit slechts delegeren voor schuldvorderingen waarmee minder dan 5 000 EUR is gemoeid.”;

27. In artikel 58 komt punt a) als volgt te luiden:

    1. de debiteur zich ertoe verbindt de rentebetalingen uit te betalen tegen de percentages bedoeld in artikel 86 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 voor de hele toegestane aanvullende betalingstermijn vanaf de in de debetnota genoemde vervaldag”;

28. In titel IV, hoofdstuk 4, afdeling 5, worden volgende artikelen 58 bis en 58 ter ingevoegd:

    De rekenplichtige houdt een lijst van te innen bedragen bij, waarop de vorderingen van het communautair orgaan zijn samengebracht overeenkomstig de datum van uitgifte van de invorderingsopdracht. Hij zal ook melding maken van besluiten om geheel of gedeeltelijk van het invorderen van een vastgestelde schuldvordering af te zien. De lijst zal worden toegevoegd aan het verslag over het begrotings- en financieel beheer van het communautair orgaan.

    Het communautair orgaan stelt een lijst op van vorderingen van het orgaan, met vermelding van de namen van de debiteuren en het bedrag van de schuld, voor de gevallen waarbij de debiteur op grond van een in kracht van gewijsde gegane rechterlijke beslissing is verplicht te betalen en waarbij één jaar na de uitspraak nog geen of geen significante betaling heeft plaatsgevonden. Deze lijst wordt bekendgemaakt, waarbij rekening wordt gehouden met de desbetreffende wetgeving inzake gegevensbescherming.

    Voor vorderingen van het communautair orgaan op derden en vorderingen van derden op het communautair orgaan geldt een verjaringstermijn van vijf jaar, die wordt vastgesteld in contracten en subsidieovereenkomsten die door het communautair orgaan worden afgesloten.”;

29. Artikel 59 komt als volgt te luiden:

    Voor zover bijdragen of belastingen in de zin van artikel 5, onder a), worden geheven door het communautair orgaan, maken zij aan het begin van elk begrotingsjaar het voorwerp uit van een voorlopige algemene raming.

    Wanneer de heffingen en belastingen volledig door de wetgeving of besluiten van de raad van bestuur zijn vastgesteld, kan de ordonnateur afzien van de verstrekking van invorderingsopdrachten en onmiddellijk debetnota's opstellen nadat hij de schuldvordering heeft vastgesteld. In dit geval worden alle gegevens van het ten gunste van het communautair orgaan vastgestelde recht geregistreerd. De rekenplichtige houdt een lijst van alle debetnota's bij en deelt in het verslag over het financieel en begrotingsbeheer van het communautair orgaan het aantal debetnota's en het totale bedrag mee.

    Wanneer het communautair orgaan gebruik maakt van een afzonderlijk factureringssysteem, dan neemt de rekenplichtige regelmatig en ten minste eenmaal per maand de totale som van de ontvangen heffingen en belastingen in de rekeningen op.

    Als algemene regel wordt de verrichting van diensten uit hoofde van de opgedragen opdrachten door het communautair orgaan slechts uitgevoerd na volledige betaling van het bedrag van de overeenkomstige heffing of belasting. Indien, bij wijze van uitzondering, dienstverlening heeft plaatsgevonden zonder voorafgaande betaling van de overeenkomstige belasting of heffing, zijn de afdelingen 3, 4 en 5 van dit hoofdstuk van toepassing.”;

30. Aan artikel 60, lid 3, wordt de volgende zin toegevoegd: „Het werkprogramma omvat gedetailleerde doelstellingen en prestatie-indicatoren.”;

31. Artikel 62 komt als volgt te luiden:

    1.

    Voor elke maatregel waardoor een uitgave ten laste van de begroting ontstaat, verricht de bevoegde ordonnateur een vastlegging vooraleer een individuele juridische verbintenis met derden te sluiten.

    2.

    De globale vastleggingen hebben betrekking op de totale kosten van de betrokken individuele juridische verbintenissen gesloten tot 31 december van het jaar n + 1.

    De afzonderlijke juridische verbintenissen in verband met afzonderlijke of voorlopige begrotingsverbintenissen worden ten laatste afgesloten op 31 december van het jaar n.

    Bij het verstrijken van de in de eerste en de tweede alinea bedoelde perioden wordt het niet-gebruikte saldo van deze vastleggingen door de bevoegde ordonnateur vrijgemaakt.

    3.

    Voor juridische verbintenissen die worden aangegaan voor acties waarvan de tenuitvoerlegging zich over meer dan één begrotingsjaar uitstrekt, alsook de desbetreffende vastleggingen, behalve wanneer het personeelskosten betreft, geldt een uiterste uitvoeringsdatum die overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer wordt bepaald.

    De delen van deze betalingsverplichtingen die zes maanden na de uitvoeringsdatum niet zijn uitgevoerd, maken deel uit van een niet-vastlegging overeenkomstig artikel 11.

    De vastlegging wordt vrijgemaakt voor het bedrag van een juridische verbintenis waarvoor gedurende een periode van drie jaar, te rekenen vanaf de ondertekening van deze juridische verbintenis, geen enkele betaling in de zin van artikel 67 is verricht.”;

32. In artikel 66 wordt het volgende lid 1 bis ingevoegd:

    „1 bis.

    Wanneer periodieke betalingen worden gedaan met betrekking tot verleende diensten, met inbegrip van verhuurdiensten, of geleverde goederen kan de ordonnateur, afhankelijk van een risicoanalyse, opdracht geven tot de uitvoering van automatische incasso's.”;

33. Artikel 72, lid 1, onder b), wordt vervangen door:

    1. het beoordelen van de efficiëntie en de effectiviteit van de interne controle- en auditsystemen die worden toegepast op alle verrichtingen tot uitvoering van de begroting.”;

34. Artikel 74 komt als volgt te luiden:

    1.

    Wat betreft het plaatsen van overheidsopdrachten, zijn de bepalingen van het algemeen Financieel Reglement en Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van toepassing op de leden 4 tot 7 van dit artikel.

    2.

    Het communautair orgaan mag op zijn verzoek als aanbestedende dienst worden betrokken bij de toekenning van opdrachten van de Commissie of van interinstitutionele opdrachten alsook bij de toekenning van opdrachten van andere communautaire organen.

    3.

    Het communautaire orgaan zal deelnemen aan de gemeenschappelijke centrale gegevensbank die door de Commissie overeenkomstig artikel 95 van het algemeen Financieel Reglement wordt opgericht en beheerd.

    4.

    Zonder een beroep te doen op een procedure voor het plaatsen van overheidsopdrachten kan het communautair orgaan een contract sluiten met de Commissie, de interinstitutionele bureaus en het bij Verordening (EG) nr. 2965/94^(*) van de Raad opgerichte Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het leveren van goederen, het verstrekken van diensten of het uitvoeren van werken.

    5.

    Het communautair orgaan mag gebruik maken van gezamenlijke aanbestedingsprocedures met de aanbestedende diensten van de lidstaten die als gastheer voor het orgaan optreden, om zijn administratieve behoeften te dekken. In dit geval is artikel 125 quater van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 op dienovereenkomstige wijze van toepassing.

    6.

    Voor de toepassing van artikel 101 van het algemeen Financieel Reglement wordt in de aanbesteding bepaald dat het communautair orgaan tot op het ogenblik van de ondertekening van het contract van de opdracht kan afzien of de procedure voor het plaatsen van de opdracht kan annuleren, zonder dat de gegadigden of inschrijvers aanspraak kunnen maken op enige schadeloosstelling.

    7.

    Voor de toepassing van artikel 103 van het algemeen Financieel Reglement wordt in de door het communautair orgaan uitgeschreven aanbestedingen bepaald dat het agentschap de procedure kan opschorten en alle maatregelen kan nemen die nodig zijn, waaronder beëindiging van de procedure, overeenkomstig de in dat artikel opgenomen voorwaarden.

    Voor de toepassing van artikel 103 van het algemeen Financieel Reglement wordt in de door het communautair orgaan met economische subjecten afgesloten overeenkomsten bepaald dat het communautair orgaan de in dat artikel vermelde maatregelen kan nemen overeenkomstig de in dat artikel opgenomen voorwaarden.

35. De volgende titels V bis en V ter worden ingevoegd:

    De raad van bestuur stelt de begrotingsautoriteit zo spoedig mogelijk in kennis van de projecten die hij voornemens is te realiseren en die aanzienlijke financiële gevolgen voor de financiering van de huishoudelijke begroting kunnen hebben, met name onroerendgoedprojecten zoals de huur of aankoop van gebouwen. Hij brengt de Commissie daarvan op de hoogte.

    Indien één van de takken van de begrotingsautoriteit advies wil uitbrengen, stelt deze tak binnen twee weken na ontvangst van de gegevens over het onroerendgoedproject het desbetreffende communautaire agentschap in kennis van zijn voornemen om een dergelijk advies te verstrekken. Indien het communautair orgaan geen antwoord ontvangt, kan het doorgaan met zijn plannen.

    Dit advies wordt toegezonden aan het communautair orgaan binnen vier weken vanaf de kennisgeving overeenkomstig de tweede alinea.

    Artikel 265 bis van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 is van overeenkomstige toepassing op de selectie van deskundigen. Deze deskundigen staan het communautair orgaan op basis van een vaste vergoeding bij, in het bijzonder voor het beoordelen van voorstellen en subsidieaanvragen of van offertes en het verstrekken van technische bijstand voor de follow-up en de eindbeoordeling van projecten. Het communautair orgaan kan gebruik maken van lijsten die door de Commissie of andere communautaire organen zijn opgesteld.”;

36. Artikel 75 komt als volgt te luiden:

    1.

    Wanneer het communautair orgaan subsidies kan verlenen overeenkomstig het bepaalde in zijn oprichtingsbesluit of op grond van delegatie door de Commissie, overeenkomstig artikel 54, lid 2, onder b), van het algemeen Financieel Reglement, zijn de relevante bepalingen van het algemeen Financieel Reglement en Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van toepassing op leden 2 en 3 van dit artikel.

    2.

    Subsidies zijn het voorwerp van schriftelijke overeenkomsten tussen het communautair orgaan en de begunstigde.

    3.

    Voor de toepassing van artikel 119, lid 2, van het algemeen Financieel Reglement wordt in de door het communautair orgaan afgesloten subsidieovereenkomsten bepaald dat het orgaan de subsidie kan opschorten, verminderen of beëindigen in de gevallen die in artikel 183 van Verordening (EG, Euratom) worden omschreven nadat de begunstigde in de gelegenheid is gesteld zijn opmerkingen kenbaar te maken.”;

37. Artikel 76, tweede alinea, komt als volgt te luiden:

    „De rekeningen van het communautair orgaan gaan vergezeld van een verslag over het beheer op begrotings- en financieel gebied van het begrotingsjaar. Het verslag bevat onder andere informatie over het kredietbestedingspercentage en beknopte informatie over kredietoverschrijvingen tussen begrotingsonderdelen.”;

38. De artikelen 82 en 83 komen als volgt te luiden:

    De rekenplichtige deelt uiterlijk op 1 maart volgende op het afgesloten begrotingsjaar zijn voorlopige rekeningen, die vergezeld gaan van het in artikel 76 van deze verordening bedoelde verslag over het financieel en begrotingsbeheer tijdens het begrotingsjaar, mede aan de rekenplichtige van de Commissie en de Rekenkamer, om de rekenplichtige van de Commissie ertoe in staat te stellen over te gaan tot de boekhoudkundige consolidatie zoals bedoeld in artikel 128 van het algemeen Financieel Reglement.

    De rekenplichtige zendt ook uiterlijk tegen 31 maart volgende op het afgesloten begrotingsjaar het verslag over het financieel en begrotingsbeheer naar het Europees Parlement en de Raad.

    1.

    Overeenkomstig het bepaalde in artikel 129, lid 1, van het algemeen Financieel Reglement formuleert de Rekenkamer uiterlijk tegen 15 juni volgende op het afgesloten begrotingsjaar haar opmerkingen met betrekking tot de voorlopige rekeningen van het communautair orgaan.

    2.

    Na ontvangst van de door de Rekenkamer geformuleerde opmerkingen betreffende de voorlopige rekeningen van het communautair orgaan stelt de directeur overeenkomstig artikel 43 de definitieve rekeningen van het communautair orgaan op onder zijn eigen verantwoordelijkheid, en stuurt die toe aan de raad van bestuur, die over bedoelde rekeningen advies uitbrengt.

    3.

    De directeur zendt bedoelde definitieve rekeningen vergezeld van het advies van de raad van bestuur uiterlijk tegen 1 juli volgende op het afgesloten begrotingsjaar toe aan de rekenplichtige van de Commissie en aan de Rekenkamer, alsook aan het Europees Parlement en aan de Raad.

    4.

    De definitieve rekeningen van het communautair orgaan, geconsolideerd met die van de Commissie, worden gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie op 15 november volgende op het afgesloten begrotingsjaar.

    5.

    De directeur stuurt aan de Rekenkamer een antwoord toe als reactie op de opmerkingen die door de Rekenkamer zijn geformuleerd in het kader van haar jaarverslag, en zulks uiterlijk tegen 30 september volgende op het afgesloten begrotingsjaar. De antwoorden van het communautair orgaan worden tegelijkertijd naar de Commissie gezonden.”;

39. Artikel 94 komt als volgt te luiden:

    1.

    Vóór 15 mei van het jaar n+2, tenzij anders bepaald in het oprichtingsbesluit, verleent het Europees Parlement op aanbeveling van de Raad, de directeur kwijting voor de uitvoering van de begroting van het begrotingsjaar n. De directeur stelt de raad van bestuur in kennis van de opmerkingen van het Europees Parlement die zijn opgenomen in de resolutie die het kwijtingsbesluit vergezelt.

    2.

    Indien de in lid 1 bedoelde datum niet in acht kan worden genomen, deelt het Europees Parlement of de Raad de directeur de redenen mede waarom het besluit moest worden uitgesteld.

    3.

    Ingeval het Europees Parlement het besluit waarbij kwijting wordt verleend uitstelt, tracht de directeur in overleg met de raad van bestuur zo spoedig mogelijk maatregelen te treffen om de factoren die dat besluit in de weg staan, op te heffen.”;

40. Artikel 97 wordt geschrapt;

41. Artikel 99 komt als volgt te luiden:

    De raad van bestuur stelt, voor zover noodzakelijk en met de voorafgaande goedkeuring van de Commissie, aan de hand van een voorstel van de directeur gedetailleerde regels vast voor de uitvoering van het financieel reglement van het communautair orgaan.”;