Bij dit besluit wordt het systeem voor vroegtijdige waarschuwing (Early Warning System, „het EWS”) vastgesteld dat door de ordonnateurs van de Commissie en de uitvoerende agentschappen dient te worden gebruikt in het kader van de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie en alle andere door de Unie beheerde middelen.
2014/792/EU: Besluit van de Commissie van 13 november 2014 betreffende het systeem voor vroegtijdige waarschuwing dat door de ordonnateurs van de Commissie en de uitvoerende agentschappen dient te worden gebruikt
2014/792/EU: Besluit van de Commissie van 13 november 2014 betreffende het systeem voor vroegtijdige waarschuwing dat door de ordonnateurs van de Commissie en de uitvoerende agentschappen dient te worden gebruikt
DE EUROPESE COMMISSIE,
Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,
Gezien het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie,
Gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002(1), en met name artikel 56, lid 1,
Gezien Verordening (EG) nr. 215/2008 van de Raad van 18 februari 2008 inzake het Financieel Reglement van toepassing op het 10e Europees Ontwikkelingsfonds(2), en met name artikel 17,
Gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 september 2013 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1073/1999(3), en met name artikel 7, lid 6, en artikel 11,
Overwegende hetgeen volgt:
De Commissie, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie en van andere door de Unie beheerde middelen met inachtneming van het beginsel van gezond financieel beheer dat is neergelegd in de artikelen 30 tot en met 33 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 moet fraude en andere illegale activiteiten die de financiële belangen van de Unie schaden, bestrijden. Om te waarborgen dat de ordonnateurs van de Commissie en van de uitvoerende agentschappen volledig worden geïnformeerd over de risico's voor de financiële belangen van de Unie, dienen interne regels te worden vastgesteld ter aanvulling van Besluit C(2014)2784 van de Commissie(4).
Om fraude tegen te gaan en de financiële belangen van de Unie te beschermen, maakt de Commissie gebruik van de centrale gegevensbank van uitsluitingen als bedoeld in artikel 108 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 en Verordening (EG, Euratom) nr. 1302/2008 van 17 december 2008 over de centrale gegevensbank van uitsluitingen(5) en het systeem voor vroegtijdige waarschuwing (EWS) als bedoeld in Besluit 2008/969/EG, Euratom van 16 december 2008 betreffende het systeem voor vroegtijdige waarschuwing dat door de ordonnateurs van de Commissie en de uitvoerende agentschappen kan worden gebruikt(6). In afwachting dat de wetgevende autoriteit het voorstel tot wijziging van het Financieel Reglement(7) goedkeurt, dient ervoor te worden gezorgd dat het EWS doeltreffend blijft.
In de tussentijd dient het doel van het EWS in essentie gehandhaafd te worden. Dit doel bestaat erin door middel van het opnemen van waarschuwingen in het EWS de uitwisseling te verzekeren, binnen de Commissie en haar uitvoerende agentschappen, van vertrouwelijke informatie over personen die de financiële belangen en reputatie van de Unie of alle andere door de Unie beheerde middelen zouden kunnen schaden.
Aangezien de directeuren van uitvoerende agentschappen de status van gedelegeerd ordonnateur van de Commissie hebben voor de besteding van beleidskredieten, dienen zij voor het beheer van de administratieve en beleidskredieten net als de diensten van de Commissie toegang te hebben tot het EWS.
Aangezien de hoofden van delegaties van de Unie die als gesubdelegeerd ordonnateur van de Commissie optreden op grond van artikel 56, lid 2, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 de status van gedelegeerd ordonnateur van de Commissie hebben voor de besteding van beleidskredieten, dienen zij voor het beheer van de administratieve en beleidskredieten net als de diensten van de Commissie toegang te hebben tot het EWS.
Het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) is er krachtens artikel 7, lid 6, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 september 2013 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad en Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 van de Raad toe gehouden de betrokken diensten van de Commissie in kennis te stellen van lopende onderzoeken wanneer in de loop daarvan blijkt dat het wenselijk zou kunnen zijn om administratieve voorzorgsmaatregelen te nemen om de financiële belangen van de Unie te beschermen. Krachtens artikel 11 van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 is het Bureau ook verplicht na afloop van een onderzoek een verslag op te stellen en aanbevelingen te doen voor in voorkomend geval, in het bijzonder door de instellingen, te ondernemen acties. Om de bevoegde ordonnateur in staat te stellen een waarschuwingsverzoek te doen, dient te worden bepaald welke informatie OLAF aan de Commissie moet meedelen.
OLAF dient toegang te hebben tot het EWS om zijn wettelijke onderzoekstaken en zijn activiteiten op het gebied van informatievergaring en fraudepreventie overeenkomstig Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 te kunnen uitoefenen.
Omwille van de gebruikersvriendelijkheid dient de werking van het EWS te worden vereenvoudigd, het aantal waarschuwingscategorieën te worden verminderd, hun reikwijdte te worden verduidelijkt en de benaming van de waarschuwingen vanzelfsprekend te zijn.
Voorstellen voor verificatiewaarschuwingen die gebaseerd zijn op informatie die door OLAF is verstrekt, dienen door de bevoegde ordonnateur te worden gedaan na overleg met het directoraat-generaal Begroting en de Juridische Dienst en in nauwe samenwerking met OLAF.
Voorstellen voor uitsluitingswaarschuwingen dienen door de bevoegde ordonnateur te worden gedaan aan de Commissie en dienen centraal te worden beoordeeld door het directoraat-generaal Begroting en in voorkomend geval de Juridische Dienst. Voorstellen voor uitsluitingswaarschuwingen die gebaseerd zijn op informatie die door OLAF is verstrekt, dienen in nauwe samenwerking met OLAF te worden beoordeeld. Deze procedure dient ook te worden toegepast wanneer de bevoegde ordonnateur stappen overweegt met mogelijk nadelige gevolgen voor de rechten van de betrokkene.
De bevoegde ordonnateur besluit welke maatregelen nodig zijn om de financiële belangen van de Unie te beschermen in nauwe samenwerking met OLAF en stelt OLAF van zijn besluit in kennis.
De bevoegde ordonnateur zou verantwoordelijk moeten zijn voor de verzoeken tot opneming, wijziging, verwijdering of verlenging van waarschuwingen. Om een toereikende mate van controle te waarborgen, zouden dergelijke verzoeken op het hiërarchisch niveau als bedoeld in Besluit C(2014)2784 van de Commissie moeten worden gedaan.
De rekenplichtige dient de passende technische regelingen te treffen voor een effectieve toepassing van het EWS via het centraal boekhoudsysteem van de Commissie.
Gedetailleerde informatie over invorderingsopdrachten en beslagleggingsbevelen zal voor alle diensten van de Commissie en de uitvoerende agentschappen beschikbaar worden gesteld via het centraal boekhoudsysteem van de Commissie. De bij Besluit 2008/969/EG voorziene waarschuwingen W3a (beslagleggingsbevel) en W4 (invorderingsopdracht) moeten worden geschrapt. Dit soort informatie is op zich onvoldoende om systematisch een waarschuwing te rechtvaardigen. Er is een analyse van alle specifieke omstandigheden van de zaak door de bevoegde ordonnateur nodig om te besluiten of er al dan niet een waarschuwing moet worden gegeven.
Krachtens Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens(8) moet de Commissie bij de verwerking van persoonsgegevens de wettelijke vereisten inzake verwerking en de vereisten betreffende de doorgifte van persoonsgegevens die in de betrokken verordening zijn vastgesteld, in acht nemen, en moet dergelijke verwerking vooraf worden gecontroleerd door de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming, na kennisgeving door de functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie.
De rechten van personen wier gegevens zijn of zouden kunnen worden geregistreerd in het EWS, moeten worden vastgelegd in bepalingen betreffende gegevensbescherming.
Voor bepaalde gegevensbeschermingsrechten gelden de in artikel 20 van Verordening (EG) nr. 45/2001 vastgelegde uitzonderingen, die per geval moeten worden onderzocht en waarvan de toepassing tijdelijk moet zijn. Over de toepasselijkheid van deze uitzonderingen dient te worden beslist door de dienst die verantwoordelijk is voor de verzoeken tot opneming en wijziging, met inbegrip van rectificatie en verwijdering, van relevante gegevens.
De persoon tegen wie mogelijkerwijs een uitsluitingswaarschuwing wordt uitgevaardigd, dient in de gelegenheid te worden gesteld om schriftelijk zijn standpunt uiteen te zetten voordat het verzoek tot opneming van een waarschuwing betreffende die persoon in het EWS wordt gedaan. Deze gelegenheid dient ook te worden gegeven wanneer de bevoegde ordonnateur stappen overweegt met mogelijk nadelige gevolgen voor de rechten van de betrokkene.
Uitzonderlijk kan dit wegens gegronde dwingende redenen worden uitgesteld om het vertrouwelijke karakter van het onderzoek of van de nationale gerechtelijke procedure niet te schaden.
Besluit 2008/969/EG, Euratom dient van toepassing te blijven tot 1 juli 2015 waar het erom gaat de naleving te waarborgen van de verordeningen van de Raad tot instelling van beperkende maatregelen, genomen op grond van artikel 215 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU), totdat in het ABAC-boekhoudsysteem (accrual based accounting) rekening wordt gehouden met de informatie die is vervat in de desbetreffende database van de dienst die verantwoordelijk is voor de instrumenten van het buitenlands beleid (FPI). Dit gebeurt in de vorm van opneming van een waarschuwing W5b als bedoeld in Besluit 2008/969/EG, Euratom.
Besluit 2008/969/EG, Euratom dient tot 1 juli 2015 van toepassing te blijven wat betreft de waarschuwingen W3a en W4, die tot die datum dienen te worden gelijkgesteld met verificatiewaarschuwingen voor de toepassing van afdeling 4 van voornoemd besluit.
Voor de tenuitvoerlegging van dit besluit dienen de werking van het EWS en de effectieve bijdrage ervan tot de bescherming van de financiële belangen van de Unie regelmatig te worden geëvalueerd,
HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
AFDELING 1 ALGEMEEN
Artikel 1 Onderwerp, toepassingsgebied en doel
1.
2.
Het EWS draagt bij tot de bescherming van de financiële belangen en de reputatie van de Unie, de strijd tegen fraude en een goed financieel beheer.
3.
Het EWS heeft tot doel:
-
door middel van opgenomen waarschuwingen de bevoegde ordonnateurs van de Commissie en de uitvoerende agentschappen in kennis te stellen van het risico dat personen kunnen vormen voor de financiële belangen en de reputatie van de Unie en alle andere door de Unie beheerde middelen, en
-
de bevoegde ordonnateur in staat te stellen de nodige verificaties te doen of maatregelen te nemen, met inbegrip van die welke in afdeling 4 zijn bedoeld, op basis van waarschuwingen.
4.
De opgenomen informatie strekt tot:
-
risicopreventie door middel van verificatie aan de hand van vroegtijdige waarschuwingen met betrekking tot personen op grond vermoedens of bevindingen van:
-
ernstige fouten of onregelmatigheden,
-
fouten bij de beroepsuitoefening,
-
ernstige niet-nakoming van contractuele verplichtingen, of
-
fraude, corruptie of enige andere illegale activiteit die de financiële belangen van de Unie schaadt, als bedoeld in artikel 141 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012(9);
-
-
de uitsluiting van personen overeenkomstig artikel 106, lid 1, en artikel 109, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 („FR”).
Artikel 2 Definities
In dit besluit wordt verstaan onder:
- a) „rekenplichtige” :
- de rekenplichtige van de Commissie of het ondergeschikte personeelslid aan wie de rekenplichtige een aantal van zijn taken heeft gedelegeerd overeenkomstig artikel 69 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012;
- b) „bevoegd gedelegeerd ordonnateur” :
- de gedelegeerd ordonnateur van de Commissie in de zin van artikel 65 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, bevoegd overeenkomstig de interne voorschriften inzake de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie („de begroting”), met inbegrip van de directeurs van uitvoerende agentschappen, alsook de gesubdelegeerd ordonnateur in de zin van artikel 65 van vorengenoemde verordening, die de functie van directeur uitoefent, en de hoofden van delegaties van de Unie die als gesubdelegeerd ordonnateur van de Commissie optreden op grond van artikel 56, lid 2, van die verordening;
- c) „betrokkene” :
- een identificeerbare persoon in de zin van Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens;
- d) „bevindingen” :
- vaststaande feiten ontdekt tijdens de tenuitvoerlegging van een juridische verbintenis of geregistreerd in het kader van een audit of onderzoek door de Rekenkamer, het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF), de dienst Interne Audit (IAS) of elke andere audit of controle verricht onder verantwoordelijkheid van de bevoegde ordonnateur;
- e) „juridische verbintenis” :
- door de Commissie aangegane verbintenis in het kader van titel V tot VIII van deel 1 en deel 2 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012;
- f) „persoon” :
-
alle hieronder opgesomde natuurlijke of rechtspersonen of verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid:
-
een ontvanger in de zin van artikel 2, onder i), van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012,
-
een gegadigde of inschrijver,
-
een subsidieaanvrager,
-
een deelnemer aan een wedstrijd,
-
een bezoldigde externe deskundige in de zin van artikel 204, onder i, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012,
-
een persoon met vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid ten aanzien van een andere persoon, als bedoeld in artikel 106, lid 1, onder b) en e), van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012;
-
- g) „fout bij de beroepsuitoefening” :
- overtreding van de wet- of regelgeving of van de ethische normen van de beroepsgroep waartoe de persoon behoort, alsook elk onrechtmatig gedrag dat invloed heeft op de professionele geloofwaardigheid van de persoon;
- h) „subcontractant” :
- een marktdeelnemer waaraan door een gegadigde of inschrijver of contractant een deel van de uitvoering van een opdracht wordt voorgesteld, waarmee de aanbestedende instantie geen directe juridische verbintenis heeft;
- i) „belangrijke fout of onregelmatigheid” :
- fout of onregelmatigheid in de zin van artikel 166, lid 2, van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012;
- j) „contactpersoon voor de waarschuwing” :
- de persoon binnen de voor het verzoek verantwoordelijke dienst die voor de waarschuwing verantwoordelijk is tot de verwijdering ervan.
Artikel 3 Werking van het EWS
1.
De rekenplichtige treft passende technische regelingen voor een doeltreffende werking en monitoring van het EWS.
De rekenplichtige staat in voor de opneming, wijziging, verlenging of verwijdering van EWS-waarschuwingen die door de bevoegde ordonnateur worden gevraagd.
2.
De rekenplichtige stelt uitvoeringsmaatregelen inzake de technische aspecten en de bijbehorende procedures vast, onder meer op het gebied van beveiliging.
Hij stelt de diensten van de Commissie en de uitvoerende agentschappen in kennis van deze maatregelen.