Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 481/2014 van de Commissie van 4 maart 2014 tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 1299/2013 van het Europees Parlement en de Raad met betrekking tot specifieke regels betreffende de subsidiabiliteit van de uitgaven voor samenwerkingsprogramma's

Onverminderd de subsidiabiliteitsregels die zijn vastgesteld bij of op grond van de artikelen 65 tot en met 71 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 legt deze verordening specifieke regels vast betreffende de subsidiabiliteit van de uitgaven voor samenwerkingsprogramma's met betrekking tot de volgende uitgavencategorieën:

1. personeelskosten;

2. kantoor- en administratieve kosten;

3. reis- en verblijfskosten;

4. kosten voor externe expertise en diensten, en

5. kosten voor uitrusting.

De deelnemende lidstaten in het comité van toezicht van een samenwerkingsprogramma kunnen overeenkomen dat uitgaven die onder één of meer van de in lid 1 genoemde categorieën vallen, niet subsidiabel zijn in het kader van één of meer prioritaire assen.

Alle door of namens de begunstigde gedane uitgaven die overeenkomstig deze verordening subsidiabel zijn, dienen betrekking te hebben op de kosten van het opzetten of het opzetten en uitvoeren van een concrete actie of een deel van een concrete actie.

Niet subsidiabel zijn de volgende kosten:

1. boeten, financiële sancties, gerechtskosten en kosten van geschillen;

2. kosten voor geschenken, met uitzondering van geschenken van niet meer dan 50 EUR per stuk in verband met promotie, communicatie, publiciteit of informatie;

3. kosten in verband met schommelingen van wisselkoersen.

Personeelskosten omvatten de bruto arbeidskosten van het personeel van de begunstigde in een van de volgende vormen van dienstverband:

1. voltijds;

2. deeltijds met een vast percentage werktijd per maand;

3. deeltijds met een flexibel percentage werktijd per maand, of

4. op uurbasis.

De subsidiabele uitgaven voor personeelskosten zijn beperkt tot:

1. salarisbetalingen met betrekking tot de activiteiten die de entiteit niet zou ondernemen indien de betrokken concrete actie niet was uitgevoerd en die zijn vastgelegd in een arbeidsovereenkomst of -contract, een benoemingsbesluit (alle hierna „arbeidsdocument” genoemd), of bij wet, en die verband houden met de in de functiebeschrijving van het betrokken personeelslid aangegeven verantwoordelijkheden;

2. andere kosten die direct verband houden met de salarisbetalingen door de werkgever, zoals belastingen en socialezekerheidsbijdragen, met inbegrip van pensioenpremies, die vallen onder Verordening (EG) nr. 883/2004 van het Europees Parlement en de Raad⁽³⁾, op voorwaarde dat die kosten:

   1. zijn vastgelegd in een arbeidsdocument of bij wet;

   2. in overeenstemming zijn met de wetgeving waar het arbeidsdocument naar verwijst en met de normale praktijk in het land en/of de organisatie waar het individuele personeelslid feitelijk werkt, en tevens

   3. niet door de werkgever kunnen worden teruggevorderd.

Ten aanzien van punt a) kunnen betalingen aan natuurlijke personen die voor de begunstigde werken onder een andersoortig contract dan een arbeidsovereenkomst of -contract gelijkgesteld worden aan salarisbetalingen, en kunnen dergelijke andersoortige contracten als arbeidsdocument worden beschouwd.

Personeelskosten kunnen worden vergoed hetzij:

1. op basis van de werkelijke kosten (aangetoond door arbeidsdocument en salarisafrekeningen), of

2. in het kader van de vereenvoudigde kostenopties zoals bepaald in artikel 67, lid 1, onder b) tot en met d), van Verordening (EU) nr. 1303/2013, of

3. op basis van een vast percentage overeenkomstig artikel 19 van Verordening (EU) nr. 1299/2013.

Personeelskosten voor personen die in deeltijd aan de concrete actie werken, worden berekend als hetzij:

1. een vast percentage van de bruto arbeidskosten, overeenkomstig een vast percentage arbeidstijd die aan de concrete actie besteed is, zonder dat een apart werktijdregistratiesysteem verplicht is, of

2. een flexibel aandeel in de bruto arbeidskosten, overeenkomstig een aantal aan de concrete actie bestede uren dat per maand varieert, op basis van een werktijdregistratiesysteem dat 100 % van de arbeidstijd van de werknemer bestrijkt.

Voor deeltijdopdrachten overeenkomstig lid 4, onder a), verstrekt de werkgever voor iedere werknemer een document waarin het percentage aan de concrete actie te besteden werktijd is aangegeven.

Voor deeltijdopdrachten overeenkomstig lid 4, onder b), wordt de vergoeding van de personeelskosten berekend op basis van een uurtarief bepaald door middel van hetzij:

1. het delen van de bruto maandelijkse arbeidskosten door de maandelijkse arbeidstijd vastgesteld in het arbeidsdocument, uitgedrukt in uren, of

2. het delen van de meest recente bekende jaarlijkse bruto arbeidskosten door 1 720 (uren), overeenkomstig artikel 68, lid 2, van Verordening (EU) nr. 1303/2013.

Dit uurtarief wordt vermenigvuldigd met het aantal feitelijk aan de concrete actie bestede uren.

Wat betreft personeelskosten van personen die volgens het arbeidsdocument op uurbasis werken, zijn dergelijke kosten subsidiabel op basis van toepassing van het in het arbeidsdocument overeengekomen uurtarief op het aantal feitelijk aan de concrete actie bestede uren, aan de hand van een systeem voor de registratie van werktijden.