Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 532/2014 van de Commissie van 13 maart 2014 tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad betreffende het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen

DE EUROPESE COMMISSIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gezien Verordening (EU) nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 11 maart 2014 betreffende het Fonds voor de Europese hulp aan de meest behoeftigen, en met name artikel 32, leden 8 en 9, artikel 34, leden 7 en 8, en artikel 55, lid 4,

Overwegende hetgeen volgt:

1. Verordening (EU) nr. 223/2014⁽¹⁾ verleent de Commissie de bevoegdheid om gedelegeerde handelingen vast te stellen ter aanvulling van niet-essentiële onderdelen ten aanzien van het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen (FEAD)

2. Verordening (EU) nr. 223/2014 vereist van de beheersautoriteit dat deze een systeem opzet voor de vastlegging en opslag in geautomatiseerde vorm van de voor toezicht, evaluatie, financieel beheer, verificatie en audit vereiste gegevens over elke concrete actie, waaronder, ten aanzien van operationele programma's voor de sociale integratie van de meest behoeftigen (OP II), gegevens over individuele deelnemers. Het is daarom noodzakelijk dat er een lijst wordt opgesteld van gegevens die in dat systeem moeten worden geregistreerd en opgeslagen.

3. Bepaalde gegevens zijn alleen van belang voor specifieke typen concrete acties of voor slechts één type operationeel programma; de toepasselijkheid van gegevensvereisten moet daarom worden gespecificeerd. Verordening (EU) nr. 223/2014 geeft specifieke voorschriften aan voor de registratie en opslag van gegevens over individuele deelnemers aan concrete acties ondersteund door OP II, waarmee rekening moet worden gehouden.

4. In de lijst met gegevens moet rekening worden gehouden met de rapportagevereisten zoals vastgesteld in Verordening (EU) nr. 223/2014 om ervoor te zorgen dat de benodigde gegevens voor het financiële beheer en toezicht — met inbegrip van de gegevens die nodig zijn om betalingsaanvragen, rekeningen en een verslag over de uitvoering op te stellen — voor elke concrete actie bestaan in een vorm waardoor deze eenvoudig te verzamelen en samen te voegen zijn. Om een effectief financieel beheer van acties te waarborgen en aan de eisen voor publicatie van basisgegevens over concrete acties te voldoen, is het noodzakelijk dat bepaalde gegevens in de lijst in geautomatiseerde vorm worden opgenomen. Er zijn nog bepaalde andere gegevens nodig voor de doeltreffende planning en uitvoering van verificaties en audits.

5. De lijst met gegevens die moeten worden geregistreerd en opgeslagen mag niet vooruitlopen op de technische kenmerken of structuur van de geautomatiseerde systemen die door beheersautoriteiten zijn ontwikkeld, of vooraf het formaat van de geregistreerde en opgeslagen gegevens bepalen, tenzij die uitdrukkelijk vastgelegd zijn in deze verordening. Evenmin mag de lijst vooruitlopen op de wijze waarop gegevens worden ingevoerd of verzameld binnen het systeem; in sommige gevallen kunnen de gegevens in de lijst vereisen dat er meerdere waarden worden ingevoerd. Niettemin is het noodzakelijk dat er bepaalde regels inzake de aard van deze gegevens worden vastgesteld, om ervoor te zorgen dat de beheersautoriteit haar verantwoordelijkheden op het gebied van toezicht, evaluatie, financieel beheer, controles en audits, ook als dit de verwerking van gegevens van individuele deelnemers vereist, kan nakomen.

6. Om te waarborgen dat uitgaven onder operationele programma's gecontroleerd en aan een audit onderworpen kunnen worden, is het noodzakelijk dat er criteria worden vastgesteld waaraan een audittraject (controlespoor) moet voldoen om als toereikend te worden beschouwd.

7. In verband met de auditwerkzaamheden uit hoofde van Verordening (EU) nr. 223/2014 dient te worden bepaald dat de Commissie en de lidstaten elke vorm van ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot persoonlijke gegevens moeten voorkomen, en dient te worden gespecificeerd voor welke doeleinden de Commissie en de lidstaten dergelijke gegevens kunnen verwerken.

8. De auditautoriteit is verantwoordelijk voor de audits van concrete acties. Om ervoor te zorgen dat de reikwijdte en de inhoud van audits van de boekhouding toereikend zijn en dat ze in alle lidstaten volgens dezelfde normen worden uitgevoerd, is het noodzakelijk om de voorwaarden uiteen te zetten waaraan die audits moeten voldoen.

9. Het is noodzakelijk de grondslag voor de steekproeven op de te controleren acties, waaraan de auditautoriteit zich moet houden bij het vastleggen of goedkeuren van de steekproefmethoden, in detail vast te stellen, waaronder de bepaling van de steekproefeenheid, bepaalde technische criteria voor de steekproef en waar nodig factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij aanvullende steekproeven.

10. De auditautoriteit moet een controleverslag opstellen met daarin de boekhoudgegevens zoals beschreven in Verordening (EU) nr. 223/2014. Om ervoor te zorgen dat de reikwijdte en de inhoud van audits op de boekhouding toereikend zijn en dat die in alle lidstaten volgens dezelfde normen worden uitgevoerd, is het noodzakelijk om de voorwaarden uiteen te zetten waaraan die audits moeten voldoen.

11. Om rechtszekerheid en gelijke behandeling van alle lidstaten bij het toepassen van financiële correcties te waarborgen, in overeenstemming met het evenredigheidsbeginsel, is het noodzakelijk criteria vast te stellen om te bepalen of er ernstige tekortkomingen in de werking van de beheers- en controlesystemen zijn, de belangrijkste vormen van tekortkomingen te definiëren, en criteria vast te stellen voor het bepalen van de hoogte van de financiële correctie die aan de hand van geëxtrapoleerde of vaste percentages moet worden toegepast.

12. Om snelle toepassing van de in deze Verordening vastgestelde maatregelen mogelijk te maken, dient deze verordening van kracht te worden op de dag volgende op die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD: