Gedelegeerde Verordening (EU) 2018/1291 van de Commissie van 16 mei 2018 tot wijziging van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1042/2014 van de Commissie tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 514/2014 van het Europees Parlement en de Raad in verband met de aanwijzing van verantwoordelijke instanties en hun verantwoordelijkheden op het gebied van beheer en controle en in verband met het statuut en de verplichtingen van auditinstanties

DE EUROPESE COMMISSIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gezien Verordening (EU) nr. 514/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 16 april 2014 tot vaststelling van de algemene bepalingen inzake het Fonds voor asiel, migratie en integratie en inzake het instrument voor financiële steun voor politiële samenwerking, voorkoming en bestrijding van criminaliteit, en crisisbeheersing⁽¹⁾, en met name artikel 26, lid 4, en artikel 29, lid 1,

Overwegende hetgeen volgt:

Met het oog op de rechtszekerheid dient te worden verduidelijkt dat een gedelegeerde instantie ook mag optreden als uitvoerend orgaan. In dat geval zal de auditinstantie onafhankelijk van de gedelegeerde instantie functioneren, ook wanneer deze laatste optreedt als uitvoerend orgaan.
Uit de eerste exercities voor de goedkeuring van rekeningen die overeenkomstig artikel 1 van Uitvoeringsverordening (EU) 2015/378 van de Commissie⁽²⁾ zijn uitgevoerd, kwam duidelijk de noodzaak naar voren om duidelijkheid te bieden over de omvang van door de auditinstantie uit te voeren systeemaudits en deze verordening af te stemmen op de belangrijke vereisten als beschreven in de bijlage bij Uitvoeringsverordening (EU) 2015/378. Doordat er duidelijkheid komt over de omvang van systeemaudits, dienen de belangrijkste soorten tekortkomingen te worden vastgesteld en dient de overeenkomstige hoogte van de financiële correcties als gevolg van systeemgebreken te worden bepaald en op een consequente en vergelijkbare wijze door de lidstaten toegepast.
Om Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1042/2014 van de Commissie⁽³⁾ af te stemmen op artikel 29 van Verordening (EU) nr. 514/2014 en artikel 59, lid 5, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad⁽⁴⁾, dient een verwijzing te worden opgenomen naar de verplichting voor de auditinstantie om audits van uitgaven uit te voeren.
Met het oog op de audits van uitgaven dient te worden bepaald dat de te controleren populatie financiële gegevens dient te omvatten die betalingen vertegenwoordigen die de verantwoordelijke instantie tijdens een begrotingsjaar heeft gedaan, alsmede, wat het Fonds voor asiel, migratie en integratie betreft, het aantal personen dat is herplaatst, hervestigd, overgebracht en legaal is toegelaten.
Om ervoor te zorgen dat de omvang en efficiëntie van de audits van de uitgaven toereikend zijn en door alle auditinstanties volgens dezelfde normen worden uitgevoerd, dienen voor de steekproeven de minimumvereisten te worden bepaald die een auditinstantie dient na te leven bij het bepalen of goedkeuren van de steekproefmethode.
Overeenkomstig artikel 30 van Verordening (EU) nr. 514/2014 dient met het oog op de verslaggeving aan de Commissie over de auditresultaten het model voor het jaarlijkse controleverslag te worden gepresenteerd, dat vastlegt welke auditinformatie en -gegevens jaarlijks moeten worden verschaft ter onderbouwing van de samen met de rekeningen ingediende adviezen van de auditinstantie. Dit jaarlijkse controleverslag dient de Commissie te worden gezonden via het systeem voor elektronische gegevensuitwisseling als bedoeld in artikel 2 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 802/2014 van de Commissie⁽⁵⁾ („SFC2014”) en, met name via de module voor nationale auditors en auditdiensten van de Commissie,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1042/2014 wordt als volgt gewijzigd:

In artikel 5, lid 1, wordt de volgende tweede alinea toegevoegd:
„Wanneer de gedelegeerde instantie door de verantwoordelijke instantie daartoe wordt gemachtigd, mag zij optreden als uitvoerend orgaan als bedoeld in artikel 8.”.
Artikel 5, lid 2, onder b), wordt vervangen door:
de aan de gedelegeerde instantie gedelegeerde taak of taken, in voorkomend geval met inbegrip van de projecten waarvoor de gedelegeerde instantie mag optreden als uitvoerend orgaan als bedoeld in artikel 8;”.
Artikel 14 wordt vervangen door:
1.
Om het in artikel 59, lid 5, tweede alinea, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad^(*) bedoelde advies te kunnen uitbrengen, verricht de auditinstantie systeemaudits, audits van uitgaven en audits van rekeningen.

2.
Bij systeemaudits wordt nagegaan of het beheer- en controlesysteem van de verantwoordelijke instantie doeltreffend heeft gefunctioneerd, zodat het redelijke zekerheid verschaft dat de in het overeenkomstig artikel 44 van Verordening (EU) nr. 514/2014 bij de Commissie ingediende verzoek om betaling van het jaarlijkse saldo opgenomen financiële gegevens wettig en regelmatig zijn.
Op basis van deze systeemaudits gaat de auditinstantie na of de in de bijlage bij Uitvoeringsverordening (EU) 2015/378 van de Commissie^(**) genoemde belangrijke vereisten in acht zijn genomen en of de verantwoordelijke instantie nog aan de in bijlage I bij deze verordening vastgestelde aanwijzingscriteria voldoet.
3.
Audits van uitgaven worden voor elk begrotingsjaar uitgevoerd op een passende steekproef die wordt getrokken uit de financiële gegevens die door de verantwoordelijke instantie geacht worden daarvoor in aanmerking te komen (hierna „de ontwerprekeningen” genoemd) nadat deze al haar in artikel 27 van Verordening (EU) nr. 514/2014 en Uitvoeringsverordening (EU) 2015/840 van de Commissie^(***) genoemde controles heeft afgerond.
De financiële gegevens omvatten alle soorten betalingen die de verantwoordelijke instantie heeft verricht tijdens een begrotingsjaar in de zin van artikel 38 van Verordening (EU) nr. 514/2014, met inbegrip van voorschotten, tussentijdse betalingen, saldobetalingen en betalingen met betrekking tot technische bijstand en operationele ondersteuning. De financiële gegevens omvatten, voor het Fonds voor asiel, migratie en integratie, ook het aantal personen dat is herplaatst, hervestigd, overgebracht of legaal is toegelaten.
Audits van uitgaven:

worden uitgevoerd op basis van bewijsstukken die het auditspoor vormen, en gaan de wettigheid en regelmatigheid van de financiële gegevens in de ontwerprekeningen na;

omvatten in voorkomend geval toetsen ter plaatse van de uitgaven die de begunstigden hebben moeten maken, mutatis mutandis ook voor betalingen verricht in het kader van technische bijstand en operationele ondersteuning;

omvatten in voorkomend geval controle op de inachtneming van de vereisten die zijn vastgesteld voor personen die zijn herplaatst in overeenstemming met Besluiten (EU) 2015/1523 en (EU) 2015/1601 van de Raad, voor personen die zijn hervestigd in overeenstemming met artikel 17 van Verordening (EU) nr. 516/2014, voor personen die zijn overgebracht in overeenstemming met artikel 18 van Verordening (EU) nr. 516/2014 en voor personen die legaal zijn toegelaten in overeenstemming met Besluit (EU) 2015/1601 van de Raad, waarvoor een vast bedrag wordt gevorderd;

gaan de volledigheid en juistheid na van de betalingen aan begunstigden die door de verantwoordelijke instantie zijn geboekt in haar boekhoudsysteem, alsmede de afstemming van het auditspoor op alle niveaus.
Wanneer de auditinstantie in de ontwerprekeningen een foutenpercentage van materieel belang constateert of problemen constateert die een systemisch karakter blijken te vertonen en dus een risico voor andere door het nationale programma gefinancierde projecten kunnen inhouden, zorgt de auditinstantie ervoor dat er een nader onderzoek wordt verricht, zo nodig met aanvullende audits, om de omvang van die problemen vast te stellen. Het materialiteitsniveau bedraagt maximaal 2 % van de Uniebijdrage van de financiële gegevens in de „ontwerprekeningen”.
De auditinstantie doet de verantwoordelijke instantie aanbevelingen voor de nodige corrigerende maatregelen, met inbegrip van, waar passend, forfaitaire financiële correcties overeenkomstig Uitvoeringsverordening (EU) 2015/378 van de Commissie. De auditinstantie doet in het in artikel 14, lid 8, genoemde jaarlijkse controleverslag verslag van de resultaten van de audits van uitgaven en de daarmee samenhangende aanbevelingen en corrigerende maatregelen.
4.
De auditinstantie stelt de methode vast voor de selectie van de passende steekproef (hierna „de steekproefmethode” genoemd) overeenkomstig internationaal aanvaarde auditnormen. Aan de hand van de steekproefmethode kan de auditinstantie het totale foutenpercentage in de „ontwerprekeningen” voor het begrotingjaar schatten.
De auditinstantie documenteert, in het in artikel 14, lid 8, genoemde jaarlijkse controleverslag, haar professionele oordeelsvorming die zij toepaste om de statistische of niet-statistische steekproefmethode en de toepasselijke steekproefparameters vast te leggen. De auditinstantie houdt gegevens bij van de steekproefmethode die gehanteerd is voor de planning-, selectie-, test- en evaluatiefases, om aan te tonen dat de geselecteerde steekproefmethode geschikt is.
Wanneer statistische steekproefmethoden niet kunnen worden gebruikt, mag een niet-statistische steekproefmethode worden gebruikt op grond van de professionele oordeelsvorming van de auditinstantie. Niet-statistische steekproefmethoden voorzien in een aselecte trekking van de steekproefelementen en bestrijken ten minste 10 % van de waarde van de in de „ontwerprekeningen” opgenomen financiële gegevens.
Aan de hand van de steekproefmethode en de omvang van de steekproef die zijn gekozen, kan de auditinstantie conclusies trekken ten aanzien van de totale populatie waaruit de steekproef is getrokken.
Daartoe kan de auditinstantie, in voorkomend geval, de financiële gegevens stratificeren door deze in te delen in strata, waarbij elk stratum een groep van steekproefeenheden met vergelijkbare kenmerken vormt.
Wanneer de auditsteekproef tussentijdse betalingen en/of saldobetalingen tot vereffening van in de rekeningen van de voorafgaande begrotingsjaren opgenomen voorschotten omvat, vallen die voorschotten binnen de omvang van de audit van de uitgaven.
Evenwel worden bij de rapportage in tabel 10.2 „Resultaten van audits van uitgaven” in het in artikel 14, lid 8, genoemde jaarlijkse controleverslag, het foutenpercentage en de auditomvang uitsluitend berekend op basis van de auditsteekproef die getrokken is uit de financiële gegevens in de „ontwerprekeningen” van het lopende begrotingsjaar.
5.
Audits van rekeningen worden uitgevoerd om redelijke zekerheid te verschaffen dat de jaarrekeningen een juist en getrouw beeld geven van de in het verzoek om betaling gerapporteerde financiële gegevens (hierna „de definitieve rekeningen” genoemd) die overeenkomstig artikel 44 van Verordening (EU) nr. 514/2014 door de verantwoordelijke instantie bij de Commissie worden ingediend.
Om vast te stellen of de definitieve rekeningen een juist en getrouw beeld geven, gaat de auditinstantie na of alle financiële gegevens en alle geïnde overheidsbijdragen die voor het begrotingsjaar in de rekeningen van de verantwoordelijke instantie zijn opgenomen, correct zijn geregistreerd in het boekhoudsysteem en overeenkomen met de ondersteunende boekhoudkundige gegevens van de verantwoordelijke instantie. Het is met name de plicht van de auditinstantie om op grond van deze rekeningen:

na te gaan of het totale bedrag van financiële gegevens dat wordt gerapporteerd in het bij de Commissie ingediende verzoek om betaling van het jaarlijkse saldo, overeenstemt met het boekhoudsysteem van de verantwoordelijke instantie en of, in het geval van verschillen, de afgestemde bedragen in de boekhouding toereikend worden toegelicht;

na te gaan of de aan het eind van het begrotingsjaar geschrapte en teruggevorderde bedragen, terug te vorderen bedragen en oninbare bedragen overeenstemmen met de bedragen die zijn opgenomen in het boekhoudsysteem van de verantwoordelijke instantie en worden gestaafd door gedocumenteerde beslissingen van de verantwoordelijke instantie;

zich ervan te vergewissen dat de verantwoordelijke instantie de administratieve controles, operationele controles en controles ter plaatse in overeenstemming met artikel 27 van Verordening (EU) nr. 514/2014 en Uitvoeringsverordening (EU) 2015/840 van de Commissie heeft verricht.

De onder a), b) en c) bedoelde controles kunnen steekproefsgewijs worden uitgevoerd.
Op basis van het totale foutenpercentage dat is bepaald aan de hand van de audits van uitgaven en de resultaten van de audit van de rekeningen, berekent de auditinstantie het restfoutenpercentage ten einde het in artikel 59, lid 5, tweede alinea, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 bedoelde advies te kunnen geven. De berekening van het restfoutenpercentage wordt gedocumenteerd in het in lid 8 bedoelde jaarlijkse controleverslag.
6.
Indien, nadat de auditinstantie alle auditwerkzaamheden heeft afgerond, haar bevindingen wijzen op tekortkomingen van materieel belang in het daadwerkelijke functioneren van de beheer- en controlesystemen van de verantwoordelijke instantie, doet de auditinstantie het volgende:

zij beoordeelt de financiële impact van deze tekortkomingen overeenkomstig Uitvoeringsverordening (EU) 2015/378 van de Commissie;

zij doet de verantwoordelijke instantie passende aanbevelingen voor corrigerende en preventieve maatregelen;

zij monitort de tenuitvoerlegging door de verantwoordelijke instantie van de in punt b) bedoelde maatregelen en beoordeelt of er een actieplan is vastgesteld om het daadwerkelijke functioneren van de beheer- en controlesystemen te herstellen.
7.
Overeenkomstig artikel 3, lid 2, doet de auditinstantie verslag van haar bevindingen aan de aanwijzende instantie, waarbij zij onder andere meedeelt of de verantwoordelijke instantie volgens haar nog aan de aanwijzingscriteria voldoet.

8.
De auditinstantie zorgt ervoor dat alle informatie met betrekking tot haar in de leden 1 tot en met 7 bedoelde auditwerkzaamheden naar behoren aan de Commissie wordt gerapporteerd. Daartoe stelt de auditinstantie een jaarlijks controleverslag op waarin de voornaamste bevindingen van haar auditwerkzaamheden worden uiteengezet. Dit jaarlijkse controleverslag wordt opgesteld in overeenstemming met het model in de bijlage bij deze verordening en wordt de Commissie gezonden via het systeem voor elektronische gegevensuitwisseling als bedoeld in artikel 2 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 802/2014 van de Commissie. Het jaarlijkse controleverslag wordt de Commissie toegezonden uiterlijk drie werkdagen nadat de verantwoordelijke autoriteit het verzoek tot het voldoen van het jaarlijkse saldo in overeenstemming met artikel 44 van Verordening (EU) nr. 514/2014 heeft ingediend.
Een nieuwe bijlage II wordt toegevoegd.

Artikel 2

Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in de lidstaten overeenkomstig de Verdragen.

Gedaan te Brussel, 16 mei 2018.

Voor de Commissie

De voorzitter

Jean-Claude Juncker

BIJLAGE

„
BIJLAGE II

Model voor het jaarlijkse controleverslag
Jaarlijks controleverslag [FONDS]

1) INLEIDING

Dit deel moet de volgende informatie bevatten:

Identificatie van de verantwoordelijke auditinstantie en andere organen die betrokken zijn geweest bij de opstelling van het verslag.

Referentieperiode (d.w.z. het begrotingsjaar⁽¹⁾).

2) NALEVING VAN DE AANWIJZINGSCRITERIA EN BELANGRIJKE WIJZIGINGEN IN BEHEER- EN CONTROLESYSTE(E)M(EN) (indien van toepassing)

Dit deel moet de volgende informatie bevatten:

Nadere gegevens over alle belangrijke wijzigingen in de beheer- en controlesystemen met betrekking tot de verantwoordelijkheden van bevoegde autoriteiten (met inbegrip van, in voorkomend geval, het delegeren van taken), de datum waarop die wijzigingen zijn ingegaan, alsmede de gevolgen van deze wijzigingen voor de auditwerkzaamheden.

Op basis van de auditwerkzaamheden door de auditinstantie, bevestiging van de vraag of het beheer- en controlesysteem nog steeds voldoet aan de aanwijzingscriteria die zijn vastgesteld in artikel 2 van en bijlage I bij Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1042/2014 van de Commissie.

Informatie over de verslaggeving aan de aanwijzende instantie over de inachtneming door de verantwoordelijke instantie van de aanwijzingscriteria die zijn vastgesteld in artikel 2, lid 2, van en bijlage I bij Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1042/2014 van de Commissie.

3) WIJZIGINGEN IN DE AUDITSTRATEGIE

Dit deel moet de volgende informatie bevatten:

Nadere gegevens over de wijzigingen die aan de auditstrategie zijn aangebracht, en een verklaring voor de redenen voor die wijzigingen, met name nadere gegevens over wijzigingen in de steekproefmethode voor audits van uitgaven (zie deel 5).

4) SYSTEEMAUDITS

Dit deel moet de volgende informatie bevatten:

Nadere gegevens van de organen die systeemaudits hebben uitgevoerd om na te gaan of het beheer- en controlesysteem van het fonds afdoende heeft gefunctioneerd (zoals bepaald in artikel 14, lid 2, van Verordening (EU) nr. 1042/2014).

Met betrekking tot tabel 10.1 „Resultaten van systeemaudits” dat aan het jaarlijkse controleverslag is gehecht: een beschrijving van de voornaamste bevindingen en conclusies van systeemaudits op het gebied van belangrijke vereisten.

Vermelding of geconstateerde problemen als systemisch van aard worden beschouwd, kwantificering van de onregelmatige financiële gegevens en toepasselijke financiële correcties om die systeemfouten aan te pakken, met inbegrip van daarmee samenhangende financiële correcties, overeenkomstig artikel 46 van Verordening (EU) nr. 514/2014 en Uitvoeringsverordening (EU) 2015/378.

Informatie over de follow-up van auditaanbevelingen naar aanleiding van systeemaudits in voorgaande jaren.

5) AUDITS VAN UITGAVEN

Dit deel moet de volgende informatie bevatten:

Nadere gegevens van de organen die de audits van de uitgaven hebben uitgevoerd (zoals bepaald in artikel 14, leden 3 en 4, van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1042/2014 van de Commissie).

Beschrijving van de toegepaste steekproefmethode, met vermelding van de gebruikte steekproefparameters⁽²⁾ en de onderliggende berekeningen en de professionele oordeelsvorming toegepast op de steekproefselectie⁽³⁾, de berekening van het totale foutenpercentage (met in voorkomend geval de stratificatie) en informatie over de vraag of de methode in overeenstemming is met de auditstrategie. Indien stratificatie wordt toegepast, moeten de strataparameters worden beschreven.

Analyse van de belangrijkste resultaten van de audits van de uitgaven, met vermelding van het aantal gecontroleerde steekproefobjecten, het desbetreffende bedrag en het type gecontroleerde financiële gegevens, de aard⁽⁴⁾ en het soort⁽⁵⁾ geconstateerde fouten en de door de auditinstantie voorgestelde toepasselijke corrigerende maatregelen (met inbegrip van de maatregelen om vergelijkbare fouten in de toekomst te vermijden, financiële correcties voor de geconstateerde individuele onregelmatigheden, alsmede geëxtrapoleerde of forfaitaire financiële correcties⁽⁶⁾). Indien stratificatie wordt toegepast, moet per stratum verdere informatie worden gegeven in dit deel en een overzicht daarvan worden opgenomen in tabel 10.2 „Resultaten van audits van uitgaven” die aan het jaarlijkse controleverslag is gehecht.

Indien de auditsteekproef tussentijdse betalingen en/of saldobetalingen tot vereffening van in de rekeningen van de voorafgaande begrotingsjaren opgenomen voorschotten omvat, moeten het bedrag van de binnen de omvang van de audit van uitgaven vallende voorschotten, de geconstateerde fouten en de toepasselijke financiële correcties met betrekking tot die voorschotten worden weergegeven in tabel 10.3 „Resultaten van de audits van de aanvullende uitgaven” die aan het jaarlijkse controleverslag is gehecht.

Toelichting over de wijze waarop de in tabel 10.2 gegeven foutenpercentages zijn berekend en, in voorkomend geval, informatie over de audits van de aanvullende uitgaven die in tabel 10.3 worden gegeven.

Informatie over de vraag of de bij de audits van de uitgaven geconstateerde onregelmatigheden als systemisch worden beschouwd en dus een risico voor andere betalingen inhouden, met inbegrip van de kwantificering van de impact ervan op de populatie en de daarmee samenhangende financiële correcties.

Informatie over de stand van uitvoering door de verantwoordelijke instantie van de corrigerende maatregelen, met inbegrip van de financiële correcties die zijn voorgesteld door de auditinstantie naar aanleiding van de audits van uitgaven vóór het indienen van de „definitieve rekeningen” bij de Commissie. Eventuele afwijkingen tussen de door de auditinstantie voorgestelde correcties en de door de verantwoordelijke instantie ten uitvoer gelegde correcties dienen te worden gemeld.

Informatie over de follow-up van audits van uitgaven die in voorgaande jaren zijn uitgevoerd, met name met betrekking tot tekortkomingen van systemische aard.

6) AUDITS VAN REKENINGEN

Dit deel moet de volgende informatie bevatten:

Nadere gegevens van de organen die de audits van rekeningen hebben uitgevoerd (zoals bepaald in artikel 14, lid 5, van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1042/2014 van de Commissie).

Beschrijving van de auditbenadering die is gehanteerd bij de controle van de financiële gegevens in de rekeningen gevoegd bij het door de verantwoordelijke instantie overeenkomstig artikel 14, lid 5, van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1042/2014 van de Commissie ingediende verzoek om betaling van het jaarlijkse saldo. Deze dient ook een verwijzing te omvatten naar de auditwerkzaamheden die zijn uitgevoerd in het kader van de systeemaudits (nader beschreven in deel 4) en de audits van uitgaven (nader beschreven in deel 5) die relevant zijn voor de vereiste betrouwbaarheidsverklaring ten aanzien van de rekeningen.

Conclusies van de audit van rekeningen met betrekking tot de juistheid en getrouwheid van de financiële gegevens in de rekeningen gevoegd bij het door de verantwoordelijke instantie ingediende verzoek om betaling van het jaarlijkse saldo, alsmede de financiële correcties die zijn uitgevoerd en weergegeven in de rekeningen naar aanleiding van die audits.

Vermelding of geconstateerde onregelmatigheden als systemisch van aard worden beschouwd, en vermelding van de genomen toepasselijke corrigerende maatregelen.

7) COÖRDINATIE TUSSEN AUDITORGANEN EN TOEZICHTHOUDENDE WERKZAAMHEDEN DOOR DE AUDITINSTANTIE (voor zover van toepassing)

Dit deel moet de volgende informatie bevatten:

Beschrijving van de procedure voor de coördinatie tussen de auditinstantie en alle auditorganen die audits uitvoeren overeenkomstig artikel 13 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1042/2014 van de Commissie, voor zover van toepassing.

Beschrijving van de procedure voor toezicht en kwaliteitscontrole die door de auditinstantie wordt toegepast op de door dergelijke auditorganen uitgevoerde auditwerkzaamheden.

8) OVERIGE INFORMATIE

Dit deel moet de volgende informatie bevatten:

In voorkomend geval, informatie over gerapporteerde fraude en vermoedens van fraude geconstateerd bij de door de auditautoriteit uitgevoerde audits (met inbegrip van de gevallen die door andere nationale of EU-organen zijn gerapporteerd en betrekking hebben op concrete acties die door de auditinstantie zijn gecontroleerd), samen met de genomen maatregelen.

In voorkomend geval, daaropvolgende gebeurtenissen die zich hebben voorgedaan na de indiening van de „ontwerprekeningen” voor het begrotingsjaar bij de auditautoriteit en vóór toezending van het daarmee samenhangende jaarlijkse controleverslag aan de Commissie, die relevant kunnen zijn voor het door de auditinstantie uitgebrachte advies. Met name dienen afwijkingen tussen de door de verantwoordelijke instantie in de „ontwerprekeningen” gepresenteerde financiële gegevens (d.w.z. de populatie waaruit de auditsteekproef is getrokken⁽⁷⁾) en de bij de Commissie ingediende definitieve rekeningen te worden gemeld en toegelicht.

9) ALGEHELE MATE VAN BETROUWBAARHEID

9.1 Vermelding van de algehele mate van betrouwbaarheid ten aanzien van de goede werking van het beheer- en controlesysteem⁽⁸⁾ en toelichting over de manier waarop die mate van betrouwbaarheid is verkregen uit de combinatie van de resultaten van de systeemaudits, de audits van uitgaven en de audits van rekeningen. Waar relevant moet de auditinstantie ook rekening houden met de resultaten van auditwerkzaamheden die zijn uitgevoerd door andere nationale of EU-auditorganen die een effect kunnen hebben op de voor het begrotingsjaar gerapporteerde financiële gegevens.

9.2 Beoordeling van remediërende en corrigerende maatregelen die zijn uitgevoerd door de verantwoordelijke instantie, zoals financiële correcties, en een vermelding of aanvullende corrigerende maatregelen nodig zijn, uit zowel systemisch als financieel oogpunt.

10) BIJLAGEN BIJ HET JAARLIJKSE CONTROLEVERSLAG

10.1 Resultaten van de systeemaudits (model hieronder)

10.2 Resultaten van de audits van uitgaven (model hieronder)

10.3 Resultaten van de audits van aanvullende uitgaven (model hieronder)

10.1 Resultaten van de systeemaudits

Gecontroleerde entiteit (bijv. verantwoordelijke instantie, gedelegeerde instantie enz.)

Titel audit

Datum definitieve auditverslag

Belangrijke vereisten (BV) (indien van toepassing)

[zoals gedefinieerd in tabel 1 — bijlage I bij Uitvoeringsverordening (EU) 2015/378 van de Commissie]

BV 1

BV 2

BV 3

BV 4

BV 5

BV 6

BV 7

BV 8

BV 9

Algehele beoordeling (categorie 1, 2, 3, 4) (zoals gedefinieerd in tabel 2 — bijlage I bij Uitvoeringsverordening (EU) 2015/378 van de Commissie)

Opmerkingen

⁽¹⁾

⁽¹⁾

⁽¹⁾

⁽¹⁾

⁽¹⁾

⁽¹⁾

⁽¹⁾

⁽¹⁾

⁽¹⁾

⁽¹⁾

⁽¹⁾

⁽¹⁾

⁽¹⁾

⁽¹⁾

⁽¹⁾

⁽¹⁾

⁽¹⁾

⁽¹⁾

10.2 Resultaten van de audits van uitgaven

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

Fonds/type betaling (¹)

Bedrag in EUR dat overeenstemt met (sub)populatie in „ontwerprekeningen” waaruit de steekproef is getrokken (²)

Auditsteekproef (in EUR) (³)

Auditsteekproef (als % populatie) [D = C/B]

Bedrag fouten door auditinstantie in steekproef geconstateerd (in EUR) (⁴)

Foutenpercentage (%) in steekproef

[F = E/C] (⁴)

Totale foutenpercentage in populatie (⁵)

Totale fouten in populatie (in EUR)

[H = G * B]

Financiële correcties

(in EUR) uitgevoerd door verantwoordelijke instantie als gevolg van totale foutenpercentage (⁶)

Restfoutenpercentage (⁷)

[J = (H – I)/B]

Opmerkingen

Strata (indien van toepassing) (¹)

Totaal (A)

Totaal (B)

Bedrag (EUR)

%

10.3 Resultaten van audits van aanvullende uitgaven (⁸)

K

L

M

N

O

Beschrijving

Fonds/project/betalingskenmerk nr.

Gecontroleerde aanvullende uitgaven (³)

Bedrag fouten in gecontroleerde aanvullende uitgaven (⁴)

Financiële correcties door verantwoordelijke instantie toegepast op gecontroleerde aanvullende uitgaven (⁶)

Opmerkingen

Uitgaven voor voorschotten of saldobetalingen opgenomen in aselecte/statistische steekproef

Andere (beschrijf) …

(¹) Indien de financiële gegevens (d.w.z. de auditpopulatie) in verschillende strata zijn verdeeld (bijv. voorschotten, tussentijdse betalingen of saldobetalingen, andere), moet de informatie in voorkomend geval per stratum worden opgegeven. Eén lijn per stratum en het jaarlijkse controleverslag moet in deel 5 een beschrijving van de strataparameters bevatten.

(²) Kolom B moet de te controleren populatie betreffen, d.w.z. de „ontwerprekeningen” die alle betalingen omvatten die de verantwoordelijke instantie heeft gedaan in het lopende begrotingsjaar waaruit de steekproef is getrokken.

(³) Wanneer de uit het lopende begrotingsjaar getrokken auditsteekproef tussentijdse betalingen en/of saldobetalingen tot vereffening van in de rekeningen van de voorafgaande begrotingsjaren opgenomen voorschotten omvat, moeten die voorschotten binnen de omvang van de audit van uitgaven vallen voor de in de steekproef opgenomen tussentijdse betalingen en/of de saldobetaling.
Voor verslaggevingsdoeleinden moeten echter alleen de in de steekproef opgenomen tussentijdse betalingen of saldobetalingen uit de ontwerprekeningen van het lopende begrotingsjaar worden gerapporteerd in tabel 10.2 (kolom C) en in aanmerking worden genomen voor het berekenen van de auditomvang voor het lopende begrotingsjaar (kolom D).
Het „bedrag van de voorschotten” vereffend met tussentijdse betalingen en/of eindbetalingen en gecontroleerd binnen de omvang van audits van uitgaven moet worden gerapporteerd in tabel 10.3, kolom M. Zie ook voetnoot 8.

(⁴) De auditinstantie moet de in de steekproef geconstateerde fouten (als bedragen en als percentage van de steekproef) rapporteren voordat financiële correcties worden toegepast door de verantwoordelijke instantie als gevolg van de door de auditinstantie uitgevoerde auditwerkzaamheden.
Alleen het bedrag van fouten met betrekking tot de gecontroleerde tussentijdse betalingen of eindbetalingen uit de ontwerprekeningen van het lopende begrotingsjaar moeten in aanmerking worden genomen bij het berekenen en rapporteren van het bedrag van de fouten en het foutenpercentage in tabel 10.2, kolommen E en F.
Het bedrag aan geconstateerde fouten die een effect hebben op het vereffende „bedrag aan voorschotten”, dient te worden gerapporteerd in tabel 10.3, kolom N.

(⁵) Het totale foutenpercentage in de populatie is de schatting van de auditinstantie voor het totale foutenpercentage in de „ontwerprekeningen” voor het lopende begrotingsjaar. Het totale foutenpercentage moet worden berekend voordat financiële correcties worden toegepast door de verantwoordelijke instantie.
De auditinstantie moet in deel 5 van het jaarlijkse controleverslag de methode beschrijven die is gebruikt voor het schatten van het totale foutenpercentage, alsmede de onderliggende berekeningen (met inbegrip van, in voorkomend geval, informatie over stratificatie). In beginsel is het totale foutenpercentage de som van de geprojecteerde toevalsfouten en, in voorkomend geval, het totale bedrag aan systeemfouten in de populatie en de niet-gecorrigeerde atypische fouten, gedeeld door de populatie.

(⁶) In kolom I worden de financiële correcties gemeld die de verantwoordelijke instantie uitsluitend op de te controleren populatie heeft uitgevoerd, d.w.z. de „ontwerprekeningen” voor het lopende begrotingsjaar waaruit de steekproef is getrokken.
Financiële correcties met betrekking tot het vereffende „bedrag aan voorschotten” moeten worden gerapporteerd in tabel 10.3, kolom O.

(⁷) In kolom J moet het restfoutenpercentage in de rekeningen worden gemeld nadat de verantwoordelijke instantie de financiële correcties voor uitsluitend het lopende begrotingsjaar heeft toegepast.
Niet-gecorrigeerde fouten in het vereffende „bedrag aan voorschotten” mogen niet in de berekening van het restfoutenpercentage voor de rekeningen van het lopende begrotingsjaar worden opgenomen.

(⁸) In tabel 10.3 moet de auditinstantie de resultaten rapporteren van audits uitgevoerd op andere items dan de bedragen uit de steekproef gerapporteerd in tabel 10.2. Indien de auditinstantie van mening is dat verdere audits moeten worden uitgevoerd (bijv. risicogebaseerde audits, audits over negatieve betalingen of betalingen 0), dienen ook de resultaten van deze aanvullende audits in tabel 10.3 te worden gepresenteerd.

”

K	L	M	N	O
Beschrijving	Fonds/project/betalingskenmerk nr.	Gecontroleerde aanvullende uitgaven (³)	Bedrag fouten in gecontroleerde aanvullende uitgaven (⁴)	Financiële correcties door verantwoordelijke instantie toegepast op gecontroleerde aanvullende uitgaven (⁶)	Opmerkingen
Uitgaven voor voorschotten of saldobetalingen opgenomen in aselecte/statistische steekproef
Andere (beschrijf) …

BIJLAGE II

Model voor het jaarlijkse controleverslagJaarlijks controleverslag [FONDS]

1) INLEIDING

2) NALEVING VAN DE AANWIJZINGSCRITERIA EN BELANGRIJKE WIJZIGINGEN IN BEHEER- EN CONTROLESYSTE(E)M(EN) (indien van toepassing)

3) WIJZIGINGEN IN DE AUDITSTRATEGIE

4) SYSTEEMAUDITS

5) AUDITS VAN UITGAVEN

6) AUDITS VAN REKENINGEN

7) COÖRDINATIE TUSSEN AUDITORGANEN EN TOEZICHTHOUDENDE WERKZAAMHEDEN DOOR DE AUDITINSTANTIE (voor zover van toepassing)

8) OVERIGE INFORMATIE

9) ALGEHELE MATE VAN BETROUWBAARHEID

10) BIJLAGEN BIJ HET JAARLIJKSE CONTROLEVERSLAG

Model voor het jaarlijkse controleverslag
Jaarlijks controleverslag [FONDS]