Besluit van de Europese Ombudsman tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen

De Europese Ombudsman aanvaardt klachten die schriftelijk worden ingediend. De Europese Ombudsman neemt passende maatregelen om personen met een handicap te helpen bij de uitoefening van hun recht om een klacht in te dienen.

De indiener van de klacht geeft aan welke daarin vervatte informatie hij of zij als vertrouwelijk beschouwt. Wanneer de indiener van de klacht informatie als vertrouwelijk aanmerkt, weerhoudt dit de Europese Ombudsman er niet van om de informatie, in het kader van een onderzoek, aan de betrokken instelling mee te delen. De Europese Ombudsman deelt de instelling mee welke informatie de indiener van de klacht als vertrouwelijk heeft aangemerkt.

In voorkomend geval kan de Europese Ombudsman een klacht, met instemming van de indiener ervan, overdragen aan een andere bevoegde instantie.

De Europese Ombudsman behandelt klachten in alle officiële talen en werktalen van de instellingen van de Europese Unie⁽²⁾. De Europese Ombudsman communiceert met de indiener van een klacht in de taal waarin die klacht is opgesteld, tenzij de indiener ermee instemt berichten te ontvangen in een andere officiële taal of werktaal van de instellingen van de Europese Unie.

De Europese Ombudsman gaat overeenkomstig artikel 2, lid 4, van het statuut na of een klacht al dan niet ontvankelijk is. Het secretariaat kan de indiener van de klacht verzoeken nadere informatie of documenten te verstrekken, om de Europese Ombudsman in staat te stellen een besluit ter zake te nemen.

Indien een klacht niet-ontvankelijk is, stelt de Europese Ombudsman de indiener daarvan in kennis en wordt het dossier over de klacht afgesloten.

Als de Europese Ombudsman oordeelt dat er gronden zijn om een ontvankelijke klacht te behandelen, wordt er een onderzoek ingesteld. Indien de Europese Ombudsman van oordeel is dat er geen gronden zijn voor een onderzoek, alsook in het geval van een kennelijk ongegronde klacht, stelt de Europese Ombudsman de indiener van de klacht daarvan in kennis en wordt het dossier over de klacht afgesloten.

Waar gepast kan de Europese Ombudsman de betrokken instelling in kennis stellen van niet-ontvankelijke klachten of klachten waarbij het volgens de Europese Ombudsman ontbreekt aan gronden voor een onderzoek.

Overeenkomstig artikel 2 van het statuut kan de Europese Ombudsman, indien dit passend wordt geacht, ervoor zorgen dat een klacht met voorrang wordt behandeld. Daarbij wordt rekening gehouden met de bijzondere aard van de klacht, bijvoorbeeld wanneer die betrekking heeft op klokkenluiden of intimidatie.

De Europese Ombudsman behandelt beledigende berichten en klachten waarbij sprake is van proceduremisbruik conform de hiertoe vastgestelde richtsnoeren, die op de website van de Europese Ombudsman worden gepubliceerd.

Wanneer de Europese Ombudsman gronden vindt voor het instellen van een onderzoek, bepaalt de Europese Ombudsman welke beweringen van de indiener van de klacht deel uitmaken van de reikwijdte van dit onderzoek.

De Europese Ombudsman kan de betrokken instelling vragen antwoord te geven op die beweringen. De Europese Ombudsman kan de betrokken instelling eveneens vragen in haar antwoord haar standpunt uiteen te zetten over specifieke aspecten van de beweringen en over specifieke kwesties die in de klacht naar voren komen of hiermee samenhangen.

Op verzoek van de Europese Ombudsman verstrekken instellingen informatie — onder meer in de vorm van documenten — ten behoeve van een onderzoek in overeenstemming met artikel 5 van het statuut. Het onderzoeksteam van de Europese Ombudsman kan de informatie onderzoeken en de documenten bestuderen in de gebouwen van de betrokken instelling of langs elektronische weg. Gerubriceerde EU-informatie wordt in de gebouwen van de betrokken instelling ter beschikking gesteld, tenzij met de Europese Ombudsman een andere regeling is overeengekomen.

De instelling dient haar antwoord betreffende de in de leden 2 en 3 bedoelde aangelegenheden in binnen een door de Europese Ombudsman gespecificeerde termijn van in de regel niet langer dan drie maanden. De precieze termijn voor het antwoord moet redelijk zijn, rekening houdend met de complexiteit en urgentie van het onderzoek. Indien de Europese Ombudsman van oordeel is dat het onderzoek van algemeen belang is, wordt de antwoordtermijn zo kort gehouden als redelijkerwijs mogelijk is. Als de betrokken instelling geen antwoord kan geven binnen de vastgestelde termijn, doet zij een gemotiveerd verzoek tot verlenging daarvan.

De Europese Ombudsman kan de betrokken instelling verzoeken een ontmoeting met het onderzoeksteam van de Europese Ombudsman te organiseren om kwesties te verduidelijken die binnen de reikwijdte van het onderzoek vallen.

Overeenkomstig artikel 7 van het statuut kan de Europese Ombudsman ambtenaren of andere personeelsleden van een instelling horen.

De Europese Ombudsman kan een lidstaat, in het kader van een onderzoek, via de permanente vertegenwoordiging van die lidstaat om informatie of documenten verzoeken in verband met het vermeende wanbeheer van een instelling, volgens de bepalingen die zijn uiteengezet in het statuut.

Ingeval een instelling of een lidstaat overeenkomstig lid 2, lid 3, lid 5 of lid 7 informatie of documenten aan de Europese Ombudsman verstrekt, wordt daarop duidelijk aangegeven wanneer het om gerubriceerde EU-informatie of andere vertrouwelijk beschouwde informatie gaat. De Europese Ombudsman maakt deze informatie niet openbaar, noch aan de indiener van de klacht noch aan het publiek, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de betrokken instelling of de bevoegde autoriteit van de betrokken lidstaat. De Europese Ombudsman behandelt gerubriceerde EU-informatie overeenkomstig de regels die zijn vastgelegd in het statuut en in het besluit van de Europese Ombudsman betreffende beveiligingsvoorschriften en -procedures voor de toegang tot gerubriceerde EU-informatie.

Op verzoek van de Europese Ombudsman verstrekken de instellingen hun antwoorden in de taal van de klacht. Indien nodig kan de Europese Ombudsman de instellingen verzoeken kopieën van relevante documenten te verstrekken in de taal waarin de klacht is ingediend. Bij een dergelijk verzoek kijkt de Europese Ombudsman naar de behoeften van de klager en worden de middelen van de instellingen redelijkerwijs in aanmerking genomen.

Documenten of inlichtingen die tijdens een onderzoek van een instelling of lidstaat zijn verkregen en die door die instelling of lidstaat als vertrouwelijk zijn aangemerkt, met inbegrip van gerubriceerde EU-informatie, worden door de Europese Ombudsman slechts bewaard zolang het onderzoek loopt en de termijn voor de behandeling van een verzoek tot herziening overeenkomstig artikel 9, lid 3, nog niet is verstreken. Deze documenten of inlichtingen worden vernietigd nadat het onderzoek is afgesloten en de termijn voor de behandeling van een eventueel verzoek tot herziening is verstreken. De Europese Ombudsman kan instellingen of lidstaten verzoeken dergelijke documenten of inlichtingen nog gedurende ten minste vijf jaar te bewaren nadat zij ervan in kennis worden gesteld dat de Europese Ombudsman deze documenten of inlichtingen zelf niet langer bewaart.

Indien een instelling of lidstaat de Europese Ombudsman de in de leden 2, 3, 5 en 7 beschreven bijstand niet verleent, herinnert de Europese Ombudsman de betrokken instelling of lidstaat eraan waarom die bijstand noodzakelijk is. Indien de zaak, na bespreking met de betrokken instelling of lidstaat, niet naar tevredenheid van de Europese Ombudsman kan worden opgelost, kan de Europese Ombudsman het Europees Parlement hiervan in kennis stellen, dat vervolgens de nodige stappen onderneemt.

De Europese Ombudsman kan de indiener van de klacht of een derde in het kader van het onderzoek vragen om informatie of documenten te verstrekken of om de reeds verstrekte informatie of documenten te verduidelijken. Onverminderd artikel 5, lid 8, van het statuut kan de Europese Ombudsman de indiener van de klacht in voorkomend geval om zijn of haar mening vragen over het standpunt van de instelling. De Europese Ombudsman kan ook een ontmoeting met de indiener van de klacht aanvragen om kwesties te verduidelijken die binnen de reikwijdte van het onderzoek vallen. De Europese Ombudsman kan een onderzoek afsluiten als de indiener van de klacht geen gehoor geeft aan een verzoek om informatie te verstrekken die nodig is om het onderzoek tot een goed einde te brengen.

De Europese Ombudsman kan studies laten uitvoeren of deskundigenverslagen laten opstellen die relevant worden geacht voor de uitoefening van het mandaat van de Europese Ombudsman, onder meer in de in artikel 2, lid 6, van het statuut genoemde gevallen.

Indien de Europese Ombudsman van oordeel is dat een klacht kan worden opgelost, probeert de Europese Ombudsman met de betrokken instelling tot een oplossing te komen om het wanbeheer te verhelpen.

De betrokken instelling antwoordt op de door de Europese Ombudsman voorgestelde oplossing binnen een gespecificeerde termijn van in de regel niet langer dan drie maanden. De precieze termijn voor het antwoord moet redelijk zijn, rekening houdend met de complexiteit en urgentie van het onderzoek. Indien de Europese Ombudsman van oordeel is dat het onderzoek van algemeen belang is, wordt de antwoordtermijn zo kort gehouden als redelijkerwijs mogelijk is. Als de betrokken instelling geen antwoord kan geven binnen de vastgestelde termijn, doet zij een gemotiveerd verzoek tot verlenging daarvan.

Na ontvangst van het antwoord van de betrokken instelling, brengt de Europese Ombudsman de indiener van de klacht op de hoogte van de voorgestelde oplossing en het antwoord van de instelling op dat voorstel. De indiener van de klacht kan binnen een maand opmerkingen indienen bij de Europese Ombudsman.