Voorstel voor een Verordening (EG) van de Raad tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1628/96 betreffende de steun aan Bosnië-Herzegovina, Kroatië, de Federale Republiek Joegoslavië en de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië, met name wat de oprichting van het Europees Bureau voor Wederopbouw betreft

Voorstel voor een verordening (EG) van de Raad tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1628/96 betreffende de steun aan Bosnië-Herzegovina, Kroatië, de Federale Republiek Joegoslavië en de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië, met name wat de oprichting van het Europees Bureau voor Wederopbouw betreft

(2000/C 021 E/05)

COM(1999) 312 def. - 1999/0132(CNS)

(Door de Commissie ingediend op 7 juli 1999)

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name op artikel 308,

Gezien het voorstel van de Commissie,

Gezien het advies van het Europees Parlement,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Zodra de omstandigheden veilig zijn en gezien de Resolutie van de Veiligheidsraad van de Verenigde Naties van 10 juni 1999, dient met spoed een grootschalig programma voor de wederopbouw ten uitvoer te worden gelegd, waarin tevens begeleidende maatregelen in verband met de hervestiging van de vluchtelingen en de economische heropleving van Kosovo zijn begrepen.

(2) De Europese Raad heeft in zijn bijeenkomst van 3 en 4 juni 1999 te Keulen bevestigd dat de Europese Unie vastbesloten is bij de inspanningen voor de wederopbouw van Kosovo een voorname rol te vervullen.

(3) De Europese Raad heeft nadrukkelijk gewezen op zijn vastbeslotenheid de landen in deze regio nader te brengen bij het vooruitzicht van een volledige integratie in de structuur van de Europese Unie in het raam van het stabiliteitspact voor Zuidoost-Europa tot de versterking van de vrede, de stabiliteit en de welvaart in de regio, alsmede tot de samenwerking tussen de betrokken landen zal bijdragen.

(4) In het stabiliteitspact wordt de rol van de Europese Unie onderstreept op het vlak van de versterking van de democratische en economische instellingen in de regio in het kader van bepaalde programma's.

(5) De doelstellingen voor deze regio kunnen niet zonder wederopbouw als eerste stap op de weg naar economisch herstel en economische, sociale en institutionele ontwikkeling worden verwezenlijkt.

(6) De Europeese Raad heeft de bereidheid van de Europese Unie bevestigd om aan de inspanningen voor de wederopbouw van de regio een aanzienlijke bijdrage te leveren.

(7) Grootschalige hulpprogramma's, zoals die welke nodig zijn voor de wederopbouw van Kosovo, kunnen niet worden uitgevoerd zonder in de passende middelen en mechanismen te voorzien.

(8) De Europese Raad heeft de Commissie verzocht per prioriteit voorstellen te doen betreffende de organisatie van de steun betreffende de beoogde wederopbouw en in het bijzonder betreffende de passende middelen en mechanismen voor het opzetten van een dergelijk programma.

(9) Verordening (EG) nr. 1628/96 van de Raad(1), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 851/98(2), voorziet met name in de doelstellingen, de mechanismen en de instrumenten voor de wederopbouw van de onder genoemde verordening vallende gebieden, waaronder Kosovo.

(10) De wederopbouw van Kosovo komt naast de humanitaire hulp en vergt op korte termijn uitvoering van een groot aantal projecten van geringe omvang, begeleidende maatregelen in verband met de terugkeer van de vluchtelingen, en het optreden van een groot aantal deskundigen op zeer uiteenlopende gebieden.

(11) De programma's voor de wederopbouw dienen op basis van passende voorschriften en procedures te worden beheerd, ter voorkoming van vertraging bij de uitvoering van de eerste fase van het programma, zoals in het geval van Bosnië-Herzegovina is geschied, hetgeen voornamelijk aan de logge procedures en de rigiditeit van het reglementaire raamwerk was te wijten.

(12) Een communautair Bureau biedt voordelen op het stuk van efficiëntie, snelheid en zichtbaarheid van het gemeenschappelijk optreden.

(13) De Europese Raad heeft de Commissie verzocht voorstellen te doen voor de oprichting van een Bureau dat met de tenuitvoerlegging van de communautaire wederopbouwprogramma's wordt belast.

(14) Verordening (EG) nr. 1628/96 dient te worden gewijzigd, teneinde deze aan de specifieke behoeften in verband met de wederopbouw van Kosovo aan te passen, in het bijzonder door daarin bepalingen op te nemen inzake de oprichting en de functionering van een met de tenuitvoerlegging van de communautaire wederopbouwprogramma's belast Bureau.

(15) Dat Bureau moet kunnen worden belast met de tenuitvoerlegging van de programma's waartoe de Commissie heeft besloten.

(16) De wederopbouwprogramma's moeten ter plaatse beheerd worden en het verdient derhalve aanbeveling het Bureau in Pristina te vestigen en tevens dient erin te worden voorzien dat het om operationele redenen in Skopje en op andere plaatsen in de regio aanwezig kan zijn.

(17) De taakomschrijving van het Bureau dient het Bureau in de gelegenheid te stellen om het beheer van de programma's van andere donoren die tot de wederopbouw van de regio bijdragen, op zich te nemen.

(18) De Commissie ziet toe op de coördinatie, wat de bijstand voor de wederopbouw betreft, met de Europese Investeringsbank, de internationale financiële instellingen en met het Hoge Commissariaat van de Verenigde Naties voor de vluchtelingen, en het Bureau dient bij de tenuitvoerlegging van de programma's toe te zien op de naleving van de in het raam van deze coördinatie genomen besluiten.

(19) De taakomschrijving van het Bureau heeft betrekking op de tenuitvoerlegging van de wederopbouwprogramma's, allereerst in Kosovo, maar zodra mogelijk ook in andere regio's van de Federale Republiek Joegoslavië.

(20) Het Bureau wordt opgericht, teneinde te voorzien in de behoeften in verband met de wederopbouw en wanneer deze doelstelling is bereikt, zal worden voorgesteld het Bureau op te heffen.

(21) De structuur en het Statuut van het Bureau moeten het in staat stellen snel en efficiënt op de vereisten inzake de wederopbouw te reageren.

(22) De lidstaten dienen bij de activiteiten van het Bureau te worden betrokken en er dient te worden bepaald dat zij zitting hebben in de Raad van Bestuur, en voorts moeten bepalingen worden vastgesteld op basis waarvan zij over besluiten inzake programma's en projecten hun oordeel dienen te geven.

(23) De efficiency van het Bureau vergt een specifiek financieel reglement, dat soepel is en de mogelijkheid biedt snel maatregelen te nemen, waarbij evenwel de volle verantwoordelijkheid van de beheerders en de transparantie van het beheer worden gegarandeerd.

(24) Gezien de dringendheid en de aard van de te verlenen bijstand dient het bij Verordening (EG) nr. 1628/96 ingestelde Comité volgens de bij artikel 4 van Besluit 1999/.../EG van de Raad tot vaststelling van de voorwaarden voor de uitoefening van aan de Commissie verleende uitvoeringsbevoegdheden geregelde beheersprocedure te handelen in plaats van volgens de aanvankelijk daartoe voorziene reglementeringsprocedure.

(25) De autoriteit waaran het voorlopige bestuur van Kosovo is opgedragen, dient in verband met de tenuitvoerlegging van de wederopbouwprogramma's te worden geraadpleegd.

(26) De landen waarvoor de programma's Phare en Meda gelden, moeten bij de tenuitvoerlegging van de in Verordening (EG) nr. 1628/96 voorziene programma's worden betrokken.

(27) De Commissie dient vóór 31 december 2000 over de toepassing van Verordening (EG) nr. 1628/96 verslag uit te brengen en kan in voorkomend geval, rekening houdende met de politieke ontwikkelingen in de regio, voor de aanpassing van genoemde verordening voorstellen doen.

(28) De geldigheidsduur van Verordening (EG) nr. 1628/96 dient te worden verlengd tot en met 31 december 2004,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Verordening (EG) nr. 1628/96 wordt als volgt gewijzigd:

1) Aan artikel 4 wordt het volgende lid 3 toegevoegd:

"3. De programma's voor de wederopbouw in en voor de terugkeer van vluchtelingen naar Kosovo omvatten met name:

a) begeleidende maatregelen in verband met de hervestiging van vluchtelingen, in het bijzonder projecten voor psychologische hulpverlening, hulpverlening aan kinderen en aan gezinnen, specifieke onderwijsprogramma's en programma's ter versterking van het verenigings- en het culturele leven, projecten ter bevordering van de heropleving van de beroepsactiviteiten, projecten ter bevordering van de deelname van kadermedewerkers en van vluchtelingen in het algemeen aan activiteiten in verband met wederopbouw, microkredieten en leningsgaranties;

b) de economische heropleving op plaatselijk niveau;

c) projecten met het oog op de totstandbrenging en de functionering van het administratieve en juridische kader van de overheden, met inbegrip van dat van de locale lichamen."

2) Aan artikel 6 wordt het volgende lid 3 toegevoegd:

"3. De Commissie ziet toe op de coördinatie van de bijstand voor de wederopbouw met de Europese Investeringsbank, de internationale financiële instellingen en het Hoge Commissariaat van de Verenigde Naties voor de vluchtelingen."

3) Artikel 8, lid 1, eerste alinea, komt als volgt te luiden: "De in deze verordening bedoelde maatregelen kunnen betrekking hebben op uitgaven voor de invoer van goederen en diensten, lokale uitgaven die nodig zijn voor de voltooiing van projecten en programma's, alsmede op cofinanciering (ook in de vorm van rentebonificatie) van investeringsprojecten die met door de Europese Investeringsbank of de betrokken internationale financiële instellingen verstrekte leningen worden gefinancierd. Heffingen, rechten en lasten, noch de aankoop van onroerende goederen komen voor financiering door de Gemeenschap in aanmerking."

4) Artikel 9 wordt als volgt gewijzigd:

a) de eerste en de tweede alinea worden vervangen door de volgende tekst: "De te plaatsen opdrachten staan op gelijke voorwaarden open voor alle natuurlijke personen en rechtspersonen uit de lidstaten, uit de begunstigde Staten, alsmede uit de Staten waarvoor de programma's Phare en Meda gelden."

b) de derde alinea wordt vervangen door: "Als 'rechtspersonen uit een lidstaat, uit een begunstigde Staat of uit een Staat waarvoor het programma Phare of het programma Meda geldt' worden aangemerkt, rechtspersonen die zijn opgericht naar het recht van een lidstaat, een begunstigde Staat of een Staat waarvoor het Phare- of het Meda-programma geldt, en waarvan het hoofdkantoor of de hoofdvestiging zich bevindt op het grondgebied waar het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap van toepassing is, of in een begunstigde Staat danwel in een Staat waarvoor het Phare- of het Meda-programma geldt, of waarvan de statutaire zetel aldaar is gevestigd, mits er tussen hun bedrijvigheid en de economie van een van deze grondgebieden of Staten een daadwerkelijke en ononderbroken band bestaat."

5) Artikel 10 wordt als volgt gewijzigd:

a) aan lid 1 wordt de volgende derde alinea toegevoegd: "In afwijking van het bepaalde in de eerste en de tweede alinea worden voor de bijstand met het oog op de wederopbouw in Kosovo, overeenkomstig de in artikel 12, lid 2, bedoelde procedure, jaarlijkse programma's vastgesteld, waarin de voornaamste doelstellingen en de overeenkomstige toewijzingen, de hoofdlijnen en de prioritaire sectoren voor de communautaire hulp op het gebied van de wederopbouw en de terugkeer van de vluchtelingen worden toegelicht."

b) het volgende lid 4 wordt toegevoegd:

"4. De bijstand voor de wederopbouw van Kosovo kan ten uitvoer worden gelegd op basis van financieringsovereenkomsten en -contracten met de in artikel 3 bedoelde entiteiten, na overleg met de voor het voorlopige bestuur van Kosovo verantwoordelijke autoriteit. De bijstand kan ook aan de voor het voorlopige bestuur van Kosovo verantwoordelijke autoriteit worden verleend."

6) Aan artikel 11, derde alinea, wordt de volgende tweede volzin ingevoegd: "Deze bijlage is niet van toepassing op de gunning van opdrachten en grond van aanbestedingen in het raam van de activiteiten van het in artikel 14 bedoelde Europees Bureau voor Wederopbouw."

7) Artikel 12 komt als volgt te luiden:

"Artikel 12

1. De Commissie wordt bijgestaan door een beheerscomité bestaande uit vertegenwoordigers van de lidstaten en voorgezeten door de vertegenwoordiger van de Commissie, hierna 'comité' genoemd.

2. Het comité handelt overeenkomstig de procedure van artikel 4 van Besluit 1999/.../EG ['comitologie'].

De in lid 3 van genoemd artikel genoemde periode bestrijkt niet meer dan één maand.

3. Het comité kan elk ander vraagstuk onderzoeken dat, eventueel op verzoek van een vertegenwoordiger van een lidstaat, door de voorzitter aan de orde wordt gesteld in het kader van de tenuitvoerlegging van deze verordening, en met name elk vraagstuk dat verband houdt met de programmering van de acties, de algemene toepassing daarvan en met medefinancieringen.

4. Het comité stelt met gekwalificeerde meerderheid van stemmen zijn reglement van orde vast."

8) Artikel 14 wordt vernummerd in artikel 26, van welk artikel de tweede alinea als volgt komt te luiden: "Deze verordening is van toepassing tot en met 31 december 2004."

9) De volgende artikelen worden ingevoegd:

"Artikel 14

De Commissie kan de uitvoering van de programma's voor de wederopbouw en voor de terugkeer van vluchtelingen, eerst in Kosovo, en indien de omstandigheden het toelaten in andere regio's van de Federale Republiek Joegoslavië, aan een Bureau delegeren. Over de programma's besluit de Commissie.

Daartoe wordt het Europees Bureau voor de Wederopbouw opgericht, hierna 'het Bureau' genoemd, dat ten doel heeft de in de eerste alinea bedoelde programma's voor de wederopbouw en voor de terugkeer van vluchtelingen ten uitvoer te leggen.

Artikel 15

1. Met het oog op de verwezenlijking van de in artikel 14 bedoelde doelstelling verricht het Bureau, binnen de grenzen van zijn bevoegdheden en overeenkomstig de besluiten van de Commissie, de in de leden 2, 3 en 4 bedoelde taken.

2. Het Bureau vergaart en analyseert de gegevens en verstrekt deze aan de Commissie over:

a) oorlogsschade, behoeften in verband met de wederopbouw en de terugkeer van vluchtelingen, alsmede over activiteiten van de regeringen, de lokale en regionale overheden en de internationale gemeenschap op dit gebied;

b) de dringende behoeften van de betrokken bevolkingsgroepen, rekening houdende met de geschiede volksverhuizingen en de mogelijkheden voor terugkeer van deze bevolkingsgroepen;

c) prioritaire sectoren en geografische gebieden die dringend bijstand van de internationale gemeenschap behoeven.

3. Het Bureau werkt ontwerpprogramma's voor de wederopbouw en voor de terugkeer van vluchtelingen naar Kosovo uit en legt deze voor aan de Commissie, met het oog op de goedkeuring ervan volgens de in artikel 12, lid 2, bedoelde procedure.

4. Het Bureau draagt zorg voor de tenuitvoerlegging van de programma's voor de wederopbouw en voor de terugkeer van vluchtelingen waartoe de Commissie heeft besloten. Daartoe kan het door de Commissie worden belast met alle verrichtingen die voor de tenuitvoerlegging van de programma's nodig zijn, in het bijzonder:

a) opstelling van een taakomschrijving,

b) opstelling en beoordeling van oproepen tot indiening van inschrijvingen,

c) ondertekening van contracten,

d) sluiting van financieringsovereenkomsten,

e) toewijzing van opdrachten overeenkomstig het in deze verordening bepaalde,

f) beoordeling van projecten,

g) controleren op de uitvoering van de projecten,

h) betalingen.

5. Het Bureau draagt naast de in de leden 2, 3 en 4 voorziene taken zorg voor de tenuitvoerlegging van de programma's voor de wederopbouw en voor de terugkeer van vluchtelingen, welke door de lidstaten en andere donoren, in het kader van de door de Commissie tot stand gebrachte coördinatie met de Wereldbank, de overige internationale financiële instellingen en de Europese Investeringsbank, aan het Bureau worden toevertrouwd.

Artikel 16

Het Bureau heeft rechtspersoonlijkheid. Het Bureau beschikt in alle lidstaten over de ruimste handelingsbevoegdheid welke door de nationale wetgevingen aan rechtspersonen worden toegekend; het kan met name roerende en onroerende goederen verkrijgen en vervreemden en in rechte optreden. Het Bureau is een organisatie zonder winstoogmerk.

Het Bureau wordt in Pristina gevestigd, onverminderd een eventuele aanwezigheid in Skopje en in andere plaatsen in de regio.

Artikel 17

1. Het Bureau heeft een Raad van Bestuur, bestaande uit één vertegenwoordiger van elke lidstaat en uit drie vertegenwoordigers van de Commissie.

2. De vertegenwoordigers van de lidstaten worden door de betrokken lidstaten benoemd. De lidstaten wijzen hun vertegenwoordiger aan op grond van diens kennis en ervaring op de gebieden die met het oog op de activiteiten van het Bureau pertinent zijn.

Tot de drie vertegenwoordigers van de Commissie behoort een lid van de Commissie.

3. De vetegenwoordigers worden benoemd voor een periode van dertig maanden.

4. De Raad van Bestuur wordt voorgezeten door de Commissie. De Raad van Bestuur wordt gewoonlijk voorgezeten door een lid van de Commissie. De voorzitter neemt niet aan de stemming deel.

5. De Raad van Bestuur stelt zijn reglement van orde vast.

6. De vertegenwoordigers van de lidstaten en de Commissie beschikken in de Raad van Bestuur elk over één stem.

De Raad van Bestuur neemt zijn besluiten met een meerderheid van twee derde van de leden.

7. De Raad van Bestuur stelt de regeling van het taalgebruik van het Bureau vast.

8. De voorzitter roept de Raad van Bestuur maandelijks bijeen. Hij roept de Raad van Bestuur eveneens bijeen op verzoek van de directeur van het Bureau of op verzoek van een gewone meerderheid van de leden ervan.

9. Op basis van een door de directeur van het Bureau ingediend ontwerp onderzoekt de Raad van Bestuur, in overeenstemming met de Commissie, jaarlijks uiterlijk op 30 november het voorontwerp van het jaarlijks werkprogramma voor het volgende jaar. De goedkeuring van het werkprogramma geschiedt aan het begin van elk begrotingsjaar. Het programma kan, voor zover nodig, in de loop van het begrotingsjaar volgens dezelfde procedure worden aangepast, teneinde met name met de door de Commissie vastgestelde programma's rekening te houden.

De in het jaarlijks werkprogramma opgenomen maatregelen gaan vergezeld van een schatting van de benodigde uitgaven.

10. De Raad van Bestuur wordt nauw betrokken bij de tenuitvoerlegging van de programma's voor de wederopbouw. Op voorstel van de directeur besluit de Raad van Bestuur over de voornaamste, met de werkzaamheden van het Bureau verbonden vraagstukken en met name over:

a) de aan de Commissie voor te leggen ontwerpprogramma's;

b) de voorwaarden voor de tenuitvoerlegging van de projecten;

c) de regeling betreffende de beoordeling en de goede uitvoering van de projecten;

d) de voorstellen voor eventueel door het Bureau ten uitvoer te leggen programma's van andere donoren;

e) de aanwezigheid in de Raad van Bestuur van vertegenwoordigers, in de hoedanigheid van waarnemer, van de landen en organisaties die het Bureau de uitvoering van hun programma's toevertrouwen.

11. De Raad van Bestuur dient jaarlijks uiterlijk op 31 maart bij de Commissie een ontwerp in van het jaarverslag over de werkzaamheden van het Bureau in het voorgaande jaar en over de financiering daarvan.

De Commissie stelt het jaarverslag vast en legt dit voor aan het Europees Parlement en aan de Raad.

Artikel 18

1. De directeur van het Bureau wordt op voorstel van de Commissie voor de duur van dertig maanden door de Raad van Bestuur benoemd. Hij kan volgens dezelfde procedures van zijn functies worden ontheven.

De directeur is belast met:

a) de voorbereiding en de organisatie van de werkzaamheden van de Raad van Bestuur, met name met de voorbereiding van het ontwerpwerkprogramma van het Bureau,

b) het dagelijks bestuur van het Bureau,

c) de voorbereiding van de staat van ontvangsten en uitgaven en de uitvoering van de begroting van het Bureau,

d) de voorbereiding en de publicatie van de in deze verordening bedoelde verslagen,

e) alle personeelszaken,

f) de tenuitvoerlegging van het in artikel 17, lid 9, bedoelde jaarlijks werkprogramma,

g) de uitvoering van de besluiten van de Raad van Bestuur en van de richtlijnen voor de werkzaamheden van het Bureau.

2. De directeur legt over zijn beheer verantwoording af aan de Raad van Bestuur en woont de vergaderingen van de Raad van Bestuur bij.

3. De directeur is de wettelijke vertegenwoordiger van het Bureau.

4. De directeur oefent de bevoegdheden uit van het tot aanstelling bevoegde gezag.

5. De directeur legt bij het Europees Parlement kwartaalverslagen over de werkzaamheden voor.

Artikel 19

1. Alle uitgaven en ontvangsten van het Bureau worden voor elk begrotingsjaar, dat samenvalt met het kalenderjaar, geraamd en in de begroting van het Bureau opgenomen, die tevens de personeelsformatie bevat.

2. De ontvangsten en uitgaven van de begroting van het Bureau moeten in evenwicht zijn.

3. De ontvangsten van het Bureau omvatten, onverminderd andere ontvangsten, een bedrag dat is opgenomen op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, de betalingen die ter vergoeding van verleende diensten zijn verricht, alsmede middelen uit andere bronnen.

4. De begroting omvat tevens nadere gegevens over de middelen die door de begunstigde landen zelf zijn toegewezen aan projecten die van de financiële bijstand van het Bureau genieten.

Artikel 20

1. De directeur stelt jaarlijks een ontwerpbegroting voor het Bureau vast, teneinde de huishoudelijke uitgaven te dekken, alsmede het operationele programma voor het volgende begrotingsjaar; hij legt dit ontwerp voor aan de Raad van Bestuur.

2. Op basis van het in het eerste lid bedoelde ontwerp stelt de Raad van Bestuur uiterlijk op 15 februari de ontwerpbegroting voor het Bureau vast en legt deze voor aan de Commissie.

3. De Commissie onderzoekt de ontwerpbegroting van het Bureau, rekening houdende met de prioriteiten die zij heeft vastgesteld en de algemene financiële richtsnoeren voor de bijstand voor de wederopbouw van Kosovo.

Zij stelt, op deze basis en binnen de grenzen die voor het, voor de bijstand voor Kosovo benodigde totaalbedrag worden voorgesteld, de jaarlijkse bijdrage voor de begroting van het Bureau vast, die in het voorontwerp van de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen dient te worden opgenomen.

4. Na in kennis te zijn gesteld van het advies van de Commissie, stelt de Raad van Bestuur aan het begin van elk begrotingsjaar de begroting van het Bureau, alsmede het werkprogramma vast, waarbij de begroting wordt aangepast aan de verschillende, aan het Bureau toegekende bijdragen, alsmede aan de middelen uit andere bronnen. In de begroting worden eveneens het aantal personeelsleden vermeld, alsmede hun rang en categorie, dat het Bureau in het betrokken begrotingsjaar in dienst heeft.

Artikel 21

1. De directeur is met de uitvoering van de begroting van het Bureau belast.

2. De financiële controle wordt door de financiële controleur van de Commissie verricht.

3. De gedetailleerde rekeningen over alle ontvangsten en uitgaven van het voorgaande begrotingsjaar worden door de directeur jaarlijks uiterlijk op 31 maart aan de Commissie, aan de Raad van bestuur en aan de Rekenkamer voorgelegd.

De Rekenkamer onderzoekt deze rekeningen, overeenkomstig artikel 248 van het Verdrag.

4. De directeur wordt voor de uitvoering van de begroting kwijting verleend door het Het Europees Parlement.

Artikel 22

De Raad van Bestuur stelt, in overeenstemming met de Commissie en na advies van de Rekenkamer, het Financieel Reglement van het Bureau vast, waarbij met name de wijze wordt vastgesteld waarop de begroting van het Bureau wordt opgesteld en uitgevoerd, met inachtneming van artikel 142 van het Financieel Reglement van 21 december 1977 van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen(3).

Artikel 23

Voor het personeel van het Bureau gelden dezelfde voorschriften en regelingen als voor de ambtenaren en de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen.

De Raad van Bestuur stelt, in overeenstemming met de Commissie, de nodige toepassingsbepalingen vast.

Het personeel van het Bureau bestaat uit een strikt beperkt aantal door de Commissie of door de lidstaten toegewezen of gedetacheerde ambtenaren voor de uitoefening van managementfuncties. Het overige personeelsbestand wordt gevormd door andere personeelsleden die door het Bureau zijn aangeworven voor een periode die strikt gekoppeld is aan de behoeften van het Bureau.

Artikel 24

1. De contractuele aansprakelijkheid van het Bureau wordt geregeld door de op het betrokken contract toepasselijke wet.

2. In het geval van niet-contractuele aansprakelijkheid vergoedt het Bureau, overeenkomstig de algemene beginselen die aan de rechtsstelsels van de lidstaten gemeen zijn, de schade die door het Bureau of zijn personeelsleden in de uitoefening van hun functie is veroorzaakt.

Het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen is bevoegd kennis te nemen van geschillen over de vergoeding van dergelijke schade.

3. De persoonlijke aansprakelijkheid van de personeelsleden tegenover het Bureau wordt geregeld bij de desbetreffende bepalingen die op de personeelsleden van het Bureau van toepassing zijn.

Artikel 25

1. De Commissie legt vóór 31 december 2000 aan de Raad een verslag voor over de stand van de toepassing van deze verordening en kan, in voorkomend geval, voorstellen doen, in het bijzonder met het oog op de uitwerking van een eengemaakt reglementair raam voor de steunbijstand voor Albanië, Bosnië-Herzegovina, Kroatië, de Federale Republiek Joegoslavië en voor de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië.

2. De Commissie dient bij de Raad een voorstel in betreffende de opheffing van het Bureau, indien zij van oordeel is dat het Bureau de in artikel 14 genoemde opdracht heeft vervuld."

Artikel 2

Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op die van haar publicatie in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.

(1) PB L 204 van 14.8.1996, blz. 1.

(2) PB L 122 van 24.4.1998, blz. 1.

(3) PB L 356 van 31.12.1977, blz. 1.

BIJLAGE

VOORONTWERP

Financieel reglement van het Europees Bureau voor Wederopbouw

Tekst goedgekeurd door de Raad van Bestuur tijdens de vergadering te ...

op ... 1999

DE RAAD VAN BESTUUR,

Gelet op Verordening (EG) nr. ... tot oprichting van het Bureau voor Wederopbouw, inzonderheid op artikel ...,

Gezien het akkoord van de Commissie,

Gezien het advies van de Rekenkamer,

Overwegende dat in bovengenoemde verordening de organieke regels worden vastgesteld inzake het beheer van het Bureau, de vaststelling van de jaarlijkse subsidie ten laste van de begroting der Gemeenschappen, de indiening en goedkeuring van de staat van ontvangsten en uitgaven, alsmede de controles waaraan het Centrum is onderworpen;

Overwegende dat met het oog op de doeltreffendheid van de door het Bureau uit te voeren programma's een soepel financieel reglement vereist is dat snel optreden mogelijk maakt, terwijl een zo ruim mogelijke transparantie van het beheer is gewaarborgd;

Overwegende dat het Bureau betalingen zal moeten verrichten ten behoeve van een groot aantal kleinschalige projecten, en dat het Bureau hiertoe zijn financiële verrichtingen en de betrouwbaarheid van zijn financiële staten doeltreffend moet kunnen controleren;

Overwegende dat voorschriften moeten worden vastgesteld voor de vaststelling en uitvoering van de begroting van het Bureau alsmede inzake rekening en verantwoording en het nazien van de rekeningen; dat het eveneens dienstig is de regels te bepalen en de controle te organiseren voor de aansprakelijkheid van de budgethouders en rekenplichtigen;

Overwegende dat de Europese Raad van Keulen de Raad, het Europees Parlement en de Rekenkamer heeft verzocht alles te doen om het Bureau "in staat te stellen zijn taken voor het einde van de zomer aan te vangen,"

STELT HET VOLGENDE REGLEMENT VAST:

TITEL I

ALGEMENE BEGINSELEN

Artikel 1

1. De begroting van het Bureau, hierna te noemen "de begroting", is het besluit waarbij elk jaar de ontvangsten en uitgaven van het Bureau tevoren worden vastgesteld en goedgekeurd. De toegestane uitgaven worden ingedeeld in vastleggingskredieten en betalingskredieten, volgens het principe van de gesplitste kredieten. De begroting vermeldt, zowel onder de ontvangsten als onder de uitgaven, afzonderlijke rubrieken voor activiteiten die door derden worden gefinancierd.

2. Vastleggingskredieten maken het mogelijk om gedurende het begrotingsjaar betalingsverplichtingen aan te gaan voor activiteiten waarvan de uitvoering zich over meer dan dat begrotingsjaar uitstrekt. Betalingskredieten maken het mogelijk betalingen te verrichten voor activiteiten waarvoor in een eerder begrotingsjaar betalingsverplichtingen zijn aangegaan, en waarvoor de betalingsopdrachten voor het einde van het lopende begrotingsjaar zijn verricht.

3. Huishoudelijke uitgaven die voortvloeien uit:

- contracten die volgens plaatselijk gebruik zijn gesloten, of

- contractuele bepalingen betreffende met name de levering van materieel,

voor tijdvakken die de duur van het begrotingsjaar overschrijden, worden opgevoerd op de begroting van het begrotingsjaar waarin die huishoudelijke uitgaven worden gedaan.

Artikel 2

De begrotingskredieten moeten worden aangewend volgens de beginselen van goed financieel beheer, met name zuinigheid en kosteneffectiviteit. Er dienen gekwantificeerde doelstellingen te worden vastgesteld, op de uitvoering waarvan toezicht dient te worden uitgeoefend.

Artikel 3

1. De ontvangsten en de uitgaven worden voor het volle bedrag in de begroting en in de rekeningen opgenomen; zij mogen niet onderling worden gecompenseerd.

2. Het totaal van de ontvangsten dient ter dekking van het totaal van de betalingen. Ontvangsten uit hoofde van bijdragen van derden aan werkzaamheden van het Bureau behouden echter hun bestemming. Voor deze bijdragen moet toestemming worden verleend door de Raad van Bestuur bij de vaststelling van de begroting of in de loop van het begrotingsjaar. De Commissie wordt van deze bijdragen in kennis gesteld. Een aandeel in de beheerskosten, overeenstemmende met de verhouding in het Bureau tussen huishoudelijke uitgaven en beleidsuitgaven, wordt op deze bijdragen ingehouden, afhankelijk van de uitvoering van de programma's waarvoor de bijdrage is bestemd.

3. De Raad van Bestuur kan alle schenkingen ten gunste van het Bureau, zoals stichtingsvermogens, subsidies, giften en legaten, aanvaarden en de bestemming van deze schenkingen behouden. De Raad van Bestuur stelt de Commissie hiervan in kennis.

Artikel 4

1. Ontvangsten kunnen uitsluitend plaatshebben en betalingsverplichtingen en betalingen kunnen uitsluitend tot stand komen door aanwijzing op een artikel van de begroting.

Er mogen geen betalingsverplichtingen worden aangegaan of betalingsopdrachten verstrekt die de toegestane kredieten te boven gaan.

2. In geval van ontvangsten uit hoofde van financiële bijdragen van derden worden de desbetreffende bedragen geboekt op de staat van ontvangsten van de begroting van het Bureau en worden op de staat van uitgaven voor hetzelfde bedrag kredieten geopend.

De overeenkomstig artikel 74 vast te stellen uitvoeringsbepalingen bevatten gedetailleerde voorschriften voor de tenuitvoerlegging.

Artikel 5

Het begrotingsjaar valt samen met het kalenderjaar.

De ontvangsten van een begrotingsjaar worden geboekt op de rekening van het begrotingsjaar waarin zij zijn geïnd.

De betalingsverplichtingen van een begrotingsjaar worden geboekt op de rekening van dat begrotingsjaar, mits de voorstellen tot het aangaan van een betalingsverplichting uiterlijk op 31 december in het bezit zijn van de financieel controleur.

De uitgaven van een begrotingsjaar worden geboekt op de rekening van dat begrotingsjaar, mits de betalingsopdrachten daarvoor uiterlijk op 31 december in het bezit zijn van de financieel controleur.

Artikel 6

Voor het gebruik van de kredieten gelden onderstaande voorschriften:

1) a) Vastleggingskredieten en betalingskredieten die aan het einde van het begrotingsjaar waarvoor zij zijn opgenomen niet zijn benut, komen in de regel te vervallen;

b) kredieten voor de bezoldiging van en het verstrekken van vergoedingen aan het personeel kunnen niet worden overgedragen;

c) overdracht is wel mogelijk in de volgende gevallen:

Kredieten ten aanzien waarvan op 31 december geen verplichtingen zijn aangegaan, mogen worden overgedragen, echter uitsluitend naar het volgende begrotingsjaar; aanvragen voor overdracht dienen, met redenen omkleed, door de directeur uiterlijk op 31 januari bij de Raad van Bestuur te worden ingediend.

Overdracht van deze kredieten kan slechts om uitzonderlijke redenen worden voorgesteld, teneinde te voorzien in dringende behoeften die niet kunnen worden gedekt door kredieten van het volgende begrotingsjaar. In beginsel zijn deze overdrachten bestemd voor het dekken van behoeften die normaliter onder het vorige begrotingsjaar zouden zijn gevallen, maar waarvoor - door niet aan de budgethouders te wijten vertraging - de kredieten niet tijdig konden worden benut.

De Raad van Bestuur neemt over deze verzoeken tot overboeking uiterlijk op 1 maart een besluit.

Betalingskredieten betreffende betalingen die op 31 december nog moeten worden verricht uit hoofde van tussen 1 januari en 31 december rechtmatig aangegane betalingsverplichtingen, worden van rechtswege naar uitsluitend het eerstvolgende begrotingsjaar overgedragen.

Per 31 december nog beschikbare kredieten uit hoofde van de in artikel 3, lid 2, bedoelde schenkingen, worden van rechtswege overgedragen.

2) Aan het einde van het begrotingsjaar vervallen:

a) de kredieten van het vorige begrotingsjaar:

- waarvoor een besluit tot overdracht op grond van punt 1, onder c), is genomen en ten aanzien waarvan geen betalingsverplichtingen zijn aangegaan en geen betalingen zijn verricht;

- die van rechtswege overgedragen zijn en ten aanzien waarvan geen betalingen zijn verricht overeenkomstig punt 1, onder d);

b) de kredieten van het begrotingsjaar die niet zijn overgedragen.

3) Een lijst van de van rechtswege overgedragen kredieten wordt vóór 1 maart ter informatie aan de Raad van Bestuur gezonden.

4) Voor de uitvoering van de begroting wordt het gebruik van de overgeboekte kredieten voor iedere begrotingspost afzonderlijk in de rekeningen van het lopende begrotingsjaar verantwoord.

Artikel 7

Voor uitgaven ter zake van lopend beheer die ten laste komen van het volgende begrotingsjaar en die door hun aard bij het begin van dat begrotingsjaar ingaan, kunnen vanaf 15 november van elk jaar vervroegde betalingsverplichtingen worden aangegaan ten laste van de voor het volgende begrotingsjaar uitgetrokken kredieten, tot maximaal één vierde gedeelte van het totaal van de overeenkomstige kredieten van het lopende begrotingsjaar. Deze betalingsverplichtingen mogen echter geen nieuwe uitgaven betreffen waarvan het beginsel in de begroting van het lopende begrotingsjaar nog niet is aanvaard.

Uitgaven in verband met huurovereenkomsten of bepaalde aanverwante overeenkomstige uitgaven die ingevolge wettelijke of contractuele bepalingen vooraf moeten worden verricht, mogen vanaf 20 december worden betaald ten laste van voor het volgende begrotingsjaar toegestane kredieten.

Artikel 8

1. Indien de begroting bij het begin van het begrotingsjaar niet definitief is vastgesteld, mogen de uitgaven waarvan het beginsel in de laatste op regelmatige wijze goedgekeurde begroting is aanvaard, volgens de in dit artikel vastgestelde voorwaarden worden verricht.

Een uitgave moet worden geacht in beginsel in de laatste op regelmatige wijze vastgestelde begroting te zijn aanvaard, indien deze uitgave op een specifieke begrotingslijn van het betrokken begrotingsjaar had kunnen worden geboekt.

2. Betalingen kunnen maandelijks per hoofdstuk worden verricht tot een maximum van een twaalfde van het totaal van de in het betrokken hoofdstuk voor het vorige begrotingsjaar toegestane kredieten, rekening houdend met de verrichte overschrijvingen, zonder dat deze maatregel tot gevolg mag hebben dat het Bureau maandelijks meer dan een twaalfde van het bedrag van de in de ontwerpbegroting of, bij gebreke daarvan, in het voorontwerp van begroting van de Gemeenschappen aan het Bureau toegewezen subsidie ter beschikking krijgt. Betalingsverplichtingen kunnen per hoofdstuk worden aangegaan tot een maximum van een kwart van het totaal van de in het betrokken hoofdstuk van het vorige begrotingsjaar opgenomen kredieten, rekening houdend met de verrichte overschrijvingen, vermeerderd met een twaalfde voor elke verstreken maand, met dien verstande dat het bedrag van de in de ontwerpbegroting of, bij gebreke daarvan in het voorontwerp van begroting van de Gemeenschappen, aan het Bureau toegewezen subsidie niet mag worden overschreden.

3. Op verzoek van de directeur kan de Raad van Bestuur, in het licht van de behoeften van het beheer, twee of meer voorlopige twaalfden tegelijk toestaan, met dien verstande dat het voor elk hoofdstuk toegestane bedrag het in lid 2 bepaalde jaarlijkse maximum niet mag overschrijden.

4. Indien voor een bepaald hoofdstuk de twee of meer overeenkomstig lid 3 toegestane voorlopige twaalfden niet toereikend zijn voor de uitgaven, kan bij wijze van uitzondering, teneinde de continuïteit van de activiteiten van het Bureau op het betrokken gebied te waarborgen, volgens dezelfde procedure een overschrijding van het in lid 3 bedoelde bedrag worden toegestaan, mits het totaal van de in de begroting van het voorgaande begrotingsjaar opgenomen kredieten niet wordt overschreden.

Artikel 8 bis

Het Bureau kan geen activiteiten ondernemen, waarvan de duur de datum overschrijdt die is vermeld in artikel 27 van Verordening nr. ... waarbij het Bureau wordt opgericht.

Artikel 9

De begroting luidt in euro. De waarde van de euro en de regels voor de omrekening van de ecu in nationale valuta's en omgekeerd zijn die welke zijn vastgesteld in het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen.

TITEL II

VASTSTELLING EN STRUCTUUR VAN DE BEGROTING

Artikel 10

1. De directeur dient bij de Raad van Bestuur een ontwerp in voor de raming van de ontvangsten en uitgaven van het Bureau voor het volgende jaar. Deze raming omvat een overzicht van de personeelsbezetting.

De Raad van Bestuur stelt de raming met het overzicht van de personeelsbezetting op en doet beide uiterlijk op 31 maart aan de Commissie toekomen.

2. In onvermijdbare, uitzonderlijke of onvoorziene omstandigheden kan de directeur aan de Raad van Bestuur aanvullende of gewijzigde ramingen voorleggen. Deze worden in dezelfde vorm en volgens dezelfde procedure ingediend als de staat waarvan de ramingen worden gewijzigd. Zij moeten vergezeld gaan van een motivering onder verwijzing naar laatstbedoelde staat, en in het algemeen uiterlijk op de datum vastgesteld voor het indienen van de raming voor het volgende begrotingsjaar aan de Commissie worden voorgelegd.

Artikel 11

1. Aan de raming worden ter motivering toegevoegd:

- een overzicht van de personeelsbezetting, dat per personeelscategorie een organisatieschema van de toegestane posten en van de werkelijke personeelsbezetting op de datum van indiening van de raming van de ontvangsten en uitgaven bevat;

- bij verandering van de personeelsbezetting, een overzicht met een motivering van de gevraagde nieuwe posten;

- een raming van de driemaandelijkse betalingen en ontvangsten.

2. De directeur verstrekt bij de raming een algemene inleiding, die onder meer inhoudt:

- een uiteenzetting van het beleid waarvoor de aangevraagde kredieten zijn benodigd, met name de overeenstemming ervan met het door de Raad van Bestuur vastgestelde werkprogramma;

- een verklaring van de van jaar tot jaar optredende wijzigingen in de omvang der kredieten.

Artikel 12

Vóór het begin van het begrotingsjaar stelt de Raad van Bestuur de begroting vast, alsmede het overzicht van de personeelsbezetting; daarbij wordt gezorgd voor een evenwicht tussen de staat van ontvangsten en de staat van betalingen, met name in verband met de subsidie die door de begrotingsautoriteit wordt toegekend.

De aldus vastgestelde begroting wordt onverwijld aan de Commissie toegezonden.

Artikel 12 bis

In onvoorziene omstandigheden kan het Bureau te allen tijde volgens de procedures van de artikelen 10, 11 en 12 een aanvullende of gewijzigde begroting vaststellen.

Artikel 13

De begroting en het overzicht van de personeelsbezetting worden door de Commissie gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Artikel 14

De begroting is onderverdeeld in titels, hoofdstuken, artikelen en posten, afhankelijk van de aard of de bestemming van de ontvangsten of de uitgaven, volgens een decimaal indelingsschema.

De begroting omvat:

1) in de staat van ontvangsten:

a) de voor het betrokken begrotingsjaar verwachte ontvangsten;

b) de voor het vorige begrotingsjaar in de begroting opgenomen ontvangsten en de geconstateerde ontvangsten voor het laatste afgesloten begrotingsjaar;

c) een passende toelichting bij elke ontvangstenpost;

2) in de staat van uitgaven:

a) de voor het betrokken begrotingsjaar uitgetrokken vastleggingskredieten en betalingskredieten, onderverdeeld in titels, hoofdstukken, artikelen en posten;

b) de voor het vorige dienstjaar uitgetrokken kredieten en de werkelijke uitgaven van het laatste afgesloten dienstjaar, volgens dezelfde indeling;

c) een passende toelichting bij elk onderdeel; in deze toelichtingen kunnen financiële gegevens worden vermeld over onder meer:

- de projecten in het werkprogramma van het Bureau;

- aan derden verleende diensten;

- de bijdragen van derden aan de activiteiten van het Bureau;

d) als bijlage een overzicht van de vaste en tijdelijke posten waarin het aantal per rang voor elke categorie en voor iedere groep wordt vastgesteld, met vermelding van het aantal ambten dat voor het voorgaande begrotingsjaar was toegestaan.

Artikel 15

Het door de Raad van Bestuur vastgestelde overzicht van de personeelsbezetting houdt voor het Bureau een strikte limiet in: boven deze limiet mogen geen aanstellingen worden verricht.

Wanneer activiteiten met toestemming van de directeur in deeltijd worden uitgeoefend, overeenkomstig artikel 51 bis van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen, kan ter compensatie hiervan binnen de door de Raad van Bestuur vastgestelde limieten ander personeel worden aangeworven.

TITEL III

UITVOERING VAN DE BEGROTING

AFDELING I

Algemene bepalingen

Artikel 16

De uitvoering van de begroting geschiedt volgens het beginsel van scheiding van budgethouders, rekenplichtigen en financieel controleurs.

Het beheer van de kredieten berust bij de budgethouder, die als enige bevoegd is betalingsverplichtingen aan te gaan, aanspraken vast te stellen en invorderings- en betalingsopdrachten af te geven. Invordering en betaling geschieden door de rekenplichtige. De functies van budgethouder, van financieel controleur en van rekenplichtige zijn onderling onverenigbaar.

Artikel 17

De directeur van het Bureau voert de begroting overeenkomstig dit reglement uit onder zijn eigen verantwoordelijkheid, binnen de grenzen der uitgetrokken kredieten en met inachtneming van het bepaalde in artikel 2.

De directeur kan zijn bevoegdheden onder door hem te bepalen voorwaarden overdragen binnen de grenzen die worden vastgesteld in de akte van overdracht, waarvan kennis moet worden gegeven aan de gedelegeerde, de rekenplichtige, de financieel controleur, de Raad van Bestuur en de Rekenkamer.

De delegatieverkrijgers kunnen slechts handelen binnen de grenzen van de hun uitdrukkelijk verleende bevoegdheden.

Artikel 18

Indien de ontvangsten en uitgaven worden beheerd met behulp van geïntegreerde computersystemen is het bepaalde in de afdelingen II en III van deze titel en in titel VI van toepassing, met inachtneming van de mogelijkheden en eisen van een geautomatiseerd beheer. Daartoe kunnen met name:

- de bewijsstukken ter verificatie bij de budgethouder of de rekenplichtige blijven;

- de handtekeningen en visa door middel van een daartoe strekkende geautomatiseerde procedure worden aangebracht.

De wijze van uitvoering van dit artikel wordt bepaald in de in artikel 74 bedoelde uitvoeringsbepalingen.

Artikel 19

De controle op het aangaan van betalingsverplichtingen en het verrichten van betalingen, alsmede op de vaststelling en invordering van de ontvangsten van het Bureau wordt uitgeoefend door de financieel controleur, die zijn taak uitoefent overeenkomstig de beginselen van artikel 2.

De door deze functionaris verrichte controle wordt uitgeoefend aan de hand van de bescheiden betreffende de uitgaven en de ontvangsten en kan zo nodig ter plaatse geschieden.

De financieel controleur kan bij de vervulling van zijn taak worden bijgestaan door een of meer ondergeschikte financieel controleurs.

De financieel controleur moet worden geraadpleegd over de inrichting van de boekhoudsystemen van het Bureau. Hij heeft toegang tot de in deze systemen vervatte gegevens.

De financieel controleur verricht de interne audit, overeenkomstig de in artikel 74 bedoelde uitvoeringsbepalingen. Deze audit omvat onder meer de beoordeling van de doeltreffendheid van de beheersystemen en de controle en verificatie van de regelmatigheid van transacties.

Artikel 20

De ontvangsten worden geïnd en de uitgaven betaald door een rekenplichtige die door de Raad van Bestuur wordt aangewezen.

Behoudens het bepaalde in artikel 42, tweede alinea, en artikel 43 is de rekenplichtige als enige bevoegd het beheer te voeren over de contante en andere middelen. Hij is aansprakelijk voor de bewaring van deze middelen.

Hij is belast met de voorbereiding van de financiële overzichten als bedoeld in de artikelen 65 en 66.

Hij kan bij de vervulling van zijn taak worden bijgestaan door een of meer ondergeschikte rekenplichtigen, die onder dezelfde voorwaarden als de rekenplichtige worden aangewezen.

De bijzondere regeling voor de rekenplichtige en de ondergeschikte rekenplichtigen wordt vastgesteld in het kader van de in artikel 74 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.

Artikel 21

1. Elk krediet behoort bij een bepaald hoofdstuk en een bepaald artikel.

2. De voor een bepaald uitgavenhoofdstuk of uitgavenartikel uitgetrokken kredieten kunnen niet voor andere uitgaven worden aangewend.

3. De directeur kan echter aan de Raad van Bestuur voorstellen kredieten van het ene hoofdstuk naar het andere over te schrijven. De Raad van Bestuur neemt hierover binnen een maand een besluit. Na het verstrijken van deze termijn worden de overschrijvingen geacht te zijn goedgekeurd.

De Raad van Bestuur kan bij de vaststelling van de begroting de directeur machtigen om kredieten tussen hoofdstukken over de schrijven. Bij deze machtiging dienen de desbetreffende hoofdstukken te worden vermeld, evenals de limieten en voorwaarden voor deze overschrijvingen.

Overschrijvingen tussen artikelen kunnen namens het Bureau worden vastgesteld door de directeur.

De Raad van Bestuur wordt van deze overschrijvingen in kennis gesteld.

4. Voorstellen voor overschrijving binnen een hoofdstuk of van het ene hoofdstuk naar het andere moeten voorzien zijn van het visum van de financieel controleur, waaruit blijkt of de kredieten beschikbaar zijn.

5. Door middel van overschrijvingen kunnen alleen die begrotingsonderdelen van kredieten worden voorzien waarvoor op de staat van uitgaven een krediet is toegstaan of die pro memorie (p.m) zijn vermeld.

6. De bepalingen van dit artikel zijn uitsluitend van toepassing op kredieten die overeenkomen met ontvangsten met een bepaalde bestemming in de zin van artikel 3, lid 2, voor zover deze ontvangsten hun bestemming behouden.

Artikel 22

In afwijking van artikel 4, lid 1, geldt het volgende:

a) Op het bedrag van rekeningen of betaalstaten kan het onderstaande in mindering worden gebracht, in welk geval een betalingsopdracht voor het nettobedrag wordt gegeven:

- boeten, opgelegd aan partijen bij overeenkomsten en aanbestedingen;

- onverschuldigd betaalde bedragen, waarvan verrekening kan plaatsvinden door inhouding op een nieuwe soortgelijke betaling ten laste van het hoofdstuk, het artikel en het begrotingsjaar waarop het teveel betaalde is geboekt;

- de waarde van voertuigen, apparaten, materiaal en installaties die overeenkomstig de handelsgebruiken worden ingeruild bij de aankoop van nieuwe apparatuur, nieuwe voertuigen, nieuw materiaal en nieuwe installaties van dezelfde aard.

De op facturen en rekeningen in mindering gebrachte kortingen, ristorno's en rabatten worden niet afzonderlijk als ontvangsten opgevoerd.

b) Het volgende kan opnieuw worden aangewend op het begrotingsonderdeel waarop de oorspronkelijke uitgave is aangewezen:

- ontvangsten uit hoofde van terugbetaling van bedragen die onverschuldigd zijn betaald ten laste van kredieten op de begroting;

- opbrengsten van leveranties, werkzaamheden en diensten verricht ten behoeve van andere instellingen of organen, met inbegrip van vergoedingen voor dienstreizen betaald voor rekening van en terugbetaald door andere instellingen of organen;

- ontvangen verzekeringsuitkeringen;

- ontvangsten uit huurvergoedingen;

- ontvangsten uit de verkoop van publicaties en films;

- door de lidstaten op grond van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen verrichte terugbetalingen van belastingen die zijn inbegrepen in de prijs van aan het Bureau geleverde goederen en verleende diensten;

- ontvangsten uit hoofde van onder bezwarende titel verrichte leveringen, werken en diensten;

- de opbrengst van de verkoop bij vervanging van voertuigen, materiaal en installaties en van apparaten en materiaal voor wetenschappelijke en technische doeleinden.

De nieuwe aanwending moet plaatsvinden vóór het einde van het begrotingsjaar dat volgt op het begrotingsjaar waarin de ontvangsten zijn geïnd.

In het rekeningstelsel worden tussenrekeningen opgenomen waarover de boeking van de opnieuw aangewende ontvangsten en uitgaven moet lopen.

c) Wisselkoersverschillen die bij de uitvoering van de begroting zijn opgetreden, alsmede kredietrenten en debetrenten over kasverrichtingen, kunnen worden gecompenseerd. Alleen het positieve of negatieve eindresultaat wordt opgenomen in het saldo van het begrotingsjaar.

AFDELING II

Ontvangsten en beheer van de financiële middelen

Artikel 23

1. Elke maatregel of situatie waardoor een schuldvordering van het Bureau onstaat of wordt gewijzid, dient te worden voorafgegaan door een schuldvorderingsraming van de budgethouder. Deze ramingen worden toegezonden aan de financieel controleur voor een visum en aan de rekenplichtige voor boeking pro memorie. De raming vermeldt onder meer de aard en de aanwijzing van de ontvangst op de begroting en, voor zover mogelijk, het geraamde bedrag en de naam van de schuldenaar.

Uit het door de financieel controleur verstrekte visum blijkt:

a) de juistheid van de aanwijzing;

b) de rechtmatigheid en juistheid van de raming ten aanzien van de geldende bepalingen, in het bijzonder die van de begroting en de op het Bureau van toepassing zijnde verordeningen, alsmede alle besluiten die ter uitvoering van deze verordeningen zijn genomen, en ten aanzien van de in artikel 2 bedoelde beginselen van goed financieel beheer.

2. De financieel controleur kan zijn visum weigeren. De directeur kan, bij met redenen omkleed besluit op eigen verantwoording, de weigering terzijde schuiven. Dit besluit is bindend en kan niet worden gedelegeerd; het wordt door de directeur ter informatie medegedeeld aan de Raad van Bestuur, de financieel controleur en binnen een maand aan de Rekenkamer.

3. De budgethouder stelt voor elke vastgestelde schuldvordering een invorderingsopdracht op, die tezamen met de bewijsstukken aan de financieel controleur wordt toegezonden voor een voorafgaand visum. Na vestrekking van het visum van de financieel controleur worden de invorderingsopdrachten door de rekenplichtige geboekt.

Uit het visum van de financieel controleur blijkt:

a) de juistheid van de aanwijzing;

b) de rechtmatigheid en juistheid van de invorderingsopdracht ten aanzien van de geldende bepalingen;

c) de rechtmatigheid van de bewijsstukken;

d) de juistheid van de naam van de schuldenaar;

e) de vervaldag;

f) de toepassing van de beginselen van goed financieel beheer als bedoeld in artikel 2;

g) de juistheid van het bedrag en van de valuta van de te innen som.

Indien de financieel controleur zijn visum weigert, zijn de bepalingen van lid 2 van toepassing.

Artikel 24

1. De rekenplichtige neemt volgens voorschrift opgestelde invorderingsopdrachten in behandeling.

Hij draagt zorg voor het innen van de middelen van het Bureau op de in de invorderingsopdrachten vastgestelde tijdstippen en ziet toe op de handhaving van de rechten van het Bureau.

De rekenplichtige stelt de budgethouder en de financieel controleur op de hoogte wanneer ontvangsten niet binnen de vastgestelde termijnen zijn geïnd.

2. Wanneer de budgethouder afziet van invordering van een vastgestelde schuldvordering, zendt hij tevoren een voorstel tot annulering aan de rekenplichtige ter registratie en aan de financieel controleur ter informatie.

De directeur stelt de Raad van Bestuur binnen één maand van alle besluiten van deze aard op de hoogte.

Wanneer de rekenplichtige vaststelt dat een handeling waaruit een schuldvordering ontstaat niet heeft plaatsgevonden of dat een schuldvordering niet is geïnd, stelt hij de directeur hiervan op de hoogte.

Artikel 25

Voor iedere storting in gereed geld in de kas van de rekenplichtige moet een ontvangstbewijs worden afgegeven.

Artikel 26

Het saldo van elk begrotingsjaar wordt opgenomen in de begroting voor het volgende begrotingsjaar, als ontvangst indien het een overschot betreft en als uitgave indien het een tekort betreft.

Passende ramingen voor deze uitgaven of ontvangsten worden tijdens de begrotingsprocedure in de begroting opgenomen.

Na de sluiting van de rekeningen van ieder begrotingsjaar wordt het verschil met de ramingen opgenomen in de begroting voor het volgende begrotingsjaar, overeenkomstig artikel 10, lid 2.

Artikel 27

In geval dat de begroting van het Bureau voorziet in een subsidie ten laste van de Algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, verzoekt de Raad van Bestuur de Commisie om storting van de subiside op basis van de raming bedoeld in artikel 11, lid 1, derde streepje, in overeenstemming met de werkelijke behoeften.

AFDELING III

Aangaan van betalingsverplichtingen, betaalbaarstelling, verstrekking van betalingsopdrachten en betaling van uitgaven

1. Aangaan van betalingsverplichtingen

Artikel 28

1. Voor elke handeling waardoor een uitgave ten laste van de begroting ontstaat, stelt de budgethouder tevoren een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting op; hij kan ten aanzien van derden geen juridische verbintenissen aangaan dan nadat de financieel controleur zijn visum heeft gegeven, ter ondersteuning waarvan een controle plaatsvindt waarvan de intensiteit afhankelijk is van de risico's van de sector waarop de controle betrekking heeft. Voor lopende uitgaven kan een voorlopige betalingsverplichting worden aangegaan.

2. De wijze van uitvoering van lid 1 wordt bepaald in de in artikel 74 bedoelde uitvoeringsbepalingen. Lid 1 moet zodanig worden uitgevoerd, dat, in overeenstemming met de werkelijke behoeften, de betalingsverplichtingen en betalingsopdrachten correct kunnen worden geboekt.

Artikel 29

Onverminderd het bepaalde in artikel 18, vermelden de voorstellen tot het aangaan van een betalingsverplichting en de bewijsstukken onder meer het onderwerp, het geraamde bedrag met, voor zover mogelijk, een opgave van de deviezen, de aanwijzing van de uitgave op de begroting en de naam van de schuldeiser; zij worden, nadat zij van het visum van de financieel controleur zijn voorzien, geregistreerd overeenkomstig de in artikel 74 bedoelde uitvoeringsbepalingen.

Artikel 30

1. Uit het door de financieel controleur verstrekte visum op de voorstellen tot het aangaan van een betalingsverplichting blijkt:

a) dat oveeenkomstig het bepaalde in artikel 28, lid 1, een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting is opgesteld;

b) dat de aanwijzing juist is;

c) dat de kredieten beschikbaar zijn;

d) dat de uitgave rechtmatig en juist is ten aanzien van de geldende bepalingen, in het bijzonder die van de begroting en de op het Bureau van toepassing zijnde verordeningen, alsmede alle besluiten die ter uitvoering van deze verordeningen zijn genomen;

e) dat de beginselen van goed financieel beheer als bedoeld in artikel 2 zijn toegepast.

2. Aan het visum mogen geen voorwaarden worden verbonden.

Artikel 31

Weigering van een visum door de fianncieel controleur moet schriftelijk geschieden en met redenen worden omkleed. De budgehouder wordt van deze weigering in kennis gesteld.

Behoudens in gevallen waarin in kredieten ontoereikend zijn, kan de Raad van Bestuur, bij een met redenen omkleed besluit en op eigen verantwoording, de weigering van het visum terzijde schuiven. Dit besluit is bindend en kan niet worden gedelegeerd; het wordt ter informatie medegedeeld aan de financieel controleur en, binnen een maand, aan de Rekenkamer.

2. Betaalbaarstelling

Artikel 32

De betaalbaarstelling door de budgethouder houdt in:

- verificatie van het bestaan van de rechten van de schuldeiser;

- vaststelling of verificatie van het bestaan en het bedrag van de vordering;

- verificatie van de opeisbaarheid van de vordering.

Artikel 33

Voor iedere betaalbaarstelling moeten bewijsstukken worden overgelegd die de rechten van de schuldeiser en het feit dat de prestatie is verricht of het bestaan van een stuk dat de betaling wettigt, staven.

De budgethouder die tot betaalbaarstelling bevoegd is ziet persoonlijk deze bewijsstukken na, of controleert onder eigen verantwoordelijkheid of zij zijn nagezien.

3. Verstrekking van betalingsopdrachten

Artikel 34

De verstrekking van een betalingsopdracht is de handeling waarbij de budgethouder door het afgeven van een betalingsopdracht de rekenplichtige opdraagt de betaling te verrichten voor een uitgave die door hem betaalbaar is gesteld.

Artikel 35

De betalingsopdracht moet vermelden:

- het begrotingsjaar waarop de uitgave wordt geboekt;

- het begrotingsartikel en eventueel een andere noodzakelijke onderverdeling;

- het te betalen bedrag in cijfers en voluit geschreven, in euro of in een nationale munteenheid;

- de naam en het adres van de begunstigde;

- het onderwerp van de uitgave;

- en, voor zover mogelijk, de wijze van betaling.

De betalingsopdracht wordt door de budgethouder gedateerd en ondertekend.

Artikel 36

Bij de betalingsopdracht worden alle originele bewijsstukken gevoegd; deze worden voorzien of gaan vergezeld van een verklaring ten bewijze van de juistheid van de te betalen bedragen, de ontvangst van de leveranties of de verrichting van de dienst en, in voorkomend geval, de vermelding van de goederen in de in artikel 51 bedoelde inventaris.

De betalingsopdracht vermeldt de nummers en data van de betreffende visa op de voorstellen tot het aangaan der betalingsverplichtingen. In voorkomend geval kunnen afschriften van bewijsstukken, mits zij door de budgethouder voor eensluidend met het origineel zijn gewaarmerkt, gelden als origineel.

Artikel 37

1. Wanneer een voorschot wordt verstrekt, worden de stukken die het recht van de schuldeiser op betaling van het voorschot staven, bij de eerste betalingsopdracht gevoegd. Op de latere betalingsopdrachten wordt melding gemaakt van de reeds overlegelegde bewijzen, alsmede van de gegevens van de eerste betalingsopdracht.

2. De budgethouder kan voorschotten aan het personeel toekennen, indien een bestuursrechtelijke bepaling daarin uitdrukkelijk voorziet.

De budgethouder kan een voorschot toestaan ter dekking van bedragen die een functionaris voor rekening van het Bureau moet uitgeven.

Behoudens voorschotten vallende onder het beheer van gelden ter goede rekening als bedoeld in artikel 42, mogen geen voorschotten worden uitgekeerd indien deze niet tevoren door de fianncieel controleur van een visum zijn voorzien.

Artikel 38

De financieel controleur voorziet de betalingsopdrachten van een visum, ter ondersteuning waarvan een controle wordt verricht waarvan de intensiteit afhankelijk is van de risico's van de sector waarop de controle betrekking heeft; uit dit visum blijkt:

a) dat de betalingsopdracht rechtmatig is afgegeven;

b) dat de betalingsopdracht overeenstemt met de aangegane betalingsverplichting en dat het bedrag correct is, de in artikel 2 bedoelde beginselen en vereisten van een goed financieel beheer in aanmerking genomen;

c) dat de aanwijzing juist is;

d) dat de kredieten beschikbaar zijn;

e) dat de bewijsstukken rechtmatig zijn;

f) dat de naam van de begunstigde juist is.

Artikel 39

Indien het visum wordt geweigerd is artikel 31 van toepassing.

4. Betaling

Artikel 40

Betaling is de slothandeling die het Bureau van zijn verbintenissen jegens zijn schuldeisers ontslaat.

Betaling geschiedt door de rekenplichtige binnen de grenzen van de beschikbare middelen.

Bij onjuistheid, betwisting van de geldigheid van de kwijting of niet-naleving van de bij deze verordening voorgeschreven vormen moet de rekenplichtige de betalingen opschorten.

Artikel 41

Bij opschorting van betalingen vermeldt de rekenplichtige zijn beweegredenen in een schriftelijke verklaring, die hij onverwijld aan de budgethouder en ter informatie aan de financieel controleur toezendt.

Behoudens inzake betwisting van de geldigheid van de kwijting kan de budgethouder zich, onder de in het huishoudelijk reglement van het Bureau vastgestelde voorwaarden, wenden tot de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur kan schriftelijk en op eigen verantwoordelijkheid verlangen dat tot betaling wordt overgegaan.

Artikel 42

Betalingen worden in beginsel verricht via een bank- of girorekening.

De in artikel 74 bedoelde uitvoeringsvoorschriften bepalen op welke wijze de bank- of girorekeningen worden geopend, beheerd en aangewend. Inzonderheid wordt bij deze voorschriften vastgesteld, welke uitgaven uitsluitend per cheque of per giro- of bankoverschrijving mogen worden betaald, en wordt bepaald dat cheques en giro- of bankoverschrijvingen moeten zijn voorzien van de handtekening van twee daartoe gemachtigde personeelsleden, waaronder die van de rekenplichtige, een ondergeschikt rekenplichtige of een beheerder van gelden ter goede rekening.

5. Beheer van gelden ter goede rekening

Artikel 43

Voor bepaalde soorten uitgaven kan beheer van gelden ter goede rekening worden ingesteld overeenkomstig de in artikel 74 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.

Alleen de rekenplichtige kan middelen verstrekken voor de gelden ter goede rekening, behoudens in de bijzondere omstandigheden die zijn omschreven in de uitvoeringsbepalingen van dit reglement.

De uitvoeringsbepalingen stellen onder meer vast:

- de wijze waarop de beheerders van gelden ter goede rekening worden aangewezen;

- de aard en het maximumbedrag van iedere te betalen uitgave;

- het maximumbedrag van de gelden die ter goede rekening kunnen worden verstrekt;

- de termijn waarbinnen de bewijsstukken moeten worden overgelegd;

- de aansprakelijkheid van de beheerders van de gelden ter goede rekening.

AFDELING IV

Formatiebewaking

Artikel 44

1. De volgende overzichten worden opgesteld:

a) een overzichtstabel waarin de taken en activiteiten per ambt zijn vermeld voor alle ambten van categorie A;

b) een organisatieschema, waarin de organisatiestructuur van alle diensten en de taakomschrijving van alle administratieve eenheden zijn opgenomen.

2. Indien in de begroting bij een ambt de vermelding "te schrappen" is opgenomen, mag in de eerstvolgende vacature voor dat ambt niet meer worden voorzien.

TITEL IV

PLAATSEN VAN OPDRACHTEN, INVENTARISATIE EN BOEKHOUDING

AFDELING I

Opdrachten voor leveringen, werken en diensten, huurovereenkomsten

Artikel 45

1. Bij de plaatsing van opdrachten inzake koop of huur van gebouwen, benodigdheden, meubilair of materieel, het verrichten van diensten of de uitvoering van werken, wordt een schriftelijke overeenkomst gesloten. Deze overeenkomsten worden, met uitzondering van overeenkomsten inzake de koop van een reeds bestaand gebouw of de huur van een gebouw, als volgt gesloten:

a) door middel van aanbesteding;

b) tegen afgifte van een rekening of factuur in de gevallen vermeld in artikel 50;

c) onderhands in de gevallen bedoeld in artikel 46, binnen de in dat artikel vastgestelde grenzen.

2. Aanbestedingen worden bekendgemaakt via het Internet, de S-reeks van het Publicatiebald en andere geschikte media. De bekendmaking kan echter worden beperkt wanneer bepaalde prestaties in verband met het ermee gemoeide bedrag of in verband met hun aard of operationele vereisten niet in aanmerking komen voor een openbare aanbesteding.

3. De aanbestedingsprocedures, de gunningscriteria en de procedures voor de herziening van de prijzen na het sluiten van de overeenkomsten worden bepaald en geregeld bij de in artikel 74 bedoelde uitvoeringsbepalingen, met dien verstande dat de gunningscriteria worden vastgesteld naar analogie met die welke zijn vermeld in het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen.

Artikel 46

Opdrachten kunnen onderhands worden geplaatst:

a) wanneer de aankoop en de huur van roerende goederen, de werkzaamheden aan onroerende goederen of de verlening van diensten wegens dringende noodzaak niet kunnen worden uitgesteld tot na afloop van de tijd nodig voor een der in arikel 45 bedoelde procedures;

b) wanneer aanbesteding geen resultaat heeft opgeleverd of tot onaanvaardbare prijzen heeft geleid;

c) wanneer vanwege technische noodzaak of omstandigheden van feitelijke of juridische aard de prestatie slechts door een bepaalde aannemer of leverancier kan worden geleverd;

d) in geval van aanvullende opdrachten voor leveringen, diensten of werken, die om technische redenen niet van de hoofdopdracht kunnen worden gescheiden.

Het Bureau is gehouden de leveranciers of aannemers die in staat zijn de te plaatsen opdracht uit te voeren zoveel mogelijk en met alle dienstige middelen in de gelegenheid te stellen met elkaar te concurreren, de onder c) en d) bedoelde gevallen uitgezonderd.

Artikel 47

De door het Bureau te plaatsen opdrachten staan op gelijke voorwaarden open voor alle natuurlijke personen en rechtspersonen uit de lidstaten en uit de krachtens dit reglement begunstigde staten, alsmede uit de begunstigde staten van de programma's Phare en Meda.

Als rechtspersonen uit een lidstaat, een begunstigde staat of een begunstigde staat van de programma's Phare of Meda worden aangemerkt: rechtspersonen die naar het recht van een lidstaat, een begunstigde staat of een begunstigde staat van het Phare-programma of het Meda-programma zijn opgericht, en waarvan het hoofdkantoor of de hoofdvestiging zich bevindt op een grondgebied waar het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap van toepassing is, of in een begunstigde staat van het Phare-programma of het Meda-programma, of waarvan daar de statutaire zetel is gevestigd, mits er een daadwerkelijke en ononderbroken band bestaat tussen hun bedrijvigheid en de economie van een van deze grondgebieden of staten.

De toegang tot opdrachten die door het Bureau worden geplaatst en die gedekt worden uit een bijdrage van een derde, wordt geregeld bij de financieringsovereenkomst tussen het Bureau en de betrokken donor.

Artikel 48

(Geschrapt)

Artikel 49

Als garantie voor de uitvoering van de overeenkomst kan van de leveranciers of aannemers onder meer worden verlangd vooraf een zekerheid te stellen.

Het bedrag van de zekerheid wordt vastgesteld

- volgens de usanties voor opdrachten voor leveringen;

- volgens de bijzondere bestekken in geval van opdrachten voor werken.

Voor werken waarvan de kosten meer bedragen dan de limiet die is vastgesteld in de uitvoeringsbepalingen bedoeld in artikel 74, is zekerheidstelling verplicht. Tot het tijdstip van de definitieve oplevering kan een garantiesom worden ingehouden.

Het Bureau publiceert op het Internet iedere drie maanden een lijst van de begunstigden waarmede het Bureau overeenkomsten heeft gesloten en waarbij het opdrachten heeft geplaatst.

Ingeval de overeenkomst niet of met vertraging wordt uitgevoerd, verzekert het Bureau zich voor alle schaden, interesten en kosten van een billijke vergoeding, met name door het desbetreffende bedrag af te houden van de zekerheid, ongeacht of deze rechtstreeks door de leverancier of aannemer dan wel door een derde is gesteld.

Artikel 50

Wanneer de vermoedelijke waarde van de leveringen, diensten of werken niet meer bedraagt dan de maxima die zijn vastgesteld in de uitvoeringsbepalingen van het Financieel Reglement van toepassing op de begroting van de Gemeenschappen, kan met een rekening of nota worden volstaan.

AFDELING II

Inventaris van roerende en onroerende goederen

Artikel 51

Een permanente inventarislijst van het door de Commissie vastgestelde model wordt bijgehouden voor alle roerende en onroerende goederen, gespecificeerd naar aantal en waarde, die eigendom zijn van het Bureau. Op deze inventarislijst worden alleen die roerende goederen opgenomen welke een bepaalde, bij de in artikel 74 bedoelde uitvoeringsbepalingen vastgestelde waarde overschrijden.

Het Bureau laat eenmaal per jaar zijn diensten controleren of de inventarislijkst overeenstemt met de werkliljkheid.

Artikel 52

Verkoop van roerende goederen wordt op een daartoe geschikte wijze bekendgemaakt, overeenkomstig de uitvoeringsbepalingen als bedoeld in artikel 74.

Tenzij deze verkoop plaatsdvindt bij openbare aanbesteding, mogen werknemers van het Bureau niet als koper optreden van door het Bureau verkochte roerende goederen.

Artikel 53

Van vervreemdig onder bezwarende titel of om niet, afdanking, verhuur en verdwijning door verlies, diefstal of welke oorzaak dan ook van goederen die op de inventarislijsten voorkomen, moet een verklaring of proces-verbaal worden opgemaakt door de budgethouder, met het visum van de financieel controleur.

In de verklaring of het proces-verbaal moet met name melding worden gemaakt van de mogelijke verplichting tot vervanging van een en ander door een functionaris van het Bureau of een andere persoon.

Kosteloze terbeschikkingstelling van onroerende goederen of van grote installaties dient in een door de financiell controleur te viseren onvereenkomst te worden vastgelegd; jaarlijks wordt bij de indiening van de raming van de ontvangsten en uitgaven hiervan aan de Commissie mededeling gedaan.

Artikel 54

Iedere aanschaf van roerende of onroerende goederen als in artikel 51 omschreven wordt vóór de betaling plaatsvindt op de permanente inventarislijst bijgeschreven.

De bijschrijving wordt vermeld op de rekening of de bijlage die met het oog op de betaling is opgesteld.

AFDELING III

Boekhouding

Artikel 55

De boekhouding wordt per kalenderjaar volgens de methode van dubbel boekhouden in euro gevoerd. De boekhouding omvat alle ontvangsten en uitgaven van het begrotingsjaar en wordt gestaafd met bewijsstukken.

De jaarrekening en de balans worden opgesteld in euro.

Artikel 56

In het rekeningstelsel wordt onderscheid gemaakt tussen begrotingsrekeningen en balansrekeningen.

Het rekeningstelsel bestaat uit twee delen:

a) de rekeningen betreffende de budgettaire baten en lasten die het mogelijk maken de uitvoering van de begroting tot in bijzonderheden te volgen;

b) de balansrekeningen die het mogelijk maken de vermogenspositie van het Bureau te bepalen.

Uit de balansrekeningen blijken de geraamde financiële consequenties van de juridische verbintenissen van het Bureau.

Aan de hand van de boekhouding moet een overzicht van de vermogenspositie en maandelijks een overzicht van de begrotingsontvangsten en -uitgaven per hoofdstuk en artikel kunnen worden opgesteld.

Deze overzichten worden voorgelegd aan de financieel controleur, de budgethouder en de Rekenkamer.

Artikel 57

Voorschotten worden geboekt op een tussenrekening en ten laatste verrekend in het begrotingsjaar dat volgt op de betaling van het voorschot, met uitzondering van voorschotten van permanente aard die periodiek opnieuw worden onderzocht.

De in artikel 37, lid 2, tweede alinea, bedoelde voorschotten worden echter in het algemeen betaalbaar gesteld binnen zes weken na de verwezenlijking van het doel waarvoor zij werden toegestaan.

Artikel 58

Nadere regels voor de opstelling en werking van het rekeningstelsel worden, ten aanzien van zowel vermogensboekingen als begrotingsboekingen, vastgesteld bij de uitvoeringsbepalingen bedoeld in artikel 74.

Artikel 59

Aan het einde van het begrotingsjaar wordt de boekhouding afgesloten met het oog op de opstelling van de balans en de jaarrekening, bedoeld in titel VI. De jaarrekening dient aan de financieel controleur te worden voorgelegd.

TITEL V

AANSPRAKELIJKHEID VAN BUDGETHOUDERS, REKENPLICHTIGEN EN BEHEERDERS VAN GELDEN TER GOEDE REKENING

Artikel 60

Budgethouders zijn tuchtrechtelijk verantwoordelijk en in voorkomend geval geldelijk aansprakelijk indien zij bij het vaststellen van in te vorderen rechten of het afgeven van ontvangstbewijzen, het aangaan van betalingsverplichtingen of het ondertekenen van betalingsbewijzen handelen op een wijze die in strijd is met dit reglement of de uitvoeringsbepalingen daarvan. Ditzelfde geldt indien zij nalaten een document op te stellen waarbij een vordering ontstaat en indien zij de afgifte van een invorderingsopdracht achterwege laten of zonder geldige reden vertragen.

Hetzelde geldt indien zij zonder geldige reden de afgifte van een betalingsopdracht achterwege laten of vertragen, waardoor een civielrechtelijke aansprakelijkheid van het Bureau tegenover derden kan ontstaan.

Artikel 61

1. Rekenplichtigen en ondergeschikt rekenplichtigen zijn tuchtrechtelijk verantwoordelijk en in voorkomend geval geldelijk aansprakelijk voor de door hen verrichte betalingen, wanneer het bepaalde in artikel 40, derde alinea, niet in acht is genomen.

Zij zijn tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk voor elk verlies en elke aantasting van de hun toevertrouwde gelden, waarden en documenten, indien zulks het gevolg is van opzet of grove nalatigheid hunnerzijds.

Op dezelfde wijze zijn zij verantwoordelijk en aansprakelijk voor de juiste uitvoering van de door hen ontvangen opdrachten voor het gebruik en het beheer van bank- en girorekeningen, in het bijzonder:

a) wanneer de door hen verrichte betaling of inning niet overeenstemt met het bedrag, vermeld in de desbetreffende invorderings- of betalingsopdrachten;

b) wanneer zij betalen aan een ander dan de rechthebbende, of wanneer de bewijsstukken ontbreken die verplicht zijn gesteld bij de reglementen, akkoorden, overeenkomsten of financieringsovereenkomsten die op de desbetreffende betalingen van toepassing zijn.

2. Beheerders van gelden ter goede rekening zijn tuchtrechtelijk verantwoordelijk en in voorkomend geval geldelijk aansprakelijk:

a) wanneer zij door hen verrichte betalingen niet met deugdelijke bewijsstukken kunnen verantwoorden;

b) wanneer zij betalen aan een ander dan de rechthebbende.

Zij zijn tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk voor verlies of aantasting van de hun toevertrouwde gelden, waarden en documenten als gevolg van opzet of grove nalatigheid hunnerzijds.

3. Rekenplichtigen, ondergeschikte rekenplichtigen en beheerders van gelden ter goede rekening verzekeren zich tegen de risico's die zij uit hoofde van dit artikel lopen.

Het Bureau dekt de hieraan verbonden verzekeringskosten.

Artikel 62

De geldelijke aansprakelijkheid en de tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid van budgethouders, rekenplichtigen, ondergeschikte rekenplichtigen en beheerders van gelden ter goede rekening kan in het geding worden gebracht onder de omstandigheden bedoeld in artikel 22 en de artikelen 86 tot en met 89 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen.

Artikel 63

Het Bureau beslist binnen twee jaar na de overlegging van de jaarrekening over de kwijting die aan de rekenplichtigen wordt gegeven voor de door hen verrichte daden van beheer ten aanzien van deze rekening.

TITEL VI

REKENING EN VERANTWOORDING - CONTROLE VAN DE REKENINGEN

AFDELING I

Rekening en verantwoording

Artikel 64

De directeur stelt elk jaar de jaarrekening van het Bureau op.

De jaarrekening omvat alle verrichtingen inzake ontvangsten en uitgaven die op het afgelopen begrotingsjaar betrekking hebben. Zij wordt in dezelfde vorm en met dezelfde onderverdeling als de begroting ingediend.

De jaarrekening wordt voorafgegaan door een analyse van het financieel beheer van het desbetreffende jaar. Bij het opstellen van deze analyse verstrekt het Bureau nadere gegevens over de verwezenlijking van de in artikel 2 bedoelde beginselen en doelstellingen.

Artikel 65

De jaarrekening omvat onderstaande tabellen, die worden ingedeeld volgens de nomenclatuur van de begroting van het Bureau.

1) Eeen ontvangstentabel, vermeldende:

- de geraamde ontvangsten van het begrotingsjaar, waarbij de ontvangsten en de subsidie ten laste van de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen en de overige ontvangsten afzonderlijk worden opgevoerd;

- de wijzigingen van de geraamde ontvangsten als gevolg van aanvullende of gewijzigde ramingen;

- de in het begrotingsjaar vastgestelde rechten;

- de nog in te vorderen rechten van het voorgaande begrotingsjaar;

- de in het begrotingsjaar geïnde ontvangsten en de ingevolge artikel 6, lid 3, overgedragen ontvangsten;

- de bedragen die aan het einde van het begrotingsjaar nog moeten worden ingevorderd;

- de vervallen vastgestelde rechten.

Bij deze tabel wordt in voorkomend geval een staat gevoegd met de restbedragen en brutobedragen van de in artikel 23 bedoelde verrichtingen.

2) Een tabel betreffende de ontwikkeling van de kredieten van het begrotingsjaar, vermeldende:

- de oorspronkelijke kredieten;

- de wijzigingen in de kredieten als gevolg van overschrijvingen;

- de wijzigingen als gevolg van aanvullende of gewijzigde ramingen;

- de definitieve kredieten van het begrotingsjaar;

- de krachtens artikel 6 overgedragen kredieten.

3) Een uitgaventabel die een overzicht geeft van het gebruik van de kredieten van het begrotingsjaar, vermeldende:

- de ten laste van het begrotingsjaar aangegane betalingsverplichtingen;

- de ten laste van het begrotingsjaar verrichte betalingen;

- de bedragen die bij de afsluiting van het dienstjaar nog moeten worden betaald;

- de krachtens artikel 6 overgedragen kredieten;

- de vervallen kredieten.

Bij deze tabel wordt in voorkomend geval een staat gevoegd met de restbedragen en brutobedragen van de in artikel 22 bedoelde verrichtingen.

4) Een tabel betreffende het gebruik van de van het voorafgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten waarin wordt aangegeven:

- het bedrag van de overgedragen kredieten;

- de ten laste van de overgedragen kredieten verrichte betalingen;

- de niet-gebruikte kredieten die komen te vervallen.

Artikel 66

1. De directeur stelt ook een financiële balans op van de activa en passiva van het Bureau per 31 december van het verstreken begrotingsjaar.

Hieraan wordt een balans van de rekeningen toegevoegd, opgesteld per dezelfde datum met mutaties en saldi.

Op de balans staat, voor zover zij nog niet in de rekeningen zijn geboekt, onder de activa het bedrag van de in te vorderen ontvangsten en onder de passiva het bedrag van de uitgaven van het begrotingsjaar.

2. Deze documenten worden voorgelegd aan de financieel controleur.

Artikel 67

Uiterlijk op 31 maart zendt de directeur de jaarrekening, de analyse van het financieel beheer en de financiële balans van het Bureau voor het verstreken begrotingsjaar toe aan de Raad van Bestuur en de Rekenkamer, alsmede ter informatie aan het Europees Parlement, de Raad en de Commissie.

AFDELING II

Nazien van de rekeningen

Artikel 68

De Rekenkamer oefent haar bevoegdheden ten aanzien van het Bureau uit overeenkomstig het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen, zonder afbreuk te doen aan de controle door de financieel controleur.

Artikel 69

Het Bureau doet de Rekenkamer iedere drie maanden, uiterlijk in de maand die volgt op het einde van het kwartaal, de bewijsstukken toekomen die verband houden met de boekingen, onder documenten en verklaringen ten aanzien van de juiste toepassing van de voorschriften voor de uitvoering van de begroting, alsmede documenten en verklaringen betreffende het aangaan van betalingsverplichtingen en de betaling van de uitgaven en de vaststelling en invordering van de ontvangsten.

De Rekenkamer kan het Bureau om inlichtingen verzoeken omtrent genoemde bewijsstukken.

Artikel 70

Het Bureau verleent de Rekenkamer alle faciliteiten en verstrekt haar alle inlichtingen die zij voor de vervulling van haar taak nodig acht.

In het bijzonder houdt het Bureau ter beschikking van de Rekenkamer: alle bescheiden inzake het plaatsen van opdrachten en alle geld- en goederenrekeningen, alle boekingsbescheiden en bewijsstukken, alsmede de daarop betrekking hebbende administratieve documenten, alle documentatie betreffende de uitgaven en ontvangsten, alle inventarislijsten en alle organisatieschema's van de diensten welke de Rekenkamer voor de controle van de jaarrekening aan de hand van bescheiden of ter plaatse nodig acht, alsmede alle op geautomatiseerde gegevensdragers opgestelde of bewaarde documenten en gegevens.

Te dien einde zijn de aan de controle van de Rekenkamer en de financieel controleur onderworpen functionarissen onder meer verplicht:

a) hun kas te openen, hun gelden, waardepapieren en andere goederen te tonen, alsmede de bewijsstukken betreffende het beheer die zij onder zich hebben, alsook elk boek, register of ander document dat daarop betrekking heeft;

b) inzage te geven in de correspondentie en alle documenten die noodzakelijk zijn voor volledige uitvoering van de controle.

De Rekenkamer is bevoegd controle uit te oefenen op de documenten betreffende de ontvangsten en uitgaven die bij de diensten van het Bureau berusten, in het bijzonder bij de dienst die verantwoordelijk is voor de beslissingen omtrent deze ontvangsten en uitgaven.

De controle op de wettigheid en rechtmatigheid van de ontvangsten en uitgaven, en de controle op het goed financieel beheer strekken zich uit tot het gebruik door niet onder het Bureau ressorterende organisaties van uit hoofde van subsidies ontvangen Gemeenschapsgelden.

Subsidies aan niet onder het Bureau resssorterende begunstigden worden slechts verleend onder voorwaarde dat de begunstigden schriftelijk instemmen met de door de Rekenkamer verrichte controle op de besteding van het subsidiebetrag.

Artikel 71

Het verslag van de Rekenkamer wordt opgesteld overeenkomstig artikel 248 van het EG-Verdrag en artikel 88 van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting de Europese Gemeenschappen.

Artikel 72

1. Vóór 30 april van het volgende jaar verleent het Europees Parlement de directeur kwijting voor de uitvoering van de begroting. Indien deze datum niet kan worden aangehouden, deelt het Europees Parlement de directeur de redenen mede waarom dit besluit moest worden uitgesteld.

Ingeval het Europees Parlement het besluit waarbij kwijting wordt verleend uitstelt, tracht de directeur zo spoedig mogelijk maatregelen te treffen om de factoren die dat besluit in de weg staan op te heffen.

Het Europees Parlement licht de Raad, de Commissie, de Rekenkamer en de Raad van Bestuur in over de besluiten die het neemt ter uitvoering van dit lid.

2. Het kwijtingsbesluit betreft de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau, alsmede het saldo dat daaruit resulteert en de in de balans beschreven activa en passiva van het Bureau; het omvat een oordeel over de verantwoordelijkheid van de directeur voor de uitvoering van de begroting in het afgelopen begrotingsjaar.

3. De directeur treft alle nodige maatregelen om gevolg te geven aan de opmerkingen in de kwijtingsbesluiten.

4. Uiterlijk op 15 december van het jaar waarin het kwijtingsbesluit is genomen, brengt het Bureau verslag uit over de maatregelen die naar aanleiding van de daarin vervatte opmerkingen zijn genomen, met name over de instructies die het heeft gegeven aan diegenen die zich met de uitvoering van de begroting bezighouden. Deze verslagen worden toegezonden aan het Europees Parlement en de Rekenkamer, en ter informatie aan de Raad en de Commissie.

De directeur is tevens verplicht, in een bijlage bij de jaarrekening van het begrotingsjaar dat volgt op het begrotingsjaar waarop het kwijtingsbesluit betrekking heeft, de maatregelen te verantwoorden die naar aanleiding van de opmerkingen in de kwijtingsbesluiten zijn genomen.

5. Bewijsstukken ter verantwoording van de boekhouding en de opstelling van de jaarrekening en de balans worden bewaard gedurende een periode van vijf jaar na de datum van het besluit waarbij kwijting wordt verleend voor de uitvoering van de begroting.

Stukken betreffende verrichtingen die nog niet definitief zijn afgesloten, worden evenwel langer dan genoemde periode bewaard, en wel tot het einde van het jaar volgende op het jaar waarin die verrichtingen definitief worden afgesloten.

TITEL VII

SLOTBEPALINGEN

Artikel 73

De Raad van Bestuur stelt de Rekenkamer zo spoedig mogelijk in kennis van alle besluiten en maatregelen die ter uitvoering van de artikelen 3, 6, 8, 12 en 21 zijn genomen.

De Rekenkamer en de financieel controleur van de Commissie worden in kennis gesteld van de aanwijzing van de budgethouders, de rekenplichtige, de ondergeschikte rekenplichtigen en de beheerders van de gelden ter goede rekening, alsmede van de delegaties en aanwijzingen krachtens de artikelen 17, 20 en 41.

De interne reglementen die de Raad van Bestuur op financieel gebied vaststelt worden ter kennis gebracht van de Rekenkamer en de Commissie.

Artikel 74

De Raad van Bestuur stelt de uitvoeringsbepalingen voor de toepassing van dit reglement vast op voorstel van de directeur en na instemming van de financieel controleur van de Commisie.

Artikel 75

Dit reglement treedt in werking op ...