Verslag over de jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat betreffende het begrotingsjaar 2001, vergezeld van de antwoorden van het Waarnemingscentrum

Verslag

over de jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat betreffende het begrotingsjaar 2001, vergezeld van de antwoorden van het Waarnemingscentrum

(2002/C 326/10)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 12, lid 11, van Verordening (EG) nr. 1035/97 van de Raad(1) aan de raad van bestuur van het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat (het Centrum) gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Centrum voor het per 31 december 2001 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 12, lid 8, van Verordening (EG) nr. 1035/97 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de uitvoerend directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 12, lid 12, van Verordening (EG) nr. 1035/97 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2001 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

5. Zonder het controle-oordeel van paragraaf 4 ter discussie te stellen, vestigt de Rekenkamer toch de aandacht op de in paragraaf 8 en in de paragrafen 18 e. v. beschreven situaties.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN

Uitvoering van de begroting

6. De uitvoering van de kredieten van het begrotingsjaar 2001 en de uit het voorgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten is weergegeven in tabel 1(3).

7. De definitieve kredieten van het begrotingsjaar beliepen 5,3 miljoen euro, waarvoor verplichtingen zijn aangegaan ten bedrage van 5,1 miljoen euro. Voor vrijwel het totaalbedrag van 2,2 miljoen euro aan beleidskredieten (Titel III) zijn verplichtingen aangegaan. De betalingen ten laste van de kredieten van het begrotingsjaar beliepen 3,8 miljoen; 1,4 miljoen werd overgedragen naar het volgende begrotingsjaar en 0,1 miljoen moest worden geannuleerd. Ongeveer 50 % van de betalingen met betrekking tot de beleidskredieten is in het laatste kwartaal van het jaar gedaan.

8. De naar 2002 overgedragen kredieten - hoofdzakelijk beleidskredieten - bedragen 1,2 miljoen euro, ofwel het dubbele van het voorgaande begrotingsjaar. De omvang ervan is te wijten aan de late goedkeuring van het werkprogramma door de raad van bestuur van het Centrum en aan de trage tenuitvoerlegging van het netwerk Raxen(4), de hoofddoelstelling bij de oprichting van het Centrum. Dit toont aan dat het Centrum de programmering van zijn operationele activiteiten en de follow-up daarvan moet verbeteren.

9. De van 2000 naar 2001 overgedragen kredieten bedroegen 0,8 miljoen euro en werden vrijwel volledig besteed. Maar ruim 40 % van de betalingen betreffende de beleidskredieten is uitgevoerd in het laatste kwartaal van 2001, hetgeen aantoont dat op de in het voorgaande jaar gefinancierde projecten onvoldoende toezicht werd gehouden.

Jaarrekening

10. De tabellen 2 en 3 geven een overzicht van de winst-en-verliesrekening en de balans die het Centrum in zijn jaarverslag over het begrotingsjaar 2001 heeft gepubliceerd.

11. Het Centrum schrijft zijn vaste activa niet af. Het zou de waarderings- en afschrijvingsregels die de Commissie heeft vastgesteld(5) zodanig moeten toepassen dat de in de balans opgenomen waarden een getrouw beeld geven van de goederen die deel uitmaken van zijn vermogen.

Toepassing van de financiële bepalingen

12. Het Centrum heeft zijn begroting 2001 niet bekendgemaakt in het Publicatieblad, hetgeen in strijd is met het bepaalde in artikel 13 van zijn financieel reglement.

13. In de jaarverslagen 1999 en 2000 over het Centrum(6) had de Rekenkamer het Centrum opgeroepen de wijzigingen inzake BTW in het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting om te zetten in zijn eigen financieel reglement. Dit is nog niet gebeurd.

14. In het licht van de gebeurtenissen van 11 september 2001 heeft het Centrum zijn verschillende overeenkomsten met de nationale centra in het Raxen-netwerk uitgebreid met vijftien addenda, waarvoor een apart begrotingsonderdeel is ingevoerd. Ter financiering van deze addenda werd een verplichting aangegaan en - in strijd met het specialiteitsbeginsel - aangewezen op een ander begrotingsonderdeel. Het Centrum had het tekort aan kredieten moeten ondervangen met een naar behoren verrichte overschrijving.

15. Deze voorlopige verplichting werd geboekt op 8 oktober 2001 en de overeenkomsten werden gesloten op 21 oktober 2001. De datum voor de indiening van de eerste verslagen werd vastgesteld op 19 oktober 2001, dus vóór de ondertekening van de overeenkomsten.

16. In de bijlage bij de verplichting werd bepaald dat de overeenkomsten eind 2001 afliepen; toch was per 31 december 2001 slechts 16 % van de desbetreffende betalingen verricht.

17. Eind 2001 werd een aanzienlijk aantal betalingen voor een totaalbedrag van 297546 euro opgeschort krachtens artikel 40 van het financieel reglement van het Centrum omdat er toereikende bewijsstukken ontbraken inzake de werkelijk verleende diensten of inzake de BTW-status van de contractanten.

18. Onder de opgeschorte betalingen was er één van 70961 euro, die deel uitmaakte van een bijdrage van 100000 euro voor een door de Raad van Europa gecofinancierd project. Deze financiering was in feite een subsidie waarmee eerdere werkzaamheden van experts goeddeels konden worden vergoed. De verantwoordelijke ordonnateur kon geen nauwkeurige beschrijving van het project voorleggen, noch bewijsstukken ter onderbouwing van de gevraagde betaling, hoewel bij het verrichten van een uitgave in elke fase bewijsstukken moeten kunnen worden overgelegd (zie de artikelen 32, 35 en 39 van het financieel reglement van het Centrum).

19. In het licht van goed beheer is het niet erg verstandig, financieringen met terugwerkende kracht toe te kennen, want juist doordat ze pas achteraf komen hebben ze geen enkele toegevoegde waarde voor de acties van het Centrum.

20. De directeur van het Centrum zou toepassing moeten overwegen van het bepaalde in artikel 61 van het financieel reglement over de verantwoordelijkheid van ordonnateurs. Aangezien de betaling krachtens artikel 40 van het financieel reglement van het Centrum is opgeschort, moet de betrokken verplichting worden geannuleerd. Overeenkomstig artikel 41 van dat reglement kan de raad van bestuur van het Centrum echter schriftelijk en op eigen verantwoordelijkheid verzoeken, de opgeschorte betaling toch te verrichten.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 25 en 26 september 2002.

Voor de Rekenkamer

Juan Manuel Fabra Vallés

President

(1) PB L 151 van 10.6.1997, blz. 6.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 12, lid 10, van Verordening (EG) nr. 1035/97 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Waarnemingscentrum over het begrotingsjaar 2001 opgesteld op 6 februari 2002, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Centrum, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 8 februari 2002 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) Voor alle tabellen van dit verslag zijn de cijfers berekend op basis van zo exact mogelijke waarden van de gebruikte gegevens. De cijfers zijn afgerond weergegeven, hetgeen tot minieme verschillen in de totalen kan leiden. Een liggend streepje duidt erop dat een waarde niet bestaat of nihil is, en 0,0 staat voor een waarde onder de afrondingsdrempel.

(4) Netwerk voor gegevensuitwisseling over racisme en vreemdelingenhaat.

(5) Verordening (EG) nr. 2909/2000 van de Commissie van 29 december 2000 (PB L 336 van 30.12.2000, blz. 75).

(6) PB C 373 van 27.12.2000, paragraaf 7 en PB C 372 van 28.12.2001, paragraaf 16.

Tabel 1

Begrotingsuitvoering voor het begrotingsjaar 2001N. B.:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Centrum - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Centrum in zijn eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening over de begrotingsjaren 2001 en 2000

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

N. B.:

de totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat.

Tabel 3

Balans per 31 december 2001 en 31 december 2000N. B.:

de totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat. Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Centrum in zijn eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het Centrum

4. Het Waarnemingscentrum verheugt zich over het oordeel van de Rekenkamer dat de jaarrekening voor 2001 betrouwbaar is.

8 en 9. Het Waarnemingscentrum heeft reeds een aantal procedures ingevoerd ter verbetering van het systeem voor de programmering van zijn operationele activiteiten en de follow-up daarvan, om zodoende een correcte uitvoering van zijn begroting te waarborgen. In april 2002 werd het ontwerp-werkprogramma voor 2003 afgerond; het werd tijdens de vergadering van de raad van bestuur op 19 juni 2002 besproken.

11. In de eerste helft van 2002 heeft het Waarnemingscentrum de module "Vaste activa" toegevoegd aan zijn huidige boekhoudsysteem "EXACT". De tests zijn afgerond en hieruit blijkt dat voldaan wordt aan Verordening (EG) nr. 2909/2000 van de Commissie(1). Voortaan wordt (steekproefsgewijs) fysieke controle uitgeoefend door degene die verantwoordelijk is voor de vaste activa van het Waarnemingscentrum. Hiervoor is een interne procedure ingesteld.

12. Het Waarnemingscentrum heeft zijn begroting voor 2002 bekendgemaakt in Publicatieblad L 178 van 9 juli 2002.

13. Op 4 juli 2001 heeft het Waarnemingscentrum een ontwerp-voorstel opgesteld met het oog op aanpassing van zijn financieel reglement. De toepassing van dit voorstel is uitgesteld om geen bepalingen in te voeren die afwijken van de nieuwe financiële kaderregeling die op 1 januari 2003 van kracht moet worden. Wat betreft het op de uitgaven van het Waarnemingscentrum van toepassing zijnde BTW-tarief is besloten te anticiperen op de nieuwe bepalingen en de procedure per 1 januari 2002 in de interne bepalingen op te nemen.

14. Na de gebeurtenissen van 11 september 2001 heeft het Waarnemingscentrum op zeer korte termijn een systeem moeten invoeren om snel informatie te kunnen verzamelen teneinde te voldoen aan de verwachtingen van de Gemeenschappen en de lidstaten. Het Waarnemingscentrum erkent dat hiertoe een afzonderlijk contract had moeten worden opgesteld. De enige reden waarom dit niet is gebeurd, is de urgentie waarmee het Waarnemingscentrum heeft moeten reageren op een zeer bijzondere situatie.

15. De urgentie waarmee het Waarnemingscentrum heeft moeten handelen voor het invoeren van procedures heeft het niet mogelijk gemaakt de datum te wijzigen voor de indiening van de in het ontwerp-overeenkomst vermelde verslagen. Het resultaat hiervan was enige verwarring omtrent de termijnen.

16. Het Waarnemingscentrum moet toegeven dat er sprake was van onvoldoende consistentie in de termijnen voor verplichtingen en betalingen.

18, 19 en 20). Om complicaties te voorkomen heeft het Waarnemingscentrum besloten de aanbeveling van de Rekenkamer op te volgen en de verplichting betreffende het door de Raad van Europa gecofinancierde project te annuleren.

Het Waarnemingscentrum wenst tevens te benadrukken dat dit initiatief gebaseerd is op de algemene overeenstemming over samenwerking tussen het Waarnemingscentrum en de Raad van Europa, zoals vermeld in Verordening (EG) nr. 1035/97 van de Raad.

Het Waarnemingscentrum is bereid verbeteringen te blijven aanbrengen in het begrotingsbeheer van operationele activiteiten. Na deze evaluatie is het Waarnemingscentrum van plan niet alleen de noodzakelijke correcties in de interne bepalingen aan te brengen maar als aanvulling hierop eveneens speciale opleidingen aan te bieden.

(1) PB L 336 van 30.12.2000, blz. 75.