Advies nr. 6/2007 over de jaarlijkse overzichten van de lidstaten, de nationale verklaringen van de lidstaten en de door nationale controle-instanties verrichte controlewerkzaamheden met betrekking tot EU-middelen

14.9.2007

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 216/3

I.

Het advies heeft betrekking op drie verschillende maar onderling verband houdende zaken. Allereerst is er het nieuwe vereiste, ingevoerd bij het herziene Financieel Reglement, inzake jaarlijkse overzichten van controles en adviezen die worden voorgeschreven door sectorale verordeningen (zoals die inzake betaalorganen in de landbouwsector, en die welke uitgaan van controle-instanties waar het structuurfondsen betreft). Ten tweede zijn er de nationale verklaringen van sommige autoriteiten van de lidstaten, waartoe zij zelf het initiatief hebben genomen in de context van de verantwoordingsplicht jegens de nationale parlementen, en waarvoor de respectievelijke nationale controle-instanties de controle verrichten. Een derde punt zijn de op vrijwillige basis uitgebrachte rapporten en certificaten van nationale controle-instanties over het beheer van EU-middelen binnen de betrokken lidstaten.

II.

De jaarlijkse overzichten van sectorale controles en betrouwbaarheidsverklaringen (verklaringen) die zijn ingevoerd bij het herziene Financieel Reglement vormen een extra schakel tussen de Commissie en de lidstaten in een ketenmodel. De eerste jaarlijkse overzichten, over 2007, worden verwacht tegen 15 februari 2008.

III.

De Commissie dient deugdelijk toezicht uit te oefenen om te waarborgen dat de jaarlijkse overzichten — waarvan de kwaliteit zal staan of vallen met de kwaliteit van de onderliggende verklaringen — consistent, vergelijkbaar en bruikbaar zijn. Terwijl de regelgeving de jaarlijkse overzichten beperkt tot eenvoudige sectorspecifieke overzichten, moet de Commissie worden gestimuleerd om te bevorderen dat er waarde wordt toegevoegd aan het proces, bijvoorbeeld door te wijzen op gemeenschappelijke problemen, mogelijke oplossingen en beste praktijken.

IV.

Jaarlijkse overzichten vormen een bijkomend element van interne controle. Wordt hierin de aandacht op sterke en zwakke punten gevestigd, dan kunnen zij de verbetering van de controle van de EU-middelen op terreinen van gedeeld beheer stimuleren.

V.

Nationale verklaringen zijn het resultaat van het vrijwillige initiatief dat bepaalde lidstaten hiertoe op het hoogste niveau namen, waarbij zij zich richtten tot de nationale parlementen. Of de nationale verklaringen bruikbare aanvullende informatie bieden, zal afhangen van de reikwijdte en kwaliteit van de onderliggende werkzaamheden.

VI.

Doordat nationale verklaringen gericht zijn op de nationale verantwoordingsplicht voor de benutting van EU-middelen in gedeeld beheer en aantonen hoe deze plicht is nagekomen, zouden zij tot een verbeterd beheer moeten leiden. De nationale verklaringen kunnen als een nieuw element van interne controle worden beschouwd, en de Commissie en de Rekenkamer dienen deze als zodanig te zien.

VII.

Sommige nationale controle-instanties controleren EU-middelen op eigen initiatief en ten behoeve van de nationale rapportage. In één geval geeft de nationale controle-instantie een verklaring af over de conformiteit van systemen met de regelgeving en over de wettigheid en regelmatigheid van verrichtingen.

VIII.

De Rekenkamer onderkent dat het mogelijk is, gebruik te maken van de potentiële zekerheid, verschaft door de gecontroleerde nationale verklaringen en het nationale controlewerk, en tegelijkertijd de vereisten van de internationale controlenormen in acht te nemen. Een eerste vereiste voor gebruikmaking van de potentiële zekerheid is dat de nationale verklaringen of het nationale controlewerk de juiste reikwijdte, aanpak en timing moeten hebben en dat de werkzaamheden moeten worden verricht overeenkomstig de internationale controlenormen.

IX.

Op het punt van de inachtneming van de internationale controlenormen overheerst één vereiste: de externe controleur die zich wil kunnen baseren op, of gebruik wil maken van de verklaring of het werk van anderen, moet rechtstreeks bewijs verkrijgen dat dit werk een solide basis heeft. De tijd die de Rekenkamer besteedt aan het verzamelen van dergelijk bewijs, moet worden vergeleken met de tijd die wordt bespaard door de verminderde rechtstreekse controle (of andere procedures) van het controleterrein.

X.

Het „nationale” karakter van de nationale verklaringen en het nationale controlewerk staat in contrast met de huidige horizontale aard van het werk van de Rekenkamer, waarin conclusies in het algemeen worden gepresenteerd per begrotingsterrein, en niet per afzonderlijke lidstaat. Om een potentiële impact op het werk van de Rekenkamer te hebben, moeten de nationale verklaringen of het nationale controlewerk een passende en vergelijkbare reikwijdte, aanpak en timing hebben. Ongeacht het gebruik dat de Rekenkamer van dit werk maakt, erkent zij echter het potentiële effect van nationale verklaringen en nationaal controlewerk op de bewustmaking van de lidstaten van het belang van interne controle van EU-middelen.

XI.

Zowel de deelverklaringen (ter onderbouwing van de jaarlijkse overzichten) als de diverse initiatieven op het gebied van nationale verklaringen en controles hebben één gemeenschappelijk kenmerk: er worden systemen onderzocht, waarover een oordeel wordt gevormd. Nationale verklaringen kunnen ook specifieke verklaringen over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bevatten. De ervaring leert dat het grootste risico op het laatstgenoemde punt schuilt in de betrouwbaarheid van de informatie, verstrekt door begunstigden wanneer zij EU-middelen aanvragen, en niet in de wijze waarop informatie door lidstaten of de Commissie wordt verwerkt. Een verklaring dat de systemen werken overeenkomstig de voorschriften in de EU-regelgeving hoeft op zichzelf nog niet te waarborgen dat de betrokken verrichtingen wettig en regelmatig zijn.

XII.

Het feit dat jaarlijkse overzichten integrerend deel uitmaken van het internecontrolesysteem, betekent dat zij in de standaard controleprocedures van de Rekenkamer zullen worden opgenomen. Hieronder zou ook een beoordeling kunnen vallen van bijdrage die de jaarlijkse overzichten leveren aan de algemene interne controle, en van de wijze waarop de Commissie het proces beheert en de door de overzichten geboden informatie gebruikt voor haar toezichthoudende rol.

XIII.

Eén aandachtspunt voor de Rekenkamer bij haar omgang met nationale verklaringen en nationale controlewerkzaamheden dient te zijn welke impact deze hebben op, en welk gebruik ervan wordt gemaakt door haar voornaamste gecontroleerde — de Commissie. Dit kan een beoordeling inhouden van de begeleiding door de Commissie, de wijze waarop zij omgaat met de bevindingen, zich vergewist van de betrouwbaarheid ervan en haar eigen controleactiviteiten daarop afstemt.

XIV.

Wat de betrouwbaarheidsverklaring van de Rekenkamer betreft, dient onderscheid te worden gemaakt tussen nationale verklaringen op zichzelf, en nationale verklaringen die worden gecontroleerd door de nationale controleorganen. Nationale verklaringen hebben sommige kenmerken met „management representations” gemeen: zij kunnen waardevolle informatie bevatten over de tenuitvoerlegging van de EU-begroting, maar vormen op zichzelf geen afdoend controlebewijs. Het valt ook niet onder de verantwoordelijkheid van de Rekenkamer, de betrouwbaarheid ervan te controleren, tenzij de Rekenkamer er gebruik van wenst te maken.

XV.

Door nationale controleorganen uitgebrachte adviezen over systemen en/of de wettigheid of regelmatigheid van ontvangsten en uitgaven, ongeacht of zij op zichzelf staan of adviezen over nationale verklaringen zijn, kunnen controlebewijs vormen waarin de Rekenkamer vertrouwen kan stellen, mits internationale controlenormen in acht zijn genomen. De Rekenkamer zal deze in aanmerking nemen bij het plannen en uitvoeren van haar werkzaamheden.

XVI.

In de praktijk zou de geboden zekerheid over systemen kunnen worden gebruikt bij het plannen van financiële/nalevingsgerichte controles voor zowel het beoordelen van het controlerisico als de toepassing van het controlezekerheidsmodel („audit assurance model”). Indien het werk van de nationale controleorganen wordt getest en betrouwbaar blijkt, zou de Rekenkamer er gebruik van kunnen maken ten behoeve van haar eigen systeemcontroles — met inbegrip van systeemgerichte controles — waarmee mogelijk de hoeveelheid vereiste rechtstreekse gegevensgerichte controles kan worden beperkt.

XVII.

Zoals hierboven uitgelegd, moet de Rekenkamer zich kunnen vergewissen van de geschiktheid en kwaliteit van het verrichte werk, wil zij kunnen vertrouwen op het werk van de nationale controleorganen. In de praktijk zal dit bilaterale samenwerking tussen de Rekenkamer en de nationale controleorganen vergen.

XVIII.

Om bij te dragen tot een verbeterd beheer, dient de Commissie te overwegen of zij geen gebruik zal maken van de jaarlijkse overzichten om beste praktijken binnen (en tussen) de lidstaten vast te stellen en te bevorderen. De Commissie dient te onderzoeken welke samenhang er bestaat tussen de conformiteit van systemen met de regelgeving en de criteria die worden gehanteerd om te beoordelen of het niveau van wettigheid en regelmatigheid van onderliggende verrichtingen aanvaardbaar is aan de hand van de deelverklaringen die ten grondslag liggen aan de jaarlijkse overzichten en de nationale verklaringen.

XIX.

De aanpak van de controle van EU-middelen door de nationale controleorganen komt aan de orde in het mandaat van de werkgroep van het Contactcomité die verantwoordelijk is voor het ontwikkelen van gemeenschappelijke controlenormen en vergelijkbare controlecriteria die zijn toegesneden op het EU-terrein⁽⁶⁾. Gemeenschappelijke normen voor de aanpak en methoden bieden de Rekenkamer meer mogelijkheden om te bouwen op het werk van de nationale controleorganen, waarbij wel rechtstreeks bewijs van de kwaliteit van dat werk moet worden verkregen.