Verslag over de doelmatigheidscontrole bij de Europese Centrale Bank betreffende het begrotingsjaar 2005, vergezeld van de antwoorden van de Europese Centrale Bank

21.12.2007

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 313/1

1.

De doelmatigheidscontrole bij de Europese Centrale Bank (ECB) door de Rekenkamer wordt voorgeschreven in artikel 27.2 van het Protocol betreffende de statuten van het Europees Stelsel van centrale banken (ESCB) en van de Europese Centrale Bank⁽¹⁾. Het voor het begrotingsjaar 2005 geselecteerde controleonderwerp was het beheer van het project betreffende het nieuwe gebouw van de ECB (NEP, New ECB Premises). De Rekenkamer verrichtte ook een follow-upcontrole naar de efficiëntie van het beleid inzake personele middelen bij de ECB.

2.

De ECB zal zijn nieuwe gebouw in Frankfurt op het terrein van de „Grossmarkthalle” (voormalige groothandelsmarkt) optrekken. Door het nieuwe ECB-gebouw met een oppervlakte van circa 186 000 vierkante meter zullen de historische gebouwen worden gecombineerd met een ongeveer 185 meter hoge kantoortoren. Het huidige budget beloopt circa 850 miljoen euro, inclusief ongeveer 500 miljoen euro aan bouwkosten⁽²⁾.

3.

De controledoelstelling van de Rekenkamer was de doelmatigheid van het beheer van het NEP-project te beoordelen, alsmede de naleving hierbij van de toepasselijke regels. De Rekenkamer ging na of de ECB had gezorgd voor:

4.

De controle had betrekking op de periode van september 2001 tot augustus 2006, waarbij de mededinging om de selectie van het ontwerp van het gebouw en de technische aspecten van de door de ECB vastgestelde specificaties buiten beschouwing werden gelaten. Voorts werd bij de controle gekeken naar verdere ontwikkelingen van het NEP-project.

5.

Door de voor het NEP-project opgezette organisatiestructuur kon de ECB in haar bestaande behoeften voorzien. Deze structuur werd opgezet voordat in december 2005 het definitieve besluit tot bouwen werd genomen, dat tevens gedetailleerde bouwspecificaties bevatte.

6.

In 2001 was aanvankelijk gepland dat het project in het derde kwartaal van 2008 zou worden afgerond. Inmiddels is de voltooiing uitgesteld tot eind 2011⁽³⁾. Dit houdt hoofdzakelijk verband met de invoeging van twee fasen die aanvankelijk niet waren gepland: een herzieningsfase en een optimalisatiefase. De herzieningsfase duurde tien maanden, gevolgd door een optimalisatiefase van dertien maanden waarin een kostenreductie van 30 % werd bereikt. De vertraging met de afronding van het project leidt evenwel tot extra huurkosten.

7.

De ECB heeft een passende, samenhangende monitoring-, controle- en rapportagestrategie ontwikkeld en ingevoerd.

8.

Hoewel er een kader voor risicobeheer is opgezet, zijn er ten aanzien van het risicobeheer enkele tekortkomingen vermeld in het risicoregister. Tegen augustus 2006 had de Rekenkamer het voor het NEP-project aangelegde register inzake risico's onderzocht dat voor elk onderdeel een beschrijving, de potentiële impact, de maatregel, eigenaar en status aangaf. De ECB had ruim 100 potentiële risico's in het risicoregister opgenomen met een schaal van 1 (lage impact en weinig waarschijnlijk) tot 25 (hoge impact en zeer waarschijnlijk).

9.

Dit register gaf niet altijd een duidelijk beeld van de onderdelen met het meeste risico, de kans dat dit risico zou optreden en het tijdsbestek: de risico's waren niet altijd op coherente wijze geformuleerd en werden soms verward met subrisico's⁽⁴⁾. Verder waren de diverse reputatierisico's over het hele risicoregister verspreid en waren zij soms betrekkelijk laag ingeschaald⁽⁵⁾; in een aantal gevallen was slechts een subrisico in het register opgenomen en was het hoofdrisico weggelaten.

10.

De algemene aanbestedingsregels en -procedures van de ECB die voor de met het NEP-project gepaard gaande aanbestedingsactiviteiten worden toegepast, waren adequaat. Deze regels voorzagen echter niet in een formele beroepsprocedure en legden niet de criteria voor het uitsluiten van abnormaal lage offertes vast. Hoewel de ECB zich inspant om te voldoen aan de vereisten van de EU-richtlijn⁽⁶⁾, werden de drempels niet systematisch aangepast op basis van de vereisten van de richtlijn.

11.

In het algemeen werden bij de NEP-aanbestedingen de regels en procedures van de ECB in acht genomen, maar de puntentoekenning was soms onduidelijk en gebaseerd op subcriteria die niet uitdrukkelijk als beoordelingscriteria waren aangegeven. Verder waren de meeste vrijstellingen weliswaar naar behoren goedgekeurd en onderbouwd, maar was in bepaalde gevallen de motivering van de vrijstelling twijfelachtig, of niet formeel gedocumenteerd.

12.

Bij een aantal aanbestedingen is er geen bewijs voorhanden dat er altijd een optimale kosteneffectiviteit werd bereikt. Bij sommige van deze aanbestedingen was niet voldoende duidelijk wat de aanbestede diensten precies inhielden, liepen de offertes onderling sterk uiteen en mochten de voor onderhandelingen geselecteerde inschrijvers hun offertes later ingrijpend wijzigen.

13.

De Rekenkamer trof gebreken aan in de door de ECB verrichte controles van aanbestedingen met betrekking tot het werk van externe consultants. In één geval waren de door de ECB uitgevoerde controles op de puntenwaardering van de inschrijvingen niet te traceren. In een ander geval werd de aanbestedingsprocedure hoofdzakelijk geleid door de externe projectmanager, terwijl de deelname van de ECB niet duidelijk werd aangetoond.

14.

Hoewel de aanvankelijke timing voor het voltooien van het project te optimistisch was, heeft de ECB over het algemeen een passende organisatiestructuur opgezet om te voorzien in haar bestaande behoeften en is zij erin geslaagd de totale kostenraming aanzienlijk te verlagen. De ECB heeft een adequaat monitoring-, controle- en rapportagekader voor het NEP-project opgezet. Hoewel een specifiek risicobeheerskader voor het NEP-project is opgezet, werden bij het risicoregister enkele gebreken geconstateerd. De belangrijkste gebreken van het project werden vastgesteld bij de uitvoering van de aanbestedingen voor de NEP, doordat in sommige gevallen de aanbestedingsregels en -procedures van de ECB niet volledig in acht werden genomen.

15.

De Rekenkamer beveelt de ECB aan:

16.

De Rekenkamer verrichtte een follow-upcontrole van haar controle in 2004 naar de efficiëntie van het beleid inzake personele middelen bij de ECB.

17.

Er is aanzienlijke vooruitgang geboekt met het algemene kader voor personeelsbeleid, met name op het punt van de beschrijving van een communicatiestrategie in het kader van het personeelsbeleid. Op andere punten was de tenuitvoerlegging nog gaande, zoals de omschrijving van essentiële prestatie-indicatoren (KPI's, Key Performance Indicators) voor alle organisatorische eenheden. Verder is de invoering van het vernieuwde IT-systeem ter verbetering van de betrouwbaarheid en volledigheid van de gegevens over verlof en afwezigheid van personeel uitgesteld tot 2008. Sommige specifieke richtlijnen en procedures werden nog niet vastgesteld, zoals de richtlijnen voor deeltijdwerk en de regels inzake tuchtprocedures.