Resolutie van het Europees Parlement van 22 april 2008 met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van het besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten (voorheen het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat) voor het begrotingsjaar 2006

Resolutie van het Europees Parlement

van 22 april 2008

met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van het besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten (voorheen het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat) voor het begrotingsjaar 2006

HET EUROPEES PARLEMENT,

gezien de definitieve jaarrekening van het Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten voor het begrotingsjaar 2006 [1],

gezien het jaarverslag van de Rekenkamer over de definitieve jaarrekening van het Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten (voorheen het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat) voor het begrotingsjaar 2006, tezamen met de antwoorden van het Bureau [2],

gezien de aanbeveling van de Raad van 12 februari 2008 (5843/2008 — C6-0084/2008),

gelet op het EG-Verdrag, en met name artikel 276,

gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen [3], en met name artikel 185,

gelet op Verordening (EG) nr. 168/2007 van de Raad van 15 februari 2007 houdende oprichting van een Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten [4], en met name artikel 21,

gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen zoals bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 [5], en met name artikel 94,

gelet op artikel 71 en bijlage V van zijn Reglement,

gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken (A6-0113/2008),

A. overwegende dat de Rekenkamer verklaart redelijke zekerheid te hebben verkregen dat de rekeningen betreffende het begrotingsjaar 2006 betrouwbaar zijn en de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig,

B. overwegende dat het Parlement de directeur van het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat op 24 april 2007 kwijting heeft verleend voor de uitvoering van de begroting van het Bureau voor het begrotingsjaar 2005 [6] en dat het in zijn resolutie behorende bij het kwijtingsbesluit onder andere

- heeft vastgesteld dat niet werd overgeschakeld op activiteitengeoriënteerd management, hoewel het financieel reglement van het Centrum de invoering daarvan voorschrijft zoals dat is gedaan voor de algemene begroting teneinde de prestaties beter te kunnen volgen;

- het Centrum heeft verzocht een systeem voor de programmering en het beheer van zijn aankopen van uitrusting in te voeren en heeft vastgesteld dat het ook geen cyclische controle van zijn inventaris verricht;

- heeft vastgesteld dat de interne controlesystemen diverse tekortkomingen vertonen en dat het beginsel van scheiding van functies niet strikt wordt toegepast, met name tussen functies van het initiëren en verifiëren van verrichtingen;

Algemene punten die betrekking hebben op horizontale kwesties in verband met de EU-agentschappen en daardoor ook van belang zijn voor de kwijtingsprocedure voor elk agentschap afzonderlijk

1. merkt op dat de begrotingen van de 24 agentschappen en andere satellietorganen die door de Rekenkamer zijn gecontroleerd in 2006 in totaal 1080,5 miljoen EUR bedroegen (de hoogste begroting is die van het Europees Bureau voor wederopbouw met 271 miljoen EUR en de laagste die van de Europese Politieacademie (CEPOL) met 5 miljoen EUR);

2. merkt op dat de reeks externe EU-organen die onderworpen zijn aan boekhoudkundige controle en kwijting thans niet alleen de traditionele regelgevende agentschappen omvat, maar ook uitvoeringsagentschappen doe zijn opgericht om uitvoering te geven aan specifieke programma’s, en dat hieronder in de toekomst ook gemeenschappelijke ondernemingen zullen vallen, die zijn opgezet in de vorm van publiek-private partnerschappen (gezamenlijke technologie-initiatieven);

3. merkt op dat het aantal agentschappen waarvoor kwijting moet worden verleend zich wat het Parlement betreft als volgt heeft ontwikkeld: begrotingsjaar 2000: 8; 2001: 10; 2002: 11; 2003: 14; 2004: 14; 2005: 16; 2006: 20 regelgevende agentschappen en 2 uitvoerende agentschappen (2 agentschappen die onderworpen worden aan een audit door de Rekenkamer, maar waarvoor een interne kwijtingsprocedure geldt niet meegerekend);

4. komt daarom tot de conclusie dat de audit- en kwijtingprocedure te log is geworden en niet afgestemd is op de omvang van de begrotingen van de verschillende agentschappen en satellietorganen; verzoekt zijn ter zake bevoegde commissie om een breed opgezet onderzoek te doen naar de kwijtingsprocedure voor de agentschappen en satellietorganen, met het doel om een eenvoudiger en rationeler aanpak te ontwerpen, gelet op het steeds toenemende aantal lichamen waarvoor in toekomstige jaren een afzonderlijk kwijtingverslag zal moeten worden opgesteld;

Principiële overwegingen

5. verzoekt de Commissie duidelijke uitleg te verschaffen over de volgende punten, alvorens zij overgaat tot de oprichting van een nieuw agentschap of de hervorming van een bestaand agentschap: type agentschap, doelstellingen van het agentschap, interne beheersstructuur, producten, diensten, belangrijkste procedures, doelgroep, cliënten en belanghebbenden van het agentschap, officiële betrekkingen met externe actoren, budgettaire verantwoordelijkheid, financiële planning, personeelsbeleid en personeelsomvang;

6. verlangt dat voor elk agentschap een jaarlijkse prestatieovereenkomst wordt gesloten, die door het agentschap en het bevoegde DG wordt opgesteld en de belangrijkste doelstellingen voor het komende jaar, een financieel kader en duidelijke indicatoren om de prestaties te meten, moet omvatten;

7. verlangt dat er naar de prestaties van de agentschappen regelmatig (en op een ad-hocbasis) onderzoeken worden ingesteld door de Rekenkamer of een andere onafhankelijke auditinstantie; is van oordeel dat deze onderzoeken zich niet mogen beperken tot de traditionele elementen van financieel beheer en juiste besteding van openbare middelen, maar ook de administratieve efficiëntie en prestaties moeten omvatten, evenals een beoordeling van het financieel beheer van elk agentschap;

8. is van oordeel dat bij agentschappen die hun begrotingsbehoeften permanent overschatten een technische korting moet worden toegepast op basis van de vacante posten; denkt dat dit op den duur tot lagere bestemmingsontvangsten en daarmee tot lagere administratieve kosten voor de agentschappen zal leiden;

9. beschouwt het als een ernstig probleem dat een aantal agentschappen bekritiseerd is, omdat ze zich niet aan de aanbestedingsregels, het Financieel Reglement, het Statuut van de ambtenaren enz. houden; stelt dat de voornaamste oorzaak hiervan gelegen is in het feit dat de meeste regelingen en het Financieel Reglement opgesteld zijn voor de grotere instellingen en dat de meeste kleine agentschappen niet groot genoeg zijn om aan deze regelgevingsvereisten te kunnen voldoen; verzoekt de Commissie daarom met spoed een oplossing te zoeken om de efficiency te vergroten door de administratieve taken van verscheidene agentschappen te bundelen, zodat de minimaal vereiste omvang wel bereikt wordt (met inachtneming van de noodzakelijke wijzigingen in de basisverordeningen voor de agentschappen en hun budgettaire onafhankelijkheid), dan wel met spoed specifieke regels voor de agentschappen op te stellen (met name uitvoeringsvoorschriften voor de agentschappen) zodat deze aan alle voorschriften kunnen voldoen;

10. dringt erop aan dat de Commissie bij de opstelling van het voorlopig voorontwerp van begroting rekening houdt met de bestedingsresultaten van de verschillende agentschappen in de jaren daarvoor, met name het jaar n-1, en de door elk agentschap verlangde begroting dienovereenkomstig aanpast; verzoekt zijn ter zake bevoegde commissie deze aanpassing intact te laten en, mocht de Commissie in gebreke zijn gebleven, zelf de desbetreffende begroting bij te stellen tot een realistisch niveau dat op de absorptie- en bestedingscapaciteit van het desbetreffende agentschap afgestemd is;

11. verwijst naar zijn kwijtingsbesluit voor het jaar 2005, waarin het de Commissie verzocht eens in de vijf jaar een onderzoek naar de toegevoegde waarde van elk bestaand agentschap te publiceren; verzoekt alle betrokken instellingen om in geval van een negatief oordeel over de toegevoegde waarde van een agentschap de noodzakelijke stappen te zetten om het mandaat van dat agentschap te herzien of het agentschap te sluiten; stelt vast dat de Commissie in 2007 niet één evaluatie heeft uitgevoerd; dringt er bij de Commissie op aan dat zij vóór het kwijtingsbesluit over 2007 ten minste vijf evaluaties voorlegt, te beginnen met de oudste agentschappen;

12. is van oordeel dat de aanbevelingen van de Rekenkamer onverwijld moeten worden opgevolgd en dat de omvang van de subsidie aan de agentschappen op hun reële financiële behoeften moet worden afgestemd; is voorts van oordeel dat wijzigingen in het Financieel Reglement ook in het financiële kaderreglement en de verschillende specifieke financiële reglementen moeten worden aangebracht;

Presentatie van de rapporteringsdata

13. merkt op dat onder de agentschappen geen standaardaanpak bestaat voor de presentatie van hun activiteiten tijdens het desbetreffende begrotingsjaar, en van hun rekeningen en verslagen over hun budgettaire en financieel beheer, noch voor de vraag of er een betrouwbaarheidsverklaring moet worden opgesteld door de directeur van het agentschap; merkt op dat niet alle agentschappen een duidelijk onderscheid maken tussen a) de presentatie van hun werk aan het publiek en b) de technische rapportering over hun budgettair en financieel beheer;

14. merkt op dat de permanente instructies van de Commissie voor de voorbereiding van activiteitenverslagen weliswaar niet expliciet verlangen dat een agentschap een verklaring van verzekering opstelt, maar dat vele directeuren dat voor 2006 wel hebben gedaan, waarbij in één geval een belangrijk voorbehoud werd opgenomen;

15. herinnert aan paragraaf 27 van zijn resolutie van 12 april 2005 [7], waarin het de directeuren van de agentschappen verzoekt om met ingang van heden hun jaarlijkse activiteitenverslag, dat samen met financiële en beheersgegevens wordt gepresenteerd, vergezeld te doen gaan van een betrouwbaarheidsverklaring ten aanzien van de wettigheid en de regelmatigheid van de handelingen, analoog aan de verklaringen die de directeuren-generaal van de Commissie ondertekenen;

16. verzoekt de Commissie haar vaste instructies aan de agentschappen in die zin te amenderen;

17. stelt bovendien voor dat de Commissie tezamen met de agentschappen moet werken aan een geharmoniseerd model dat van toepassing is op alle agentschappen en satellietorganen, en waarin onderscheid wordt gemaakt tussen:

- een jaarverslag bestemd voor een breed publiek over de operaties en werkzaamheden van het orgaan en de bereikte resultaten;

- de financiële staten en een verslag over de uitvoering van de begroting;

- een activiteitenverslag naar het voorbeeld van de activiteitenverslagen van de directeuren-generaal van de Commissie;

- een verklaring van verzekering, ondertekend door de directeur van het orgaan, tezamen met eventuele voorbehouden en opmerkingen waarvan hij het wenselijk acht dat zij onder de aandacht van de kwijtingsautoriteit worden gebracht;

Algemene conclusies van de Rekenkamer

18. wijst op de conclusie van de Rekenkamer (jaarverslag, punt 10.29 [8]) dat de door de Commissie uit de communautaire begroting betaalde subsidies niet gebaseerd zijn op toereikend gemotiveerde ramingen van de kasbehoeften van de agentschappen en dat dit er in combinatie met de omvang van de uit vorige jaren overgedragen bedragen toe leidt dat zij aanzienlijke bedragen in kas hebben; wijst voorts op de aanbeveling van de Rekenkamer dat het niveau van de aan de agentschappen betaalde subsidies moet worden afgestemd op hun werkelijke behoeften aan kasmiddelen;

19. merkt op dat 14 agentschappen het ABAC-boekhoudsysteem eind 2006 nog moesten invoeren (jaarverslag, voetnoot bij punt 10.31);

20. neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer (jaarverslag, punt 1.25) over de opgelopen financiële lasten voor niet opgenomen verlof die bij sommige agentschappen werden geregistreerd; wijst erop dat de Rekenkamer haar betrouwbaarheidsverklaring voor drie agentschappen (Europees Centrum voor de Ontwikkeling van de Beroepsopleiding (Cedefop), CEPOL en het Europees Spoorwegagentschap) van kanttekeningen heeft voorzien met betrekking tot het begrotingsjaar 2006 (voor 2005 was dat het geval bij: het Cedefop, de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid en het Europees Bureau voor wederopbouw);

Interne audit

21. herinnert eraan dat de interne financieel controleur van de Commissie volgens artikel 185, lid 3 van het Financieel Reglement ook de intern financieel controleur is van de reguleringsagentschappen die geld ontvangen uit de EU-begroting; wijst erop dat de interne financieel controleur verslag uitbrengt aan de raad van bestuur en de directeur van elk agentschap;

22. vestigt de aandacht op het volgende voorbehoud dat is opgenomen in het jaarlijkse activiteitenverslag van de intern controleur voor 2006:

"De intern financieel controleur van de Commissie is niet in staat om te voldoen aan de verplichting die hem in artikel 185 van het Financieel Reglement is opgelegd om als intern financieel controleur van de communautaire organen te fungeren, omdat het hem ontbreekt aan de personele middelen daarvoor";

23. wijst evenwel op de opmerking van de intern controleur in zijn activiteitenverslag 2006 dat de financiën van alle werkzame regelgevende agentschappen vanaf 2007 op jaarbasis gecontroleerd zullen worden, nu de Commissie de Interne Accountantsdienst (IAS) extra personeel ter beschikking heeft gesteld;

24. stelt vast dat het aantal regelgevende en uitvoerende agentschappen en gemeenschappelijke ondernemingen die krachtens artikel 185 van het Financieel Reglement door de IAS gecontroleerd moeten worden, steeds verder toeneemt; verzoekt de Commissie zijn bevoegde commissie mede te delen of de IAS over voldoende personeel zal beschikken om de financiën van al deze organen de komende jaren jaarlijks te kunnen controleren;

25. merkt op dat artikel 72, lid 5 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 bepaalt dat alle agentschappen de kwijtingsautoriteit en de Commissie ieder jaar een verslag moeten voorleggen dat is opgesteld door hun directeur en waarin een samenvatting wordt gegeven van het aantal en de soort interne audits die door de interne financiële controleur zijn verricht, de aanbevelingen die daarin werden gedaan en het gevolg dat aan deze aanbevelingen is gegeven; verzoekt de agentschappen mede te delen of dit ook is gebeurd en, zo ja, op welke wijze;

26. vestigt wat de interne controlecapaciteit betreft, vooral met betrekking tot de kleinere agentschappen, de aandacht op een voorstel dat de intern financieel controleur op 14 september 2006 aan de bevoegde commissie van Parlement heeft gedaan en waarin hij te kennen geeft dat kleinere agentschappen toestemming zouden moeten krijgen om interne auditdiensten tegen betaling door de privésector te laten verrichten;

Beoordeling van de agentschappen

27. herinnert aan de gemeenschappelijke verklaring waarover Parlement, Raad en Commissie [9] het bij het overleg vóór de Ecofin-begrotingsraad van 13 juli 2007 eens zijn geworden en waarin een oproep wordt gedaan tot het opstellen van i) een lijst van de agentschappen die de Commissie wil beoordelen en ii) een lijst van de agentschappen die reeds zijn beoordeeld, met een samenvatting van de voornaamste bevindingen;

Tuchtprocedures

28. wijst erop dat bepaalde agentschappen vanwege hun geringe omvang moeite hebben om ad hoc tuchtcommissies samen te stellen bestaande uit personeel met een passende rang en dat het Bureau voor onderzoek en disciplinaire maatregelen van de Commissie (IDOC) niet bevoegd is voor de agentschappen; verzoekt de agentschappen om de oprichting van een gemeenschappelijke tuchtraad voor de verschillende agentschappen te overwegen;

Ontwerp voor een interinstitutioneel akkoord

29. herinnert aan het voorstel van de Commissie voor een interinstitutioneel akkoord betreffende een kader voor Europese regelgevende agentschappen (COM(2005) 59), dat de oprichting beoogt van een horizontaal kader voor de oprichting, structuur, werkwijze, evaluatie en controle van de Europese regelgevende agentschappen; merkt op dat dit voorstel een nuttig initiatief vormt in het streven naar een rationalisering van de oprichting en het beheer van agentschappen; neemt nota van de opmerking van de Commissie in haar syntheseverslag 2006 (paragraaf 3.1, COM(2007) 274) dat, hoewel er na de publicatie van het voorstel aanvankelijk weinig schot zat in de onderhandelingen, de inhoudelijke discussie in de Raad eind 2006 weer is begonnen; betreurt het dat het niet mogelijk is geweest de aanneming ervan dichterbij te brengen;

30. is dan ook ingenomen met de toezegging van de Commissie dat zij in de loop van 2008 een mededeling over de toekomst van de regelgevende agentschappen zal voorleggen;

Agentschappen met eigen financiering

31. wijst erop dat voor de twee agentschappen met eigen financiering aan de directeur kwijting wordt verleend door de raad van bestuur; stelt vast dat beide aanzienlijke overschotten hebben opgebouwd, die afkomstig zijn uit voorgaande jaren:

- Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt (BHIM), kasmiddelen en equivalenten daarvan: 281 miljoen EUR [10];

- Communautair Bureau voor plantenrassen (CPVO), kasmiddelen en equivalenten daarvan: 18 miljoen EUR [11];

Specifieke punten

32. stelt vast dat de Rekenkamer in zijn verslag van 2006 heeft geconstateerd dat het agentschap een bedrag van 235000 EUR uit de operationele reserve (titel III) heeft overgeboekt naar titel I (personeelsuitgaven) om de gestegen kosten voor tijdelijk personeel op te vangen, zonder deze overboeking met redenen te omkleden, zoals wordt voorgeschreven door het Financieel Reglement van het agentschap;

33. stelt op basis van de jaarrekeningen vast dat het agentschap in 2006 een positief saldo van 1170985 EUR aan de Commissie heeft terugbetaald;

34. wijst erop dat de JBZ-Raad in december 2006 heeft besloten het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat een ruimer mandaat te geven als Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten;

35. betreurt dat het jaarverslag en de jaarrekeningen voor het werkprogramma 2006 en 2007 relatief weinig informatie bevatten over de uitvoering van de begroting, financiële verslaglegging, risico’s, evaluatie en controle; verzoekt het agentschap de kwaliteit van zijn financiële verslaglegging te verbeteren en zijn jaarlijkse activiteitenverslag op zijn website te publiceren;

36. onderstreept dat het Bureau bij zijn aanwervingsprocedures de voorschriften en doelstellingen van het Reglement moet eerbiedigen;

37. is ingenomen met het streven van het Bureau om rekening te houden met de opmerkingen van de Rekenkamer en dringt er bij het Bureau op aan zijn financiële beheer te blijven verbeteren.

[1] PB C 261 van 31.10.2007, blz. 1.

[2] PB C 309 van 19.12.2007, blz. 6.

[3] PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

[4] PB L 53 van 22.2.2007, blz. 1

[5] PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.

[6] PB L 187 van 15.7.2008, blz. 92.

[7] Resolutie van het Europees Parlement houdende opmerkingen bij het besluit over het verlenen van kwijting aan de directeur van het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat voor de uitvoering van de begroting van het Centrum voor het begrotingsjaar 2003 (PB L 196 van 27.7.2005, blz. 127).

[8] PB C 273 van 15.11.2007, blz. 1.

[9] Raadsdocument DS 605/1/07 Rev. 1.

[10] Bron: Verslag over de jaarrekening van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt betreffende het begrotingsjaar 2006, vergezeld van de antwoorden van het Bureau (PB C 309 van 19.12.2007, blz. 141).

[11] Bron: Verslag over de jaarrekening van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende het begrotingsjaar 2006, vergezeld van de antwoorden van het Bureau (PB C 309 van 19.12.2007, blz. 135).

--------------------------------------------------