Verslag over de jaarrekening van de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid betreffende het begrotingsjaar 2008, vergezeld van de antwoorden van de Autoriteit

15.12.2009

Publicatieblad van de Europese Unie

C 304/95

VERSLAG

over de jaarrekening van de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid betreffende het begrotingsjaar 2008, vergezeld van de antwoorden van de Autoriteit

2009/C 304/18

INHOUD

	*Paragraaf*	*Bladzijde*
INLEIDING…	1-2	96
BETROUWBAARHEIDSVERKLARING…	3-12	96
OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGS- EN FINANCIEEL BEHEER…	13-15	97
ANDERE KWESTIES…	16	97
Tabel…		98
Antwoorden van de Autoriteit…		99

INLEIDING

De Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (hierna „de Autoriteit” genoemd), gevestigd te Parma, is opgericht bij Verordening (EG) nr. 178/2002 van het Europees Parlement en de Raad van 28 januari 2002⁽¹⁾. De voornaamste taken van de Autoriteit zijn het verschaffen van de nodige wetenschappelijke gegevens voor de opstelling van communautaire wetgeving en het verzamelen en analyseren van gegevens met het oog op karakterisering en controle van de risico's en onafhankelijke informatievoorziening daarover⁽²⁾.

2.	De begroting 2008 van de Autoriteit beliep 66,4 miljoen euro, tegen 52,2 miljoen euro het voorgaande jaar. Aan het eind van het jaar had de Autoriteit 395 personeelsleden in dienst, tegen 310 het voorgaande jaar.

BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 248 van het Verdrag controleerde de Rekenkamer de jaarrekening⁽³⁾ van de Autoriteit, die bestaat uit de „financiële staten”⁽⁴⁾ en de „verslagen over de uitvoering van de begroting”⁽⁵⁾ betreffende het per 31 december 2008 afgesloten begrotingsjaar, alsmede de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening.

4.	Deze betrouwbaarheidsverklaring is krachtens artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad⁽⁶⁾ aan het Europees Parlement en de Raad gericht.

De verantwoordelijkheid van de directeur

Als ordonnateur voert de directeur de begroting aan de ontvangsten- en uitgavenzijde uit overeenkomstig de financiële regeling van de Autoriteit, onder haar eigen verantwoordelijkheid en binnen de grens van de toegekende kredieten⁽⁷⁾. De directeur is verantwoordelijk voor het opzetten⁽⁸⁾ van de organisatorische structuur en van de systemen en procedures voor beheer en interne controle die van belang zijn om definitieve rekeningen⁽⁹⁾ te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten en om te verzekeren dat de onderliggende verrichtingen bij deze rekeningen wettig en regelmatig zijn.

De verantwoordelijkheid van de Rekenkamer

6.	De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle een verklaring af te geven over de betrouwbaarheid van de jaarrekening van de Autoriteit en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening.

De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en ISSAI⁽¹⁰⁾. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer voldoen aan ethische voorschriften en de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de rekeningen geen afwijkingen van materieel belang bevatten en de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn.

De controle van de Rekenkamer houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen daarbij. De keuze van de procedures is afhankelijk van haar controleoordeel, waaronder de beoordeling van de risico's van afwijkingen van materieel belang in de rekeningen of van onwettige of onregelmatige verrichtingen als gevolg van fraude of fouten. Bij deze risicobeoordelingen wordt gekeken naar de interne controle met betrekking tot de opstelling en presentatie van de rekeningen door de entiteit om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. De controle van de Rekenkamer houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

9.	De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor de navolgende oordelen.

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

10.

Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van de Autoriteit⁽¹¹⁾ op alle materiële punten een getrouw beeld van haar financiële situatie per 31 december 2008 en van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van haar financieel reglement.

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

11.	Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening van de Autoriteit betreffende het per 31 december 2008 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

12.	De hierna volgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGS- EN FINANCIEEL BEHEER

13.

Meer dan 15,5 miljoen euro aan vastleggingen van 2008 (23 % van de begroting 2008) werd naar 2009 overgedragen, tegen 8,5 miljoen euro het voorgaande jaar (16 % van de begroting 2007). Het hoge niveau aan overgedragen vastleggingen was hoofdzakelijk te wijten aan vertragingen bij de uitvoering of de aanvang van activiteiten op de volgende gebieden: softwareontwikkeling, wetenschappelijke samenwerking met externe deskundigen, subsidies voor studies en projecten met betrekking tot verzameling en bekendmaking van gegevens. Deze situatie is in strijd met het jaarperiodiciteitsbeginsel.

14.

Aan het eind van het jaar moest ongeveer 2,1 miljoen euro (37 %) aan uit 2007 overgedragen vastleggingen voor beleidsactiviteiten worden geannuleerd. De hoge annuleringsgraad werd hoofdzakelijk veroorzaakt door aanzienlijke vertragingen met betrekking tot de tenuitvoerlegging in 2008 van subsidieovereenkomsten uit 2007. Deze situatie wijst erop dat de vervaldata van subsidieovereenkomsten beter gecontroleerd moeten worden. De Autoriteit moet passende prestatie-indicatoren voor haar subsidieovereenkomsten vaststellen en bewaken.

15.

De Autoriteit startte in juli 2008 een openbare aanbestedingsprocedure voor de levering van zeer ingewikkelde software⁽¹²⁾ met een vrij korte termijn voor het indienen van offertes (67 dagen). De Autoriteit ontving slechts één offerte, en wel van het bedrijf waarmee voorheen een contract was gesloten voor de levering van dezelfde diensten.

ANDERE KWESTIES

16.

Het werkprogramma 2008 van de Autoriteit bevat voor elke geplande hoofdactiviteit acties, prioritaire doelstellingen en prestatie-indicatoren. Er wordt echter geen duidelijk verband gelegd tussen doelstellingen en indicatoren. De doelstellingen en indicatoren zijn noch resultaatgericht, noch meetbaar, hetgeen het vaststellen van tekortkomingen en het beoordelen van behaalde resultaten bemoeilijkt. Echt activiteitengeoriënteerd management maakt een constante verbetering van de toewijzing van middelen en toezicht op de prestaties mogelijk. Hierbij moet de Autoriteit precieze en meetbare doelstellingen en relevante prestatie-indicatoren vaststellen en het behalen van resultaten bevorderen.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 8 oktober 2009.

Voor de Rekenkamer

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

President

Tabel

Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (Parma)

Communautaire bevoegdheden volgens het Verdrag

Bevoegdheden van de Autoriteit (Verordening (EG) nr. 178/2002 van het Europees Parlement en de Raad)

Organisatie

In 2008 ter beschikking van de Autoriteit gestelde middelen

(2007)

Producten en diensten in 2008

(2007)

Vrij verkeer van goederen

(Artikel 37 van het Verdrag)

Bijdragen aan een hoog beschermings-niveau op het gebied van de volksgezondheid, de veiligheid, de milieubescherming en de consumenten-bescherming, daarbij in het bijzonder rekening houdend met alle nieuwe ontwikkelingen die op wetenschappelijke gegevens zijn gebaseerd.

(Artikel 95 van het Verdrag)

Gemeen-schappelijke handelspolitiek

(Artikel 133 van het Verdrag)

Doelstellingen

—	Verstrekken van wetenschappelijk advies en wetenschappelijke en technische ondersteuning voor de wetgeving en het beleid van de Gemeenschap in alle aangelegenheden die direct of indirect op de voedsel- en voederveiligheid van invloed zijn;

—	verstrekken van onafhankelijke informatie over risico's op het gebied van voedselveiligheid;

—	bijdragen tot een hoog niveau van bescherming van het leven en de gezondheid van de mens;

—	verzamelen en analyseren van gegevens opdat de risico's kunnen worden gekarakteriseerd en gemonitord.

Taken

—	Verstrekking van wetenschappelijke adviezen en studies;

—	bevordering van uniforme risicobeoordelingsmethoden;

—	ondersteuning van de Commissie;

—	analyse en samenvatting van de nodige wetenschappelijke en technische gegevens;

—	opsporing en karakterisering van nieuwe risico's;

—	instelling van een netwerk van organisaties die op soortgelijk gebied actief zijn;

—	verlening van wetenschappelijke en technische bijstand bij crisismanagement;

—	verbetering van internationale samenwerking;

—	verstrekking van betrouwbare, objectieve en begrijpelijke informatie aan het publiek en de belanghebbenden;

—	bijdragen aan het systeem voor snelle waarschuwing van de Commissie.

1.Raad van bestuur

Samenstelling

14 door de Raad benoemde leden (in samenwerking met het Europees Parlement en de Commissie) en één vertegenwoordiger van de Commissie

Taak

Werkprogramma en begroting opstellen en toezien op de uitvoering ervan

2.Uitvoerend directeur

Benoemd door de raad van bestuur op basis van een door de Commissie opgestelde lijst van kandidaten en na een hoorzitting in het Europees Parlement.

3.Adviesforum

Samenstelling

Eén vertegenwoordiger per lidstaat

Taak

De uitvoerend directeur adviseren

4.Wetenschappelijk comité en wetenschappelijke panels

Opstellen van de wetenschappelijke adviezen van de Autoriteit

5.Externe controle

Rekenkamer

6.Kwijtingverlenende autoriteit

Parlement, op aanbeveling van de Raad

Begroting

66,4 (52,2) miljoen euro, waarvan 100 % (100 %) communautaire subsidie.

Personeelsbestand per 31 december 2008

335 (300) posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten, waarvan 318 (273) bezet,

+ 77 (37) andere dienstverbanden (hulpfunctionarissen, arbeidscontractanten, gedetacheerde nationale deskundigen).

Totaal aantal personeelsleden: 395 (310), waarvan er

—	298 (218) uitvoerende en

—	97 (92) administratieve taken vervullen.

Risicobeoordeling en wetenschappelijk advies

—	Adviezen: 311

—	Verklaringen: 12

—	Overige technische en wetenschappelijke verslagen: 37

Totaal aantal wetenschappelijke adviezen en verklaringen: 360 (229)

Verbeteren van risicobeoordelingsmethoden en coördineren van wetenschappelijke netwerken

—	Richtsnoeren: 29 (1)

—	Verslagen van gegevensverzameling: 21 (1)

—	Overige technische en wetenschappelijke verslagen: 79 (55)

Bekendmaken van wetenschappelijk advies en faciliteren van de dialoog met belanghebbenden

—	Wetenschappelijke adviezen die gepaard gingen met communicatieactiviteiten: 20 %

—	Openbare raadplegingen: 38 (63)

—	Bezoeken aan de website: 2,1 miljoen (1,5)

—	Abonnees op „EFSA Highlights”: 21 140(17 500)

—	Media-aandacht in artikelen en audiovisuele nieuwsreportages: 11 652(7 194)

—	Vragen van de media: 676 (425)

—	Persberichten: 30 (24)

—	Webnieuwsverhalen: 39 (39)

—	Interviews: 123 (44)

Bron: Door de Autoriteit verstrekte gegevens.

ANTWOORDEN VAN DE AUTORITEIT

13.

Hoewel de Autoriteit het wettigheids- en regelmatigheidsaspect van het jaarperiodiciteitsbeginsel gerespecteerd heeft, verbindt zij zich ertoe om haar begrotingsbeheer te verbeteren, met name door de overdracht van betalingsverplichtingen te reduceren en door gedifferentieerde betalingskredieten voor subsidies in haar begroting voor 2009 in te voeren.

14.

Sinds januari 2009 heeft de Autoriteit specifieke voortgangsindicatoren voor subsidies in haar maandelijkse rapportage geïntegreerd om de uitvoering daarvan beter te kunnen volgen. Daarnaast worden in de begroting voor 2009 gedifferentieerde betalingskredieten voor subsidies ingevoerd waardoor de meerjarigheid van subsidieovereenkomsten beter tot uitdrukking komt en annuleringen kunnen worden vermeden.

15.	Hoewel de Autoriteit de ter zake dienende bepalingen van haar financiële uitvoeringsvoorschriften strikt nageleefd heeft, zal zij voor toekomstige procedures meer belang hechten aan de complexiteit van de dienstverlening bij het vaststellen van de termijn voor het opstellen van aanbestedingen.

16.

Het activiteitengeoriënteerd management werd in 2008 voor het eerst in het managementplan ingevoerd. In januari 2009 werd de risicobeoordelingswerkstroom (Risk Assessment Workflow) ingevoerd, die een precieze monitoring van de wetenschappelijke en administratieve activiteiten van de Autoriteit ondersteunt respectievelijk mogelijk maakt.