Verslag over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap Onderzoek betreffende het begrotingsjaar 2009, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

14.12.2010

Publicatieblad van de Europese Unie

C 338/90

VERSLAG

over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap Onderzoek betreffende het begrotingsjaar 2009, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

2010/C 338/16

INHOUD

	*Paragraaf*	*Bladzijde*
INLEIDING …	1-2	91
BETROUWBAARHEIDSVERKLARING …	3-12	91
OPMERKINGEN OVER HET BUDGETTAIR EN FINANCIEEL BEHEER …	13-14	92
ANDERE AANGELEGENHEDEN …	15	92
Tabel …		93
Antwoorden van het Agentschap …		95

INLEIDING

Het Uitvoerend Agentschap Onderzoek (hierna: „Agentschap”), gevestigd te Brussel, werd opgericht bij Besluit 2008/46/EG van de Commissie van 14 december 2007⁽¹⁾. Het werd ingesteld voor een beperkte periode die begon op 1 januari 2008 en eindigt op 31 december 2017, voor het beheer van specifieke acties van de Unie op het gebied van onderzoek⁽²⁾. Op 15 juni 2009 verleende de Commissie het Agentschap officieel zijn administratieve en operationele autonomie.

2.	De definitieve administratieve begroting 2009 van het Agentschap beliep 21,6 miljoen euro. Aan het eind van het jaar had het Agentschap 310 personeelsleden in dienst.

12.	De hierna volgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BUDGETTAIR EN FINANCIEEL BEHEER

13.

In oktober 2009 werd de aanvankelijke administratieve begroting van het Agentschap ten belope van 25,8 miljoen euro in een gewijzigde begroting met 4,2 miljoen euro verlaagd. De kredieten voor personeel werden met bijna 3 miljoen euro (18 %) verlaagd, hetgeen aangeeft dat de begrotingsraming voor personeel van het Agentschap was gebaseerd op onrealistische veronderstellingen inzake aanwerving. Het werkprogramma 2009, waarin werd uitgegaan van 88 tijdelijke personeelsleden en 261 arbeidscontractanten, werd niet aangepast aan het afgenomen aantal beschikbare personeelsleden (per 31 december 2009 waren 72 tijdelijke personeelsleden en 238 arbeidscontractanten werkelijk in dienst).

14.

Uit analyse van de naar 2010 overgedragen vastleggingen bleek dat de automatische overdracht van voorlopige vastleggingen te hoog was geraamd. Van de gecontroleerde vastleggingen was 28 % (ongeveer 770 000 euro) niet gedekt door een juridische verbintenis, ofwel betroffen de betrokken diensten 2010. Dit is in strijd met het jaarperiodiciteitsbeginsel.

ANDERE AANGELEGENHEDEN

15.

Wat betreft de procedures voor personeelsselectie bleek dat in de kennisgevingen van vacature geen maximumaantal kandidaten was genoemd dat op de reservelijsten mocht staan. De besluiten van de selectiecomités waren onvoldoende onderbouwd en gedocumenteerd, want er waren vooraf geen drempelvoorwaarden vastgesteld voor uitnodiging voor een gesprek of voor plaatsing op de reservelijst en er waren ook geen notulen. Deze praktijken brengen de doorzichtigheid van de wervingsprocedures in het gedrang.

Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Igors LUDBORŽS, lid van de Rekenkamer, vastgesteld te Luxemburg op haar vergadering van 14 en 16 september 2010.

Voor de Rekenkamer

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

President

Tabel

Uitvoerend Agentschap Onderzoek (Brussel)

Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag

Bevoegdheden van het Agentschap zoals omschreven in

Besluit 2008/46/EG van de Commissie van 14 december 2007

Organisatie

In 2009 ter beschikking van het Agentschap gestelde middelen

In 2009 geleverde producten en diensten

De Unie heeft tot doel haar wetenschappelijke en technologische grondslagen te versterken door de totstandbrenging van een Europese onderzoeksruimte waarbinnen onderzoekers, wetenschappelijke kennis en technologieën vrij circuleren, en tot de ontwikkeling van het concurrentievermogen van de Unie en van haar industrie bij te dragen.

Te dien einde stimuleert zij de ondernemingen, met inbegrip van kmo’s, de onderzoekcentra en de universiteiten bij hun inspanningen op het gebied van hoogwaardig onderzoek en hoogwaardige technologische ontwikkeling; zij ondersteunt hun streven naar onderlinge samenwerking, waarbij het beleid er vooral op gericht is onderzoekers in staat te stellen vrijelijk samen te werken over de grenzen heen, en ondernemingen in staat te stellen de mogelijkheden van de interne markt ten volle te benutten (…) door vaststelling van gemeenschappelijke normen en opheffing van de wettelijke en fiscale belemmeringen welke die samenwerking in de weg staan.

Voor de verwezenlijking van deze doelstellingen onderneemt de Unie de volgende activiteiten, die de activiteiten van de lidstaten aanvullen:

a)	tenuitvoerlegging van programma’s voor onderzoek, technologische ontwikkeling en demonstratie, waarbij de samenwerking met en tussen ondernemingen, onderzoekcentra en universiteiten wordt bevorderd;

b)	bevordering van de samenwerking met derde landen en internationale organisaties inzake onderzoek, technologische ontwikkeling en demonstratie in de Unie;

c)	verspreiding en exploitatie van de resultaten van de activiteiten inzake onderzoek, technologische ontwikkeling en demonstratie in de Unie;

d)	stimulering van de opleiding en de mobiliteit van onderzoekers in de Unie.

(Artikelen 179 en 180 van het VWEU)

Doelstelling

Het Agentschap heeft tot doel de in het kader van KP7 aan het Agentschap toevertrouwde programma’s doelmatig en doeltreffend te beheren (het programma Mensen, de kmo-acties van het programma Capaciteiten en de thema’s Ruimte en Veiligheid van het programma Samenwerking), om de onderzoeksgemeenschap doelmatige en doeltreffende diensten te verlenen en de betrokken diensten van de Commissie gecentraliseerde KP7-ondersteunende diensten te bieden op alle gebieden van de specifieke programma’s Samenwerking, Capaciteiten en Mensen.

In het kader van een doelmatige en doeltreffende uitvoering van de programma’s wil het Agentschap ter bevordering van de Europese onderzoeksruimte het projectbeheer verbeteren, nauwe contacten leggen met de eindbegunstigden en de Europese Unie grote zichtbaarheid geven.

Taken

In verband met het projectbeheer sluit en beheert het Agentschap de subsidieovereenkomsten, waarbij het de volgende werkzaamheden verricht:

—	opstelling en publicatie van de oproepen tot het indienen van voorstellen;

—	evaluatie van de voorstellen;

—	opstelling en ondertekening van de subsidieovereenkomsten;

—	houden van toezicht op de uitvoering van de projecten, inclusief aanvaarding van verslagen en andere producten;

—	betalingen, invorderingen en toepassing van sancties in de zin van artikel 114, lid 4, van het algemeen Financieel Reglement, met name wanneer bij controles achteraf op het niveau van de eindbegunstigden fouten zijn ontdekt in de opgegeven kosten;

—	bekendmaking achteraf en verspreiding van de resultaten.

Wat betreft KP7-ondersteunende diensten verricht het Agentschap de volgende taken:

—	administratieve steun bij de publicatie van oproepen;

—	beheer van de elektronische ontvangst van de voorstellen;

—	steun voor evaluaties op afstand en ter plaatse;

—	steun voor de opstelling van aanstellingsbrieven en betalingen voor experts;

—	beheer van de centrale databank voor KP7-deelnemers (algemene registratiefaciliteit — URF), inclusief steun voor controles van de financiële capaciteit van geselecteerde begunstigden;

—	beheer van de „Research Enquiry Service”.

1.Directiecomité

Bestaat uit vijf door de Commissie benoemde leden. Stelt na goedkeuring van de Commissie het organisatieschema en het jaarlijks werkprogramma van het Agentschap vast. Het stelt bovendien de administratieve begroting en het jaarlijks activiteitenverslag van het Agentschap vast.

2.Directeur

Benoemd door de Europese Commissie; beheert het Agentschap samen met het directiecomité, voert de administratieve begroting uit, zet systemen voor beheer en interne controle op die zijn afgestemd op de aan het Agentschap toevertrouwde taken en stelt de verslagen op die het uitvoerend agentschap aan de Commissie moet voorleggen.

3.Externe controle

Rekenkamer.

4.Kwijtingverlenende autoriteit

Parlement, op aanbeveling van de Raad.

Operationele begroting

811,2 miljoen euro vastleggingskredieten en 679,5 miljoen euro betalingskredieten. Het Agentschap voert de operationele begroting van de Commissie uit krachtens een delegatiebesluit van de Commissie.

Administratieve begroting

21,6 miljoen euro. Het Agentschap voert de administratieve begroting autonoom uit.

Personeelsbestand per 31 december 2009

88 tijdelijke posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten, waarvan 72 bezet.

Arbeidscontractanten: 261 gepland, waarvan 238 in dienst op 31 december 2009.

Totaal aantal personeelsleden

Verantwoordelijk voor

—	programmabeheer: 169;

—	ondersteunende diensten voor KP7: 73;

—	administratieve taken: 69.

De hierna opgesomde resultaten van de programma-uitvoering betreffen het gehele jaar 2009 en dus het werk van het Agentschap en van de bevoegde DG’s (voordat het Agentschap op 15 juni autonoom werd).

Voor het programma Mensen werden in 2009 10 oproepen afgewikkeld en 9 evaluaties voltooid. 1 290 nieuwe subsidieovereenkomsten werden ondertekend en 1 277 betalingen verricht (exclusief betalingen voor deskundige beoordelaars). Het Agentschap beheert nu in totaal 2 495 projecten van dit programma.

Voor de kmo-acties van het programma Capaciteiten werden 2 oproepen afgewikkeld en 2 evaluaties voltooid. 120 nieuwe subsidieovereenkomsten werden ondertekend en 122 betalingen verricht (exclusief betalingen voor deskundige beoordelaars). Het Agentschap beheert nu in totaal 247 projecten voor deze regeling.

Voor de thema’s Ruimte en Veiligheid van het programma Samenwerking werden in 2009 2 oproepen afgewikkeld en 2 evaluaties voltooid. 32 nieuwe subsidieovereenkomsten werden ondertekend en 52 betalingen verricht (exclusief betalingen voor deskundige beoordelaars). Het Agentschap beheert nu in totaal 78 projecten voor deze thema’s.

Wat betreft de KP7-ondersteunende diensten zijn de behaalde resultaten voor de periode van 15 juni tot 31 december 2009 als volgt:

—	64 publicaties van oproepen gesteund;

—	13 832 voorstellen ontvangen via het elektronisch systeem voor indiening;

—	3 067 deskundige beoordelaars gecontracteerd en 912 betalingen aan deskundigen verricht (alleen voor de door het Agentschap beheerde programma’s);

—	2 795 selecties van deelnemers voltooid;

—	3 772 antwoorden verzonden op vragen aan de Research Enquiry Service.

Aangezien 2009 het eerste jaar was dat het Agentschap actief was en het personeelsbestand toenam van 55 tot 310, werd bovendien een grote inspanning gedaan om voor het Agentschap gekwalificeerd personeel te werven en om voorbereidingen te treffen voor de overname van het programmabeheer in juni 2009.

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

ANTWOORDEN VAN HET AGENTSCHAP

13.

De verlaging van de aanvankelijke begroting via een gewijzigde begroting was het resultaat van het inherente conflict tussen enerzijds de ambitieuze doelstelling om snel een nieuwe organisatie met nieuw gekwalificeerd personeel op poten te zetten en anderzijds het ingewikkelde en tijdrovende aanwervingsproces van de overheidssector. Met enige vertraging werden de aanwervingsdoelstellingen gehaald. Daarom zag het Agentschap geen geldige reden om het aanvankelijke jaarprogramma en de daarin vermelde prestatiedoelstellingen aan te passen.

14.

Meer dan 65 % van de te hoog geraamde automatische overdrachten hield verband met bouwkosten waarvoor het Agentschap zijn ramingen op informatie van de projectontwikkelaar had moeten baseren. Het Agentschap heeft er vertrouwen in dat het de volgende jaren op de ervaring van het eerste jaar van zijn bestaan zal kunnen voortbouwen. Op het einde van het jaar zullen de over te dragen voorlopige vastleggingen en de bijbehorende juridische verbintenissen worden herbekeken en bijgesteld tot meer betrouwbare kostenramingen.

15.

Voor de aanwerving van tijdelijke functionarissen heeft het Agentschap reservelijsten opgesteld met ten minste tweemaal zoveel kandidaten als er posten beschikbaar waren. Bij de voorselectie van kandidaten voor uitnodiging tot een gesprek werden geen drempelvoorwaarden vastgesteld teneinde een redelijk aantal kandidaten op de shortlist te krijgen.

Bij toekomstige oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling zal het Agentschap de voorgestelde goede werkwijzen toepassen en dus:

—	in de aankondiging een indicatie geven van hoeveel kandidaten er maximaal op de shortlist en op de reservelijst(en) zullen worden geplaatst,

—	vóór aanvang van de selectieprocedure drempelvoorwaarden voor de shortlist(s) vaststellen.