Verslag over de jaarrekening van van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende het begrotingsjaar 2012 vergezeld van de antwoorden van het Bureau
Verslag over de jaarrekening van van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende het begrotingsjaar 2012 vergezeld van de antwoorden van het Bureau
13.12.2013 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 365/37 |
VERSLAG
over de jaarrekening van van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende het begrotingsjaar 2012 vergezeld van de antwoorden van het Bureau
2013/C 365/06
INLEIDING
1. | Het Communautair Bureau voor plantenrassen (hierna: „Bureau” ofwel „CPVO”), gevestigd te Angers, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad(1). De belangrijkste taken van het Bureau zijn het registreren en onderzoeken van de aanvragen tot verlening van kwekersrechten in de Unie, alsmede het door de bevoegde bureaus in de lidstaten laten uitvoeren van de nodige technische onderzoeken(2). |
TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING
2. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”. |
BETROUWBAARHEIDSVERKLARING
3. | Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer:
|
De verantwoordelijkheid van de leiding
4. | Overeenkomstig de artikelen 33 en 43 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie(5) is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van het Bureau, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen:
|
De verantwoordelijkheid van de controleur
5. | De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad(7) een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn. |
6. | De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen. |
7. | De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring. |
Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen
8. | Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van het Bureau op alle materiële punten een getrouw beeld van zijn financiële situatie per 31 december 2012 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. |
Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen
9. | Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening betreffende het per 31 december 2012 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
10. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer. |
OPMERKINGEN OVER INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN
11. | Het CPVO verrichtte in december 2012 een fysieke verificatie van zijn activa. Er werd echter geen verslag van de fysieke verificatie opgesteld. Het is derhalve onmogelijk de juistheid van de desbetreffende administratie na te gaan. |
OVERIGE OPMERKINGEN
12. | De wervingsprocedures vertoonden aanzienlijke gebreken die van invloed waren op de doorzichtigheid en de gelijke behandeling van kandidaten: de vooraf vastgestelde wegingsfactoren en minimaal vereiste scores werden niet altijd toegepast, er werd bij de verschillende wervingsprocedures geen consistente evaluatiemethode gehanteerd en in de kennisgeving van vacature werd niet vermeld dat het mogelijk was in beroep te gaan. |
FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN HET VOORGAANDE JAAR
13. | Bijlage I bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van het voorgaande jaar. |
Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Louis GALEA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 15 juli 2013.
Voor de Rekenkamer
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
President
BIJLAGE I
Follow-up van de opmerkingen van het voorgaande jaar
Jaar | Opmerking van de Rekenkamer | Status van de corrigerende maatregel (Afgerond / Loopt nog / Nog af te handelen / N.v.t.) |
2011 | Dit hoge bedrag aan overdrachten en annuleringen is in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. | Afgerond |
2011 | Er werden gebreken geconstateerd met betrekking tot de boeking van vier juridische verbintenissen die voorafgaand aan de begrotingsvastleggingen (18 791 euro) waren aangegaan. Kooporders hebben vaak een eerdere dagtekening dan de goedkeuring van de begrotingsvastleggingen. | Afgerond |
2011 | Het Bureau heeft geen uitvoeringsbepalingen bij het Statuut vastgesteld met betrekking tot de werving en inzet van arbeidscontractanten en de tijdelijke bezetting van leidinggevende posten. | Loopt nog |
BIJLAGE II
Communautair Bureau voor plantenrassen (Angers)
Bevoegdheden en activiteiten
Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag (Uittreksel uit artikel 36 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie) | Vrij verkeer van goederen Deze verboden of beperkingen [bescherming van de industriële en commerciële eigendom] mogen echter geen middel tot willekeurige discriminatie, noch een verkapte beperking van de handel tussen de lidstaten vormen. | ||||||||
Bevoegdheden van het Bureau (Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad & Strategisch plan 2010-2015) | Doelstellingen Toepassing van de beschermingsregeling voor kweekproducten van de Europese Unie als enige en uitsluitende vorm van bescherming van industriële eigendom met betrekking tot plantenrassen in de Europese Unie. Bevordering van innovatie op het gebied van plantenrassen door een hoogwaardige verwerking van aanvragen voor communautaire rechten inzake plantenrassen tegen betaalbare kosten, en het verstrekken van beleidsrichtsnoeren en steun bij de uitoefening van deze rechten ten bate van de belanghebbenden. Taken
| ||||||||
Organisatie | De voorzitter Deze heeft de leiding van het Bureau. Hij wordt door de Raad benoemd uit een lijst van kandidaten, die door de Commissie wordt voorgesteld nadat zij het advies van de raad van bestuur heeft ingewonnen. De raad van bestuur Deze ziet toe op het werkprogramma van het Bureau en stelt regels op voor de werkmethoden van het Bureau. Hij bestaat uit één vertegenwoordiger van elke lidstaat, één vertegenwoordiger van de Commissie, en voor elke vertegenwoordiger een plaatsvervanger. Beslissingen in het kader van de verlening van communautaire kwekersrechten worden genomen door comités die zijn samengesteld uit drie personeelsleden van het Bureau, en door de kamer van beroep in geval van beroep. Toezicht op de rechtmatigheid van handelingen van het Bureau De Commissie controleert de rechtmatigheid van handelingen van de voorzitter waarvoor in het recht van de Europese Unie niet in rechtmatigheidstoezicht door een andere instantie is voorzien, alsmede de rechtmatigheid van de handelingen van de raad van bestuur inzake de begroting van het Bureau. Externe controle Europese Rekenkamer. Kwijtingverlenende autoriteit Raad van bestuur. | ||||||||
In 2012 (2011) ter beschikking van het Bureau gestelde middelen | Definitieve begroting 14,3 (14,4) miljoen euro Personeelsbestand per 31 december Aantal posten in de lijst van het aantal ambten: 46 (46) waarvan bezet: 45 (45) Totaalaantal personeelsleden: 45 (45), waarvan er:
| ||||||||
Producten en diensten in 2012 (2011) | Binnengekomen aanvragen: 2 868(3 184) Verleende rechten: 2 640(2 584) In de Europese Unie per 31 december 2012 geldende rechten: 20 362(18 907) Internationale samenwerking op het gebied van de bescherming van plantenrassen
| ||||||||
Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens. |
Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.
ANTWOORD VAN HET CPVO
11. | Verificatiestukken (inventarisfiches) werden verschaft voor de in december 2012 uitgevoerde fysieke verificaties. Conform het verzoek van de Rekenkamer zullen deze stukken in de toekomst in een specifiek formaat worden opgesteld. |
12. | Het CPVO neemt nota van de bevindingen van de Rekenkamer en heeft de Gids voor selectiecomités dienovereenkomstig gewijzigd. Het CPVO is desalniettemin van mening dat alle kandidaten in de door de Rekenkamer onderzochte selectieprocedures eerlijk en gelijk behandeld zijn. |