Verslag over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur betreffende het begrotingsjaar 2012 vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

13.12.2013

Publicatieblad van de Europese Unie

C 365/43

VERSLAG

over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur betreffende het begrotingsjaar 2012 vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

2013/C 365/07

INLEIDING

Het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur (hierna: „het Agentschap” ofwel „EACEA”), gevestigd te Brussel, werd opgericht bij Besluit 2009/336/EG van de Commissie⁽¹⁾. Het Agentschap heeft tot taak de door de Commissie vastgestelde programma's op het gebied van onderwijs, audiovisuele media en cultuur te beheren, met inbegrip van de gedetailleerde uitvoering van projecten met een technisch karakter⁽²⁾.

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”.

BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten⁽³⁾ en de verslagen over de uitvoering van de begroting⁽⁴⁾ betreffende het per 31 december 2012 afgesloten begrotingsjaar,

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening.

De verantwoordelijkheid van de leiding

Overeenkomstig de artikelen 33 en 43 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie⁽⁵⁾ is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van het Agentschap, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen:

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de jaarrekening van het Agentschap omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een internebeheersingssysteem met betrekking tot de opstelling en de getrouwe weergave van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten, het kiezen en toepassen van adequate grondslagen voor financiële verslaglegging op basis van de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels⁽⁶⁾ en het maken van boekhoudkundige schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. De directeur keurt de jaarrekening van het Agentschap goed nadat de rekenplichtige deze heeft voorbereid op basis van alle beschikbare gegevens en een toelichting bij de jaarrekening heeft opgesteld waarin hij onder meer verklaart dat hij redelijke zekerheid heeft dat deze op alle materiële punten een getrouw beeld geeft van de financiële positie van het Agentschap.

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en de inachtneming van het beginsel van goed financieel beheer omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een doeltreffend en doelmatig internebeheersingssysteem, waarbij ook naar behoren toezicht wordt uitgeoefend en passende maatregelen worden getroffen ter voorkoming van onregelmatigheden en fraude en, indien, nodig, rechtsvervolging wordt ingesteld om onverschuldigd betaalde of verkeerd gebruikte middelen terug te vorderen.

De verantwoordelijkheid van de controleur

De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad⁽⁷⁾ een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening van het Agentschap en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn.

De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de gemaakte boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen.

7.	De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring.

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van het Agentschap op alle materiële punten een getrouw beeld van zijn financiële situatie per 31 december 2012 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels.

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

9.	Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening van het Agentschap betreffende het per 31 december 2012 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

10.	De hiernavolgende opmerking doet niets af aan de oordelen van de Rekenkamer.

OPMERKING OVER HET BEGROTINGSBEHEER

11.

Het niveau van de vastgelegde kredieten was hoog met 99 % voor zowel titel I (personeelsuitgaven) als titel II (administratieve uitgaven). De overdrachten van vastgelegde kredieten voor titel II waren weliswaar betrekkelijk hoog waren (28 %), maar hielden voornamelijk verband met in 2012 ontvangen diensten waarvoor aan het einde van het jaar nog geen facturen waren afgegeven (bouwkosten en IT-consultancy), en met het meerjarige karakter van de activiteiten (projectonderzoeken door deskundigen en projectcontroles).

Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Louis GALEA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 17 september 2013.

Voor de Rekenkamer

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

President

BIJLAGE

Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur (Brussel)

Bevoegdheden en activiteiten

Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag

(Artikelen 165, lid 1, 166, lid 1, 167, lid 1, en 173, lid 1, VWEU)

Verzamelen van informatie

De Unie draagt bij tot de ontwikkeling van onderwijs van hoog gehalte.

De Unie legt inzake beroepsopleiding een beleid ten uitvoer.

De Unie draagt bij tot de ontplooiing van de culturen van de lidstaten.

De Unie en de lidstaten dragen er zorg voor dat de omstandigheden nodig voor het concurrentievermogen van de industrie van de Unie aanwezig zijn.

Bevoegdheden van het Agentschap

(Verordening (EG) nr. 58/2003 van de Raad; Besluit 2009/336/EG van de Commissie, als gewijzigd bij Besluit 2012/797/EU; Besluit C(2009)3355 van de Commissie, als gewijzigd bij Besluit C(2012) 9475 final)

Doelstellingen

In het kader van het onderwijs-, cultuur- en industriebeleid zijn tal van maatregelen genomen ter bevordering van onderwijs, beroepsopleiding, audiovisuele media, cultuur, jeugd en actief burgerschap in de Europese Unie. Deze maatregelen hebben voornamelijk tot doel de sociale cohesie te versterken en bij te dragen tot het concurrentievermogen, de economische groei en een steeds hechter verbond tussen de volkeren van Europa.

Deze maatregelen behelzen een verscheidenheid van programma's.

Het Agentschap is verantwoordelijk voor het beheer van bepaalde onderdelen van deze programma's, zoals Een leven lang leren, Cultuur, Jeugd in actie, Europa voor de burger, Media, Erasmus Mundus en Tempus. In dit verband voert het de steun van de Unie uit, met uitzondering van programmabeoordeling, strategische studies en andere taken die discretionaire bevoegdheden vergen voor het omzetten van politieke keuzes.

Taken

—	Tijdens de looptijd beheren van de toegewezen specifieke projecten in het kader van de tenuitvoerlegging van programma’s van de Unie, alsook het uitvoeren van de daartoe noodzakelijke controles, door het nemen van de relevante besluiten, indien de Commissie het daartoe machtiging heeft verleend.

—

Het vaststellen van besluiten tot uitvoering van de begroting van de ontvangsten en uitgaven en het uitvoeren van alle maatregelen die voor het beheer van de programma’s van de Unie vereist zijn, met name in verband met subsidies en overheidsopdrachten, indien de Commissie het daartoe machtiging heeft verleend.

—	Het verzamelen, analyseren en aan de Commissie doorgeven van alle gegevens die nodig zijn om de uitvoering van de programma's van de Unie te sturen.

—	Op EU-niveau uitvoering geven aan het informatienetwerk voor onderwijs in Europa (Eurydice) en aan acties ter verbetering van begrip en kennis met betrekking tot de jeugd door de verzameling, analyse en verspreiding van informatie en het verzorgen van studies en publicaties.

Organisatie

Directiecomité

Samenstelling

Bestaat uit vijf leden, benoemd door de Europese Commissie.

Taken

Het stelt, na goedkeuring door de Europese Commissie, het jaarlijks werkprogramma van het Agentschap vast. Bovendien stelt het de administratieve begroting en het jaarlijks activiteitenverslag van het Agentschap vast.

Directeur

Benoemd door de Europese Commissie.

Externe controle

Europese Rekenkamer.

Interne controle

Interne-auditfunctie.

Dienst Interne Audit van de Europese Commissie (DIA).

Kwijtingverlenende autoriteit

Europees Parlement, op aanbeveling van de Raad.

In 2012 (2011) ter beschikking van het Agentschap gestelde middelen

Begroting

De huishoudelijke begroting 2012 van het Agentschap bleef 50 (50) miljoen euro (voor 100 % gefinancierd uit de algemene begroting van de Europese Unie).

Het Agentschap heeft 728 (621) miljoen euro beheerd in verband met de programma’s en projecten die de Commissie aan het Uitvoerend Agentschap delegeerde.

Personeelsbestand per 31 december 2012

Tijdelijk personeel: 103 (102) posten voor tijdelijk personeel in de lijst van het aantal ambten,

waarvan bezet: 99 (102)

Arbeidscontractanten: 335 (336) posten voor arbeidscontractanten

waarvan bezet: 329 (331)

Totaalaantal personeelsleden: 428 (433) posten bezet, waarvan er:

351 uitvoerende, en

77 administratieve taken verrichten

Producten en diensten in 2012 (2011)

Communicatie

—

Organisatie van twee voorlichtingsdagen, deelname aan 16 voorlichtingsdagen georganiseerd door de nationale agentschappen/structuren en aan vele andere voorlichtingsbijeenkomsten in Brussel; actualisering van de databank EVE⁽¹⁾ met projectresultaten; organisatie van evenementen in samenwerking met de toezichthoudende directoraten-generaal (DG’s).

—	In Brussel werden startbijeenkomsten georganiseerd voor nieuwe projectcoördinatoren en partners.

—	Op diverse plaatsen werden thematische clustervergaderingen en vergaderingen met projectcoördinatoren georganiseerd.

Selecties

—	Er werden 28 oproepen tot het indienen van voorstellen en één uitnodiging tot inschrijving gepubliceerd.

—	Gedetailleerde informatiefiches (of beschrijvingen) over de geselecteerde voorstellen (compendia) werden gepubliceerd op de website van het Agentschap.

—	Beheer van ongeveer 13 000 ontvangen voorstellen.

—	Selectie van ongeveer 3 500 projecten en 439 Erasmus University Charters (Erasmus-universiteitshandvesten).

Toezichtbezoeken

—	Er werden meer dan 431 follow-upvergaderingen (ter plaatse of in Brussel) met projectdeelnemers georganiseerd om toezicht te houden op de projectuitvoering.

Vereenvoudigingsmaatregelen

—	Het gebruik van elektronische formulieren is uitgebreid om meer activiteiten te bestrijken, en betreft nu 75 % van alle aanvragen.

—	De vereenvoudigde contractsluiting (besluiten in plaats van subsidieovereenkomsten) werd verruimd voor bepaalde acties.

—	De berekeningsmethode op basis van forfaitaire bedragen werd verfijnd en ingevoerd voor meer activiteiten.

—	Er werd meer gebruikgemaakt van briefings door deskundigen op afstand en projectevaluaties op afstand met het oog op de beoordeling van activiteiten.

—	Om de financiële verslaglegging te vereenvoudigen, werden auditcertificaten opgesteld die geleidelijk in gebruik zullen worden genomen.

—	Een pakket met financiële informatie voor een betere begeleiding van de begunstigden werd voltooid en beschikbaar gesteld.

Samenwerking met de toezichthoudende DG’s

—	Organisatie van vier vergaderingen van het directiecomité.

—	Regelmatige coördinatievergaderingen over de gedelegeerde programma’s met de betrokken directeuren van de toezichthoudende DG’s (drie vergaderingen per jaar).

—	Assistentie voor de bevoegde DG’s bij de voorbereiding van de volgende generatie programma’s.

—	De Commissie op verzoek informatie verstrekken over de programma-uitvoering.

—	Bijdrage aan de tweede tussentijdse evaluatie van het Agentschap, inclusief ondersteuning van een tevredenheidsonderzoek bij aanvragers en begunstigden.

—	Nauwe samenwerking met de toezichthoudende DG’s bij de voorbereiding van de nieuwe programma’s voor 2014-2020.

Beleidsondersteuning

—	Doorlopend beheer van het Eurydice-netwerk voor beleidsondersteuning op onderwijsgebied; dit werd uitgebreid met jeugdzaken.

—	Verscheidene verslagen werden uitgebracht door de Eurydice-eenheid.

Controles

120 controles in het kader van het controleplan 2011 worden uitgevoerd; 114 nieuwe controles zijn opgenomen in het controleplan 2012.

Contracten en projecten

5 027 contracten werden ondertekend, 4 738 projecten werden afgesloten.

Mandaat

—	Het mandaat van het Agentschap werd in 2013 verlengd. Deze verlenging werd door de Commissie vastgesteld in december.

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

Het Agentschap neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer. De overdracht van vastgelegde kredieten in verband met het meerjarige karakter van de activiteiten heeft met name betrekking op controles van projecten die gemiddeld ongeveer 18 maanden in beslag nemen vanaf het verlenen van de opdracht tot de uiteindelijke betaling. Het Agentschap streeft naar een verdere vermindering van kredietoverdrachten door dergelijke controles eerder te plannen.