Verslag over de jaarrekening van het Europees Milieuagentschap betreffende het begrotingsjaar 2014 vergezeld van het antwoord van het Agentschap

9.12.2015

Publicatieblad van de Europese Unie

C 409/143

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Milieuagentschap betreffende het begrotingsjaar 2014 vergezeld van het antwoord van het Agentschap

(2015/C 409/16)

INLEIDING

Het Europees Milieuagentschap (hierna „Agentschap” ofwel „EEA” genoemd), gevestigd te Kopenhagen, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 1210/90 van de Raad⁽¹⁾. Het Agentschap heeft tot taak, een observatienetwerk op te zetten om de Commissie, het Parlement, de lidstaten en het publiek in het algemeen betrouwbare informatie over de toestand van het milieu te verschaffen. Deze informatie moet de Europese Unie en de lidstaten met name in staat stellen, maatregelen ter bescherming van het milieu te nemen en de doeltreffendheid hiervan te beoordelen⁽²⁾.

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten⁽³⁾ en de verslagen over de uitvoering van de begroting⁽⁴⁾ betreffende het per 31 december 2014 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekening.

De verantwoordelijkheid van de leiding

De leiding is verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van het Agentschap, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen⁽⁵⁾:

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de jaarrekening van het Agentschap omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een internebeheersingssysteem met betrekking tot de opstelling en de getrouwe weergave van financiële staten die geen materiële afwijkingen als gevolg van fraude of fouten bevatten, het kiezen en toepassen van adequate grondslagen voor financiële verslaglegging op basis van de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels⁽⁶⁾ en het maken van boekhoudkundige schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. De uitvoerend directeur keurt de jaarrekening van het Agentschap goed nadat de rekenplichtige deze heeft voorbereid op basis van alle beschikbare gegevens en een toelichting bij de jaarrekening heeft opgesteld waarin hij onder meer verklaart dat hij redelijke zekerheid heeft dat deze op alle materiële punten een getrouw beeld geeft van de financiële positie van het Agentschap.

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en de inachtneming van het beginsel van goed financieel beheer omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een doeltreffend en doelmatig internebeheersingssysteem waarbij ook naar behoren toezicht wordt uitgeoefend en passende maatregelen worden getroffen ter voorkoming van onregelmatigheden en fraude en, indien nodig, rechtsvervolging wordt ingesteld om onverschuldigd betaalde of verkeerd gebruikte middelen terug te vorderen.

De verantwoordelijkheid van de controleur

De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad⁽⁷⁾ een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van het Agentschap geen materiële afwijkingen bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn.

De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico's op materiële afwijkingen in de rekeningen en op materiële niet-conformiteit van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen. Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring heeft de Rekenkamer rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU⁽⁸⁾.

De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring.

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van het Agentschap op alle materiële punten een getrouw beeld van zijn financiële situatie per 31 december 2014 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels.

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening betreffende het per 31 december 2014 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

10.	De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN

11.

In 2014 deed het Agentschap een oproep om IT-adviesdiensten en adviesdiensten voor geografische informatiesystemen (GIS) te verlenen ter waarde van 1,7 miljoen euro voor de uitvoering van het RDA-onderdeel (Reference Data Access, ofwel toegang tot referentiegegevens) en ter ondersteuning van het EEA op het gebied van andere activiteiten in samenhang met Copernicus. Een belangrijk aspect van de aanbestedingsprocedure, dat aangeduid werd als „bekende tekortkomingen”, werd nergens beschreven in de technische specificaties. Een duidelijker bestek zou hebben bijgedragen tot een doeltreffender en concurrentiëler openbare aanbestedingsprocedure.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

12.

Hoewel het EEA ermee is begonnen, inzake subsidies een nieuw beleid van controles vooraf en achteraf te volgen, zijn de verificatieprocedures nog niet gedocumenteerd. Aan de begunstigden (de Europese Thematische Centra ofwel ETC's) werden echter wel richtsnoeren gegeven betreffende de voorbereiding van de kostendeclaraties.

13.

Toch werden tekortkomingen opgemerkt in de gecontroleerde subsidieverrichtingen. Voor een van de ETC's had de verificateur ontdekt dat niet-subsidiabele uitgaven waren opgenomen in de kostendeclaratie, maar de ordonnateur had het volledige gedeclareerde bedrag goedgekeurd. In een tweede geval werd de kostendeclaratie volledig betaald hoewel de meeste voor voorafgaande verificatie geselecteerde partners EEA niet de vereiste documenten hadden overgelegd. Bovendien was de interne controleur betrokken bij de verificaties vooraf én achteraf, taken die niet verenigbaar zijn. Opgemerkt dient te worden dat het systeem voor controles vooraf sinds 2012 voorwerp van discussie is geweest tussen de Rekenkamer en het Agentschap.

OVERIGE OPMERKINGEN

14.

Het Agentschap heeft met gebruikmaking van een door DIGIT gegunde interinstitutionele overeenkomst een contract voor back-updiensten, waaronder e-maildiensten, gesloten met een clouddienstverlener. In de contractvoorwaarden wordt de locatie van de gegevens van het Agentschap niet adequaat beschreven. De contractant heeft zich het recht voorbehouden om de gegevens van het Agentschap zonder voorafgaande mededeling buiten het geografisch gebied van de Europese Unie te versturen, bijvoorbeeld als er routinggegevens gekopieerd moeten worden naar verschillende datacentra in verschillende regio's om wachttijdproblemen op te lossen. Als gevolg hiervan heeft het Agentschap er niet voor gezorgd dat de privileges en de immuniteiten van de Europese Gemeenschappen, die van toepassing zijn op het Agentschap, gewaarborgd worden en dat de dienstverleners de door artikel 7 door het Handvest van de grondrechten van de EU geboden privacybescherming volledig waarborgen die.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

15.

Bijlage I bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Milan Martin CVIKL, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 15 september 2015.

Voor de Rekenkamer

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

President

BIJLAGE I

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar

Opmerking van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2012

In 2012 kende het Agentschap in het kader van drie belangrijke subsidieprogramma's⁽¹⁾ subsidies toe aan consortia van milieu-instellingen en -organen in Europa, VN-organisaties en nationale milieuorganisaties. De totale subsidie-uitgaven in 2012 bedroegen 11,9 miljoen euro, ofwel 27 % van de totale beleidsuitgaven. De door het Agentschap verrichte verificaties vooraf vóór vergoeding van door begunstigden gedeclareerde kosten bestaan uit een controle op stukken, namelijk kostendeclaraties. Het Agentschap krijgt van begunstigden doorgaans geen bewijsstukken voor de subsidiabiliteit en juistheid van de gedeclareerde personeelskosten, die de hoofdmoot van de kosten uitmaken⁽²⁾. Zelden worden er ter plaatse verificaties achteraf van de kosten verricht op het niveau van de begunstigde⁽³⁾.

Loopt nog

2013

In 2013 kende het Agentschap in het kader van vijf subsidieprogramma's⁽⁴⁾ subsidies toe aan consortia van milieu-instellingen en -organen in Europa, VN-organisaties en nationale milieuorganisaties. De totale subsidie-uitgaven in 2013 bedroegen 13,9 miljoen euro, ofwel 31 % van de totale beleidsuitgaven. De door het Agentschap verrichte verificaties vooraf bestaan uit een controle op stukken, namelijk kostendeclaraties. Na de opmerking van de Rekenkamer van vorig jaar voerde het EEA zijn controles op met betrekking tot de subsidiabiliteit en de juistheid van de in het kader van de subsidieprogramma's gedeclareerde personeelskosten, aangezien die het grootste gedeelte van de kosten uitmaken. Er werden met name, voor een steekproef van begunstigden, werkbriefjes verkregen teneinde de gedeclareerde salariskosten te controleren, maar de loonstrookjes werden niet verkregen. Zelden worden er ter plaatse verificaties verricht op het niveau van de begunstigde.

De bestaande controles verschaffen dan ook slechts beperkte zekerheid over de subsidiabiliteit en de juistheid van de door begunstigden gedeclareerde kosten. Voor de door de Rekenkamer gecontroleerde verrichtingen werden bewijsstukken verkregen die redelijke zekerheid boden ten aanzien van de wettigheid en regelmatigheid ervan.

Loopt nog

BIJLAGE II

Europees Milieuagentschap (Kopenhagen)

Bevoegdheden en activiteiten

Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag

(Artikel 191 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie)

Milieubeleid

Het beleid van de Unie op milieugebied draagt bij tot het nastreven van de volgende doelstellingen: behoud, bescherming en verbetering van de kwaliteit van het milieu; bescherming van de gezondheid van de mens; behoedzaam en rationeel gebruik van natuurlijke hulpbronnen; bevordering op internationaal vlak van maatregelen om het hoofd te bieden aan regionale of mondiale milieuproblemen, en in het bijzonder de bestrijding van klimaatverandering.

De Unie streeft in haar milieubeleid naar een hoog niveau van bescherming, rekening houdend met de uiteenlopende situaties in de verschillende regio's van de Unie. Haar beleid berust op het voorzorgsbeginsel en het beginsel van preventief handelen, het beginsel dat milieuaantastingen bij voorrang aan de bron dienen te worden bestreden, en het beginsel dat de vervuiler betaalt. […] Bij het bepalen van haar beleid […] houdt de Unie rekening met […] de beschikbare wetenschappelijke en technische gegevens; de milieuomstandigheden in de onderscheiden regio's van de Unie; de voordelen en lasten die kunnen voortvloeien uit optreden, onderscheidenlijk niet-optreden; de economische en sociale ontwikkeling van de Unie als geheel en de evenwichtige ontwikkeling van haar regio's (…).

Bevoegdheden van het Agentschap

(Verordening (EEG) nr. 1210/1990 van de Raad)

Doelstellingen

De vorming van een Europees milieuobservatie- en -informatienetwerk om de Unie en de lidstaten te voorzien van:

objectieve, betrouwbare, en vergelijkbare informatie op Europees niveau, op grond waarvan zij:

a)	de nodige maatregelen ter bescherming van het milieu kunnen nemen;

b)	de resultaten daarvan kunnen beoordelen;

c)	het publiek degelijke informatie kunnen geven over de toestand van het milieu;

2.	de benodigde technische en wetenschappelijke ondersteuning.

Taken

—	Het vormen, in samenwerking met de lidstaten, en coördineren van een Europees milieuobservatie- en informatienetwerk;

—	de Unie en de lidstaten voorzien van de objectieve informatie die noodzakelijk is voor het bepalen en uitvoeren van een oordeelkundig en doeltreffend milieubeleid;

—	assisteren bij het toezicht op milieumaatregelen door middel van geschikte ondersteuning op het gebied van rapportagevoorschriften;

—	adviseren van individuele lidstaten inzake de ontwikkeling, vaststelling en uitbreiding van hun systemen voor het toezicht op milieumaatregelen;

—

registreren, compileren en evalueren van gegevens betreffende de toestand van het milieu, opstellen van rapporten betreffende kwaliteit en belasting van het milieu op het grondgebied van de Unie, aanleggen van uniforme criteria voor milieu-informatie in alle lidstaten, verdere ontwikkeling en behoud van een referentiecentrum van milieu-informatie;

—	bijdragen tot het vergelijkbaar maken van de milieugegevens op Europees niveau en, indien nodig, via passende wegen een betere harmonisatie van de meetmethoden bevorderen;

—	bevorderen van integratie van de Europese milieu-informatie in internationale milieubewakingsprogramma's;

—	om de vijf jaar een rapport over de toestand van het milieu en de tendensen en vooruitzichten op milieugebied publiceren, aangevuld met indicatorrapporten over specifieke vraagstukken;

—

stimuleren van de ontwikkeling van technieken voor milieuprognoses, van uitwisselingen van informatie over de technologie die beschikbaar is om schade aan het milieu te voorkomen of te verminderen, van methoden voor de evaluatie van de kosten van schade aan het milieu en van de kosten van een beleid gericht op preventie en bescherming en herstel van het milieu;

—	zorgen voor een ruime verspreiding van betrouwbare en vergelijkbare milieu-informatie, met name over de toestand van het milieu, onder het grote publiek en daartoe het gebruik van nieuwe telematicatechnologieën bevorderen;

—	actief samenwerken met andere instanties en programma's van de Unie, andere internationale instanties en — op gebieden van gemeenschappelijk belang — met die instellingen in landen die geen lid zijn van de Unie, rekening houdend met de noodzaak overlappingen te vermijden;

—	de Commissie assisteren bij de uitwisseling van informatie over de ontwikkeling van methodieken en beste praktijken voor milieubeoordelingen en bij de verspreiding van informatie over de resultaten van relevant milieuonderzoek in een vorm die de beleidsontwikkeling het beste dient.

Organisatie

Raad van bestuur

Samenstelling

Eén vertegenwoordiger van iedere lidstaat, één van ieder land dat is aangesloten bij het EEA, twee vertegenwoordigers van de Commissie, en twee wetenschappers aangewezen door het Europees Parlement.

Taken

Vaststellen van de meerjarige en jaarlijkse werkprogramma's en toezien op de uitvoering ervan, en vaststellen van het jaarverslag over de activiteiten van het Agentschap.

Uitvoerend directeur

Benoemd door de raad van bestuur op voorstel van de Commissie.

Wetenschappelijk comité

Bestaat uit personen die gekwalificeerd zijn op milieugebied, aangewezen door de raad van bestuur.

Externe controle

Europese Rekenkamer.

Kwijtingverlenende autoriteit

Europees Parlement, op aanbeveling van de Raad.

In 2014 (2013) ter beschikking van het Agentschap gestelde middelen

Definitieve begroting

52,6(41,7) miljoen euro

Subsidie van de Unie: 80 % (100 %)

Personeelsbestand per 31 december 2014

135 (138) posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten,

waarvan 130 (132) bezet, plus 74 (78) andere posten (arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen).

Totaalaantal personeelsleden: 204 (210)

Van de posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten zijn er:

—	97 (98) voor uitvoerende taken;

—	38 (40) voor administratieve taken.

Producten en diensten in 2014 (2013)

Artikelen	14 (48)
„Highlights”	46 (53)
Persberichten	7 (11)
Gegevensverzamelingen	54 (29)
Indicatoren	34 (46)
Kaarten en grafieken	48 (217)
Brochures, folders, enz.	1 (5)
Bedrijfsdocumenten	2 (5)
Verslagen	10 (13)
Technische veslagen	17 (21)
„EEA Signals”	1 (1)
SOER	1 (0)

Bron: Door het Agentschap verstrekte bijlage.

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

11.

Volgens het EEA werd het transparantiebeginsel geëerbiedigd. De ‘bekende tekortkomingen’ werden in punt 6.3.2 van het bestek passend beschreven aan de hand van woorden als 'improvement' (verbetering), 'correction' (correctie), 'adjustment' (bijstelling) en 'ensuring consistency' (waarborging van consistentie). Het volledige bestek kan worden geraadpleegd op de website van het EEA (http://www.eea.europa.eu/about-us/tenders/eea-mdi-14-005-it).

12.

Toen het EEA in mei 2014 van start ging met de invoering van het nieuwe beleid van verificaties vooraf en achteraf voor subsidies, heeft het Agentschap voorrang gegeven aan richtsnoeren voor de begunstigden betreffende de voorbereiding van de kostendeclaraties. Inmiddels zijn ‘EEA-verificatierichtsnoeren’ opgesteld en verspreid onder de medewerkers die de subsidies vooraf verifiëren. Deze richtsnoeren zijn van toepassing vanaf het begrotingsjaar 2016.

13.

Ingevolge de opmerking van de Rekenkamer heeft het EEA de aanzet gegeven om het geld van de betrokken begunstigde terug te krijgen.

Het EEA zal ervoor zorgen dat ICS nr. 18 nauwgezet wordt toegepast, zodat in de toekomst alle eventuele veronachtzaamde controles of afwijkingen van gevestigde beleidslijnen en procedures worden gedocumenteerd.

Wat het tweede deel van deze opmerking betreft, vond het Agentschap het niet doeltreffend om per se te trachten de gevraagde documenten te krijgen, aangezien van diezelfde partners al overtuigend bewijs was verkregen op basis van eerdere steekproeven. Bovendien was het Agentschap op dat moment met de Rekenkamer in overleg over het bepalen van het meest geschikte verificatiebeleid om dekking en subsidiabiliteit te garanderen.

Het EEA neemt nota van het derde deel van deze opmerking en zal er rekening mee houden bij de herziening van het huidige ETC-verificatiebeleid. Er zal een formele strategie voor verificatie achteraf worden ontwikkeld die compatibel moet zijn met de taken van EEA's dienst Interne Audit. De interne controleur zal uitsluitend controles achteraf uitvoeren, waarbij dus zowel verificaties ter plaatse als de doeltreffendheid van EEA's verificatie vooraf aan bod komen.

14.

Vóór invoering van de cloudgebaseerde e-maildienst heeft het EEA een testonderzoek en vervolgens een risicobeoordeling van de veranderingen uitgevoerd, waarbij zowel EEA-deskundigen inzake IT en kwaliteitsbeheer als de functionaris voor gegevensbescherming betrokken waren. Naar aanleiding van deze beoordeling werden van de provider verdere verduidelijkingen en garanties verlangd om ervoor te zorgen dat de Europese verordening betreffende de bescherming van persoonsgegevens zou worden nageleefd. In dit verband bevestigde de provider dat:

—	de datacentra zich gegarandeerd in Europa zouden bevinden (Dublin als hoofdsite en Amsterdam als spiegel en back-up) en de communicatie tussen het EEA en de datacentra zou worden gecodeerd;

—	hij zich aan de gegevensbeschermingsverordening en de veiligehavenregeling van de EU houdt;

—	hij zal trachten gerechtelijke informatieverzoeken naar het EEA door te sturen of het EEA onverwijld van dergelijke verzoeken in kennis te stellen, zodat het tot aanstelling bevoegde gezag met kennis van zaken een beslissing kan nemen over de gevraagde gegevensoverdracht, voor zover mogelijk;

—	zijn clouddiensten gecertificeerd zijn volgens de nieuwe ISO 27018/2014-norm en regelmatig worden gecontroleerd;

—	hij beveiligingsmaatregelen gebruikt waarmee permanent en onmiddellijk updates kunnen worden doorgevoerd en die meer mogelijkheden bieden tot het ontdekken, traceren en uitzuiveren van mogelijke indringers.

Bijgevolg beschouwt het EEA de resterende vastgestelde risico's als aanvaardbaar en voldoende behandeld in de overeengekomen contractuele bepalingen. Het EEA zal evenwel de uitvoering van het contract regelmatig tegen het licht houden om de risico's opnieuw te beoordelen en indien nodig gepaste maatregelen te treffen en verbeteringen aan te brengen.

Verder is het EEA van mening dat de immuniteiten en voorrechten die zijn gegevens beschermen niet in gevaar komen door het gebruik van clouddiensten.

Wat betreft de eerbiediging van het recht op privéleven en familie- en gezinsleven zoals vastgelegd in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie, heeft het EEA intussen zijn beleid inzake e-mailgebruik bijgesteld en er een afwijzing van aansprakelijkheid ten opzichte van het personeel in opgenomen voor een beperkt gebruik van het e-mailsysteem voor persoonlijke doeleinden.