Verslag over de jaarrekening van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden betreffende het begrotingsjaar 2014 vergezeld van het antwoord van de Stichting

9.12.2015

Publicatieblad van de Europese Unie

C 409/307

VERSLAG

over de jaarrekening van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden betreffende het begrotingsjaar 2014 vergezeld van het antwoord van de Stichting

(2015/C 409/34)

INLEIDING

De Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (hierna: „de Stichting” ofwel „Eurofound”), gevestigd te Dublin, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad⁽¹⁾. Zij heeft ten doel bij te dragen aan het uitwerken en verwezenlijken van betere levens- en arbeidsomstandigheden in de Unie door de ontwikkeling en verspreiding van kennis op dit gebied⁽²⁾.

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van de Stichting. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer:

a)	de jaarrekening van de Stichting, die bestaat uit de financiële staten⁽³⁾ en de verslagen over de uitvoering van de begroting⁽⁴⁾ betreffende het per 31 december 2014 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekening.

De verantwoordelijkheid van de leiding

De leiding is verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van de Stichting, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen⁽⁵⁾:

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de jaarrekening van de Stichting omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een internebeheersingssysteem met betrekking tot de opstelling en de getrouwe weergave van financiële staten die geen materiële afwijkingen als gevolg van fraude of fouten bevatten, het kiezen en toepassen van adequate grondslagen voor financiële verslaglegging op basis van de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels⁽⁶⁾ en het maken van boekhoudkundige schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. De directeur keurt de jaarrekening van de Stichting goed nadat de rekenplichtige deze heeft voorbereid op basis van alle beschikbare gegevens en een toelichting bij de jaarrekening heeft opgesteld waarin hij onder meer verklaart dat hij redelijke zekerheid heeft dat deze op alle materiële punten een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de Stichting.

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en de inachtneming van het beginsel van goed financieel beheer omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een doeltreffend en doelmatig internebeheersingssysteem waarbij ook naar behoren toezicht wordt uitgeoefend en passende maatregelen worden getroffen ter voorkoming van onregelmatigheden en fraude en, indien nodig, rechtsvervolging wordt ingesteld om onverschuldigd betaalde of verkeerd gebruikte middelen terug te vorderen.

De verantwoordelijkheid van de controleur

De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad⁽⁷⁾ een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van de Stichting geen materiële afwijkingen bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn.

De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico’s op materiële afwijkingen in de rekeningen en op materiële niet-conformiteit van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen. Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring heeft de Rekenkamer rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU⁽⁸⁾.

De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring.

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van de Stichting op alle materiële punten een getrouw beeld van haar financiële situatie per 31 december 2014 en van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van haar Financieel Reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels.

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening betreffende het per 31 december 2014 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

10.	De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

11.

In 2014 was het algemene niveau van vastgelegde kredieten hoog met 99,7 %, hetgeen erop wijst dat vastleggingen tijdig werden gedaan. Het niveau van de naar 2015 overgedragen vastgelegde kredieten was voor titel III (beleidsuitgaven) hoog met 3 8 14 156 euro ofwel 53,7 % (2013: 3 3 75 781 euro ofwel 48,6 %); deze hielden hoofdzakelijk verband met meerjarige projecten waarvoor volgens schema activiteiten werden uitgevoerd en betalingen werden gedaan, alsmede met één meerjarig project dat vervroegd — in 2014 — werd uitgevoerd, maar waarvoor de betalingen pas in 2015 verschuldigd zijn.

OVERIGE OPMERKINGEN

12.

In 2005 werd het nieuwe EU-Statuut van kracht, met inbegrip van bepalingen dat de toekomstige bezoldiging van vóór 5 augustus 2005 aangeworven ambtenaren niet minder mag bedragen dan krachtens het eerdere EU-Statuut. Uit de controle van de Rekenkamer bleek dat hier niet aan werd voldaan en dat dit bij 20 van de 75 toenmalige werknemers leidde tot onderbetaling van in totaal 1 28 735 euro voor de periode 2005-2014. In de rekeningen van de Stichting is een voorziening ter hoogte van dit bedrag opgenomen.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN HET VOORGAANDE JAAR

13.

Bijlage I bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van het voorgaande jaar.

Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Milan Martin CVIKL, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 8 september 2015.

Voor de Rekenkamer

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

President

BIJLAGE I

Follow-up van de opmerkingen van het voorgaande jaar

Jaar	Opmerking van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2013	De Stichting verrichtte een uitgebreide materiële inventarisopname aan het einde van 2013 en begin 2014. Ten tijde van de controle van de Rekenkamer in februari 2014 was er nog geen verslag van de fysieke inventaris afgerond. Door de Rekenkamer verrichte tests brachten aan het licht dat niet alle vaste activa van een barcode waren voorzien en ingeschreven in het register en de rekeningen. Apparatuur ter waarde van 2 09 843 euro⁽¹⁾ was bij de uitgaven geboekt in plaats van te worden gekapitaliseerd; de fout werd gecorrigeerd naar aanleiding van de controle van de Rekenkamer. Voor sommige activa kon geen verband worden gelegd met de pakbonnen van de leveranciers teneinde met zekerheid de juiste uitgangsdatum te kennen voor de berekening van de afschrijvingskosten.	Afgerond
2013	De in de vorige paragraaf vermelde feiten wijzen op ernstige gebreken in de interne beheersing op het gebied van de registratie en boeking van de vaste activa.	Afgerond
2013	In 2013 was het algemene niveau van vastgelegde kredieten 99 %, hetgeen erop wijst dat vastleggingen tijdig werden gedaan. Het niveau van naar 2014 overgedragen vastgelegde kredieten was echter hoog: ongeveer 6 62 831 euro (35,6 %) voor titel II (administratieve uitgaven) en 3 3 75 781 euro voor titel III (beleidsuitgaven).	N.v.t.
2013	De overdrachten van vastgelegde kredieten voor titel II hadden vooral betrekking op IT-aankopen (hardware en software ten belope van 2 81 934 euro, waarvan 1 89 934 euro voor aankopen die oorspronkelijk voor 2014 waren gepland), dringende en onvoorziene reparatiewerken (69 000 euro) en renovatiewerken die moeten worden aangenomen en gepland voor begin 2014 (2 30 718 euro).	N.v.t.
2013	Voor titel III betroffen de overgedragen vastgelegde kredieten ten belope van 2 6 25 543 euro meerjarige projecten waarvoor de activiteiten waren uitgevoerd en de betalingen waren uitgevoerd volgens plan. Niet-geplande overdrachten ten belope van 7 50 238 euro betroffen voornamelijk een toename van de begroting voor verscheidene projecten ter verbetering van hun reikwijdte en kwaliteit (65 %), in december 2013 bestelde vertaaldiensten die oorspronkelijk waren gepland voor 2014 (14 %), vertragingen bij aanbestedingsprocedures (7 %), laattijdige facturering door contractanten (14 %) en andere gebeurtenissen waarop de Stichting geen vat heeft.	N.v.t.
2013	De Stichting werd in 1975 operationeel en heeft tot op heden gewerkt op basis van briefwisseling en uitwisselingen met de gastlidstaat. Er is evenwel tussen de Stichting en die lidstaat geen alomvattende zetelovereenkomst afgesloten. Een dergelijke overeenkomst zou de transparantie nog bevorderen ten aanzien van de omstandigheden waaronder de Stichting en haar personeel opereren.	Loopt nog

BIJLAGE II

Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Dublin)

Bevoegdheden en activiteiten

Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag

(Artikel 151 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie)

De Unie en de lidstaten stellen zich, indachtig sociale grondrechten zoals vastgelegd in het op 18 oktober 1961 te Turijn ondertekend Europees Sociaal Handvest en in het Gemeenschapshandvest van de sociale grondrechten van de werkenden van 1989, ten doel de bevordering van de werkgelegenheid, de gestage verbetering van de levensomstandigheden en de arbeidsvoorwaarden, zodat de onderlinge aanpassing daarvan op de weg van de vooruitgang wordt mogelijk gemaakt, alsmede een adequate sociale bescherming, de sociale dialoog, de ontwikkeling van de menselijke hulpbronnen om een duurzaam hoog werkgelegenheidsniveau mogelijk te maken, en de bestrijding van uitsluiting. […]

Bevoegdheden van de Stichting

(Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad, zoals gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1111/2005)

Doelstellingen

De Stichting heeft als opdracht betere levens- en arbeidsomstandigheden te verwezenlijken door de ontwikkeling en verspreiding van de relevante kennis op dit gebied. Zij dient zich in het bijzonder bezig te houden met:

—	de arbeidsomstandigheden van de mens;

—	de organisatie van het werk en met name de wijze waarop gestalte wordt gegeven aan de arbeidstaak;

—	de specifieke problemen van bepaalde categorieën werknemers;

—	de aspecten op lange termijn van de milieuverbetering;

—	de spreiding van de menselijke activiteiten in de tijd en in de ruimte.

Taken

—	De uitwisseling van informatie en ervaring op deze gebieden bevorderen;

—	de contacten tussen universiteiten, studie- en onderzoeksinstellingen, overheidsinstellingen en organisaties uit het sociaaleconomische leven vergemakkelijken;

—	studies (laten) verrichten en bijdragen tot de verwezenlijking van proefprojecten;

—	zo nauw mogelijk samenwerken met de in de lidstaten en op internationaal niveau bestaande gespecialiseerde instellingen.

Organisatie

Raad van Bestuur (RvB)

—	Per lidstaat één vertegenwoordiger van de regering, één vertegenwoordiger van de werkgeversorganisaties en één vertegenwoordiger van de werknemers;

—	drie vertegenwoordigers van de Commissie;

—	één gewone vergadering per jaar.

Het presidium van de RvB

—	Bestaat uit elf leden, drie leden van elk van de sociale partners en de regeringen, twee van de Commissie;

—	houdt toezicht op de uitvoering van de besluiten van de RvB en neemt in de tijd tussen twee vergaderingen van de RvB alle voor een behoorlijk beheer noodzakelijke maatregelen;

—	zes gewone vergaderingen per jaar.

De directeur en de adjunct-directeur worden benoemd door de Commissie op basis van een door de RvB ingediende kandidatenlijst. De directeur voert de beslissingen van de RvB en zijn presidium uit en leidt de Stichting.

Interne audit

Dienst Interne Audit van de Europese Commissie (DIA).

Externe controle

Europese Rekenkamer.

Kwijtingverlenende autoriteit

Europees Parlement, op aanbeveling van de Raad.

In 2014 (2013) ter beschikking van de Stichting gestelde middelen

Begroting

20,9(20,6) miljoen euro

Personeelsbestand per 31 december 2014

Ambtenaren en tijdelijke functionarissen:

99 (101) posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten, waarvan 96 (99) bezet per 31 december 2014

Andere personeelsleden:

Gedetacheerde nationale deskundigen: 0 (0)

Arbeidscontractanten: 14 (13)

Totaalaantal personeelsleden: 110 (112)

Toegewezen aan⁽¹⁾:

Uitvoering (uitvoerende activiteiten): 79 (78)

Administratie & coördinatie (administratieve taken): 19 (29)

Gemengde taken: 12 (5)

In 2014 verrichte activiteiten en diensten

Toenemende arbeidsmarktparticipatie en werkloosheidsbestrijding door het scheppen van banen, verbeteren van de werking van de arbeidsmarkt en de bevordering van integratie

—	European Restructuring Monitor (ERM): 1 464 informatiebladen over herstructurering toegevoegd; vier nummers van de ERM quarterly gepubliceerd

—	European Restructuring Monitor: ERM-jaarverslag 2014 — herstructurering in de publieke sector

—	Rapport over „Labour mobility: Recent trends and policies” (arbeidsmobiliteit: recente trends en beleidslijnen)

—	Rapport over „Effects of restructuring at regional level and approaches to dealing with the consequences” (effecten van herstructurering op regionaal niveau en benaderingen in het omgaan met de gevolgen)

—	Rapport „Mapping youth transitions in Europe” (in kaart brengen van de overgang van jongeren naar de arbeidsmarkt in Europa)

—	Doorzoekbare gegevensbank over ontwikkelde casestudies inzake herstructurering die aantonen hoe bedrijven anticiperen op en omgaan met verandering

Het verbeteren van de levensomstandigheden en het verduurzamen van arbeid gedurende de levensloop

—	Oprichting van het Europees Observatorium voor het arbeidsbestaan als een geïntegreerd waarnemingscentrum inzake industriële betrekkingen en arbeidsomstandigheden in de EU

—	Vijfde Europese onderzoek naar de arbeidsomstandigheden (European Working Conditions Survey — EWCS): voor het beleid te trekken lessen uit het vijfde EWCS: het nastreven van meer en betere banen

—	Voorbereiding van het zesde Europese onderzoek naar de arbeidsomstandigheden (veldwerk moet in februari 2015 van start gaan)

—	Rapport: „National working conditions surveys in Europe: A compilation” (enquêtes inzake nationale arbeidsomstandigheden in Europa: een compilatie)

—	Rapport: „Psychosocial risks in Europe: Prevalence and strategies for prevention” (psychosociale risico’s in Europa: verbreiding en strategieën ter voorkoming)

—	Rapport: „Employment opportunities for people with chronic diseases” (kansen op het vinden van werk voor mensen met chronische ziekten)

Ontwikkelen van industriële betrekkingen om billijke en productieve oplossingen te waarborgen in een veranderende beleidscontext

—	Oprichting van het Europees Observatorium voor het arbeidsbestaan als een geïntegreerd waarnemingscentrum inzake industriële betrekkingen en arbeidsomstandigheden in de EU (zie ook hierboven)

—	Rapport: „Industrial relations and working conditions developments in Europe 2013” (Industriële betrekkingen en ontwikkelingen van arbeidsomstandigheden in Europa 2013)

—	Rapport: „Social partners and gender equality in Europe” (sociale partners en gendergelijkheid in Europa)

—	Rapport: „Changes to wage-setting mechanisms in the context of the crisis and the EU’s new economic governance regime” (veranderingen in loonvormingsmechanismen in de context van de crisis en de nieuwe regeling van de EU inzake economisch bestuur)

—	Rapport: „Social dialogue in micro and small enterprises” (de sociale dialoog in micro- en kleine ondernemingen)

Het verbeteren van de levensomstandigheden en het bevorderen van de sociale samenhang in het licht van de economische verschillen en sociale ongelijkheden

—

Derde Europees onderzoek inzake levenskwaliteit:

—

Bevindingen van de Stichting: „Quality of life in urban and rural Europe” (levenskwaliteit in Europese steden en op het Europese platteland); „Work preferences after 50” (voorkeuren qua werk na de 50 jaar); „Social situation of young people in Europe” (maatschappelijke situatie van jongeren in Europa)

—	Trends in levenskwaliteit: rapporten gepubliceerd over Kroatië, de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië en Turkije

—	Rapport: „Social cohesion and well-being in the EU” (sociale samenhang en welzijn in de EU)

—	Rapport: „Access to healthcare in times of crisis” (toegang tot gezondheidszorg in tijden van crisis)

Communicatie en uitwisseling van ideeën en ervaring

—	1 01 760 downloads van verslagen van de Eurofound-website. 1 7 03 298 bezoeken van gebruikers

—	125 publicaties in PDF (786 taalversies)

—	328 EU-beleidsdocumenten verwezen naar de bevindingen en expertise van Eurofound

—	94 op verzoek geleverde bijdragen aan evenementen

Bron: Door de Stichting verstrekte bijlage.

ANTWOORD VAN DE STICHTING

11.

Eurofound heeft nota genomen van de opmerking van de Rekenkamer over het hoge niveau van naar 2015 overgedragen vastgelegde kredieten in titel III. Eurofound waardeert de grondige analyse van de begrotingsuitvoering en het feit dat de Rekenkamer de redenen van de overdrachten vermeldt (meerjarige projecten die volgens schema werden uitgevoerd en een project dat vroeger dan gepland werd uitgevoerd).

12.

Het probleem van de onderbetaling van verscheidene personeelsleden ingevolge de wijziging van het Statuut in 2005 is opgelost; de aan de betreffende personeelsleden verschuldigde bedragen werden in juni en juli 2015 uitbetaald. Eurofound wil erop wijzen dat de betaling van de lonen wordt uitbesteed aan het Uitbetalingsbureau (Paymaster’s Office — PMO) van de Europese Commissie.