Samenvatting van de resultaten van de jaarlijkse controles van de Europese gemeenschappelijke ondernemingen voor onderzoek door de Rekenkamer over 2014

17.12.2015

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 422/1

Paragraaf

Bladzijde

Inleiding

1-7

2

Toelichting bij de oordelen van de Rekenkamer

8-11

3

Controleresultaten

12-24

3

Oordelen over de betrouwbaarheid van de rekeningen

12

3

Oordelen over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

13-15

3

Toelichtende paragraaf over de EU-bijdrage in de projectkosten van ITER

16

4

Opmerkingen die niets afdoen aan de oordelen van de Rekenkamer

17-22

4

Begrotings- en financieel beheer

18

4

Internebeheersingsmaatregelen

19-20

5

Monitoring en rapportage van projectonderzoeksresultaten

21

5

De tweede tussentijdse evaluatie van de Commissie

22

5

Conclusies

23-24

5

6

8

1.

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie heeft de Rekenkamer de jaarrekening betreffende het per 31 december 2014 afgesloten begrotingsjaar en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening onderzocht voor acht Europese gemeenschappelijke ondernemingen voor onderzoek (GO’s)⁽¹⁾:

2.

De leden van de gemeenschappelijke ondernemingen kunnen, naast de Europese Unie (vertegenwoordigd door de Commissie), diverse publieke en particuliere partners zijn die bijdragen aan de financiering van de door de gemeenschappelijke ondernemingen verrichte werkzaamheden. De gemeenschappelijke ondernemingen bestaan uit twee deelnemende partijen (bilateraal), namelijk de Europese Commissie en het bedrijfsleven, of uit drie partijen (trilateraal) wanneer ook de lidstaten deelnemen⁽⁵⁾. Gemeenschappelijke ondernemingen spelen een belangrijke rol bij de uitvoering van het onderzoeksbeleid op specifieke terreinen.

3.

Evenals in voorgaande jaren heeft de Rekenkamer de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen gecontroleerd. 2014 is echter het eerste jaar waarin de jaarrekeningen van twee Gemeenschappelijke Ondernemingen (Fusion for Energy-F4E (ITER) en Sesar) door een onafhankelijk extern controleur (accountantskantoor) werden gecontroleerd op grond van artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU en artikel 107, lid 1, van de nieuwe financiële kaderregeling voor agentschappen en andere organen. In haar oordeel hield de Rekenkamer rekening met de controlewerkzaamheden van de onafhankelijk extern controleur en de maatregelen die naar aanleiding van zijn bevindingen zijn genomen. Bij de andere gemeenschappelijke ondernemingen voerde de Rekenkamer de werkzaamheden ter controle van de jaarrekeningen zelf uit.

4.

Deze samenvatting geeft een overzicht van de resultaten van de jaarlijkse controle door de Rekenkamer van de gemeenschappelijke ondernemingen betreffende het begrotingsjaar 2014. Het doel ervan is de specifieke jaarverslagen van de Rekenkamer over de jaarrekeningen 2014 van de gemeenschappelijke ondernemingen gemakkelijker te kunnen analyseren en vergelijken. De oordelen en opmerkingen van de Rekenkamer alsmede de antwoorden van de gemeenschappelijke ondernemingen zijn te vinden in de gepubliceerde specifieke jaarverslagen. Deze samenvatting is geen controleverslag of -oordeel.

5.

De totale begroting van de geraamde ontvangsten voor 2014⁽⁶⁾ bedroeg 1,9 miljard euro (2013: 2,2 miljard euro), ofwel 1,6 % van de algemene EU-begroting voor 2014 (2013: 1,7 %). Van de ontvangen bedragen kwam 1 224 miljoen euro (2013: 686 miljoen euro) uit de algemene EU-begroting en 204 miljoen euro (2013: 134 miljoen euro) van de industriële partners en leden van de gemeenschappelijke ondernemingen. De stijging van de bijdragen van de Commissie en het ITER-gastland aan F4E in 2014 verklaren het grootste deel van de stijging in de ontvangen bedragen.

6.

De gemeenschappelijke ondernemingen hebben 432 (2013: 414) vaste en tijdelijke ambtenaren in dienst, ofwel minder dan 1 % van het totale aantal EU-ambtenaren dat is toegestaan krachtens de algemene begroting van de EU (zie bijlage I voor nadere gegevens).

7.

Terwijl het financiële risico met betrekking tot de gemeenschappelijke ondernemingen beperkt is in vergelijking met de totale EU-begroting, is het reputatierisico voor de Unie hoog: ze zijn een essentieel instrument voor de uitvoering van de onderzoeksstrategie van de EU en door hun publiek-private partnerschappen hebben ze een grote zichtbaarheid bij de bedrijfstakken waarmee ze samenwerken.

8.

Met betrekking tot de twee door een onafhankelijk extern controleur gecontroleerde gemeenschappelijke ondernemingen heeft de Rekenkamer het werk van de accountantskantoren gecontroleerd in overeenstemming met internationale controlenormen. Bij het vormen van haar oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen in de specifieke jaarverslagen hield de Rekenkamer rekening met het werk van de accountantskantoren.

9.

De Rekenkamer heeft voldoende zekerheid verkregen om haar eigen controleoordelen betreffende de betrouwbaarheid van de rekeningen te baseren op het werk van de particuliere accountantskantoren.

10.

Met betrekking tot de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen, waarvoor de Rekenkamer uitsluitend verantwoordelijk blijft, omvat de door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak cijferanalyses, toetsing van verrichtingen op het niveau van de gemeenschappelijke onderneming en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen. Hierbij komt nog informatie uit het werk van andere controleurs alsmede een analyse van de „management representations” en van de jaarlijkse activiteitenverslagen. Bij de controle van 2014 bleef de nadruk liggen op controles achteraf.

11.

Bij de overige zes gemeenschappelijke ondernemingen zette de Rekenkamer de controle van de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen alsmede de betrouwbaarheid van de jaarrekeningen voort.

12.

De definitieve rekeningen van alle gemeenschappelijke ondernemingen geven op alle materiële punten een getrouw beeld van hun financiële situatie per 31 december 2014 en van de resultaten van hun verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van de toepasselijke financiële reglementen en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels.

13.

Naar het oordeel van de Rekenkamer waren de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekeningen voor het per 31 december 2014 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig bij vijf (F4E, Clean Sky, FCH, IMI en Sesar) van de acht gemeenschappelijke ondernemingen.

14.

Met betrekking tot de gemeenschappelijke ondernemingen Artemis en Eniac is de controle van de projectkostendeclaraties in het kader van de geldende administratieve akkoorden gedelegeerd aan de nationale financieringsinstanties (NFI’s). Artemis en Eniac ontvingen van de NFI’s controleverslagen, maar beoordeelden de kwaliteit van deze controles niet systematisch. De Rekenkamer beoordeelde de controlestrategieën, waaronder controleverslagen, van drie NFI's. Vanwege de gebruikte methodologieën konden de gemeenschappelijke ondernemingen geen betrouwbaar gewogen foutenpercentage of een restfoutenpercentage berekenen. Daarom concludeerde de Rekenkamer dat de beschikbare informatie over de uitvoering van de strategieën voor controle achteraf door de gemeenschappelijke ondernemingen Artemis en Eniac niet volstaat om vast te stellen of dit belangrijke controle-instrument doeltreffend werkt⁽⁷⁾ en gaf zij een oordeel met beperking af⁽⁸⁾.

15.

De Gemeenschappelijke Onderneming Ecsel heeft de projecten van de Gemeenschappelijke Ondernemingen Artemis en Eniac overgenomen. De administratieve overeenkomsten die de Gemeenschappelijke Ondernemingen Artemis en Eniac hebben gesloten met de NFI's van de lidstaten blijven van toepassing na de fusie tot de Gemeenschappelijke Onderneming Ecsel⁽⁹⁾. Als gevolg van de in bovenstaande paragraaf 14 genoemde situatie heeft de Rekenkamer ook een oordeel met beperking voor Ecsel afgegeven met betrekking tot door Artemis en Eniac gestarte projecten.

16.

Voor F4E werd de EU-bijdrage aan de bouwfase van ITER in 2010 door de Raad vastgesteld⁽¹¹⁾ op 6,6 miljard euro. Het risico dat dit bedrag zal stijgen, is significant, met name door veranderingen in de reikwijdte van de projectresultaten en door het huidige tijdschema, dat als onrealistisch wordt beschouwd. De meest recente schatting van het tekort tot de afronding van de bouwfase van het project bedraagt 428 miljoen euro. Het uitlopen van de bouwfase van het project werd ten tijde van de controle (maart 2015) door de gemeenschappelijke onderneming op minstens 43 maanden geschat. In verband met deze risico’s is de gemeenschappelijke onderneming bezig een systeem op contractniveau te ontwikkelen om de kostenafwijkingen regelmatig te controleren, maar zij heeft de waardering van haar bijdrage aan het ITER-project nog niet bijgewerkt, behalve met betrekking tot de afronding van de bouwfase. De gemeenschappelijke onderneming werkt momenteel echter aan de uitvoering van een actieplan om de belangrijkste beperkingen die op dit moment de ontwikkeling van het project hinderen aan te pakken.

17.

De Rekenkamer heeft 55 opmerkingen gemaakt (2013: 55) met betrekking tot alle gemeenschappelijke ondernemingen om de aandacht te vestigen op belangrijke zaken. In bijlage II is een overzicht te vinden van de gemaakte opmerkingen. Hieronder volgt een samenvatting van de meest gemaakte opmerkingen.

18.

De opmerkingen in deze rubriek betreffen drie terreinen:

19.

Controles achteraf zijn voor de gemeenschappelijke ondernemingen een belangrijk instrument om te garanderen dat de kostendeclaraties van begunstigden en/of partners subsidiabel en juist zijn. Alle gemeenschappelijke ondernemingen behalve Ecsel⁽¹³⁾ hebben een strategie voor controle achteraf vastgesteld; vijf ervan hebben de uitvoering van die controles uitbesteed aan onafhankelijke externe accountantskantoren. In drie gevallen (zie de paragrafen 14 en 15) gaf de Rekenkamer een oordeel met beperking af wegens de ontoereikendheid van de uitvoering van de strategie voor controle achteraf.

20.

Met betrekking tot F4E merkt de Rekenkamer op dat er aanzienlijke vooruitgang is geboekt, hoewel de GO ten tijde van de controle nog bezig was met de uitvoering van een aantal essentiële maatregelen (maart 2015). De concurrentie in het kader van de aanbestedingsprocedures, die van essentieel belang zijn voor de uitvoering van het ITER-project door F4E, moet nog versterkt worden. Wat betreft de subsidies werd er per oproep gemiddeld slechts één voorstel ontvangen, evenals in 2013 en 2012.

21.

De monitoring en rapportage van onderzoeksresultaten is vastgelegd in het zevende kaderprogramma (KP7), waarin een monitoring- en rapportagesysteem is vastgesteld betreffende de bescherming, verspreiding en overdracht van controleresultaten. In de subsidieovereenkomsten die de gemeenschappelijke ondernemingen sloten met leden en andere begunstigden hebben zij specifieke bepalingen opgenomen met betrekking tot de intellectuele eigendomsrechten en de verspreiding van onderzoeksactiviteiten en -resultaten. De gemeenschappelijke ondernemingen houden in verschillende stadia van de gefinancierde projecten toezicht op de uitvoering van deze bepalingen en er is in 2014 aanzienlijke vooruitgang geboekt op dit gebied. Om echter te voldoen aan de voorschriften van Horizon 2020 en beter bij te dragen aan de verspreiding van KP7-onderzoeksresultaten, dient de samenwerking tussen de gemeenschappelijke ondernemingen en de Commissie zoveel mogelijk te worden ontwikkeld, waarbij bijzondere aandacht moet worden besteed aan de verdere integratie van bepaalde gegevens van de gemeenschappelijke ondernemingen in de systemen van de Commissie.

22.

De tweede tussentijdse evaluatie van de Commissie vond gedurende 2013 en begin 2014 plaats. Alle gemeenschappelijke ondernemingen (behalve F4E) werden beoordeeld op belang, doelmatigheid, doeltreffendheid en onderzoekskwaliteit. De actieplannen die als gevolg van de verslagen werden vastgesteld, werden in alle gemeenschappelijke ondernemingen uitgevoerd.

23.

Alle gemeenschappelijke ondernemingen stelden betrouwbare rekeningen op, maar voor drie ervan werden voor de jaarrekening 2014 oordelen met beperking afgegeven ten aanzien van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekeningen.

24.

Er is ruimte voor verbetering van de procedures, met name wat betreft de uitvoering van de strategieën voor controle achteraf, de samenwerking met de Commissie op het gebied van de integratie van de onderzoeksresultaten en, in het geval van F4E, de kostenbeheersingsmechanismen.