Verslag over de jaarrekening van de Gemeenschappelijke Onderneming Artemis voor de periode van 1 januari 2014 tot 26 juni 2014 vergezeld van de antwoorden van de Gemeenschappelijke Onderneming

17.12.2015

Publicatieblad van de Europese Unie

C 422/9

VERSLAG

over de jaarrekening van de Gemeenschappelijke Onderneming Artemis voor de periode van 1 januari 2014 tot 26 juni 2014 vergezeld van de antwoorden van de Gemeenschappelijke Onderneming

(2015/C 422/02)

INHOUD

	*Paragraaf*	*Bladzijde*
Inleiding	1-4	10
Toelichting bij de betrouwbaarheidsverklaring	5	10
Betrouwbaarheidsverklaring	6-16	10
Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen	11	11
Grondslag voor een oordeel met beperking over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen	12-14	12
Oordeel met beperking over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen	15	12
Opmerkingen over het begrotings- en financieel beheer	17-18	12
Uitvoering van de begroting	17	12
Oproepen tot het indienen van voorstellen	18	12
Andere aangelegenheden	19-22	13
Follow-up van eerdere opmerkingen	19-22	13

INLEIDING

De Gemeenschappelijke Onderneming Artemis, gevestigd te Brussel, werd in december 2007⁽¹⁾ opgericht voor een periode van tien jaar en werkt sinds 2009 autonoom. Op 27 juni 2014 is Artemis met de Gemeenschappelijke Onderneming Eniac⁽²⁾ gefuseerd tot de Gemeenschappelijke Onderneming Elektronische Componenten en Systemen voor Europees Leiderschap (GO Ecsel)⁽³⁾. GO Ecsel is op 27 juni 2014 met haar activiteiten gestart en blijft gedurende een periode van tien jaar actief. Ten gevolge van de fusie bestrijkt dit verslag de financiële periode van de Gemeenschappelijke Onderneming Artemis van 1 januari tot 26 juni 2014.

De voornaamste doelstelling van de gemeenschappelijke onderneming was het vaststellen en ten uitvoer leggen van een „onderzoeksagenda” voor de ontwikkeling van cruciale technologieën voor ingebedde computersystemen voor verschillende toepassingsgebieden, teneinde het Europese concurrentievermogen en de duurzaamheid te versterken en het ontstaan van nieuwe markten en maatschappelijke toepassingen te bevorderen⁽⁴⁾.

De oprichtende leden van de Gemeenschappelijke Onderneming Artemis waren de Europese Unie, vertegenwoordigd door de Commissie, sommige EU-lidstaten (België, Denemarken, Duitsland, Estland, Ierland, Griekenland, Spanje, Frankrijk, Italië, Hongarije, Nederland, Oostenrijk, Portugal, Roemenië, Slovenië, Finland, Zweden en het Verenigd Koninkrijk), en Artemis-IA, een vereniging die optreedt als vertegenwoordiger van ondernemingen en andere onderzoeksorganisaties die actief zijn op het gebied van ingebedde computersystemen in Europa. In 2009 werden ook de Tsjechische Republiek, Cyprus, Letland en Noorwegen lid van de gemeenschappelijke onderneming en Polen is in 2012 gevolgd.

De maximale EU-bijdrage aan de gemeenschappelijke onderneming ter dekking van de bedrijfskosten en onderzoeksactiviteiten bedroeg 420 miljoen euro en werd betaald uit de begroting van het zevende kaderprogramma voor onderzoek⁽⁵⁾. Daarnaast diende Artemis-IA voor de bedrijfskosten een maximale bijdrage van 30 miljoen euro te leveren, terwijl de lidstaten van Artemis bijdragen in natura dienen te leveren voor de bedrijfskosten (door het bevorderen van de uitvoering van projecten) alsook financiële bijdragen die ten minste 1,8 maal de EU-bijdrage belopen. Bijdragen in natura moesten ook worden betaald door de onderzoeksorganisaties die deelnemen aan projecten.

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, toetsing van verrichtingen op het niveau van de gemeenschappelijke onderneming en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”.

BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer:

a)	de rekeningen van de Gemeenschappelijke Onderneming Artemis, die bestaan uit de financiële staten⁽⁶⁾ en de verslagen over de uitvoering van de begroting⁽⁷⁾ betreffende de periode van 1 januari 2014 tot 26 juni 2014; en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij deze rekening.

De verantwoordelijkheid van de leiding

Overeenkomstig de artikelen 16 en 22 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 110/2014 van de Commissie⁽⁸⁾ is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een internebeheersingssysteem met betrekking tot de opstelling en de getrouwe weergave van financiële staten die geen materiële afwijkingen als gevolg van fraude of fouten bevatten, het kiezen en toepassen van adequate grondslagen voor financiële verslaglegging op basis van de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels⁽⁹⁾ en het maken van boekhoudkundige schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. De directeur keurt de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming goed nadat de rekenplichtige deze heeft voorbereid op basis van alle beschikbare gegevens en een toelichting bij de jaarrekening heeft opgesteld waarin hij onder meer verklaart dat hij redelijke zekerheid heeft dat deze op alle materiële punten een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de gemeenschappelijke onderneming.

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en de inachtneming van het beginsel van goed financieel beheer omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een doeltreffend en doelmatig internebeheersingssysteem waarbij ook naar behoren toezicht wordt uitgeoefend en passende maatregelen worden getroffen ter voorkoming van onregelmatigheden en fraude en, indien nodig, rechtsvervolging wordt ingesteld om onverschuldigd betaalde of verkeerd gebruikte middelen terug te vorderen.

De verantwoordelijkheid van de controleur

De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad⁽¹⁰⁾ een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming geen afwijkingen van materieel belang bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn.

De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico's op materiële afwijkingen in de rekeningen en op materiële niet-conformiteit van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen.

10.

De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring.

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

11.

Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming over de periode van 1 januari 2014 tot en met 26 juni 2014 op alle materiële punten een getrouw beeld van haar financiële situatie per 26 juni 2014 en van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen voor de op die datum afgesloten periode, overeenkomstig de bepalingen van haar financiële regeling en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels.

Grondslag voor een oordeel met beperking over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

12.

De strategie voor controle achteraf van de gemeenschappelijke onderneming⁽¹¹⁾ werd vastgesteld bij besluit van de raad van bestuur van 25 november 2010, gewijzigd op 20 februari 2013, en vormt een essentieel instrument⁽¹²⁾ bij de beoordeling van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De in 2014 verrichte betalingen in verband met de door de nationale financieringsinstanties (NFI’s) van de lidstaten afgegeven kostenacceptatiecertificaten beliepen 5,9 miljoen euro, ofwel 37 % van de totale betalingen.

13.

Hoewel de controle van de projectkostendeclaraties wordt overgelaten aan de NFI's, bevatten de administratieve overeenkomsten met die instanties geen praktische regelingen voor controle achteraf.

14.

De gemeenschappelijke onderneming ontving controleverslagen van de NFI's met betrekking tot ongeveer 46 % (per april 2015) van de kosten voor afgeronde projecten. De gemeenschappelijke onderneming beoordeelde de kwaliteit van deze controles echter niet⁽¹³⁾. De Rekenkamer heeft een beoordeling gemaakt van de controlestrategieën van drie NFI's, met inbegrip van de controleverslagen, waaruit lijkt te kunnen worden opgemaakt dat de door de NFI's gebruikte methodologieën de gemeenschappelijke onderneming niet in staat stellen om een betrouwbaar gewogen foutenpercentage of een restfoutenpercentage te berekenen. Derhalve is het niet mogelijk om te concluderen of de controles achteraf doeltreffend zijn en of deze essentiële controles voldoende zekerheid bieden ten aanzien van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.

Oordeel met beperking over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

15.

Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening voor het per 26 juni 2014 afgesloten jaar, behoudens de mogelijke gevolgen van de in de grondslag voor een oordeel met beperking in de paragrafen 12-14 omschreven aangelegenheid, op alle materiële punten wettig en regelmatig.

16.	De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGS- EN FINANCIEEL BEHEER

Uitvoering van de begroting

17.

De oorspronkelijke begroting voor 2014 omvatte vastleggingskredieten voor bedrijfskosten ad 2,2 miljoen euro. De begroting omvatte geen vastleggingskredieten voor operationele activiteiten, hetgeen is terug te voeren op de plannen voor een fusie tussen Artemis en Eniac gedurende 2014, waaruit Ecsel moet worden gevormd, die verantwoordelijk zal zijn voor de oproep in 2014. De bestedingsgraad voor de administratieve vastleggingskredieten was 38 %, omdat de fusie plaatsvond in juni, hoewel de begroting was vastgesteld voor het hele jaar.

Oproepen tot het indienen van voorstellen

18.

De verordening van de Raad tot oprichting van de gemeenschappelijke onderneming voorzag in een totale begroting van maximaal 410 miljoen euro ter dekking van de beleidsuitgaven. Op het moment van fuseren beliepen de voor de oproepen tot het indienen van voorstellen vastgelegde kredieten 198 miljoen euro (48 % van de totale begroting). Krachtens de verordening van de Raad tot oprichting van de gemeenschappelijke onderneming moet Artemis een verhouding van 1 tot 1,8 in acht nemen tussen de bijdragen van de EU en die van de lidstaten. Vanwege budgettaire beperkingen in de lidstaten was het niet mogelijk om het resterende deel van de begroting (52 %) vast te leggen.

ANDERE AANGELEGENHEDEN

Follow-up van eerdere opmerkingen

19.

Het nieuwe Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Unie⁽¹⁴⁾ werd vastgesteld op 25 oktober 2012 en trad in werking op 1 januari 2013⁽¹⁵⁾. De financiële modelregeling voor publiek-private partnerschapsorganen waar in artikel 209 van het nieuwe Financieel Reglement naar wordt verwezen, werd echter pas op 8 februari 2014 van kracht⁽¹⁶⁾. Vanwege de fusie tot de Gemeenschappelijke Onderneming Ecsel werden de financiële regels van de gemeenschappelijke onderneming niet gewijzigd.

20.

Artikel 6, lid 2, van de verordening van de Raad tot oprichting van de Gemeenschappelijke Onderneming Artemis bepaalt dat de gemeenschappelijke onderneming een intern controleorgaan krijgt. Op het moment van de fusie was dit orgaan nog niet opgericht.

21.

De taakomschrijving van de dienst Interne Audit van de Commissie (DIA) werd door de raad van bestuur goedgekeurd op 25 november 2010. Vanwege de fusie tot de Gemeenschappelijke Onderneming Ecsel werden de financiële regels van de gemeenschappelijke onderneming niet gewijzigd om de bepalingen uit de kaderverordening ten aanzien van de bevoegdheden van de intern controleur van de Commissie erin op te nemen.

22.

Op het moment van de controle had de gemeenschappelijke onderneming nog geen uitgebreide schriftelijke procedure voor het omgaan met belangenconflicten.

Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Milan Martin CVIKL, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 20 oktober 2015.

Voor de Rekenkamer

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

President

BIJLAGE

Gemeenschappelijke onderneming Artemis (Brussel)

Bevoegdheden en activiteiten

Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag

(De artikelen 187 en 188 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie)

Besluit nr. 1982/2006/EG van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2006 betreffende het zevende kaderprogramma voorziet in een communautaire bijdrage voor de oprichting van publiek-private partnerschappen op lange termijn in de vorm van gezamenlijke technologie-initiatieven die zouden kunnen worden uitgevoerd via gemeenschappelijke ondernemingen in de zin van artikel 187 van het Verdrag.

Verordening (EG) nr. 74/2008 van de Raad van 20 december 2007 betreffende de oprichting van de Gemeenschappelijke Onderneming Artemis voor de tenuitvoerlegging van een gezamenlijk technologie-initiatief.

Bevoegdheden van de gemeenschappelijke onderneming

(Verordening (EG) nr. 74/2008 van de Raad)

Doelstellingen

—

De gemeenschappelijke onderneming draagt bij tot de uitvoering van het zevende kaderprogramma door belangrijke delen van de strategische onderzoeksagenda van Artemis voor de ontwikkeling van cruciale technologieën voor ingebedde computersystemen vast te stellen en ten uitvoer te leggen, door een duurzaam publiek-privaat partnerschap tot stand te brengen en door de particuliere en publieke investeringen in de sector van de ingebedde systemen in Europa te mobiliseren en verhogen.

—

De GO beoogt een doeltreffende coördinatie en synergie van de middelen en financiering uit de industrie, het kaderprogramma, nationale programma’s voor O&O en intergouvernementele stelsels voor O&O te bewerkstelligen en op die manier bij te dragen tot een versterking van de toekomstige groei, het concurrentievermogen en de duurzame ontwikkeling van Europa.

—

De doelstelling van Artemis is ook de samenwerking tussen alle belanghebbenden te versterken, onder meer de betrokken bedrijfssector inclusief het mkb, de nationale of regionale overheden, de academische wereld en de onderzoekscentra, meer bepaald door de onderzoeksinspanningen beter af te stemmen en te coördineren.

—

De GO stelt een gemeenschappelijk overeengekomen onderzoeksagenda vast, die nauw de aanbevelingen volgt van de door het Artemis-technologieplatform ontwikkelde strategische onderzoeksagenda. Deze onderzoeksagenda moet de, regelmatig geactualiseerde, onderzoeksprioriteiten voor de ontwikkeling en aanname van cruciale technologieën voor ingebedde computersystemen voor verschillende toepassingsgebieden bevatten, met het oog op de versterking van het Europese concurrentievermogen en de bevordering van het ontstaan van nieuwe markten en toepassingen die maatschappelijk van belang zijn.

—

De GO ondersteunt O&O-activiteiten op basis van jaarlijks gepubliceerde open en vergelijkende oproepen tot het indienen van voorstellen om de beste Europese onderzoeksideeën en -capaciteiten op het gebied van ingebedde computersystemen aan te trekken. Voorstellen die naar aanleiding van oproepen van de GO Artemis worden ingediend, worden beoordeeld in een technisch evaluatie- en selectieproces waarin onafhankelijke deskundigen bijstand verlenen. Dit proces waarborgt dat de toewijzing van de openbare middelen van de gemeenschappelijke onderneming plaatsvindt overeenkomstig de beginselen van gelijke behandeling, uitnemendheid en concurrentie.

Bestuur

Het bestuursorgaan van de GO is de raad van bestuur. Het uitvoerende team wordt geleid door de uitvoerend directeur, en de industrie (met inbegrip van het mkb en de academische wereld en onderzoekscentra) wordt vertegenwoordigd door de Artemis Industry Association (Artemis-IA). Artemis-IA levert de voorzitter van de raad van bestuur en de leden van het comité industrie en onderzoek, dat verantwoordelijk is voor het technische werkprogramma. De leden uit de openbare sector (deelnemende lidstaten en de Europese Commissie) zijn afzonderlijk vertegenwoordigd in de raad van bestuur en de raad van openbare instanties, die verantwoordelijk is voor financiële aangelegenheden.

In 2014 ter beschikking van de gemeenschappelijke onderneming gestelde middelen

Begroting

2 5 54 510 euro voor vastleggingen.

3 0 3 30 178 euro voor betalingen (voor beleidsactiviteiten).

Personeelsbestand per 26 juni 2014

15 posten op de lijst van het aantal ambten (8 tijdelijke functionarissen, 7 arbeidscontractanten); 13 waren bezet en waren als volgt verdeeld: operationele activiteiten (8); administratieve taken (5); gemengde taken (0).

In 2014 verrichte activiteiten en diensten

Zie het meest recente jaarlijks activiteitenverslag voor 2013 van de gemeenschappelijke onderneming op http://www.artemis-ju.eu/reference_documents.

Bron: Door de Gemeenschappelijke Onderneming Artemis verstrekte gegevens.

ANTWOORDEN VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE ONDERNEMING

13.

De Gemeenschappelijke Onderneming Artemis heeft met de nationale financieringsinstanties (NFI's) regelingen getroffen binnen de grenzen die zijn vastgelegd in Verordening (EG) nr. 74/2008 van de Raad⁽¹⁾, waarin de vaststelling van de totale kosten is toevertrouwd aan voornoemde NFI's op basis van de subsidieovereenkomsten die zij sluiten „overeenkomstig hun nationale regels, met name wat de subsidiabiliteitscriteria en andere financiële en wettelijke vereisten betreft”. Deze verordening geeft de gemeenschappelijke onderneming niet de bevoegdheid regels voor de NFI's vast te stellen, noch de mogelijkheid ter plaatse controles en verificaties bij de NFI's uit te voeren. Deze tekortkomingen zijn erkend en verbeterd in Verordening (EU) nr. 561/2014 van de Raad tot oprichting van de Gemeenschappelijke Onderneming Ecsel, waarin de gemeenschappelijke onderneming de bevoegdheid krijgt de EU-subsidies toe te kennen in exacte overeenstemming met de procedures van Horizon 2020.

14.

De Gemeenschappelijke Onderneming Ecsel bevestigt dat uit haar uitgebreide beoordelingen van de nationale systemen voor betrouwbaarheidsverklaringen blijkt dat deze een redelijke bescherming van de financiële belangen van haar leden bieden. Zoals de Rekenkamer echter al aangeeft, maken de verschillende nationale methodologieën het niet mogelijk een gewogen foutenpercentage noch een resterend foutenpercentage te berekenen voor de projecten die onder de Gemeenschappelijke Ondernemingen Artemis en Eniac van start zijn gegaan. Dit technisch probleem leidt echter niet tot een negatief oordeel van de Rekenkamer, maar belet haar — hetgeen begrijpelijk is — de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen zonder enig voorbehoud te bevestigen.

20.	Onmiddellijk na de fusie van Artemis en Eniac in Ecsel heeft de raad van bestuur van Ecsel — op 4 juli 2014 — de functie van interne controleur ingesteld, met verantwoordelijkheden voor zowel de overgenomen programma's van Artemis en Eniac als voor Ecsel zelf.

22.	De raad van bestuur van Ecsel heeft een omvattend beleid dat belangenconflicten moet voorkomen.