Verslag over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (eu-LISA) betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

6.12.2017

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/194

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (eu-LISA) betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

(2017/C 417/31)

INLEIDING

Het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (hierna „het Agentschap” genoemd ofwel eu-LISA), gevestigd te Tallinn, Straatsburg en St. Johann im Pongau, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1077/2011 van het Europees Parlement en de Raad⁽¹⁾. De kerntaak van dit Agentschap is het operationeel beheer van het Schengeninformatiesysteem van de tweede generatie (SIS II), het Visuminformatiesysteem (VIS) en het Europees systeem voor de vergelijking van vingerafdrukken (Eurodac).

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap⁽²⁾.

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

	2015	2016
Begroting (miljoen euro)⁽³⁾	71,7	82,3
Totaalaantal personeelsleden per 31 december⁽⁴⁾	134	144

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

OORDEEL

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten⁽⁵⁾ en de verslagen over de uitvoering van de begroting⁽⁶⁾ betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU⁽⁷⁾.

16.	De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN

17.

In 2016 ontving en aanvaardde het Agentschap materiaal ter waarde van 2,8 miljoen euro zonder dat er budgettaire en juridische verbintenissen (contracten) bestonden. Deze werden met terugwerkende kracht aangegaan om de aankopen te regulariseren.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

18.

In haar controleverslag van juli 2016 concludeerde de dienst Interne Audit (DIA) dat de algehele opzet en de praktische uitvoering van processen waarborgen dat eu-LISA zodanig werkt met de IT-systemen SIS II, VIS en Eurodac dat de nationale autoriteiten die ze gebruiken doorlopend en ononderbroken gegevens met elkaar kunnen uitwisselen. Hoewel de DIA op geen enkele zeer belangrijke kwestie de aandacht vestigde, was hij van oordeel dat er ruimte is voor de verbetering van de doelmatigheid van de processen op het gebied van configuratie- en wijzigingsbeheer, release- en testbeheer en probleembeheer, evenals diensten- en incidentenbeheer. Het Agentschap en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

19.

De overgedragen kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) zijn hoog, namelijk 5 miljoen euro, ofwel 63 % van de vastgelegde kredieten (2015: 9 miljoen euro, ofwel 50 %). Ze hebben voornamelijk betrekking op het onderhoud van gebouwen en adviesdiensten die in 2017 moeten worden geleverd. Een dergelijk hoog bedrag aan overdrachten ter dekking van activiteiten van het volgende jaar is in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

20.

In juni 2015 ondertekende het Agentschap een bouwcontract voor zijn kantoor in Straatsburg voor een bedrag van 21,5 miljoen euro. Er werd overeengekomen te werken met termijnbetalingen als belangrijkste betalingsmethode. Om de begrotingsbesteding te verhogen, wijzigde het Agentschap echter in juli 2015 het contract om van vooruitbetalingen de voorkeursmethode te maken. In november 2016 had het agentschap het volledige bedrag van het contract betaald, hoewel minder dan de helft van de werkzaamheden was afgerond.

21.

In een van de in 2016 gehouden vergaderingen stelde de vertegenwoordiger van de Commissie in de raad van bestuur van het Agentschap de stijging van de onderhoudskosten aan de orde. Hoewel deze met verschillende argumenten onderbouwd kon worden, zoals de verdere ontwikkeling en toegenomen functionaliteiten van de systemen, stelde de Rekenkamer vast dat het Agentschap bij bepaalde aanbestedingen niet was nagegaan wat de voordeligste oplossing was. Zo kocht het Agentschap een nieuwe softwarelicentie voor een bedrag van 4,6 miljoen euro op grond van een kaderovereenkomst zonder dat het controleerde of de kadercontractant, die optrad als tussenpersoon tussen het Agentschap en de potentiële softwareleveranciers, de beste prijs had gevonden.

22.

In mei 2016 ondertekende het Agentschap een kaderovereenkomst voor 194 miljoen euro met een consortium voor de verdere ontwikkeling en het onderhoud van het Visuminformatiesysteem (VIS) en het biometrische matchingsysteem (BMS) voor een periode van maximaal zes jaar. De opdracht werd gegund door middel van een openbare aanbestedingsprocedure. Een van de belangrijkste vereisten voor inschrijvers om te mogen meedingen was dat ze commerciële toegang moesten hebben tot BMS-technologie. Omdat het bedrijf dat de BMS-technologie ontwikkelde niet contractueel verplicht was om iedere geïnteresseerde inschrijver commerciële toegang te verlenen, bestond er een potentieel risico voor het concurrentiële karakter van de procedure.

23.

Van maart tot december 2015 werd er namens de Commissie een externe evaluatie van het Agentschap verricht en de resultaten daarvan werden in maart 2016 in het definitieve evaluatieverslag gepresenteerd. Uit de evaluatie kwam naar voren dat het Agentschap een bijdrage levert aan het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht en zijn taken doeltreffend uitvoert. Om het operationeel beheer verder te verbeteren, deden de beoordelaars 64 aanbevelingen, waarvan er 7 van kritiek belang en 11 zeer belangrijk worden geacht. Het Agentschap heeft een plan voor de opvolging van de aanbevelingen opgesteld dat momenteel wordt uitgevoerd.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

24.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 19 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerkingen van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2013	Krachtens de oprichtingsverordening van het Agentschap moeten de landen die betrokken zijn bij de uitvoering, toepassing en ontwikkeling van het Schengenacquis en de Eurodac-maatregelen een bijdrage leveren aan de begroting van het Agentschap. Hoewel met Schengen geassocieerde landen de door het Agentschap beheerde systemen in 2013 gebruikten, waren de onderhandelingen bij de Commissie nog steeds gaande.	Loopt nog
2014	Toelichting inzake de betrouwbaarheid van de rekeningen Zonder iets af te doen aan het in paragraaf 8 gegeven oordeel, vestigt de Rekenkamer de aandacht op de waardering van het Schengeninformatiesysteem (SIS II), het Visuminformatiesysteem (VIS) en Eurodac (systemen) in de rekeningen van het Agentschap. Het operationeel beheer van deze systemen is de kerntaak van het Agentschap. Bij gebrek aan betrouwbare en volledige informatie over de totale ontwikkelingskosten ervan worden zij in de rekeningen van het Agentschap geboekt tegen de nettoboekwaarde volgens de boekhouding van de Commissie, en aan het eind van het jaar geactualiseerd (circa 6,6 miljoen euro op de overdrachtsdatum en 2,1 miljoen euro op 31 december 2014). Deze waarden hebben hoofdzakelijk betrekking op hardware en kant-en-klare softwarecomponenten, en de kosten van ontwikkeling van software zijn daarin niet meegerekend (zie toelichting 6.3.1 bij de jaarrekening van het Agentschap).	Afgerond
2015	Het Agentschap ondertekende een kaderovereenkomst ter waarde van 2 miljoen euro voor de aanbestedingsdiensten van een contractant (aanbestedingsdiensten) en voor opleidings-, coaching- en onderwijsdiensten van derden (opleidingsdiensten). De contractant stelt per specifiek verzoek geschikte opleidingsdiensten vast, en verstrekt een opgave van de prijs van de opleidingsdiensten vermeerderd met een vergoeding voor zijn eigen aanbestedingsdiensten (verhoging). In de kaderovereenkomst wordt echter niet vermeld dat de aanbestedingsdiensten in overeenstemming moeten zijn met de aanbestedingsregels in de financiële regeling van het Agentschap. Daarom garandeert het huidige proces van het overleggen van prijsopgaven voor goedkeuring door het Agentschap niet dat de diensten worden ingekocht in overeenstemming met alle vereisten van de financiële regeling.	Nog af te handelen
2015	De oproep tot het indienen van blijken van belangstelling en de voorselectie van kandidaten voor deelname aan een procedure van gunning via onderhandelingen met een geschatte waarde van 20 miljoen euro vond plaats zonder toestemming van de ordonnateur.	N.v.t.
2015	De overgedragen vastgelegde kredieten onder titel II (administratieve uitgaven) bedragen 9 miljoen euro, ofwel 50 % van het totaal aan vastgelegde kredieten (2014: 15 miljoen euro, ofwel 87 %). Deze overdrachten betreffen hoofdzakelijk een groot contract voor de uitbreiding van het gebouw in Straatsburg (4,6 miljoen euro) en diensten die zijn verleend in het kader van meerjarige contracten.	N.v.t.
2015	Overeenkomsten met de met Schengen geassocieerde landen (Zwitserland, Liechtenstein, IJsland en Noorwegen) die de nadere bepalingen inzake deelname aan het werk van het Agentschap, inclusief bepalingen inzake stemrechten en hun bijdrage aan de begroting van het Agentschap specificeren, zijn nog steeds niet afgesloten. Bij gebreke daarvan dragen de met Schengen geassocieerde landen bij tot titel III (operationele uitgaven) van de begroting van het Agentschap op grond van een bepaling in de met de EU ondertekende associatieovereenkomsten. Zij dragen echter nog niet bij tot de activiteiten onder titel I en II (salarissen en andere administratieve uitgaven) van de begroting van het Agentschap.	Loopt nog
2015	Uit de gecontroleerde aanbestedingsprocedures bleek dat het Agentschap contracten of onderhandelingen aanging met één enkele contractant zonder de gevraagde diensten duidelijk te omschrijven. Dit beperkt de mededinging en vergroot de afhankelijkheid van de contractant. Het Agentschap moet, indien mogelijk, overeenkomsten met meerdere leveranciers sluiten of de vereiste diensten nauwkeuriger omschrijven.	Nog af te handelen

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

17.	De procedures zijn gekozen om in te kunnen spelen op dringende operationele behoeften, en om te kunnen voldoen aan de snel groeiende vraag naar opslagcapaciteit vanwege de lidstaten.

18.	Het Agentschap neemt kennis van de opmerkingen van de Rekenkamer. Er is tussen eu-LISA en IAS een actieplan afgesproken om werk te maken van de bevindingen, en dit plan wordt momenteel uitgevoerd.

20.

De overdragen kredieten voor titel 1 en titel 2 worden voortdurend bijgesteld en gepland met de bedoeling deze na verloop van tijd tot het strikt noodzakelijke te beperken.

Om een indicatie te geven van de prestatie: van de 19 551 594,31 euro aan niet-gesplitste kredieten die zijn overgedragen naar 2016, is slechts 474 015,04 euro geannuleerd (2,42 %).

21.

De keuze van het mechanisme voor de betaling is ingegeven door de begrotingsbeperkingen. Zo kunnen de C1- en C2-kredieten volledig worden benut overeenkomstig de n+1-regels betreffende niet-gesplitste kredieten.

De voorfinancieringsbetalingen betroffen een financiële garantie die werd vrijgegeven naarmate de werkzaamheden vorderden, wat het risico voor het Agentschap tot een minimum heeft beperkt. Naast de financiële garantie heeft de contractant een uitvoeringsgarantie van 5 % verstrekt. De uitvoeringsgarantie heeft specifiek betrekking op de uitvoering van de contractuele verplichtingen.

22.

Wat betreft de verlenging van het onderhoud met betrekking tot de VIS-onderdelen, is geoordeeld dat de voorgenomen veranderingen technisch of economisch gezien niet van de hoofdovereenkomst kunnen worden gescheiden. In dit opzicht wordt erop gewezen dat WCC houder is van de intellectuele-eigendomsrechten van de zoekmachine Elise. Een andere leverancier zou daarom als onderaannemer van WCC moeten handelen, en zou dus niet in staat zijn om meer waar voor het geld te bieden. Verder betrof SC 14 niet alleen de aanschaf van permanente licenties voor WCC Elise, maar ook het onderhoud dat daarna moet plaatsvinden. Dit onderhoud kon niet worden uitbesteed aan een derde partij zonder dat de algehele verantwoordelijkheid van de MWO-contractant voor het onderhoud van VIS in het gedrang komt.

Verder heeft het Agentschap met de aanschaf van permanente licenties voor WCC Elise heel wat bespaard op de lange termijn: naar schatting 402 243,22 euro over een periode van vier jaar.

Ten slotte wordt erop gewezen dat artikel I.19.1 van de bijzondere voorwaarden een beding van „meest begunstigde klant” bevat, waarmee de financiële belangen van het Agentschap beschermd blijven wanneer het hardware of software van de contractant koopt.

23.	Het Agentschap erkent het potentiële risico dat het Rekenhof noemt, maar voert aan dat dit zich niet heeft voorgedaan aangezien geen enkele marktdeelnemer bezwaren heeft geuit over toegang tot de technologie. We mogen daarom tamelijk zeker zijn dat de overeenkomst is nageleefd.

24.	Het Agentschap neemt nota van de opmerking van het Rekenhof en bevestigt dat het overeengekomen actieplan wordt uitgevoerd.

Voetnoten

(1)PB L 286 van 1.11.2011, blz. 1.

(2) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.eulisa.europa.eu

(3) De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

(4) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(5) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(6) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(7) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).