Voorstel voor een BESLUIT VAN DE RAAD betreffende het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen in het gezamenlijk comité dat is opgericht bij de Overeenkomst tussen de Europese Unie enerzijds en de regering van de Faeröer anderzijds betreffende de deelname van de Faeröer aan programma’s van de Unie, wat betreft de vaststelling van het reglement van orde van het gezamenlijk comité

TOELICHTING

Dit voorstel betreft het besluit tot vaststelling van het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen in het gezamenlijk comité dat is opgericht bij de Overeenkomst tussen de Europese Unie enerzijds en de regering van de Faeröer anderzijds betreffende de deelname van de Faeröer aan programma’s van de Unie, wat betreft de vaststelling van het reglement van orde van het gezamenlijk comité.

Met de Overeenkomst tussen de Europese Unie enerzijds en de regering van de Faeröer anderzijds betreffende de deelname van de Faeröer aan programma’s van de Unie ¹ (“de Overeenkomst”) wordt beoogd een duurzaam kader voor samenwerking tussen de Unie en de Faeröer te creëren en de voorwaarden te bepalen voor de deelname van de Faeröer aan programma’s of activiteiten van de Unie, alsook een mechanisme waarmee het vaststellen van dergelijke deelname aan afzonderlijke programma’s of activiteiten van de Unie wordt gefaciliteerd, zoals Horizon Europa — het kaderprogramma voor onderzoek en innovatie (2021‑2027).

De Overeenkomst is op 24 mei 2022 ondertekend en wordt sindsdien voorlopig toegepast ² .

Het bij artikel 14, lid 1, van de Overeenkomst ingestelde gezamenlijk comité is verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van de Overeenkomst en voor het bespreken en bepalen van mogelijke toekomstige samenwerkingsgebieden. Het gezamenlijk comité bestaat uit vertegenwoordigers van beide Partijen bij de Overeenkomst. De belangrijkste taak van het gezamenlijk comité is het onderhouden en ontwikkelen van de deelname van Faeröerse partners aan de relevante programma’s van de Unie. Het dient ook als het aangewezen forum om de prestaties van de Faeröer als geassocieerd land tijdens hun associatie met de relevante Unieprogramma’s te volgen. De taken van het gezamenlijk comité worden volledige vermeld in artikel 14, lid 1, punten a) tot en met g), van de Overeenkomst, en omvatten:

• het beoordelen, evalueren en herzien van de uitvoering van de Overeenkomst en de protocollen daarbij, rechtstreeks of via een ad-hocwerkgroep of ‑adviesorgaan dat verslag aan het gezamenlijk comité uitbrengt;

• het vaststellen van besluiten, waaronder wijzigingen van de Overeenkomst, het vaststellen van protocollen bij de Overeenkomst betreffende specifieke voorwaarden voor de deelname van de Faeröer aan programma’s die niet reeds onder het protocol betreffende Horizon Europa vallen.

Overeenkomstig artikel 14, lid 3, van de Overeenkomst moet het gezamenlijk comité zijn reglement van orde vaststellen.

Het reglement van orde betreft de werkwijze van het gezamenlijk comité, met name de organisatie van vergaderingen (correspondentie, vaststelling van de agenda enz.), de verspreiding van documenten, met inbegrip van transparantie en toegang tot documenten, het vastleggen van de uitkomsten van de vergaderingen van het comité, en andere punten die verband houden met de uitvoering van de Overeenkomst.

De besluiten van het gezamenlijk comité worden door middel van overeenstemming genomen en zijn bindend voor de Partijen bij de Overeenkomst. Indien de Partijen bij de Overeenkomst dit overeenkomen, kan het gezamenlijk comité via een schriftelijke procedure besluiten vaststellen, door middel van een notawisseling tussen de medevoorzitters.

Het gezamenlijk comité komt ten minste eenmaal per jaar bijeen en, indien dat vanwege bijzondere omstandigheden nodig is, op verzoek van een van de Partijen. Vergaderingen van het gezamenlijk comité kunnen ook per videoconferentie of teleconferentie worden georganiseerd.

Op de volgende vergadering van het gezamenlijk comité, die staat gepland voor de tweede helft van 2023, moet overeenkomstig artikel 14, lid 3, van de Overeenkomst een besluit over de vaststelling van het reglement van orde van het comité worden genomen. Het doel van het reglement van orde is de organisatie en de werking van het gezamenlijk comité te faciliteren, zodat de Overeenkomst naar op passende wijze kan worden uitgevoerd.

Het namens de Unie in te nemen standpunt moet erin bestaan steun te verlenen aan het ontwerpbesluit van het gezamenlijk comité tot vaststelling van het reglement van orde van het bij artikel 14, lid 1, van de Overeenkomst tussen de Europese Unie en de regering van de Faeröer betreffende de deelname van de Faeröer aan programma’s van de Unie opgerichte gezamenlijk comité, als gehecht aan het ontwerpbesluit van het gezamenlijk comité.

Met het oog op de goede werking van het gezamenlijk comité is het van cruciaal belang dat het volgens het overeengekomen reglement van orde functioneert.

Hoewel in de Overeenkomst geen specifieke datum is vastgesteld voor de vaststelling van het reglement van orde, is het raadzaam deze vast te stellen tijdens de tweede vergadering van het gezamenlijk comité met de Faeröer in het kader van Horizon Europa, die voor de tweede helft van 2023 op de planning staat.

Tot op heden is het gezamenlijk comité in het kader van de Overeenkomst alleen samengekomen in verband met het Horizon Europa-programma. Indien de Faeröer zich in de toekomst met andere programma’s van de Unie associëren door middel van nieuwe protocollen die overeenkomstig artikel 14, lid 1, punt f), van de Overeenkomst door het gezamenlijk comité worden vastgesteld, moet het gezamenlijk comité ook voor die associatie met die programma’s als adviesforum fungeren.

Dit reglement van orde zal ook van toepassing zijn op dergelijke toekomstige associaties.

Met de vaststelling van het reglement van orde van het gezamenlijk comité wordt de werking van het gezamenlijk comité in het huidige meerjarig financieel kader (MFK) en toekomstige MFK’s gewaarborgd.

Artikel 218, lid 9, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) voorziet in de vaststelling van besluiten tot bepaling van “de standpunten die namens de Unie worden ingenomen in een krachtens een overeenkomst opgericht lichaam, wanneer dit lichaam handelingen met rechtsgevolgen vaststelt, met uitzondering van handelingen tot aanvulling of wijziging van het institutionele kader van de overeenkomst”.

Het begrip “handelingen met rechtsgevolgen” omvat tevens handelingen die rechtsgevolgen hebben uit hoofde van de op het betrokken lichaam toepasselijke volkenrechtelijke bepalingen. Onder dit begrip vallen tevens instrumenten die volkenrechtelijk niet bindend zijn, maar die “beslissende invloed [hebben] op de inhoud van de regelgeving die de wetgever van de Unie vaststelt” ³ .

Het gezamenlijk comité is een krachtens een overeenkomst — namelijk de Overeenkomst tussen de Europese Unie enerzijds en de regering van de Faeröer anderzijds betreffende de deelname van de Faeröer aan programma’s van de Unie — opgericht lichaam.

De door het gezamenlijk comité vast te stellen handeling heeft rechtsgevolgen, aangezien het reglement van orde van het gezamenlijk comité overeenkomstig artikel 14, leden 1, 2, 3 en 5, van de Overeenkomst volkenrechtelijk bindend is.

De beoogde handeling strekt niet tot aanvulling of wijziging van het institutionele kader van de Overeenkomst. Bijgevolg vormt artikel 218, lid 9, VWEU de procedurele rechtsgrondslag van het voorgestelde besluit.

De materiële rechtsgrondslag voor een overeenkomstig artikel 218, lid 9, VWEU vast te stellen besluit wordt in de eerste plaats bepaald door de doelstelling en de inhoud van de beoogde handeling ten aanzien waarvan namens de Unie een standpunt wordt ingenomen. Wanneer de beoogde handeling een tweeledige doelstelling heeft of bestaat uit twee componenten, waarvan er een kan worden gezien als hoofddoelstelling of hoofdcomponent, terwijl de andere doelstelling of de andere component slechts ondergeschikt is, moet het overeenkomstig artikel 218, lid 9, VWEU vast te stellen besluit op één materiële rechtsgrondslag worden gebaseerd, namelijk die welke vereist is voor de hoofddoelstelling of de hoofdcomponent dan wel de belangrijkste doelstelling of component ⁴ .

De voorgestelde handeling heeft doelstellingen en componenten op het gebied van het externe optreden van de Unie (artikel 212 VWEU — economische, financiële en technische samenwerking met derde landen) die betrekking hebben op mogelijke toekomstige samenwerking met de Faeröer onder verschillende programma’s van de Unie binnen het blijvende kader van de Overeenkomst en in het extern optreden van de Unie voor het onderzoeksbeleid.

De rechtsgrondslag voor het voorgestelde besluit is artikel 212 VWEU, in samenhang met artikel 218, lid 9, VWEU.

Het is passend het besluit van het gezamenlijk comité na de vaststelling ervan bekend te maken in het Publicatieblad van de Europese Unie.

BESLUIT VAN DE RAAD

betreffende het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen in het gezamenlijk comité dat is opgericht bij de Overeenkomst tussen de Europese Unie enerzijds en de regering van de Faeröer anderzijds betreffende de deelname van de Faeröer aan programma’s van de Unie, wat betreft
de vaststelling van het reglement van orde van het gezamenlijk comité

(Voor de EER relevante tekst)

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 212, in samenhang met artikel 218, lid 9,

Gezien het voorstel van de Europese Commissie,

Overwegende hetgeen volgt:

1. De Overeenkomst tussen de Europese Unie enerzijds en de regering van de Faeröer anderzijds betreffende de deelname van de Faeröer aan programma’s van de Unie ⁵ (“de Overeenkomst”) is op 24 mei 2022 door de Unie ondertekend en wordt met ingang van die datum voorlopig toegepast, overeenkomstig Besluit (EU) 2022/886 van de Raad ⁶ .

2. Bij artikel 14, lid 1, van de overeenkomst wordt een gezamenlijk comité opgericht dat bestaat uit vertegenwoordigers van de partijen (“het gezamenlijk comité”) om het beheer en de correcte uitvoering van de overeenkomst te waarborgen.

3. In artikel 14, lid 3, van de overeenkomst is bepaald dat het gezamenlijk comité zijn reglement van orde moet vaststellen.

4. Naar verwachting zal dat gezamenlijk comité op zijn tweede vergadering in de tweede helft van 2023 een besluit tot vaststelling van zijn reglement van orde vaststellen.

5. Het is derhalve passend het standpunt te bepalen dat namens de Unie moet worden ingenomen in het gezamenlijk comité op basis van het aangehechte ontwerpbesluit van het gezamenlijk comité over zijn reglement van orde met het oog op de daadwerkelijke uitvoering van de Overeenkomst,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

1. Het standpunt dat namens de Unie moet worden ingenomen tijdens de tweede vergadering van het bij artikel 14, lid 1, van de Overeenkomst tussen de Europese Unie enerzijds en de regering van de Faeröer anderzijds betreffende de deelname van de Faeröer aan programma’s van de Unie (“de Overeenkomst”) opgerichte gezamenlijk comité, wordt gebaseerd op het aan dit besluit gehechte ontwerpbesluit van het gezamenlijk comité.

2. De vertegenwoordigers van de Unie in het gezamenlijk comité kunnen kleine technische correcties van het reglement van orde overeenkomen zonder een nader besluit van de Raad, indien het gezamenlijk comité zonder deze wijzigingen onmogelijk zijn reglement van orde kan vaststellen.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op de dag van vaststelling ervan.

Artikel 3

Dit besluit is gericht tot de Commissie.

Gedaan te Brussel,

ONTWERP

BESLUIT VAN HET GEZAMENLIJK COMITÉ

nr. .../...

van [datum]

tot vaststelling van het reglement van orde van het gezamenlijk comité, overeenkomstig artikel 14, lid 3, van de Overeenkomst tussen de Europese Unie enerzijds en de regering van de Faeröer anderzijds betreffende de deelname van de Faeröer aan programma’s van de Unie

HET GEZAMENLIJK COMITÉ,

Gezien de Overeenkomst tussen de Europese Unie enerzijds en de regering van de Faeröer anderzijds betreffende de deelname van de Faeröer aan programma’s van de Unie (hierna “de Overeenkomst” genoemd), en met name artikel 14, lid 3,

Overwegende hetgeen volgt:

1. Overeenkomstig artikel 15, lid 2, van de Overeenkomst wordt deze sinds 24 mei 2022 voorlopig toegepast, nadat de Faeröer kennisgeving hebben gedaan van de voltooiing van hun interne daartoe vereiste procedures.

2. Overeenkomstig artikel 14, lid 3, van de Overeenkomst moet het gezamenlijk comité zijn reglement van orde, zoals vervat in de bijlage bij dit besluit, vaststellen om de doeltreffende en correcte uitvoering van de overeenkomst te waarborgen,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Hierbij wordt overeenkomstig artikel 14, lid 3, van de Overeenkomst het reglement van orde van het gezamenlijk comité, als opgenomen in de bijlage bij dit besluit, vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op de datum van de vaststelling ervan.

Gedaan te …,

Voor het gemengd comité

De medevoorzitters

Bijlage

Reglement van orde

van

het gezamenlijk comité, overeenkomstig artikel 14, lid 3, van de Overeenkomst tussen de Europese Unie enerzijds en de regering van de Faeröer anderzijds betreffende de deelname van de Faeröer aan programma’s van de Unie

Voorschrift 1

Taken

Het overeenkomstig artikel 14, lid 1, van de Overeenkomst tussen de Europese Unie (hierna “de Unie” genoemd) enerzijds en de regering van de Faeröer anderzijds betreffende de deelname van de Faeröer aan programma’s van de Unie (hierna “de Overeenkomst” genoemd) opgerichte comité voert de in artikel 14, lid 1, van de Overeenkomst bedoelde taken en plichten uit.

Voorschrift 2

Samenstelling en voorzitterschap

1. Het gezamenlijk comité bestaat uit vertegenwoordigers van de Unie en de Faeröer.

2. Het gezamenlijk comité wordt mede voorgezeten door hoge ambtenaren of hun plaatsvervangers, die als vertegenwoordigers van de Europese Unie respectievelijk de Faeröer optreden.

3. De Unie en de Faeröer stellen elkaar in kennis van de naam, functie en contactgegevens van de ambtenaar die namens de Unie respectievelijk de Faeröer als medevoorzitter van het gezamenlijk comité optreedt. Deze ambtenaar wordt geacht als medevoorzitter voor de Unie respectievelijk de Faeröer op te treden tot de dag waarop de Unie of de Faeröer de andere Partij in kennis stelt van een nieuwe medevoorzitter.

4. Een medevoorzitter wordt geacht toestemming te hebben om de Unie respectievelijk de Faeröer te vertegenwoordigen tot de dag waarop de andere Partij in kennis is gesteld van een nieuwe medevoorzitter.

Voorschrift 3

Secretariaat

1. Het secretariaat van het gezamenlijk comité (hierna “het secretariaat” genoemd) bestaat uit een ambtenaar van de Unie en een ambtenaar van de Faeröer. Het secretariaat voert de taken uit die bij dit reglement van orde eraan zijn toegewezen.

2. De Unie en de Faeröer stellen elkaar in kennis van de naam, functie en contactgegevens van de ambtenaar die namens de Unie respectievelijk de Faeröer lid van het secretariaat van het gezamenlijk comité is. Deze ambtenaar wordt geacht namens de Unie respectievelijk de Faeröer lid van het secretariaat te blijven tot de dag waarop de Unie of de Faeröer de andere Partij in kennis stelt van een lid van het secretariaat.

Voorschrift 4

Vergaderingen

1. Het gezamenlijk comité komt ten minste eenmaal per jaar bijeen en, indien dat vanwege bijzondere omstandigheden nodig is, op verzoek van een van de Partijen.

2. In beginsel komt het afwisselend in Brussel en op de Faeröer bijeen, tenzij de medevoorzitters anders beslissen. Vergaderingen kunnen ook via video- of teleconferentie worden gehouden, indien de medevoorzitters dit overeenkomen.

3. Bij zijn doorlopende werkzaamheden in de tijd tussen zijn vergaderingen kan het gezamenlijk comité gebruikmaken van iedere vorm van communicatie, met name e‑mails.

Voorschrift 5

Deelname aan vergaderingen

1. De Unie en de Faeröer stellen elkaar een redelijke tijd vóór elke vergadering via het secretariaat in kennis van de voorgenomen samenstelling van hun respectieve delegaties en vermelden de naam en functie van elk lid van de delegatie.

2. De medevoorzitters kunnen, waar passend en in onderling overleg, externe deskundigen (die geen ambtenaar zijn) uitnodigen om vergaderingen van het gezamenlijk comité bij te wonen om informatie te verstrekken over een specifiek onderwerp voor de delen van de vergadering tijdens welke die specifieke onderwerpen worden besproken.

3. De vertegenwoordiger van de Partij die de vergadering organiseert en als gastheer optreedt, stelt, na goedkeuring van de andere Partij, de datum en plaats van de vergadering vast.

Voorschrift 6

Documenten

Het secretariaat nummert de schriftelijke documenten waarop de beraadslagingen van het gezamenlijk comité zijn gebaseerd, en zendt deze door aan de Unie en de Faeröer.

Voorschrift 7

Correspondentie

1. De Unie en de Faeröer verzenden hun correspondentie aan het gezamenlijk comité via het secretariaat. Die correspondentie kan in iedere vorm van schriftelijke communicatie worden verzonden, waaronder via e‑mail.

2. Het secretariaat zorgt ervoor dat de correspondentie aan het gezamenlijk comité aan de medevoorzitters wordt bezorgd en in voorkomend geval overeenkomstig voorschrift 6 wordt doorgezonden.

3. Alle correspondentie van of rechtstreeks geadresseerd aan de medevoorzitters wordt doorgezonden naar het secretariaat en wordt in voorkomend geval overeenkomstig voorschrift 6 doorgezonden.

Voorschrift 8

Agenda

1. Het secretariaat stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Daartoe stelt de ambtenaar die namens de Partij die als gastheer van de vergadering optreedt lid is van het secretariaat ten minste vier weken vóór de dag van de vergadering een eerste ontwerp van de voorlopige agenda op, dat vergezelt gaat van de documenten bij elke agendapunt, en zendt dit door aan het lid van het secretariaat van de andere Partij. Uiterlijk tien dagen vóór de dag van de vergadering wordt het door het secretariaat opgestelde ontwerp van de voorlopige agenda, samen met eventuele relevante documenten, ter goedkeuring doorgezonden aan de medevoorzitters.

2. De voorlopige agenda bevat de punten waarom de Partijen hebben verzocht. Dergelijke verzoeken moeten, samen met eventuele relevante documenten, uiterlijk 15 dagen vóór aanvang van de vergadering bij het secretariaat worden ingediend.

3. In uitzonderlijke gevallen kunnen de medevoorzitters overeenkomen een kortere termijn dan de in de leden 1 en 2 bedoelde termijnen te hanteren.

4. Het gezamenlijk comité stelt aan het begin van elke vergadering de agenda vast.

5. Indien beide Partijen dit overeenkomen, kunnen tijdens de vergadering punten die niet op de ontwerpagenda staan worden toegevoegd en kunnen andere punten van de ontwerpagenda worden geschrapt, uitgesteld of gewijzigd.

Voorschrift 9

Transparantie en toegang tot documenten

1. De vergaderingen van het gezamenlijk comité zijn niet openbaar, tenzij de medevoorzitters anders beslissen.

2. Elke Partij kan na overleg met de andere Partij beslissen de besluiten van het gezamenlijk comité in haar respectieve publicatieblad of online bekend te maken.

3. Indien de Unie of de Faeröer krachtens de toepasselijke wet- en regelgeving vertrouwelijke of tegen openbaarmaking beschermde informatie bij het gezamenlijk comité indienen, behandelt de andere Partij die ontvangen informatie als vertrouwelijk.

4. Elke Partij behandelt aanvragen voor toegang tot documenten van het gezamenlijk comité overeenkomstig haar toepasselijke wet- en regelgeving.

5. Indien de Europese Commissie krachtens haar toepasselijke veiligheidswetgeving ¹ vertrouwelijke of tegen openbaarmaking beschermde informatie bij het gezamenlijk comité indient, waarborgen de Faeröer een vergelijkbare mate van vertrouwelijkheid en bescherming van de ontvangen informatie. Indien de Faeröer krachtens hun toepasselijke wet- en regelgeving vertrouwelijke of tegen openbaarmaking beschermde informatie bij het gezamenlijk comité indienen, behandelt de Europese Commissie de ontvangen informatie als vertrouwelijk.

Voorschrift 10

Notulen

1. Alle vergaderingen van het gezamenlijk comité worden genotuleerd.

2. De ambtenaar die fungeert als lid van het secretariaat voor de partij die de vergadering organiseert, stelt binnen 15 dagen na het einde van de vergadering ontwerpnotulen daarvan op, tenzij de medevoorzitters anders besluiten. De ontwerpnotulen worden voor commentaar toegezonden aan het lid van het secretariaat voor de andere Partij. Laatstgenoemde kan binnen dertig dagen na ontvangst van de ontwerpnotulen opmerkingen indienen.

3. De notulen bevatten een samenvatting van elk agendapunt, met in voorkomend geval vermelding van:

   1. alle bij het gezamenlijk comité ingediende documenten;

   2. eventuele verklaringen waarvan een van de Partijen heeft verzocht deze in de notulen op te nemen, en

   3. de vastgestelde besluiten, overeengekomen verklaringen en goedgekeurde operationele conclusies over specifieke punten.

4. De notulen bevatten een presentielijst met de namen, titels en hoedanigheden van alle deelnemers aan de vergadering.

5. De notulen worden ten laatste twee maanden na de vergadering of op een andere door de medevoorzitters overeengekomen datum goedgekeurd en ondertekend door de medevoorzitters. De medevoorzitters kunnen overeenkomen dat de ondertekening en uitwisseling van elektronische kopieën volstaan om aan laatstgenoemde vereiste te voldoen. De originele versie van de notulen wordt in het register van elke Partij bewaard.

6. Het secretariaat stelt binnen twee werkdagen na de vergadering van het gezamenlijk comité ook een samenvatting van de notulen op, die de medevoorzitters zo snel mogelijk goedkeuren. Wanneer de medevoorzitters van het gezamenlijk comité de tekst van de samenvatting hebben goedgekeurd, mogen de Partijen de samenvatting van de notulen openbaar maken.

Voorschrift 11

Besluiten

1. Waar artikel 14 van de Overeenkomst daarin voorziet, worden besluiten van het gemengd comité door middel van overeenstemming genomen. Het secretariaat voorziet elk besluit van een serienummer en een verwijzing naar de datum van vaststelling ervan.

2. Indien de Partijen bij de overeenkomst dit overeenkomen, kan het gezamenlijk comité via een schriftelijke procedure besluiten nemen, door middel van een notawisseling tussen de medevoorzitters. De tekst van een ontwerpbesluit wordt door de ene medevoorzitter aan de andere medevoorzitter voorgelegd in de officiële taal van het gezamenlijk comité als bedoeld in voorschrift 14. De andere partij heeft een maand, of een door de voorstellende Partij gespecificeerde langere tijd, om met het ontwerpbesluit in te stemmen. Indien de andere Partij niet instemt, wordt het voorgestelde besluit tijdens de volgende vergadering van het gezamenlijk comité besproken en eventueel aangenomen. Het ontwerpbesluit wordt geacht te zijn vastgesteld zodra de andere Partij ermee heeft ingestemd, en wordt opgenomen in de notulen van de volgende vergadering van het gezamenlijk comité.

3. Elk besluit wordt ondertekend door de medevoorzitters van het gezamenlijk comité. De medevoorzitters kunnen overeenkomen dat de ondertekening en uitwisseling van elektronische kopieën volstaan om aan de vereiste van ondertekening te voldoen.

4. In door het gezamenlijk comité vastgestelde besluiten wordt de datum van inwerkingtreding ervan gespecificeerd.

Voorschrift 12

Bescherming van persoonsgegevens

De in de voorschriften 9, 10 en 11 bedoelde documenten worden bekendgemaakt in overeenstemming met de toepasselijke voorschriften inzake de bescherming van gegevens, waaronder die van persoonsgegevens, van beide Partijen.

Voorschrift 13

Werkgroepen/adviesorganen

1. Overeenkomstig artikel 14, lid 4, van de Overeenkomst kan het gezamenlijk comité besluiten een werkgroep of adviesorgaan van deskundigen op te zetten of te ontbinden. Het gezamenlijk comité bepaalt de samenstelling en de taakverdeling van elke werkgroepen/elk adviesorgaan, en kan deze waar nodig aanpassen.

2. De werkgroep/het adviesorgaan draagt bij tot de werkzaamheden van het gezamenlijk comité en helpt bij het uitvoeren van zijn taken, waaronder, op verzoek van het gezamenlijk comité, het opstellen van verslagen of ontwerpbesluiten ter goedkeuring van het gezamenlijk comité.

3. De werkgroep/het adviesorgaan komt bijeen wanneer dit nodig is voor de uitvoering van de taken ervan en brengt verslag uit aan het gezamenlijk comité.

4. Het opzetten en functioneren van een werkgroep/adviesorgaan belet de Partijen niet om een kwestie rechtstreeks aan het gezamenlijk comité voor te leggen.

5. Het reglement van orde van het gezamenlijk comité is van overeenkomstige toepassing op de werkgroepen/adviesorganen die door het gezamenlijk comité zijn opgezet.

Voorschrift 14

Talen

1. Het Engels is de officiële taal en werktaal van het gezamenlijk comité.

2. Het gezamenlijk comité vergadert in het Engels. De agenda van de vergadering, de bij het gezamenlijk comité ingediende documenten en de notulen van de vergadering worden in het Engels opgesteld.

3. Het gezamenlijk comité stelt zijn besluiten vast in het Engels.

Voorschrift 15

Uitgaven

Elke Partij draagt de kosten die zij maakt voor deelname aan de vergaderingen van het gezamenlijk comité en de opgezette werkgroepen/adviesorganen.

Uitgaven voor de organisatie van vergaderingen komen ten laste van de Partij die als gastheer voor de vergadering optreedt.

Voorschrift 16

Wijziging van het reglement

Dit reglement van orde kan worden gewijzigd bij overeenstemming tussen de Partijen, overeenkomstig voorschrift 11.

Gedaan te ...,

Voor het gemengd comité

De medevoorzitters