SCHRIFTELIJKE VRAAG E-2455/02 van Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) aan de Commissie. Wanbeheer van gelden die de Europese Gemeenschappen toevertrouwd waren.

SCHRIFTELIJKE VRAAG E-2455/02

van Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) aan de Commissie

(29 augustus 2002)

Betreft: Wanbeheer van gelden die de Europese Gemeenschappen toevertrouwd waren

Marta Andreasen was als directeur bij de Europese Commissie belast met de uitvoering van de begroting en rekenplichtig. Wettelijk was ze volledig verantwoordelijk voor de gelden die de Europese Gemeenschappen toevertrouwd zijn. Elke bewering van haar kant over wanbeheer is dus bijzonder ernstig te nemen.

Bevindt er zich bij de Europese Commissie op alle niveaus gekwalificeerd en speciaal opgeleid rekenplichtig personeel?

Welke interne controlesystemen zijn er bij de Europese Commissie voor de boekhouding, en voldoen ze aan aanvaardbare normen?

Wordt er van rekenplichtige ambtenaren gevraagd om hun handtekening onder rekeningen te plaatsen waarvan bekend is dat ze onjuist zijn?

Is Marta Andreasen onder druk gezet om bepaalde voorstellen zonder voorbehoud goed te keuren terwijl de redenen voor het voorbehoud goed bekend waren?

Is het waar dat de meeste leidende ambtenaren weten dat de cijfers niet juist zijn?

Worden er rekeningen behandeld of afgetekend door personeel van de boekhouding dat onbevoegd is of door derde personen?

Zijn de rekeningen van de lidstaten betrouwbaar?

Denkt de Europese Commissie inzage in haar officiële boekhouding te geven zodat de verklaringen van mevrouw Andreasen geverifieerd kunnen worden?

Welke systemen zijn er om aanpassingen en veranderingen van cijfers in de boekhouding op het spoor te komen?

Heeft de Europese Commissie juridisch advies ingewonnen om na te gaan of ze het recht had om Marta Andreasen te verhinderen om voor de Commissie verzoekschriften van het Europees Parlement te verschijnen?

Zo ja, waarom? Welke schade had en zou er volgens haar kunnen ontstaan als mevrouw Andreasen voor een parlementaire commissie komt getuigen?

Antwoord van Mevr. Schreyer namens de Commissie

(22 november 2002)

1. en 6. Alle personeelsleden in het Directoraat-generaal Begroting die taken met boekhoudkundige aspecten hebben zijn daarvoor gekwalificeerd, hetzij door een speciale opleiding, hetzij door ervaring en interne opleiding, hetzij door een combinatie van de twee.

De hoofden van eenheden van de dienst Boekhouding bezitten formele kwalificaties en/of ervaring op het gebied van boekhouding of economie.

De onlangs benoemde rekenplichtige van de Commissie werd uitgekozen voor zijn kwalificaties en ervaring in boekhouding, controle en financieel beheer.

2. Met betrekking tot het boekhoudsysteem zijn de volgende controle-aspecten ingevoerd(1):

- er is een strikte scheiding van functies en verantwoordelijkheden tussen ordonnateurs, ambtenaren die interne controles verrichten en de rekenplichtige;

- de bevoegdheid vastleggings- of betalingskredieten te besteden is onderworpen aan formele goedkeuringsprocedures en strikt geregeld door subdelegaties binnen het boekhoudsysteem. De gedelegeerde ordonnateurs en hun personeel mogen alleen gebruik maken van de begrotingsplaatsen waarvoor zij bevoegd zijn, en deze toegang wordt door het systeem gecontroleerd;

- de bankgegevens van iedere ontvanger van middelen van de Commissie worden gevalideerd op overlegging van bewijsstukken die door de betrokken bank zijn geleverd voordat een betaling kan worden verricht;

- de beschikbaarheid van kredieten wordt geverifieerd voor elke verrichting waarmee zij worden besteed. Er zijn controles om ervoor te zorgen dat de begroting en de vastgelegde bedragen niet kunnen worden overschreden;

- de rechtsgeldigheid van de kwijting wordt gegeven voor elke betaling;

- de afstemming van de boekingen en de banktransacties wordt uitgevoerd op dagbasis;

- de betalingen van de Commissie verlopen via het netwerk SWIFT. De Commissie is op het SWIFT-netwerk aangesloten om veiligheids- en doelmatigheidsoverwegingen, en zij is een van de weinige niet-bankcliënten. Alle handelingen nadat de betaalopdracht van de Commissie is uitgegaan (veranderingen op bankrekeningen enz.) worden op dezelfde wijze uitgevoerd als in de interbank-betrekkingen overal op de wereld;

- de rekenplichtige controleert de boekingen en de saldi.

3. Er is geen sprake van dat onjuiste rekeningen worden afgesloten. Artikel 18 van de verordening tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement(2) bepaalt dat de rekenplichtige de boekhouding voert, die hij aan het einde van het jaar moet afsluiten, en dat hij financiële staten opstelt, eventueel ook tussentijdse rekeningen, die zowel door de uittredende als de nieuwe rekenplichtige moeten worden ondertekend. Het handvest van de rekenplichtige bevat gelijksoortige bepalingen.

Als de rekenplichtige opmerkingen heeft, ondertekent hij de rekeningen met vermelding van zijn punten van voorbehoud.

Omdat er geen expliciete bepaling bestaat voor het geval dat een (uittredende) rekenplichtige de rekeningen weigert te tekenen, dient te worden gekeken naar de bedoeling van bovengenoemde bepalingen, welke onmiskenbaar is de continuïteit van de openbare dienst te verzekeren, hetgeen een erkend beginsel van het administratieve recht is.

4. Het is de Commissie niet bekend of Mevr. Andreasen onder druk werd gezet om zonder voorbehoud te tekenen voor iets waarover zij met reden voorbehoud had.

5. De rekeningen op kasbasis zijn juist. Geen enkel directoraat-generaal of dienst betwist de juistheid van de rekeningen.

Alle vragen en opmerkingen van de directeuren-generaal en diensthoofden over de presentatie van de cijfers voor elk directoraat-generaal per 31 december 2001 waren tegen juli 2002 onderzocht, opgelost of afgehandeld, eventueel na nadere verklaring.

Het ligt in de bedoeling de wijze waarop de jaarlijkse bedragen aan de directoraten-generaal worden gepresenteerd, in het licht van de opgedane ervaring verder te verbeteren.

Alleen de rekenplichtige zelf tekent de jaarlijkse rekeningen af voordat zij (via de directeur-generaal van het DG Begroting) aan het lid van de Commissie dat verantwoordelijk is voor de begroting worden toegezonden, welke de rekeningen formeel goedkeurt volgens de machtigingsprocedure. Vervolgens worden de rekeningen toegezonden aan de Rekenkamer, de Raad en het Parlement.

7. De Commissie is niet bij machte een mening uit te spreken over de algemene kwaliteit van de rekeningen van de lidstaten.

8. Overeenkomstig het Financieel Reglement is de officiële boekhouding van de Commissie steeds toegankelijk geweest voor de interne en externe controle-instanties. Al deze instanties hebben toegang tot het officiële boekhoudsysteem.

Bovendien worden de gedetailleerde jaarrekeningen van de Commissie, die op basis van de boekhouding worden opgesteld, zoals het geachte parlementslid weet, toegezonden aan het Parlement en de Raad, de Rekenkamer en de overige Instellingen.

De geconsolideerde jaarrekening van de Europese Gemeenschappen wordt eveneens aan deze instanties toegezonden en wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

9. Aanpassingen of veranderingen van de verrichtingen kunnen alleen worden uitgevoerd door daartoe gemachtigd personeel. De toegang tot de gegevens wordt nauwgezet gecontroleerd. De achtergrond van elke transactie is te vinden in het systeem, met een volledige lijst van alle goedkeuringen en veranderingen vanaf het begin van de verrichting. Ook wordt verwezen naar: de fysieke locatie van de stavingsdocumenten van elke transactie.

De Rekenkamer heeft kritiek uitgebracht op de toegang door systeemtechnici. Verbeteringen zijn en worden nog uitgevoerd.

In het beperkte en afnemende aantal gevallen waarin technische aanpassingen van het systeem nodig zijn (bijvoorbeeld wegens programmafouten), wordt de reden beoordeeld voordat de aanpassing wordt goedgekeurd en worden de uitgevoerde veranderingen gedocumenteerd. In de zeer zeldzame gevallen waarin een programmafout een vergissing in een verrichting veroorzaakt, worden de onjuiste gegevens vervangen door de juiste. Ook deze gevallen worden grondig geanalyseerd en goedgekeurd vooraleer de nodige handelingen worden verricht, en elke handeling wordt gedocumenteerd.

10. en 11. De Commissie heeft haar Juridische dienst geraadpleegd over de statutaire voorwaarden met betrekking tot het verschijnen voor de parlementscommissie. Dit is gebruikelijk. De Commissie bespreekt zuiver interne aangelegenheden van deze aard normaal niet in het openbaar.

De statutaire geheimhoudingsplicht, waarvan de gewettigdheid steeds door het Hof van Justitie is bevestigd, en het feit dat een tuchtprocedure liep hebben geleid tot voor de hand liggende vraagstukken van vertrouwelijkheid.

(1) De meeste van deze controles zijn steeds uitgevoerd en staan vermeld in het Financieel Reglement (PB L 240 van 7.10.1995).

(2) http://www.cc.cec/budg/lex/fr/droit/mod_exec/index.htm.