SCHRIFTELIJKE VRAAG E-3220/03 van Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) aan de Commissie. Financieel Reglement en het DG Uitbreiding.

(2004/C 88 E/0654)

SCHRIFTELIJKE VRAAG E-3220/03

van Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) aan de Commissie

(31 oktober 2003)

Betreft: Financieel Reglement en het DG Uitbreiding

Krachtens het nieuw Financieel Reglement van de Commissie bedraagt de termijn voor betalingen 45 dagen „vanaf de datum van inschrijving van een ontvankelijk verzoek om betaling”.

Kan de Commissie toelichten wanneer het DG Uitbreiding niet aan deze termijn heeft voldaan? Is er sinds de inwerkingtreding van het nieuw Financieel Reglement op 1 januari 2003 een controle uitgevoerd binnen dit DG? Zo ja, kan de Commissie details verstrekken over de controleverslagen, met name over de periode waarin de betalingen zijn uitgevoerd? Welke procedures hanteert het DG Uitbreiding om te verzekeren dat betalingen binnen de termijn van 45 dagen worden verricht?

Antwoord van de heer Verheugen namens de Commissie

(18 december 2003)

Het geachte parlementslid stelt de toepassing van het nieuwe Financieel Reglement aan de orde met betrekking tot de bepalingen inzake de betalingstermijnen en inzake de audit bij verschillende diensten van de Commissie. Het is het geachte parlementslid wellicht bekend dat de voorschriften inzake betalingstermijnen uitsluitend van toepassing zijn op juridische verbintenissen van de Commissie die na 1 januari 2003 zijn ondertekend. Op grond van het oude Financieel Reglement, dat tot die datum van toepassing was, waren er geen specifieke bepalingen inzake de termijn voor het verrichten van betalingen.

De voorschriften inzake betalingstermijnen zijn vastgesteld bij artikel 106 van de uitvoeringsvoorschriften voor het Financieel Reglement⁽¹⁾. De algemene regel is: 45 dagen vanaf de datum van inschrijving van een ontvankelijk verzoek om betaling, of 30 dagen voor betalingen in verband met opdrachten voor diensten of leveringen.

Verder zijn voorschriften opgenomen in artikel 106, lid 3, voor betalingen met betrekking tot contracten of overeenkomsten waarin de betaling afhankelijk wordt gesteld van de goedkeuring door de Commissie van een verslag. De betalingstermijn begint in dergelijke gevallen pas te lopen na de goedkeuring van het verslag. Voor contracten voor technische prestaties die bijzonder moeilijk te evalueren zijn, mag de termijn voor goedkeuring van het verslag tot 60 dagen bedragen.

Overeenkomstig artikel 106, lid 4, van de uitvoeringsvoorschriften kan worden besloten tot opschorting van de betalingstermijn als de overgelegde bewijsstukken geen rechtvaardiging vormen voor het verzoek om betaling of als de Commissie twijfels heeft over de subsidiabiliteit van de in een verzoek om betaling opgenomen uitgaven. In zulke gevallen begint de rest van de betalingstermijn pas te lopen als het correct opgestelde verzoek om betaling is ingeschreven. Volgens de Commissie is deze bepaling essentieel om ervoor te zorgen dat niet-subsidiabele betalingen worden voorkomen en om een deugdelijk financieel management te garanderen.

Het directoraat-generaal Uitbreiding van de Commissie doet zijn uiterste best om de betalingen zo snel mogelijk en overeenkomstig de uit het nieuwe Financieel Reglement voortvloeiende verplichtingen uit te voeren, en wel met inachtneming van de beschikbare personele middelen. Op elk niveau hebben de ambtenaren duidelijke aanwijzingen gekregen waarbij met nadruk is gewezen op het belang prompt, en in elk geval binnen de in het Financieel Reglement vastgestelde termijn, te betalen. Het management heeft de nodige aandacht aan deze kwestie besteed en er is een uitgebreidere follow-up procedure ingesteld om ervoor te zorgen dat de betalingen zo snel mogelijk worden uitgevoerd zonder afbreuk te doen aan deugdelijk financieel management. De gegevens betreffende de termijnen voor betalingen door het directoraat-generaal Uitbreiding worden het geachte parlementslid rechtstreeks toegezonden.