Leidraad voor algemene vergelijkende onderzoeken

LEIDRAAD VOOR ALGEMENE VERGELIJKENDE ONDERZOEKEN

(2010/C 184 A/01)

Deze leidraad vormt een integrerend onderdeel van de aankondiging van vergelijkend onderzoek en kandidaten worden geacht hiervan kennis te nemen

INHOUDSOPGAVE

1. INLEIDING

1.1. WAT IS EEN ALGEMEEN VERGELIJKEND ONDERZOEK?

De Europese instellingen selecteren hun toekomstige ambtenaren door middel van algemene vergelijkende onderzoeken. Deze omvatten een reeks tests waarbij de kandidaten onderling worden vergeleken. Alle burgers van de Europese Unie mogen deelnemen, mits zij aan de vereiste criteria voldoen. Deze procedure biedt alle kandidaten een eerlijke kans om hun capaciteiten te tonen en waarborgt dat de selectie op verdienste berust, overeenkomstig het beginsel van gelijke behandeling.

Geslaagde kandidaten worden op een reservelijst geplaatst waaruit de instellingen kunnen putten naargelang van hun behoeften. Het gaat dus niet om het voorzien in een specifieke vacature, maar om het vormen van een reserve voor het vervullen van vacatures.

Er wordt een jury aangesteld die op grond van de voorwaarden in de aankondiging van vergelijkend onderzoek de beste kandidaten moet selecteren⁽¹⁾. Zij vergelijkt de prestaties van de kandidaten om te beoordelen of zij geschikt zijn om de in de aankondiging beschreven taken te vervullen. De jury moet dus niet alleen het kennisniveau beoordelen, maar ook vaststellen welke personen wat betreft verdienste het best gekwalificeerd zijn.

Vergelijkende onderzoeken vinden plaats:

1.2. WAT IS HET ALGEMENE PROFIEL DAT WORDT GEZOCHT?

De instellingen zoeken getalenteerde en gemotiveerde kandidaten die hooggekwalificeerd zijn in hun vakgebied en met name beschikken over de volgende vaardigheden.

Administrateurs (AD) moeten over nog een vaardigheid beschikken:

2. HOE DIENT U UW SOLLICITATIE IN?

Uw sollicitatie omvat twee fasen:

2.1. ELEKTRONISCHE INSCHRIJVING

2.1.1. MAAK UW EPSO-ACCOUNT AAN⁽²⁾

Wanneer u zich inschrijft, wordt u verzocht om uw bestaande EPSO-account te openen. Als u nog geen account hebt, wordt u verzocht er een aan te maken door de online-aanwijzingen te volgen. Hiervoor hebt u een geldig en actief e-mailadres nodig.

De EPSO-account fungeert als elektronische interface tussen EPSO en de kandidaten. De account wordt gebruikt om — met eerbiediging van de gegevensbescherming — met de kandidaten te communiceren, hun persoonsgegevens op te slaan en bij te werken, en om een historisch overzicht van hun sollicitaties bij te houden.

U mag slechts één EPSO-account aanmaken (zie ook punt 2.1.4 van deze leidraad). Deze ene account blijft geldig voor al uw toekomstige sollicitaties.

2.1.2. CONTROLEER OF U VOLDOET AAN DE INSCHRIJVINGS- EN TOELATINGSVOORWAARDEN

Vóór u zich inschrijft, dient u steeds zorgvuldig te controleren of:

Hoewel aankondigingen van vergelijkende onderzoeken geen leeftijdsgrens vermelden, wordt uw aandacht gevestigd op de pensioengerechtigde leeftijd die is vastgelegd in het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen (hierna „het Statuut van de ambtenaren” genoemd, beschikbaar op de website van EPSO).

2.1.3. SCHRIJF U ELEKTRONISCH IN

2.1.3.1. INSCHRIJVINGSPROCEDURE

Op de website van EPSO vindt u de instructies voor de verschillende fasen van de inschrijvingsprocedure.

Wellicht wordt u in de gelegenheid gesteld om een aantal interactieve oefentoetsen af te leggen. U wordt dringend geadviseerd om hiervan gebruik te maken, omdat deze toetsen u een indruk zullen geven van het niveau van de toelatingstoetsen.

Het is geheel aan u om ervoor te zorgen dat de elektronische inschrijving binnen de gestelde termijn voltooid is. U wordt geadviseerd niet tot het laatste moment te wachten met de elektronische inschrijving: het kan immers altijd gebeuren dat u door een uitzonderlijke overbelasting van de lijnen of een defect in de verbinding de inschrijving moet herhalen, wat na het verstrijken van de gestelde termijn niet meer mogelijk is.

Voorts zij erop gewezen dat de eigenlijke procedure door de grote hoeveelheid in te vullen gegevens enige tijd in beslag kan nemen. De vereiste informatie heeft met name betrekking op:

U wordt ook dringend geadviseerd om al deze gegevens te verzamelen voordat u aan de procedure begint.

Ook wijzen wij u erop dat het zaak is deze gegevens zorgvuldig in te vullen en zich van hun juistheid te vergewissen, aangezien zij naderhand worden gecontroleerd aan de hand van bewijsstukken, overeenkomstig de bepalingen in de aankondiging van vergelijkend onderzoek. Als op enig moment in de procedure wordt geconstateerd dat het sollicitatieformulier gegevens bevat die onjuist zijn of niet worden gestaafd door passende bewijsstukken (zie punt 2.2.4 van deze leidraad), wordt uw sollicitatie nietig verklaard.

Wanneer u uw inschrijving eenmaal hebt bevestigd, kunt u geen wijzigingen meer aanbrengen, aangezien EPSO de desbetreffende gegevens onmiddellijk verwerkt voor de organisatie van de vergelijkende onderzoeken. Voor het bijwerken van uw persoonsgegevens, zie punt 2.1.1.

Technische problemen moeten zo snel mogelijk worden gemeld via het contactformulier op de website van EPSO.

2.1.3.2. BIJZONDERE MAATREGELEN VOOR DE TOETSEN EN TESTS

a) Bij de inschrijving

Als u een handicap hebt of zich in een bijzondere situatie bevindt waardoor u moeilijkheden zou kunnen ondervinden bij het verloop van de tests, dient u het betreffende vakje aan te kruisen op het elektronische sollicitatieformulier en aan te geven welke voorzieningen u nodig acht om uw deelname aan de verschillende toetsen en tests te vergemakkelijken.

Stuur EPSO in voorkomend geval zo spoedig mogelijk na uw elektronische inschrijving een doktersverklaring toe of een certificaat van een bevoegde instantie waarbij de handicap wordt erkend. Dit kan:

Vermeld altijd het nummer van het vergelijkend onderzoek en uw kandidaatnummer.

Na onderzoek van de bewijsstukken kunnen specifieke aangepaste voorzieningen worden getroffen om aan gerechtvaardigde wensen zoveel mogelijk tegemoet te komen.

b) Na de inschrijving

Als het onder punt 2.1.3.2 a) beschreven geval zich voordoet na de uiterste datum voor de elektronische inschrijving, dient u dit zo snel mogelijk aan EPSO te melden. Deel schriftelijk mee welke voorzieningen er volgens u moeten worden getroffen en zend de desbetreffende bewijsstukken mee. Dit kan per e-mail, fax of post (zie punt 2.1.3.2. a) voor de adresgegevens).

2.1.4. GEVALLEN VAN UITSLUITING BIJ INSCHRIJVING

EPSO ziet erop toe dat het beginsel van gelijke behandeling in acht wordt genomen. Indien EPSO in welke fase van de procedure dan ook constateert dat u:

wordt u van de betrokken vergelijkende onderzoeken uitgesloten.

Iedere vorm van of poging tot fraude kan worden bestraft met sancties. Wij willen u erop wijzen dat de instellingen alleen personen van onbesproken gedrag aanwerven.

2.2. HET INDIENEN VAN EEN VOLLEDIG SOLLICITATIEDOSSIER

2.2.1. WAT IS EEN VOLLEDIG SOLLICITATIEDOSSIER?

Een volledig sollicitatiedossier bevat een ondertekend exemplaar van uw sollicitatieformulier en een kopie van alle vereiste bewijsstukken.

2.2.2. WIE MOET DIT DOSSIER INDIENEN?

Tenzij anders is bepaald in de aankondiging van vergelijkend onderzoek, alleen de kandidaten die voor deze fase in aanmerking komen en die hier via hun EPSO-account uitdrukkelijk om zijn verzocht.

2.2.3. HOE MOET HET DOSSIER WORDEN INGEDIEND?

Tenzij in de aankondiging van vergelijkend onderzoek staat dat het dossier tegelijk met de elektronische inschrijving moet worden verzonden, worden dossiers die worden ingediend zonder dat EPSO daar uitdrukkelijk om heeft verzocht, niet in aanmerking genomen en evenmin teruggezonden. Conform de regelgeving inzake gegevensbescherming worden deze dossiers vernietigd.

2.2.4. WELKE BEWIJSSTUKKEN MOETEN ER BIJ HET VOLLEDIGE DOSSIER WORDEN GEVOEGD?

2.2.4.1. ALGEMEEN

Dien geen originele stukken in, maar uitsluitend niet-gewaarmerkte kopieën van de vereiste documenten. Verwijzingen naar websites worden niet als bewijsstukken beschouwd. Afdrukken van websites worden niet als certificaten beschouwd, maar mogen wel worden bijgevoegd als aanvullende informatie.

Bij het invullen van uw sollicitatieformulier mag u niet verwijzen naar sollicitatieformulieren of andere documenten die als bijlage bij een eerdere sollicitatie zijn ingediend. Documenten die voor een sollicitatie worden ingediend, worden niet teruggestuurd.

Op de reservelijst geplaatste geslaagde kandidaten aan wie een ambt wordt aangeboden, moeten, voordat zij kunnen worden aangeworven, het origineel van alle gevraagde documenten overleggen, zodat de bewijsstukken kunnen worden gewaarmerkt.

2.2.4.2. BEWIJSSTUKKEN VOOR DE ALGEMENE VOORWAARDEN

Om te bewijzen dat:

Er hoeven in dit stadium nog geen stukken te worden overgelegd om te bewijzen dat:

Door uw handtekening op het sollicitatieformulier te plaatsen verklaart u plechtig aan deze voorwaarden te voldoen.

2.2.4.3. BEWIJSSTUKKEN VOOR DE SPECIFIEKE VOORWAARDEN

Het is aan u om de jury binnen de in de aankondiging van vergelijkend onderzoek gestelde termijn alle gegevens en documenten te doen toekomen op basis waarvan zij kan controleren of u voldoet aan de in de aankondiging vervatte voorwaarden.

2.2.4.4. BEWIJSSTUKKEN VOOR DE TALENKENNIS (INDIEN VEREIST VOLGENS DE AANKONDIGING VAN VERGELIJKEND ONDERZOEK)

In de regel is voor deze voorwaarde geen bewijsstuk vereist, behoudens bepaalde vergelijkende onderzoeken voor linguïsten (zie de aankondiging van vergelijkend onderzoek). Bij deze vergelijkende onderzoeken moet overeenkomstig de aankondiging ervan, de vereiste talenkennis worden gestaafd met een diploma of een verklaring, op een apart blad, waarin u uitlegt hoe u uw kennis van de betrokken talen hebt opgedaan.

3. COMMUNICATIE

Ten behoeve van de duidelijkheid en een goed begrip van de algemene informatie en de mededelingen aan of van de kandidaten worden de oproepen voor de verschillende toetsen en tests en alle correspondentie tussen EPSO en de kandidaten uitsluitend in het Duits, het Engels of het Frans gesteld.

3.1. MEDEDELINGEN VAN EPSO AAN DE KANDIDATEN

Zowel uw resultaten als eventuele oproepen ontvangt u uitsluitend via uw EPSO-account.

U moet zelf het verloop van het vergelijkend onderzoek volgen en de informatie controleren die op u betrekking heeft door regelmatig, d.w.z. minstens tweemaal per week, uw EPSO-account te raadplegen.

Als u er door een technisch probleem bij EPSO niet in slaagt deze informatie te controleren, is het aan u om dit onmiddellijk aan EPSO te melden (zie punt 3.2).

Algemene informatie over de verschillende fasen van vergelijkende onderzoeken vindt u op de website van EPSO ().

3.2. MEDEDELINGEN VAN DE KANDIDATEN AAN EPSO

U dient voor alle correspondentie met EPSO gebruik te maken van het contactformulier op de website. Vergewist u zich er eerst van dat de gewenste informatie niet te vinden is in de aankondiging van vergelijkend onderzoek, noch in deze leidraad, noch op de website van EPSO, noch bij de „veelgestelde vragen”⁽³⁾.

Teneinde de onafhankelijkheid van de jury te waarborgen is het de kandidaten ten strengste verboden enig contact, direct dan wel indirect, met de leden van de jury te hebben. Overtreding van deze regel kan leiden tot uitsluiting van het vergelijkend onderzoek. Aan de jury gerichte correspondentie mag alleen worden toegezonden aan EPSO, dat de jury de berichten vervolgens doet toekomen.

EPSO ziet erop toe dat de beginselen van de bestuurlijke gedragscode⁽⁴⁾ worden toegepast, in het bijzonder bij zijn correspondentie met de kandidaten. Op grond van diezelfde beginselen behoudt EPSO zich het recht voor om correspondentie te staken als het van een kandidaat berichten ontvangt die als misplaatst kunnen worden beschouwd, bijvoorbeeld omdat het steeds hetzelfde onderwerp betreft, het aantal brieven buitensporig groot of de correspondentie ongegrond is.

Vermeld op alle correspondentie die betrekking heeft op een ingediende sollicitatie uw volledige naam, alsmede het nummer van het vergelijkend onderzoek en het nummer dat bij de elektronische inschrijving is toegekend.

4. TOELATINGSTOETSEN

4.1. WAT IS EEN TOELATINGSTOETS?

Voor bepaalde algemene vergelijkende onderzoeken organiseert EPSO toelatingstoetsen overeenkomstig de in de betrokken aankondiging vermelde voorwaarden. Deze toetsen worden afgelegd op een computer, in een op dit gebied gespecialiseerd centrum.

4.2. HOE VERLOOPT DE PROCEDURE?

Als u voldoet aan de in de aankondiging van vergelijkend onderzoek vermelde criteria, wordt u via uw EPSO-account uitgenodigd om een datum te reserveren binnen een vooraf vastgestelde periode die u in de uitnodiging wordt meegedeeld. In beginsel hebt u de keus uit meerdere data en centra.

Van deze centra, die over het grondgebied van de Europese Unie zijn verspreid (en eventueel in bepaalde derde landen worden ingericht), ontvangt u via uw EPSO-account een lijst. Als er in bepaalde centra weinig kandidaten worden verwacht, kan het gebeuren dat er voor die centra slechts een beperkt aantal data wordt voorgesteld.

Afhankelijk van het vergelijkend onderzoek waarvoor u zich inschrijft, kunnen deze toetsen de volgende elementen omvatten:

De fase van de toegangstoetsen omvat soms ook:

Om u vertrouwd te maken met de testprocedure per computer wordt in uw uitnodigingsbericht een hyperlink opgenomen naar instructies en een oefentoets.

De toelatingstoetsen worden automatisch gecorrigeerd.

5. FASEN VAN HET VERGELIJKEND ONDERZOEK

5.1. ONDERZOEK VAN DE SOLLICITATIES

Onderzoek:

EPSO onderzoekt of uw sollicitatie ontvankelijk is, dat wil zeggen, of het dossier is ingediend binnen de gestelde termijn en op de in de aankondiging van vergelijkend onderzoek vastgestelde wijze. Alleen sollicitaties die voldoen aan deze voorwaarden, worden in aanmerking genomen.

Als uw sollicitatie ontvankelijk is, worden op basis van de informatie in het elektronisch ingediende sollicitatieformulier de algemene en specifieke voorwaarden onderzocht, overeenkomstig de bepalingen in de aankondiging van vergelijkend onderzoek. In een latere fase wordt deze informatie gecontroleerd aan de hand van bewijsstukken. Bij bepaalde vergelijkende onderzoeken wordt deze informatie onmiddellijk gecontroleerd aan de hand van bewijsstukken.

Aan alle toelatingsvoorwaarden, zowel de algemene als de specifieke, moet op de in de aankondiging van vergelijkend onderzoek vastgestelde datum/data zijn voldaan.

Alleen sollicitaties die voldoen aan alle voorwaarden van de aankondiging van vergelijkend onderzoek worden in aanmerking genomen.

5.2. ASSESSMENT

In het kader van de nieuwe procedures voor vergelijkende onderzoeken gebruikt EPSO een assessmentmodel dat op vaardigheden is gebaseerd. De instellingen hebben besloten dit model te gebruiken om de meest geschikte en bekwame kandidaten te vinden die het vereiste profiel het dichtst benaderen. Na de fase van de (eventuele) toelatingstoetsen worden de kandidaten uitgenodigd voor het assessment, dat doorgaans in Brussel plaatsvindt.

In het kader van het assessment worden de kandidaten getest met geëigende instrumenten. Afhankelijk van het vergelijkend onderzoek, kan het gaan om:

Deze instrumenten worden uitvoeriger uitgelegd in de brochure „Assessment”, die ter beschikking wordt gesteld van de kandidaten die voor deze fase worden uitgenodigd. In de aankondiging leest u welke instrumenten in het vergelijkend onderzoek van uw keuze zullen worden gebruikt.

Alle nodige informatie ontvangt u uitsluitend via uw EPSO-account.

5.3. RESERVELIJST

Na afloop van het vergelijkend onderzoek stelt de jury een reservelijst op met de namen van de geslaagde kandidaten. Deze lijst wordt vervolgens doorgegeven aan de instellingen, die als enige verantwoordelijk zijn voor aanwerving. Een zogeheten „competentiepaspoort”, dat een overzicht geeft van uw prestaties bij het assessment, wordt aan de instellingen toegezonden voor eventueel gebruik in de aanwervingsprocedure en met het oog op uw verdere loopbaanontwikkeling.

De reservelijst en de datum waarop deze verstrijkt, worden bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie en op de website van EPSO⁽⁶⁾. De geldigheidsduur van deze lijst kan in bepaalde gevallen worden verlengd. Een besluit tot verlenging wordt uitsluitend op de website van EPSO bekendgemaakt.

6. ALGEMENE INFORMATIE

6.1. VERZOEKEN OM INFORMATIE

In het kader van een vergelijkend onderzoek kunnen kandidaten onder de hierna beschreven voorwaarden toegang krijgen tot bepaalde informatie die direct op hen persoonlijk van toepassing is.

U kunt de volgende informatie ontvangen:

1) Fase van de toegangstoetsen per computer

Informatie die automatisch wordt meegedeeld

De resultaten die u heeft behaald bij de toetsen. Hierbij worden noch de opgaven, noch de inhoud van de antwoorden vermeld. Alleen de code van de door u aangekruiste antwoorden en die van de juiste antwoorden worden aangegeven.

2) Fase van het assessment

A. Informatie die automatisch wordt meegedeeld

Tenzij u zich tijdens de tests terugtrekt: uw eindcijfers per beoordeelde vaardigheid (specifieke vaardigheden op het betrokken vakgebied en algemene vaardigheden), alsook uw competentiepaspoort.

B. Informatie die uitsluitend op verzoek wordt meegedeeld

Een verzoek daartoe moet binnen tien kalenderdagen na de bekendmaking van de behaalde resultaten worden ingediend via de contactpagina op de website van EPSO.

Deze verzoeken worden behandeld overeenkomstig het vertrouwelijke karakter van de werkzaamheden van de jury, zoals bedoeld in het Statuut van de ambtenaren (bijlage III, artikel 6), en de verordening betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens.

6.2. VERZOEKEN OM EEN NIEUW ONDERZOEK

U kan om een nieuw onderzoek vragen wanneer:

Overigens beschikt de jury over een ruime discretionaire bevoegdheid om vast te stellen of uw antwoorden correct of incorrect zijn. Tenzij er sprake is van een kennelijke vergissing in feite of in rechte heeft het dan ook geen zin om uw score te betwisten.

Wanneer de jury voor de zaak bevoegd is, zendt EPSO uw verzoek naar de voorzitter van de jury. U krijgt zo spoedig mogelijk bericht.

Procedure

U moet uw met redenen omklede verzoek binnen tien kalenderdagen na de datum waarop de brief van EPSO u elektronisch is toegezonden, indienen. Dit kan:

Vermeld als onderwerp van uw verzoek:

6.3. BEROEPSMOGELIJKHEDEN

Als u in om het even welke fase van het vergelijkend onderzoek meent dat EPSO of de jury niet eerlijk te werk is gegaan of zich niet heeft gehouden aan:

en u zich hierdoor benadeeld acht, kunt u gebruikmaken van een van de volgende middelen:

Een beroep dat wordt ingesteld in verband met een beoordelingsfout in verband met de algemene toelatingscriteria, die niet onder de verantwoordelijkheid van de jury van het vergelijkend onderzoek vallen, kan alleen dan door het Gerecht voor ambtenarenzaken worden behandeld, als vooraf een administratieve klacht is ingediend overeenkomstig artikel 90, lid 2, van het Statuut van de ambtenaren, en op de daar beschreven wijze.

De voorschriften voor het instellen van beroep vindt u op de website van het Gerecht voor ambtenarenzaken van de Europese Unie: http://curia.europa.eu/jcms/jcms/T5_5230.

De termijnen die voor deze twee procedures zijn vastgesteld (het Statuut van de ambtenaren, gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom) nr. 723/2004 van de Raad van 22 maart 2004, bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie L 124 van 27 april 2004 — http://eur-lex.europa.eu) gaan in op de datum waarop kennis is gegeven van het besluit waardoor u zich bezwaard acht.

6.4. KLACHT BIJ DE EUROPESE OMBUDSMAN

Zoals alle burgers van de Europese Unie kunt u een klacht indienen bij de:

Indiening van een klacht bij de Europese Ombudsman geeft geen aanleiding tot opschorting van de termijn die overeenkomstig artikel 90, lid 2, en artikel 91 van het Statuut van de ambtenaren geldt voor, respectievelijk, de indiening van een klacht en de instelling van een beroep bij het Gerecht voor ambtenarenzaken van de Europese Unie op grond van artikel 270 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie. Overeenkomstig artikel 2, lid 4, van de algemene voorwaarden voor de uitoefening van het ambt van de Europese Ombudsman moeten voorafgaand aan de indiening van de klacht bij de Ombudsman, de passende administratieve stappen bij de betrokken instellingen of organen zijn ondernomen.

7. AANWERVING

Het feit dat uw naam op de reservelijst staat, betekent dat u door een instelling voor een gesprek kunt worden opgeroepen, maar niet dat u recht hebt op aanwerving door een instelling of daarvan verzekerd bent.

Aanwerving geschiedt volgens de bepalingen van het Statuut van de ambtenaren, naargelang van de behoeften van de diensten en van de budgettaire mogelijkheden, en in de rang die in de aankondiging van vergelijkend onderzoek is vermeld.

Om redenen die verband houden met de aard van een bepaalde functie kunt u, als u geslaagd bent voor het vergelijkend onderzoek, aanvankelijk een overeenkomst als tijdelijk functionaris worden aangeboden.

Op grond van het Statuut van de ambtenaren kan een ambtenaar op elk moment in zijn loopbaan overplaatsing naar een andere instelling of een ander agentschap aanvragen. In het belang van de dienst kunnen nieuwe ambtenaren echter alleen in uitzonderlijke en naar behoren gemotiveerde omstandigheden binnen drie jaar na hun aanwerving worden overgeplaatst. In dergelijke gevallen moet telkens overeenstemming worden bereikt tussen de instelling of het agentschap van oorsprong en de instelling of het agentschap waar de ambtenaar heen gaat.

8. DIVERSEN

Op de website van EPSO vindt u meer informatie over: